Module & Funktionen der msuSoftware im Überblick
– Alles, was Ihr Unternehmen stark macht

Abgang Anlagen – Verkauf, Verschrottung oder Ausbuchung von Anlagegütern korrekt verbuchen

Der Abgang von Anlagen erfasst das Ausscheiden eines Anlageguts aus dem Anlagevermögen, beispielsweise durch Verkauf, Verschrottung oder Entnahme.
Dabei wird der Restbuchwert automatisch ermittelt und der Vorgang buchhalterisch korrekt verarbeitet.

Ein möglicher Gewinn oder Verlust aus dem Anlagenabgang wird in der Finanzbuchhaltung berücksichtigt und wirkt sich auf Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung aus. Der Abgang wird im Anlagenverzeichnis dokumentiert und revisionssicher nachvollziehbar gespeichert.

→ Weitere Details finden Sie unter Abgang Anlagen

Abkürzungsverzeichnis – Übersicht der Programm- und Modulabkürzungen

Das Abkürzungsverzeichnis listet alle Abkürzungen und Kürzel der msuProgramme, Module und Schnittstellen mit jeweils kurzer Erläuterung.

Das Abkürzungsverzeichnis ist die Schnellreferenz für Kunden, Support und interne Anwender.

Alphabetisch durchsuchbar verlinkt es direkt zu den jeweiligen Programm- und Modulseiten.

Es erleichtert die Kommunikation in Dokumentation, Handbüchern und Support-Tickets.

→ Weitere Details finden Sie unter Abkürzungsverzeichnis

Abonnementverwaltung – Verwaltung wiederkehrender Leistungen und Abrechnungen

Die Abonnementverwaltung steuert wiederkehrende Rechnungen für Verträge, Wartungen, Mieten oder Serviceleistungen innerhalb der Faktura und Auftragsbearbeitung.

Sie automatisiert Abrechnungsintervalle, Laufzeiten und Zahlungsbedingungen im ERP- und Warenwirtschaftssystem mit direkter Übergabe an die Buchhaltung.

Abschlagsrechnung – Teilabrechnung bei Projekten und Bauleistungen

Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung zu einem bereits erteilten Auftrag. Sie wird in der Auftragsverwaltung erzeugt und dient der Teilabrechnung während der laufenden Auftragsausführung. Der Abschlag kann als Betrag, als Prozent der Auftragssumme oder prozentual je Position erfasst werden.

Abschlussquote – Verhältnis von Angeboten zu Aufträgen

Die Abschlussquote zeigt, wie viele Angebote tatsächlich zu Aufträgen führen. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Bewertung der Vertriebsleistung.

Eine hohe Abschlussquote deutet darauf hin, dass Angebote gezielt erstellt und erfolgreich verhandelt werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Abschlussquote

Abschreibung (AfA) – Planmäßige Wertminderung von Anlagegütern

Die Abschreibung erfasst den jährlichen Wertverlust von Anlagegütern (AfA). Sie verteilt die Anschaffungs- oder Herstellungskosten über die Nutzungsdauer. Sie wird im Modul ‚Anlagen‘ der Buchhaltungssoftware berechnet und zum Jahresende verbucht. Unterstützt werden lineare, degressive sowie Sonderabschreibungen.

Abschreibungsassistent – Unterstützung bei der Berechnung und Verbuchung von AfA

Der Abschreibungsassistent führt durch die Erfassung von Wirtschaftsgütern, Nutzungsdauer und Abschreibungsmethode im Anlagenmodul. Er unterstützt lineare, degressive und Sonderabschreibungen und erzeugt automatisierte Buchungsvorschläge im Finanzbuchhaltungssystem der Software.

Abweichendes Wirtschaftsjahr – Auswertung außerhalb des Kalenderjahres

Ein abweichendes Wirtschaftsjahr liegt vor, wenn das Geschäftsjahr nicht dem Kalenderjahr entspricht. Die Zuordnung zum abweichenden Wirtschaftsjahr erfolgt bei der Erstellung von Auswertungen, sodass Berichte, Bilanz und GuV periodenrichtig dargestellt werden.

Akte – Zentrale Vorgangsakte für Kunden-, Verkaufs- und Projektvorgänge

Die Akte ist die zentrale Informationssammlung eines Vorgangs innerhalb der msuSoftware.
Sie bündelt alle zugehörigen Daten, Dokumente und Kommunikationsverläufe zu Kunden-, Verkaufs- oder Projektvorgängen an einem Ort.

Jeder Vorgang erhält automatisch eine eigene Aktennummer. Über diese Akte lassen sich alle zusammengehörigen Dokumente wie Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Lieferscheine vollständig und nachvollziehbar verfolgen.

→ Weitere Details finden Sie unter Akte

Aktenzeichen (AZ) (Aktennummer) – Durchgängige Kennung eines Verkaufsvorgangs

Das Aktenzeichen ist die unveränderbare Aktennummer aus der Akte. Es bleibt für zusammengehörige Dokumente (z. B. Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine) identisch und unterstützt die durchgängige Nachverfolgung eines gesamten Vorgangs.

Aktivkonten und Passivkonten – Grundlage der Bilanzbuchhaltung

Aktivkonten und Passivkonten bilden die Grundlage der doppelten Buchführung in der Bilanz. In der msuSoftware steuern sie die Erfassung von Vermögenswerten sowie Verbindlichkeiten. Durch die korrekte Zuordnung im Kontenrahmen (SKR03/04) wird der Saldenvortrag für das neue Geschäftsjahr im Buchhaltungssystem automatisiert.

Enthalten in Programmen mit integrierter doppelter Buchhaltung (FiBu).

Alles nur einmal anfassen – Informationen, Dokumente und Buchungen zentral weiterverwenden

Alles nur einmal anfassen bedeutet, dass Informationen in der msuSoftware nur einmal erfasst und danach systemübergreifend weiterverwendet werden. Absprachen, Dokumente, Wiedervorlagen, Rechnungen und Buchungen bleiben zentral verknüpft und stehen im jeweiligen Vorgang erneut zur Verfügung. Dadurch werden Doppelerfassungen vermieden und kaufmännische Abläufe strukturiert organisiert.

Analyse (KPI) – Auswertung von Umsatz-, Projekt- und Unternehmensdaten

Das Analysemodul wertet betriebswirtschaftliche Kennzahlen (KPIs) aus Verkauf, Lager und Buchhaltung aus. Es stellt Kennzahlenentwicklungen, Trends und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge dar und unterstützt die strategische Unternehmenssteuerung.

Die Analyse konzentriert sich auf Kennzahleninterpretation und betriebswirtschaftliche Bewertung, während Auswertungen vor allem Berichte und Listen aus den Systemdaten erzeugen.

Änderungsauftrag (Nachträgliche Änderung oder Ergänzung eines bestehenden Auftrags)

Der Änderungsauftrag ergänzt oder korrigiert bestehende Aufträge während der Leistungsphase. Er dokumentiert Auftragsänderungen insbesondere Nachträge, zusätzliche Leistungen oder Preisänderungen während der Auftragsabwicklung. Auftragsänderungen, die zu Preisänderungen führen, werden automatisch in Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen berücksichtigt.

Angebot – Erstellung und Verwaltung von Verkaufsangeboten

Das Angebotsmodul ermöglicht die Erstellung, Kalkulation und Nachverfolgung von Angeboten innerhalb der msuSoftware. Es unterstützt Preisfindung, Varianten, Rabatte und Positionskalkulation mit Übergabe in Auftrag und Rechnung.

Mit einem Angebot stellen Unternehmen ihre Produkte, Waren oder Leistungen einem Kunden verbindlich vor.
Es enthält Preise, Positionen, Mengen, Konditionen und die Angebotsfrist als Bindefrist.

Das Modul ‚Angebot‘ der msuSoftware unterstützt Unternehmen dabei, Angebote zu erstellen, zu kalkulieren und zu verwalten. Positionen können aus Artikeln oder Leistungen übernommen werden. Rabatte, Varianten und Preisberechnungen werden direkt im Angebot berechnet und dargestellt.

Angebotsübernahme in Auftrag (Automatische Weiterverarbeitung eines Angebots)

Diese Funktion übernimmt ein bestehendes Angebot direkt in die Auftragsverwaltung. Positionen, Preise und Konditionen werden automatisch übertragen und bilden die Grundlage für die weitere Auftragsbearbeitung.

Angebotsvarianten – Alternative, Bedarfspositionen und Eventualpositionen im Angebot

Angebotsvarianten ermöglichen alternative Positionen, Bedarfspositionen oder Eventualpositionen innerhalb eines Angebots. Sie unterstützen flexible Preisgestaltung und strukturierte Angebotsdarstellung in der Software mit späterer Übernahme in Auftrag oder Rechnung.

Anlagenbuchhaltung (Verwaltung und Abschreibung von Wirtschaftsgütern)

Die Anlagenbuchhaltung verwaltet Wirtschaftsgüter mit Anschaffungsdaten, Nutzungsdauer und Abschreibungsart. Sie berechnet AfA-Beträge automatisch und dokumentiert Buchungen im integrierten Finanzbuchhaltungssystem der Software.

Anlagenverwaltung (Erfassung und Organisation von Anlagegütern)

Die Anlagenverwaltung erfasst und strukturiert Anlagegüter mit Inventardaten, Anschaffungskosten und Nutzungsdauer. Sie bildet die Grundlage für die automatisierte Abschreibungsberechnung im Buchhaltungssystem und sorgt für eine transparente Anlagenübersicht.

Anlage AVEÜR – Elektronisches Anlagenverzeichnis zur EÜR

Die Anlage AVEÜR ist ein ergänzendes Dokument zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR) für die Meldung an das Finanzamt. Sie dient der detaillierten Aufstellung aller Anlagegüter eines Unternehmens, gegliedert nach Anlagengruppen. Sie dokumentiert deren Anschaffungskosten, Nutzungsdauer sowie die jährlichen Abschreibungswerte (AfA) innerhalb der Buchhaltungssoftware.

Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung für ELSTER)

Die Anlage EÜR erstellt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemäß amtlichem Formular auf Basis der erfassten Buchungen. Sie bereitet steuerrelevante Daten aus dem Buchhaltungssystem strukturiert für die Weiterverarbeitung und ELSTER-Übermittlung auf.

Anlage Schuldzinsen (Anlage SZ) – Ermittlung der nicht abziehbaren Schuldzinsen

Die Anlage SZ ist ein ergänzender Vordruck zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR) innerhalb der Buchhaltungssoftware für Einzelunternehmen. Sie dient der korrekten Ermittlung und Dokumentation abziehbarer und nicht abziehbarer Schuldzinsen, sofern diese 2.050 € übersteigen, um Rückfragen des Finanzamts zu vermeiden.

Enthalten in Programmen mit integrierter Buchhaltung und EÜR.

Ansprechpartnerverwaltung (Kontaktmanagement im CRM-System)

Die Ansprechpartnerverwaltung organisiert Kontaktpersonen innerhalb der Kunden- und Lieferantenverwaltung. Sie speichert weitere Kontaktdaten zu dieser Person sowie Kommunikationsdaten, Zuständigkeiten und Verknüpfungen mit Belegen, Projekten und Aufträgen im Modul CRM.

Anzahlung (Vorauszahlung mit automatischer Verrechnung in Rechnungen und Buchhaltung)

Die ‚Anzahlung‘ ermöglicht die Erfassung und Verbuchung von Vorauszahlungen im Rahmen von Aufträgen oder Projekten. Sie wird in der Auftragsbearbeitung erzeugt und automatisch in Abschlags- oder Schlussrechnungen sowie in der Finanzbuchhaltung berücksichtigt.

Anzahlungsrechnung – Vorauszahlung vor Lieferung oder Leistung

Eine Anzahlungsrechnung fordert eine Teilzahlung auf einen Auftrag, bevor die Lieferung oder Leistung vollständig erbracht wurde.

Der Kunde zahlt einen Teilbetrag des Gesamtauftrags an. Nach Abschluss der Arbeiten wird eine Schlussrechnung erstellt, in der die bereits gezahlte Anzahlung automatisch abgezogen wird.

Anzahlungsrechnungen werden häufig verwendet bei Projekten, Handwerksleistungen, Dienstleistungen oder größeren Aufträgen und helfen Unternehmen, Liquidität zu sichern und Aufträge finanziell abzusichern.

→ Weitere Details finden Sie unter Anzahlungsrechnung.

Arbeitsplatz – Einzelner Benutzerzugang zur Software

Ein Arbeitsplatz ist ein einzelner Benutzerzugang zur Software, über den ein Mitarbeiter auf Programme, Daten und Funktionen zugreifen kann. Jeder Arbeitsplatz entspricht in der Regel einer Installation der Software auf einem Computer oder einem Benutzerzugriff innerhalb eines Netzwerks.

In Mehrplatzversionen können mehrere Arbeitsplätze gleichzeitig mit derselben Datendatei oder Datenbank arbeiten. Jeder Arbeitsplatz ermöglicht die Erfassung und Bearbeitung von Vorgängen wie Angeboten, Aufträgen, Rechnungen oder Buchungen innerhalb der Unternehmenssoftware.

Arbeitsplätze werden häufig über Client-Server-Architekturen organisiert, sodass mehrere Mitarbeiter parallel im System arbeiten können.

Arbeitszeiterfassung (Erfassung und Auswertung von Mitarbeiterzeiten)

Die Arbeitszeiterfassung ermöglicht das Erfassen von Arbeitszeiten pro Mitarbeiter, Projekt, Auftrag oder Tätigkeit. Zeiten können manuell oder per Stoppuhr erfasst und direkt weiterverarbeitet werden. Sie dienen als Grundlage für Honorarabrechnung, Projektcontrolling und betriebswirtschaftliche Auswertungen.

Artikel reservieren – Lagerbestand für Aufträge und Kunden sichern

Mit der Reservierungsfunktion wird ein Artikelbestand für einen Auftrag oder Kunden vorgemerkt, ohne ihn sofort auszubuchen. Die reservierte Menge bleibt sichtbar, steht jedoch für andere Vorgänge nicht mehr zur Verfügung.

So sichern Sie Lieferfähigkeit, vermeiden Doppelverkäufe und planen Bestände zuverlässig im Lager.

Artikelpreise aktualisieren – Verkaufspreise in den msuProgrammen anpassen

Artikelpreise können zentral aktualisiert und angepasst werden. Verkaufspreise lassen sich ändern, neu berechnen oder für mehrere Artikel gleichzeitig übernehmen.

Preisänderungen werden automatisch in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen berücksichtigt. Die Funktion steht in allen msuProgrammen mit Artikel- und Belegverwaltung zur Verfügung (ausgenommen reine Buchhaltungsprogramme).

Artikelverwaltung (Verwaltung von Waren, Leistungen, Lager und Kalkulation)

Die Artikelverwaltung verwaltet Waren, Dienstleistungen, Stücklisten und Lagerbestände innerhalb der Warenwirtschaft. Sie bildet Preisdefinition, Kalkulation, Lagerbewegungen und steuerliche Zuordnung im ERP- und Buchhaltungssystem ab.

Auf jeden Mitarbeiter anpassbar – Individuelle Anpassung der Softwareoberfläche

Die msuSoftware kann von jedem Mitarbeiter individuell an seine Arbeitsweise angepasst werden. Benutzer können Listenansichten, Filter, Spalten und Einstellungen personalisieren und nur die Funktionen nutzen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Durch Benutzerrollen und Zugriffsrechte erhält jeder Mitarbeiter eine auf seine Tätigkeit zugeschnittene Arbeitsumgebung.

Aufgaben (Taskmanagement im CRM)

Das Taskmanagement verwaltet Aufgaben, die Todos, Fristen und Zuständigkeiten mit Statusverfolgung und Zeitzuordnung. Es ist mit Projekten, CRM, Aufträgen und Buchhaltung verknüpft und unterstützt Arbeitsvorgänge im ERP-System.

Aufschlag (Erhöhung eines Basispreises zur Verkaufspreiskalkulation)

Der Aufschlag erhöht einen Einstandspreis oder Basispreis um einen prozentualen oder festen Betrag. Er wird in der Artikelkalkulation oder in Angebots- und Auftragspositionen angewendet. Die Funktion unterstützt Margensteuerung, Verkaufspreisermittlung und individuelle Preisgestaltung im Warenwirtschaftssystem.

Auftrag – Verbindlicher Kundenauftrag als Verkaufsbeleg

Der Auftrag ist der verbindliche Verkaufsbeleg zwischen Angebot und Rechnungsstellung. Er übernimmt Positionen, Preise und Konditionen aus einem Angebot oder wird direkt als Kundenauftrag erfasst.

Der Auftrag bildet die Grundlage für Lieferung, Leistungserfassung und spätere Rechnungsstellung. Er dokumentiert einen einzelnen Kundenauftrag und bildet den zentralen Verkaufsbeleg zwischen Angebot und Rechnung.

→ Weitere Details finden Sie unter Auftrag erstellen.

Auftragsbearbeitung – Organisation und Verwaltung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen

Die Auftragsbearbeitung steuert den gesamten Verkaufsvorgang eines Unternehmens – von der Angebotserstellung über den Auftrag bis zur Rechnungsstellung. Sie verbindet Kundenverwaltung, Artikel- und Leistungserfassung sowie die kaufmännische Abwicklung innerhalb der Unternehmenssoftware.

Die Auftragsbearbeitung beschreibt den gesamten kaufmännischen Vorgang eines Verkaufs – von der Angebotserstellung über den Auftrag bis zur Rechnungsstellung. Alle Belege eines Verkaufs – Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung – bleiben miteinander verbunden und bilden einen durchgängigen Verkaufsvorgang.

Durch die Verarbeitung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen entsteht ein durchgängiger Workflow für Verkauf, Faktura und Buchhaltung. Alle Vorgänge bleiben miteinander verbunden und jederzeit nachvollziehbar.

Typische Einsatzbereiche sind Dienstleister, Agenturen, Handel oder Handwerksbetriebe, die ihre Verkaufsvorgänge digital organisieren möchten.

→ Weitere Details finden zur Erstellung eines verbindlichen Kundenauftrags finden Sie unter Auftrag erstellen.

Auftragsbestätigung

Die Auftragsbestätigung bestätigt einen bestehenden Auftrag gegenüber dem Kunden und dokumentiert alle vereinbarten Positionen, Preise und Lieferbedingungen. Sie gehört zu den zentralen Faktura-Dokumenten und verbindet Auftrag, Lieferung und Rechnungsstellung innerhalb der Auftragsbearbeitung.

Auftragsstatus – Status eines Auftrags von Erstellung bis Abschluss

Der Auftragsstatus zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand eines Auftrags im gesamten Verkaufsvorgang. Sie können den Auftragsstatus jederzeit prüfen – von der Auftragserstellung über in Bearbeitung, teilweise geliefert oder fakturiert bis hin zu abgeschlossen oder storniert.

Der Status eines Auftrags wird systemseitig geführt und automatisch aktualisiert, sobald Lieferungen erfolgen, Rechnungen erstellt oder Änderungen vorgenommen werden. So bleibt der Fortschritt jedes Auftrags transparent und nachvollziehbar.

Der Auftragsstatus ist im Kundenbereich sowie in der Auftragsübersicht sichtbar und unterstützt die strukturierte Steuerung von Lieferung, Fakturierung und Projektabwicklung. Durch die klare Statusführung wird der komplette Lebenszyklus eines Auftrags lückenlos dokumentiert.

Auftragsverwaltung – Erfassung, Bearbeitung und Kontrolle laufender Aufträge

Die Auftragsverwaltung ist eine Organisationsfunktion innerhalb der Auftragsbearbeitung, mit der mehrere Kundenaufträge verwaltet, überwacht und ausgewertet werden können. Sie verwaltet Positionen, Lieferstatus, Änderungen sowie die Übergabe an Rechnung und Buchhaltung im Warenwirtschaftssystem und ERP-System.

Die Auftragsverwaltung zeigt laufende, offene und abgeschlossene Aufträge übersichtlich in Listen und ermöglicht deren Kontrolle. Dadurch können laufende Aufträge jederzeit eingesehen, angepasst und vollständig nachvollzogen werden. Die Auftragsverwaltung unterstützt damit die Organisation und Kontrolle aller offenen und abgeschlossenen Aufträge innerhalb des Verkaufsvorganges.

→ Weitere Details finden zur Erstellung eines Auftrags finden Sie unter Auftrag erstellen.

Auftragsvorlauf – Auftragsreichweite und Kapazitätsplanung

Der Auftragsvorlauf zeigt zukünftige Aufträge, geplante Leistungen und die aktuelle Auslastung eines Unternehmens. Er unterstützt die Terminplanung, Ressourcensteuerung und Vorbereitung von Material- oder Personalbedarf.

Durch die frühzeitige Übersicht über kommende Aufträge können Unternehmen Kapazitäten besser planen und Engpässe vermeiden. Der Auftragsvorlauf unterstützt damit die strukturierte Steuerung von Projekten, Dienstleistungen und Lieferungen.

Ausgabe-Listen – Individuell gespeicherte Listenansichten mit Filter- und Suchfunktion

Ausgabe-Listen ermöglichen die gezielte Darstellung von Datensätzen nach frei wählbaren Kriterien. Filter, Sortierungen und Suchbegriffe werden je Liste benutzerspezifisch gespeichert und unterstützen eine strukturierte, effiziente Datenorganisation innerhalb der msuSoftware.

Auslandsgeschäfte – Rechnungen und Buchhaltung bei internationalen Leistungen

Auslandsgeschäfte betreffen Lieferungen und Leistungen über nationale Grenzen hinweg. Dazu zählen innergemeinschaftliche Lieferungen, sonstige Leistungen innerhalb der EU sowie Geschäfte mit Drittländern.

Die Software unterstützt die korrekte Abbildung von Auslandsgeschäften durch die steuerliche Kennzeichnung von EU-Umsätzen und Drittlandsumsätzen, die Anwendung von Reverse-Charge bei grenzüberschreitenden Leistungen, die getrennte Ausweisung in der Finanzbuchhaltung sowie die Vorbereitung der erforderlichen steuerlichen Meldungen und Auswertungen. Auslandsgeschäfte umfassen damit mehrere steuerliche Sachverhalte, von denen Reverse- Charge einen speziellen Teilbereich darstellt.

Auslandskunde

Ein Auslandskunde ist ein Kunde mit Unternehmenssitz oder Wohnsitz außerhalb Deutschlands. Der Begriff wird im CRM der msuSoftware verwendet und bezeichnet Geschäftspartner aus dem Ausland, die in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen als Kunde geführt werden.

Auswertungen – Berichte und Listen aus Unternehmensdaten

Das Auswertungsmodul erstellt Berichte, Listen und Übersichten zu Umsatz, Kosten, Lagerbewegungen, offenen Rechnungen und Finanzdaten. Es verarbeitet Daten aus ERP-, Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystemen und stellt diese strukturiert für Controlling, Buchhaltung und Unternehmensübersichten bereit.

Während Auswertungen konkrete Berichte und Datenausgaben erzeugen, dient die Analyse der Interpretation und Bewertung von Kennzahlen.

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Bewirtungsabrechnung – Steuerlich korrekte Erfassung geschäftlicher Bewirtungskosten

Die Bewirtungsabrechnung erfasst geschäftliche Bewirtungskosten mit steuerlich relevanten Angaben wie Teilnehmer, Anlass und abzugsfähigem Anteil. Sie unterstützt die korrekte Verbuchung im Finanzbuchhaltungssystem unter Berücksichtigung der steuerlichen Vorgaben.

→ Weitere Details finden Sie unter Bewirtungsabrechnung.

Buchhaltung – Finanzbuchhaltung mit EÜR oder doppelter Buchführung

Die Buchhaltung erfasst und verarbeitet alle Geschäftsvorfälle Ihres Unternehmens. Debitoren, Kreditoren, Sachkonten sowie Umsatzsteuer werden systemseitig geführt. Offene Posten, Auswertungen wie BWA, GuV und Bilanz sowie ELSTER sind integriert.

→ Weitere Details finden Sie unter Buchhaltung.

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CAMT (Cash Management) – XML-Standard für den digitalen Zahlungsverkehr

CAMT ist ein XML-basiertes Format für den modernen Zahlungsverkehr. Innerhalb der Buchhaltung ermöglicht es den präzisen Import elektronischer Kontoauszüge in die msuSoftware. Dieses semantische Datenformat verbessert die Zuordnung von Zahlungsdaten und automatisiert den Bankabgleich in der Finanzbuchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter CAMT

Chargen (Lot, Batch) – Warenrückverfolgung und Identifikation von Produktionspartien

Chargen ermöglichen die lückenlose Warenrückverfolgung und Identifikation von Produktionspartien im Lager. Innerhalb der Warenwirtschaft dokumentiert die msuSoftware Verfallsdaten sowie die Herkunft jeder Partie, was für die Qualitätssicherung und gesetzlich vorgeschriebene Rückrufe Ihres Unternehmens unverzichtbar ist.

→ Weitere Details finden Sie unter Chargen

Chat – Interne Kommunikation und Kommentare zu Aufgaben

Der Chat ermöglicht die direkte interne Kommunikation und den Austausch von Rückfragen innerhalb von Aufgaben oder Projekten. Als integrierter Messenger im Taskmanagement ersetzt er externe E-Mails, bündelt Informationen direkt am Vorgang und verbessert die transparente Team-Zusammenarbeit.

→ Weitere Details finden Sie unter Chat

Checklisten – Aufgabenverwaltung für die Qualitätssicherung

Checklisten ermöglichen das methodische Abarbeiten komplexer Vorgänge innerhalb des Taskmanagements. Sie unterstützen die Qualitätssicherung, indem sie Arbeitsschritte als To-dos strukturieren. So wird die fehlerfreie Erledigung delegierter Aufgaben im Team gewährleistet.

→ Weitere Details finden Sie unter Checklisten

Chronik (Beleghistorie und Kontakthistorie) – Dokumentation aller Vorgänge im Zeitverlauf

Die Chronik für Belege und Kontakte dokumentiert alle Vorgänge zu Kunden, Lieferanten, Projekten oder Belegen im Zeitverlauf. Innerhalb der msuSoftware werden Angebote, Aufträge, Rechnungen sowie Zahlungen, Aufgaben und Notizen automatisch zugeordnet. So entsteht ein kollektives Gedächtnis zur lückenlosen Nachverfolgung aller Geschäftsvorgänge für das gesamte Team.

→ Weitere Details finden Sie unter Chronik

Client-Server-Architektur – Zentrale Datendatei mit mehreren Arbeitsplätzen

Die Client-Server-Architektur ermöglicht die gleichzeitige Nutzung der Software durch mehrere Arbeitsplätze. Dabei greift jeder Client über das Netzwerk auf eine zentrale Datendatei auf dem Server in der Client-Server-Lösung zu. Diese Architektur sorgt für konsistente Datenhaltung, Teamarbeit und die gemeinsame Nutzung von Kunden-, Artikel- und Buchhaltungsdaten.

Die Verarbeitung und Speicherung der Daten erfolgt zentral auf dem Server, während die einzelnen Arbeitsplätze als Clients auf diese Daten zugreifen. Dadurch bleiben alle Informationen jederzeit synchron und Änderungen stehen allen Benutzern unmittelbar zur Verfügung.

Typische Einsatzszenarien sind Mehrplatzversionen innerhalb eines lokalen Unternehmensnetzwerks (LAN), gemischte Netzwerke mit Apple Mac und Windows PC oder standortübergreifende Arbeitsplätze über gesicherte Verbindungen wie VPN. Diese Architektur unterstützt damit sowohl kleine Teams im selben Büro als auch verteilte Arbeitsplätze an unterschiedlichen Standorten.

→ Weitere Details finden Sie unter Client-Server-Architektur

CLTV (Customer Lifetime Value) – Wirtschaftlicher Kundenwert im Zeitverlauf

Der Customer Lifetime Value (CLTV) ist eine Kennzahl zur Analyse des wirtschaftlichen Kundenwerts über verschiedene Zeiträume. Innerhalb des Cockpits wird der Gesamtumsatz jeder Geschäftsbeziehung berechnet, wodurch wertvolle Kunden identifiziert und Marketingstrategien im Rahmen der Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung effizient gesteuert werden können.

→ Weitere Details finden Sie unter CLTV

Cloud-Anbindung – Arbeiten in der Private-Cloud-Umgebung der msuSoftware

Die Cloud-Anbindung ermöglicht den Zugriff auf die msuSoftware über eine zentrale Private-Cloud-Infrastruktur (msuCloud). Sie unterstützt standortunabhängiges Arbeiten, sichere Datenhaltung und den gemeinsamen Zugriff mehrerer Benutzer über Internetverbindungen innerhalb der privaten msuCloud-Umgebung.

→ Weitere Details finden Sie unter Private-Cloud / msuCloud.

Cockpit (Dashboard) – Zentrale Übersicht betriebswirtschaftlicher Kennzahlen

Das Cockpit (Dashboard) stellt zentrale Unternehmenskennzahlen, offene Vorgänge und aktuelle Geschäftsdaten übersichtlich dar. Es bündelt Informationen aus Warenwirtschaft, Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung und ermöglicht die tabellarische und grafische Analyse von Umsatzentwicklung, Liquidität und Projektstand. Damit dient das Cockpit als zentrale Steuerungs- und Controllingübersicht für betriebswirtschaftliche Entscheidungen im ERP-System.

→ Weitere Details finden Sie unter Cockpit (Dashboard)

CRM – Kunden und Lieferanten (Kundenmanagement und Lieferantenmanagement)

Das CRM organisiert im Modul ‚Kunden und Lieferanten‘ alle Kundendaten, Lieferanten und Interessentendaten. Es verwaltet Ansprechpartner, Kontakte und Kommunikationsverläufe in einer zentralen Kontaktverwaltung.

Alle Vorgänge sind im CRM automatisch miteinander verknüpft. Dazu gehören Angebote, Aufträge und Rechnungen.

Im Finanz-CRM werden Buchungen automatisch ausgewertet und den Kunden zugeordnet.

So entsteht ein kollektives Gedächtnis zur effizienten Organisation Ihrer Geschäftsbeziehungen.

→ Weitere Details finden Sie unter CRM – Kunden und Lieferanten.

CSV-Export – Datenausgabe im Tabellenformat für Weiterverarbeitung

Der CSV-Export überträgt Auswertungen, Buchungen oder Stammdaten in Tabellenformate zur Weiterverarbeitung. Er unterstützt Datenaustausch und Analyse außerhalb des ERP- und Buchhaltungssystems.

→ Weitere Details finden Sie unter CSV-Export.

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Datendatei – Zentrale Datei zur Speicherung aller Systemdaten

Eine Datendatei ist die zentrale Datei, in der sämtliche Informationen einer Software gespeichert werden. Dazu gehören Kunden-, Artikel-, Projekt-, Beleg- und Systemeinstellungen sowie Ihre Lizenznummer und alle weiteren Unternehmensdaten.

Die Datendatei bildet die technische Grundlage der gesamten Software. In ihr werden alle Vorgänge gespeichert und verarbeitet. Eine sichere Verwaltung der Datendatei ist entscheidend für Datenintegrität, Systemstabilität und Datensicherung.

→ Weitere Details finden Sie unter Datendatei

Datenhoheit – Kontrolle und Eigentum über Unternehmensdaten

Datenhoheit bedeutet, dass Unternehmen jederzeit die vollständige Kontrolle über ihre eigenen Daten behalten. In der msuSoftware bleiben alle Unternehmensdaten im Besitz des Anwenders – unabhängig davon, ob die Software lokal installiert oder in einer Private-Cloud betrieben wird. Dadurch bleibt die technologische Unabhängigkeit erhalten und Daten können jederzeit gesichert oder exportiert werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Datenhoheit

Datensicherung (Backup) – Sicherung und Wiederherstellung von Unternehmensdaten

Die Datensicherung (Backup) schützt sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten vor Datenverlust. Sicherungen können regelmäßig erstellt und im Bedarfsfall vollständig wiederhergestellt werden. Die Funktion ist insbesondere im Einzelplatz-, Mehrplatz- und Client-Server-Betrieb von zentraler Bedeutung.

→ Weitere Details finden Sie unter Datensicherung

Datumsauswahl – Datumsfilter in allen Modulen der Software

Die Datumsauswahl ermöglicht das gezielte Filtern von Zeiträumen in allen Modulen der Software, z. B. in Buchhaltung, Faktura, Projektverwaltung und Auswertungen. Über vordefinierte Zeiträume wie „Heute“, „Monat“, „Quartal“ oder „Geschäftsjahr“ sowie frei definierbare Start- und Enddaten lassen sich Daten schnell und präzise eingrenzen.

→ Weitere Details finden Sie unter Datumsauswahl

Datenexport – Export von Datensätzen aus der Software

Der Datenexport ist die Übergabe von Datensätzen aus der Software an externe Systeme oder Dateien.

→ Weitere Details finden Sie unter Datenexport

DATANORM – Standardisierte Schnittstelle für Artikeldaten und Preisdaten

DATANORM ist eine standardisierte Datenschnittstelle zum Austausch von Artikeldaten und Preisdaten zwischen Großhandel und Softwarelösungen. Sie ermöglicht die Übernahme umfangreicher Artikeldaten mit Preisänderungen in Warenwirtschafts- und Handwerkersoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter DATANORM

DATANORM-Import – Einlesen standardisierter Artikeldaten in die Warenwirtschaft

Der DATANORM-Import ermöglicht die Übernahme standardisierter Artikeldaten und Preisdaten von Lieferanten in die msuSoftware. Artikelstammdaten wie Bezeichnungen, Preise, Warengruppen oder Zuschläge werden automatisiert eingelesen und in der Warenwirtschaft weiterverarbeitet. Er wird insbesondere im Handwerk und technischen Großhandel verwendet.

→ Weitere Details finden Sie unter DATANORM-Import

Datenbank – Zentrale Speicherung aller Unternehmensdaten

Die Datenbank bildet die technische Grundlage der msuSoftware. Sie speichert sämtliche Stammdaten und Bewegungsdaten. Die Datenbank ermöglicht den gleichzeitigen Zugriff mehrerer Benutzer im Mehrplatzbetrieb oder Client-Server-Betrieb.

Dabei stellt die Datenbank sicher, dass alle Daten zuverlässig gespeichert und einheitlich verarbeitet werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Datenbank

Datenimport – Übernahme externer Daten in das System

Der Datenimport ermöglicht das Einlesen externer Datenbestände in die msuSoftware. Kundendaten, Lieferantendaten, Artikeldaten oder Buchungsdaten können übernommen und in bestehende Datenbanken integriert werden. Die Funktion unterstützt die Migration, Aktualisierung und Weiterverarbeitung von Fremddaten.

→ Weitere Details finden Sie unter Datenimport

DATEV-Export (Steuerberaterexport) – Übergabe von Buchhaltungsdaten an den Steuerberater

Der DATEV-Export (Steuerberaterexport) überträgt Buchungsdaten, Konten und Bewegungen aus der Finanzbuchhaltung in ein DATEV-kompatibles Format zur Weiterverarbeitung durch den Steuerberater oder das Steuerbüro.

Die Funktion ermöglicht den standardisierten Datenaustausch mit DATEV-Systemen und unterstützt die elektronische Übergabe der Buchhaltungsdaten.

Viele Steuerkanzleien arbeiten mit Kanzleisoftware wie DATEV, Agenda oder Addison, die diese Buchhaltungsdaten übernehmen und weiterverarbeiten können.

→ Weitere Details finden Sie unter DATEV-Export

Dauerbuchungen – Automatisierte wiederkehrende Buchungsvorgänge

Dauerbuchungen erfassen regelmäßig wiederkehrende Geschäftsvorfälle wie Miete, Leasing oder Versicherungen automatisiert. Die Buchungssätze werden zeitgesteuert erzeugt und in der Finanzbuchhaltung verarbeitet. Die Funktion reduziert manuellen Erfassungsaufwand und erhöht die Buchungssicherheit.

→ Weitere Details finden Sie unter Dauerbuchungen

Debitoren – Kundenkonten und offene Forderungen in Buchhaltung und CRM

Debitoren bezeichnen die Gesamtheit aller Kundenkonten, über die Forderungen, Zahlungen und Salden verwaltet werden. Ein einzelner Debitor ist dabei ein Kunde, gegenüber dem eine offene Forderung besteht.

Debitoren werden in der Finanzbuchhaltung sowie in der Offene-Posten-Verwaltung (OP-Verwaltung) geführt. Sie bilden die Grundlage für Zahlungseingang und Mahnwesen.

In der Kundenverwaltung (CRM) der msuSoftware sind Debitoren zudem mit der Kundenakte verknüpft, sodass Forderungen, Rechnungen, Zahlungen und Kundeninformationen gemeinsam verwaltet werden können.

→ Weitere Details finden Sie unter Debitoren

Deckungsbeitrag – Kennzahl zur Analyse von Erlösen und variablen Kosten

Der Deckungsbeitrag zeigt, welcher Anteil eines Umsatzes nach Abzug der variablen Kosten zur Deckung der Fixkosten und zur Gewinnerzielung verbleibt. Die Kennzahl wird in der betriebswirtschaftlichen Auswertung verwendet, um die Wirtschaftlichkeit von Artikeln, Aufträgen oder Projekten zu beurteilen. Der Deckungsbeitrag unterstützt Unternehmen bei Preisgestaltung, Kalkulation und wirtschaftlicher Steuerung.

→ Weitere Details finden Sie unter Deckungsbeitrag

Demo-Version – Testversion der Software zum unverbindlichen Ausprobieren

Eine Demo-Version ist eine kostenlose Testversion der Software, mit der Unternehmen Funktionen und Arbeitsabläufe vor dem Kauf unverbindlich ausprobieren können. Sie ermöglicht einen realistischen Einblick in Bedienung, Funktionsumfang und Einsatzmöglichkeiten der Unternehmenssoftware.

In der Demo-Version können typische Arbeitsvorgänge wie Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung oder Auswertungen getestet werden. Je nach Programm stehen dabei alle Funktionen vollständig oder mit eingeschränktem Funktionsumfang zur Verfügung.

Demo-Versionen werden zeitlich begrenzt bereitgestellt oder arbeiten mit Beispieldaten, sodass Anwender die Software ohne Risiko testen und sich mit Arbeitsabläufen und Funktionen vertraut machen können.

→ Weitere Details finden Sie unter Demo-Version

Differenzbesteuerung – Steuerliche Sonderregelung für bestimmte Handelswaren

Die Differenzbesteuerung ermöglicht die Besteuerung der Handelsspanne anstelle des Gesamtverkaufspreises, beispielsweise bei Gebrauchtwaren. Die Funktion unterstützt die korrekte Berechnung und Verbuchung gemäß den gesetzlichen Vorgaben im Faktura- und Buchhaltungssystem.

→ Weitere Details finden Sie unter Differenzbesteuerung

Direktbuchung – Manuelle Erfassung von Buchungssätzen ohne Assistent

Die Direktbuchung erlaubt die unmittelbare manuelle Eingabe von Buchungssätzen in der Finanzbuchhaltung. Sie erfolgt ohne geführten Buchungsassistenten und bietet maximale Flexibilität bei der Kontierung individueller Geschäftsvorfälle.

→ Weitere Details finden Sie unter Direktbuchung

Direkthandel – Verkauf mit direkter Lieferung vom Lieferanten

Der Direkthandel beschreibt eine Vertriebsform, bei der der Händler den Verkauf abwickelt, die Lieferung jedoch direkt vom Lieferanten an den Kunden erfolgt. Der Händler bleibt Vertragspartner und fakturiert die Rechnung, ohne physische Warenbewegung im eigenen Lager.

Der Direkthandel ermöglicht eine schlanke Handelsstruktur, reduzierte Lagerhaltung und eine klare Trennung zwischen Verkaufs- und Logistikvorgang.

→ Weitere Details finden Sie unter Direkthandel

Disposition – Planung von Bestellungen und Lagerbewegungen zur Sicherstellung der Lieferfähigkeit

Disposition bezeichnet die systematische Planung und Steuerung von Bestellungen, Lagerbeständen und Warenbewegungen. Ziel ist es, jederzeit eine ausreichende Warenverfügbarkeit sicherzustellen und gleichzeitig Überbestände oder Lieferengpässe zu vermeiden.

→ Weitere Details finden Sie unter Disposition

Dokumentenmanagement (DMS) – Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente

Das Dokumentenmanagement (DMS) speichert, organisiert und archiviert Belege, Verträge und weitere digitale Dokumente zentral im System. Es unterstützt die Ablage und verknüpft Dokumente mit Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Buchungen sowie Stammdaten innerhalb der msuSoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Dokumentenmanagement.

Dokumentenverknüpfung – Direkte Zuordnung von Dokumenten zu Vorgängen

Die Dokumentenverknüpfung verbindet digitale Belege mit Angeboten, Aufträgen, Rechnungen oder Buchungen. Sie ermöglicht eine eindeutige Zuordnung innerhalb der Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Dokumentenverknüpfung

Doppelte Buchhaltung (FiBu) – Finanzbuchhaltung im Soll- und Haben-System

Die doppelte Buchhaltung (FiBu) erfasst Geschäftsvorfälle systematisch im Soll- und Haben-Prinzip mit automatischer Kontenführung.

Sie bildet die Grundlage für Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie den Jahresabschluss im integrierten Finanzbuchhaltungssystem. Die Finanzbuchhaltung kann sowohl innerhalb der msuSoftware als auch als eigenständige Stand-alone-Lösung eingesetzt werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Doppelte Buchhaltung

Dropshipping – Onlinehandel ohne eigenes Lager und mit Lieferkontrolle

Dropshipping ist eine Handelsform im Onlinehandel, bei der Produkte verkauft werden, ohne sie selbst auf Lager zu führen. Die Bestellung wird an den Lieferanten weitergeleitet, der die Ware direkt an den Endkunden versendet.

Die Software unterstützt Dropshipping-Vorgänge durch die Verknüpfung von Kundenauftrag, Lieferantenbestellung und Rechnungsstellung.

Gleichzeitig ermöglicht sie die Kontrolle des gesamten Vorgangs: Wurde die Ware geliefert? Wohin wurde geliefert? Hat der Lieferant den Auftrag vollständig ausgeführt?

So bleiben Verkauf, Einkauf, Lieferung und Abrechnung transparent und nachvollziehbar dokumentiert.

→ Weitere Details finden Sie unter Dropshipping

Drucklayouts – Gestaltung individueller Geschäftsformulare

Drucklayouts ermöglichen die individuelle Gestaltung von Geschäftsformularen wie Angeboten, Aufträgen, Rechnungen oder Lieferscheinen. Layout, Schriftarten, Logos, Tabellenstrukturen und Positionsdarstellungen können angepasst werden. Die Funktion dient der optischen und inhaltlichen Anpassung von Druck- und PDF-Ausgaben innerhalb der msuSoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Drucklayouts erstellen und anpassen.

DSFinV-K – Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme

Die DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) ist ein standardisiertes Exportformat für Kassendaten in Deutschland. Es ermöglicht Finanzbehörden, alle Kassenvorgänge strukturiert auszulesen und im Rahmen einer Betriebsprüfung maschinell zu analysieren.

Die DSFinV-K stellt sicher, dass Buchungen, Einzelumsätze, Stornos, Zahlungsarten und weitere Kassendaten vollständig und einheitlich bereitgestellt werden. In Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) unterstützt sie eine revisionssichere Prüfung elektronischer Kassensysteme.

→ Weitere Details finden Sie unter DSFinV-K

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EAN-Code (Barcode) – Europäischer Artikelnummerncode zur Produktidentifikation

Der EAN-Code (European Article Number) ist ein standardisierter Barcode zur eindeutigen Identifikation von Artikeln.
Er wird zur schnellen Erfassung per Scanner verwendet.

Der Code unterstützt POS für msuKasse, Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung sowie automatisierte Artikelzuordnung innerhalb der msuSoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter EAN-Code

Eingangsrechnung – Erfassung und Verwaltung von Lieferantenrechnungen

Eingangsrechnungen hinterlegen Sie direkt im CRM im jeweiligen Lieferanten.
Sie haben so den Überblick über Ihre offenen und verbuchten Eingangsrechnungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Eingangsrechnung

Einkauf – Beschaffung, Bestellwesen und Wareneingang

Der Einkauf steuert die Beschaffung von Waren, Materialien und Dienstleistungen bei Lieferanten.
Er umfasst Bestellvorgänge, Wareneingänge, Lieferantenverwaltung sowie die Übergabe an Lager und Buchhaltung innerhalb der msuSoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Einkauf

Einkaufspreis (EK) – Einstandspreis eines Artikels ohne Verkaufsmarge

Der Einkaufspreis (EK) ist der Preis, zu dem ein Artikel oder eine Leistung vom Lieferanten bezogen wird.
Er bildet die Grundlage für Kalkulation, Margenberechnung und Preisfindung.

Der EK wird im Artikelstamm hinterlegt und fließt in Deckungsbeitrag und Wirtschaftlichkeitsanalysen ein.

→ Weitere Details finden Sie unter Einkaufspreis

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) – Gewinnermittlung für nicht bilanzierende Unternehmen

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) – Vereinfachte Gewinnermittlung für Unternehmen
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Form der Buchhaltung, die häufig auch als einfache Buchhaltung bezeichnet wird.

Sie wird von Selbständigen und kleineren Unternehmen genutzt, die nicht zur Bilanzierung verpflichtet sind.

Dabei werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt, um den Gewinn zu ermitteln.

→ Weitere Details finden Sie unter Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Einstellungen – System-, Steuer- und Programmkonfiguration

Die Einstellungen ermöglichen Ihnen die individuelle Konfiguration von Programmparametern, Stammdaten, Nummernkreisen, Steuersätzen und Benutzerrechten.
Sie steuern zentrale Systemfunktionen und passen die msuSoftware an betriebliche Anforderungen an.

→ Weitere Details finden Sie unter Einstellungen

E-Mail-Versand – Rechnungen, Angebote und Aufträge direkt versenden

Der E-Mail-Versand übermittelt Angebote, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen direkt aus der Software.
Er nutzt hinterlegte Kommunikationsdaten und unterstützt die Dokumentenübermittlung aus der Faktura.

→ Weitere Details finden Sie unter E-Mail-Versand

ELSTER – Elektronische Steuerübermittlung (UStVA und EÜR) an das Finanzamt

ELSTER (Elektronische Steuererklärung) ist die offizielle Plattform der deutschen Finanzverwaltung für die elektronische Übermittlung steuerlicher Meldungen.
Dazu gehören insbesondere die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) und die Anlage EÜR.

→ Weitere Details finden Sie unter ELSTER

ELSTER-Schnittstelle – Technische Verbindung der Software zu ELSTER

Die ELSTER-Schnittstelle stellt die technische Verbindung zwischen der Software und dem ELSTER-System der Finanzverwaltung her.
Über diese Schnittstelle können steuerliche Meldungen direkt aus der Software elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden.

→ Weitere Details finden Sie unter ELSTER-Schnittstelle

ELSTER-Übertragung – Versand steuerlicher Meldungen über ELSTER

Die ELSTER-Übertragung sendet vorbereitete Steuerdaten aus der Buchhaltung elektronisch an das Finanzamt.
Dabei werden die zuvor erzeugten XML-Daten über die vorhandene ELSTER-Schnittstelle übertragen.

Die ELSTER-Übertragung ist damit der eigentlichen Versand steuerlicher Meldungen aus der Software, beispielsweise Umsatzsteuervoranmeldungen oder EÜR-Daten.

→ Weitere Details finden Sie unter ELSTER-Übertragung

Erinnerungen – Automatische Überwachung von Terminen und Fälligkeiten

Erinnerungen informieren automatisch über Termine, Fristen und fällige Vorgänge im gesamten System.
Sie betreffen Angebote, Aufträge, Rechnungen, offene Posten, Zahlungen, Projekte und Aufgaben.

Fälligkeiten, Wiedervorlagen oder Zahlungsziele werden systemseitig überwacht.
Die Software zeigt rechtzeitig automatisch Hinweise an.

Sie unterstützt die aktive Steuerung von Verkaufsvorgängen und Projektvorgängen.

→ Weitere Details finden Sie unter Erinnerungen

E-Rechnung – Elektronische Rechnung nach gesetzlichem Standard

Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem maschinenlesbaren Datenformat.
Sie dient der digitalen Übermittlung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungsdaten im Rahmen der Rechnungsstellung und Finanzbuchhaltung.

Die Software unterstützt die Speicherung und Archivierung gemäß den Anforderungen der GoBD. Das ursprüngliche Datenformat muss unveränderbar aufbewahrt werden.

→ Weitere Details finden Sie unter E-Rechnung.

Eröffnungsbilanz – Anfangsbestand der Finanzbuchhaltung

Die Eröffnungsbilanz stellt die Vermögens- und Kapitalstruktur zu Beginn eines Geschäftsjahres dar.
Sie übernimmt die Schlussbestände des Vorjahres oder die Anfangswerte bei Unternehmensgründung und bildet die Grundlage für die laufende doppelte Buchführung innerhalb der Finanzbuchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Eröffnungsbilanz

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP ist die integrierte Steuerung aller zentralen Unternehmenvorgänge.
Warenwirtschaft, Verkauf, Einkauf, Lager, Buchhaltung und Projektmanagement sind miteinander verbunden.

Daten werden nur einmal erfasst und systemübergreifend verarbeitet. Das ERP-System bildet die digitale Organisationsstruktur.

→ Weitere Details finden Sie unter ERP

Export (CSV, HTML) – Ausgabe von Listen, Berichten und Datensätzen

Der Export ermöglicht die Ausgabe von Listen, Berichten und enthaltenen Datensätzen aus der msuSoftware.
Die Daten können in Formate wie CSV oder HTML exportiert und zur Weiterverarbeitung oder Analyse in anderen Programmen verwendet werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Export

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Fahrtenbuch – Dokumentation betrieblich und privat gefahrener Kilometer

Im Fahrtenbuch erfassen Sie geschäftliche Fahrten mit Datum, Strecke und Zweck.
Es dokumentiert betriebliche und private Nutzung.

→ Weitere Details finden Sie unter Fahrtenbuch

Faktura – Angebotsabwicklung und Auftragsabwicklung

Die Faktura ist der Arbeitsbereich der msuSoftware für die Erstellung und Weiterverarbeitung von Angeboten und Aufträgen.
In diesem Bereich wird der gesamte Verkaufsvorgang gesteuert – von der Angebotserstellung über die Auftragsabwicklung bis zur anschließenden Rechnungsstellung.

Angebote können in Aufträge übernommen und anschließend in Rechnungen umgewandelt werden. Positionen, Preise und Steuern werden dabei automatisch übernommen. Die erstellten Rechnungen werden anschließend an die integrierte Buchhaltung übergeben.

→ Weitere Details finden Sie unter Faktura.

Fälligkeitsliste – Fällige offene Posten nach Zahlungsziel prüfen

Die Fälligkeitsliste zeigt offene Posten nach Zahlungsfristen sortiert.
Sie dient der zeitlichen Übersicht über bevorstehende oder überschrittene Zahlungsziele.

→ Weitere Details finden Sie unter Fälligkeitsliste

Farbleitsystem – Farbgestützte Oberfläche zur Modul- und Funktionsorientierung

Das Farbleitsystem gliedert die Benutzeroberfläche der msuSoftware durch farbliche Kennzeichnung von Programmbereichen, Modulen und Funktionsgruppen.
Es unterstützt die schnelle Orientierung innerhalb der Oberfläche und erleichtert die intuitive Navigation.

→ Weitere Details finden Sie unter Farbleitsystem

FAQ – Fragen zu Modulen und Funktionen

Welche Funktionen bietet die msuSoftware?

Alle Module für CRM, Buchhaltung, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Projekte und Warenwirtschaft sind integriert und arbeiten zusammen.

Wo finde ich Hilfe und Anleitungen?

Im FAQ-Bereich finden Sie schnelle Antworten und Lösungen. Ergänzend steht das ausführliche FAQ-Handbuch mit detaillierten Anleitungen und Erklärungen zur Verfügung.

→ Weitere Details finden Sie unter FAQ.

Fertigungsauftrag – Interner Auftrag in der Auftragsverwaltung zur Fertigung

Der Fertigungsauftrag steuert die Herstellung oder Montage eines Produkts auf Basis definierter Stücklisten und Arbeitsgänge.
Materialien, Zeiten und Kosten werden erfasst und dem Auftrag zugeordnet.

Der Fertigungsvorgang ist mit Lager, Kalkulation und Buchhaltung verknüpft und ermöglicht eine transparente Produktionssteuerung.

→ Weitere Details finden Sie unter Fertigungsauftrag

Festschreibung – Unveränderbare Buchungsdaten oder Belegdaten nach Abschluss

Die Festschreibung fixiert Buchungen einer Periode und verhindert nachträgliche Änderungen.
Sie dient der revisionssicheren Dokumentation gemäß GoBD.

Nach der Festschreibung sind Korrekturen nur über Gegen- oder Korrekturbuchungen möglich. Die Funktion sichert die Integrität abgeschlossener Zeiträume in der Finanzbuchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Festschreibung

Filterfunktion – Erweiterte Suchfunktion und Filter in Listen und Auswertungen

Die Filterfunktion ermöglicht die Suche und Eingrenzung von Datensätzen in Listen, Berichten und Auswertungen.
Sie unterstützt effiziente Navigation und datenbasierte Analyse innerhalb der msuSoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Filterfunktion

Finanzamt – Elektronische Steuerübermittlung an das Finanzamt

Das Finanzamt ist die staatliche Behörde zur Verwaltung und Festsetzung von Steuern.
Es empfängt steuerliche Meldungen wie Umsatzsteuer-Voranmeldungen, EÜR oder Jahresabschlüsse, die über die ELSTER-Schnittstelle aus der msuSoftware elektronisch übermittelt werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Finanzamt.

Finanzbuchhaltung (FiBu) – Systematische Erfassung aller Geschäftsvorfälle

Die Finanzbuchhaltung (FiBu) erfasst sämtliche betrieblichen Geschäftsvorfälle im Soll- und Haben-System.
Sie verwaltet Debitoren, Kreditoren, Sachkonten, Umsatzsteuer sowie Offene Posten und bildet die Grundlage für Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), BWA und steuerliche Auswertungen innerhalb der msuSoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Finanzbuchhaltung

Finanz-CRM – Verknüpfung von Kunden- und Lieferantendaten mit Buchhaltung

Das Finanz-CRM verbindet Kunden- und Lieferantendaten automatisch mit offenen Posten, Zahlungen und Buchungen.
Finanzrelevante Informationen werden direkt im jeweiligen Firmenkonto dargestellt.

Dadurch entsteht eine vollständige Übersicht über Forderungen, Zahlungen und den aktuellen Finanzstatus eines Kunden oder Lieferanten.

→ Weitere Details finden Sie unter Finanz-CRM

Finanzkonto – Kontoart für Bank-, Kassen-, Kreditkarten- und Online-Zahlungskonten

Ein Finanzkonto dient der Verwaltung sämtlicher Geldbewegungen in der Buchhaltung.
Dazu gehören Bankkonten (z. B. Girokonten), Kassenkonten, Kreditkartenkonten sowie Online-Zahlungskonten wie PayPal.

Finanzkonten erfassen Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge. Sie ermöglichen den Abgleich mit Buchungen und Offenen Posten.

→ Weitere Details finden Sie unter Finanzkonto

Finanzkennzahlen (KPI) – Betriebliche Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung

Finanzkennzahlen zeigen zentrale Werte wie Umsatz, Liquidität, offene Posten, Deckungsbeitrag oder Rentabilität.
Die KPI dienen der Analyse und strategischen Steuerung im Cockpit der msuSoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Finanzkennzahlen

Finanzplanung – Vorausschauende Steuerung von Liquidität und Zahlungsströmen

Die Finanzplanung unterstützt die Planung zukünftiger Einnahmen und Ausgaben.
Sie hilft bei der Liquiditätsvorschau, Zahlungssteuerung und betriebswirtschaftlichen Entscheidungsfindung innerhalb der msuSoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Finanzplanung

Finanzielle Überlebensdauer – Liquiditätskennzahl im Unternehmens-Cockpit

Die Finanzielle Überlebensdauer zeigt im Cockpit, wie viele Tage das Unternehmen mit den aktuell verfügbaren liquiden Mitteln wirtschaftlich handlungsfähig bleibt.
Sie gibt eine direkte Einschätzung zur Liquiditätssituation und unterstützt strategische Entscheidungen bei Umsatzschwankungen oder Ausfallzeiten.

Sie sehen sofort, wie viel Geld vorhanden ist – und ob es für Urlaub, Krankheit oder eine ruhigere Auftragsphase reicht.

→ Weitere Details finden Sie unter Finanzielle Überlebensdauer

Finanzstatus – Aktuelle Liquiditäts- und Offene-Posten-Übersicht

Der Finanzstatus zeigt die aktuelle finanzielle Situation eines Unternehmens auf Basis von Liquidität, offenen Forderungen und Verbindlichkeiten.
Er unterstützt schnelle Entscheidungen zur Zahlungsfähigkeit und Finanzplanung.

→ Weitere Details finden Sie unter Finanzstatus

Finanzübersicht je Firma – Zentrale Finanzkennzahlen direkt im Firmenkonto

Die Finanzübersicht je Firma bündelt alle finanzrelevanten Daten eines Unternehmens in einer zentralen Ansicht innerhalb des jeweiligen Firmenkontos.
Sie zeigt offene Posten, Salden, Umsätze, Zahlungsstände sowie relevante Buchungsinformationen auf einen Blick.

Die Funktion verbindet CRM- und Buchhaltungsdaten und ermöglicht eine sofortige betriebswirtschaftliche Beurteilung der finanziellen Situation je Firma.

→ Weitere Details finden Sie unter Finanzübersicht

Firmenverbindungen – Beziehungen zwischen Unternehmen im CRM verwalten

Die Funktion ‚Firmen verbinden‘ (Verbund) verknüpft Unternehmen, Kunden, Lieferanten, Händler, Objekte oder weitere Anschriften miteinander und macht ihre geschäftlichen Beziehungen im CRM transparent sichtbar.
So lassen sich z. B. Händler und Endkunden, Hausverwaltungen und Objekte oder Vermittler und zugeordnete Kunden abbilden.

Durch die Verknüpfung bleiben Zusammenhänge zwischen mehreren Firmen nachvollziehbar. Kommunikation, Zuständigkeiten und Beziehungsstrukturen können besser erfasst, gesucht und ausgewertet werden. Die Funktion unterstützt damit die CRM-Kundenverwaltung bei der übersichtlichen Dokumentation verbundener Firmenbeziehungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Firmenverbindungen

Firmenverwaltung – Zentrale Verwaltung von Kunden- und Lieferantenstammdaten

Die Firmenverwaltung organisiert Kundendaten und Lieferantendaten zentral innerhalb der msuSoftware.
Sie verwaltet Stammdaten, Konditionen, Zahlungsziele und alle zugehörigen Vorgänge wie Angebote, Aufträge, Rechnungen und Buchungen.

Die Funktion verbindet CRM, Faktura und Finanzbuchhaltung in einer gemeinsamen Firmenstruktur.

→ Weitere Details finden Sie unter Firmenverwaltung

Fixkosten – Betriebliche Fixkosten in Kalkulation und Controlling

Fixkosten sind regelmäßig anfallende, umsatzunabhängige Kosten wie Miete, Leasing oder Versicherungen.
Sie dienen als Grundlage für Deckungsbeitragsrechnung, Kalkulation und betriebswirtschaftliche Auswertungen innerhalb der msuSoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Fixkosten

Forderungen – Offene Kundenposten in der Buchhaltung

Forderungen sind offene Rechnungsbeträge gegenüber Kunden.
Sie entstehen durch Faktura-Vorgänge und werden in der Finanzbuchhaltung sowie in der Offene-Posten-Verwaltung geführt.

→ Weitere Details finden Sie unter Forderungen

Forderungsmanagement – Verwaltung offener Posten und Mahnvorgänge

Das Forderungsmanagement organisiert offene Kundenforderungen inklusive Zahlungseingängen, Mahnstufen und Fristenüberwachung.
Es verbindet Debitorenbuchhaltung, CRM und Mahnwesen zur Liquiditätssicherung.

→ Weitere Details finden Sie unter Forderungsmanagement

Formeleditor – Rechenformeln für Mengen- und Verkaufspreise in Artikelpositionen

Der Formeleditor ist ein Werkzeug für Formeln, das Ihnen primär hilft, Mengen und Verkaufspreise in Artikelpositionen von Dokumenten wie Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen zu berechnen.
Er ermöglicht eine exakte und transparente Kalkulation direkt im jeweiligen Dokument.

→ Weitere Details finden Sie unter Formeleditor

Formular-Editor (Drucklayouts) – Geschäftsbelege individuell gestalten

Der Formular-Editor ermöglicht die individuelle Gestaltung und Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und weiteren Geschäftsbelegen.
Layout, Inhalte, Logos, Tabellenstrukturen und Positionsdarstellungen können direkt im Editor angepasst werden.

Die Funktion steuert die Ausgabe auf dem Drucker und die PDF-Ausgaben im Corporate Design für alle Geschäftsformulare.

→ Weitere Details finden Sie unter Formular-Editor

Formularvorlagen – Musterbibliothek und Vorlagenmanager für Geschäftsbelege

Formularvorlagen speichern vorbereitete Layouts für Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Lieferscheine in einer Musterbibliothek.
Der integrierte Vorlagenmanager verwaltet diese gespeicherten Layouts und stellt sie zur Auswahl bereit.

Anwender können aus vielen gespeicherten Vorlagen auswählen und diese direkt für neue Geschäftsbelege verwenden. Dadurch bleibt das Corporate Design einheitlich und die Belegerstellung wird deutlich beschleunigt.

→ Weitere Details finden Sie unter Formularvorlagen

Fortschrittsabrechnung – Teilabrechnung nach Leistungsstand

Die Fortschrittsabrechnung ermöglicht die Abrechnung von Projekten oder Aufträgen entsprechend dem aktuellen Leistungsfortschritt.
Sie unterstützt Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen sowie Auftragsänderungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Fortschrittsabrechnung

Freitextposition (Freie Position) – Individuelle Position ohne Artikelstamm

Freitextpositionen ermöglichen das Einfügen individueller Artikel, Leistungs- oder Textpositionen in Angebote, Aufträge und Rechnungen ohne Bezug auf einen Artikelstamm.
Sie eignen sich für einmalige Artikel (Sonderartikel), Leistungen, projektbezogene Sonderpositionen oder ergänzende Beschreibungen innerhalb der Faktura.

→ Weitere Details finden Sie unter Freitextposition

Fremdwährung – Rechnungen in internationalen Währungen erstellen

Die Fremdwährungsfunktion ermöglicht das Erstellen von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen in ausländischen Währungen.
Die Software unterstützt Dokumente in bis zu 33 Fremdwährungen.

Währungssymbole werden im Ausdruck korrekt dargestellt, und der Umrechnungskurs wird systemseitig automatisch ermittelt und berücksichtigt.

→ Weitere Details finden Sie unter Fremdwährung

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Geldtransit (Zwischenkonto) – Übergangskonto für Zahlungsbewegungen

Das Zwischenkonto, auch Geldtransit genannt, wird verwendet, wenn Geld zwischen Bank, Kasse oder anderen Konten unterwegs ist.
Es sorgt dafür, dass Einzahlungen und Umbuchungen korrekt erfasst werden – auch wenn sie zeitlich versetzt stattfinden.

→ Weitere Details finden Sie unter Geldtransit

Gegenkonto – Buchung zwischen zwei Geschäftskonten

Ein Gegenkonto wird verwendet, wenn eine Buchung nicht gegen ein Finanzkonto, sondern direkt zwischen zwei Geschäftskonten erfolgt.
Dies betrifft insbesondere Umbuchungen oder pauschale Buchungen innerhalb der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

→ Weitere Details finden Sie unter Gegenkonto

Gemischte Netzwerke (Mac und Windows) – Client-Server-Umgebung mit mehreren Betriebssystemen

Gemischte Netzwerke im Mac Windows Netzwerk bestehen aus unterschiedlichen Betriebssystemen, beispielsweise macOS und Windows, die gemeinsam auf eine zentrale Datenbank oder Serverlösung zugreifen.
Die msuSoftware unterstützt solche Netzwerkumgebungen im Mac Windows Client-Server-Betrieb.

→ Weitere Details finden Sie unter Gemischte Netzwerke

Gesamtkalkulation – Vollständige Auftragskalkulation und Angebotskalkulation

Die Gesamtkalkulation ermittelt Deckungsbeiträge, Kosten und Margen über Positionen, Aufträge oder Projekte hinweg.
Sie unterstützt unternehmerische Entscheidungen im Verkauf, in Projekten und in der Warenwirtschaft.

→ Weitere Details finden Sie unter Gesamtkalkulation

Geschäftsjahr – Buchhalterischer Abrechnungszeitraum

Das „Geschäftsjahr“ steuert Jahreswechsel, Eröffnungsbuchungen und periodenbezogene Auswertungen.
Es bildet die Grundlage für fortlaufende Buchhaltung und Jahresabschluss im integrierten Finanzsystem.

→ Weitere Details finden Sie unter Geschäftsjahr

Geschäftskonten – Einnahmenkonten und Ausgabenkonten zur Gewinnermittlung

Geschäftskonten sind der Puls des Unternehmens.
Auf ihnen werden alle Geschäftsvorfälle als Nettobetrag erfasst – entweder als Einnahme oder Ausgabe.
Die Buchungen auf Geschäftskonten bestimmen den Gewinn.

→ Weitere Details finden Sie unter Geschäftskonten

Geschenke buchen – Steuerlich korrekte Erfassung mit Buchungsassistent

Der Buchungsassistent „Geschenke“ unterstützt die korrekte Erfassung von Geschenkaufwendungen gemäß steuerlichen Vorgaben.
Er berücksichtigt abzugsfähige und nicht abzugsfähige Anteile und ordnet die Buchung dem passenden Konto zu.

→ Weitere Details finden Sie unter Geschenke buchen

Gewinnermittlung – Steuerliche Ermittlung des Unternehmensergebnisses (EÜR oder Bilanz)

Die Gewinnermittlung berechnet den steuerlichen Gewinn eines Unternehmens auf Basis der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der doppelten Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Sie dient als Grundlage für die steuerliche Auswertung und Meldung an das Finanzamt.

→ Weitere Details finden Sie unter Gewinnermittlung

Girokonto – Bankkonto als Finanzkonto in der Buchhaltung

Das Girokonto ist ein Finanzkonto innerhalb der Kunden- oder Firmenliste.
Ein Kunde oder eine Firma kann mehrere Girokonten führen.
Das Konto dient der Verwaltung bankbezogener Zahlungsbewegungen im Finanzbereich.

→ Weitere Details finden Sie unter Girokonto

Glossar – Fachbegriffe und Definitionen der Softwarefunktionen verständlich erklärt

Ein Glossar ist das Verzeichnis wichtiger Fachbegriffe mit kurzen Definitionen. In der Software-Dokumentation dient es dazu, zentrale Begriffe aus Bereichen wie ERP, Warenwirtschaft, Buchhaltung, CRM oder Projektverwaltung verständlich zu erklären und einheitlich zu verwenden.

In allen Programmhandbüchern der msuSoftware, werden Fachbegriffe im Glossar erläutert. Anwender können dort schnell nachschlagen, welche Bedeutung ein Begriff im System hat und in welchem Zusammenhang er im Arbeitsvorgang verwendet wird.

→ Weitere Details finden Sie unter Glossar

GoBD – Ordnungsmäßige digitale Buchführung – finanzamtskonform

Die GoBD regeln die ordnungsgemäße, nachvollziehbare und unveränderbare Führung digitaler Buchhaltungsdaten.
Sie betreffen Buchführung, Belegarchivierung und Datenzugriff bei steuerlichen Prüfungen.
Sie sind erforderlich für die finanzamtskonforme Buchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter GoBD

GoBD-Modus – Unveränderbare Buchführung nach GoBD-Vorgaben

Der GoBD-Modus aktiviert eine unveränderbare und nachvollziehbare finanzamtskonforme Buchführung gemäß den gesetzlichen Anforderungen.
Änderungen und Löschungen sind eingeschränkt bzw. protokolliert, sodass Buchungen revisionssicher dokumentiert und archiviert werden.

→ Weitere Details finden Sie unter GoBD-Modus

GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) – Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) stellt Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres gegenüber.
Sie zeigt, ob ein Unternehmen einen Gewinn oder Verlust erzielt hat, und ist Bestandteil des Jahresabschlusses.

→ Weitere Details finden Sie unter GuV

Gutschrift – Rechnungskorrektur und Umsatzminderung

Die Gutschrift ist die Korrektur bereits erstellter Rechnungen.
Sie passt offene Posten, Umsätze und Buchungen automatisch an.
Lagerbestand und Buchhaltung werden systemseitig korrekt berichtigt.

→ Weitere Details finden Sie unter Gutschrift

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Handbücher und Leitfäden – Dokumentation und Anleitungen zur msuSoftware

Handbücher und Leitfäden erklären Funktionen, Arbeitsabläufe und Einstellungen der msuSoftware.
Sie unterstützen Anwender bei Installation, Einrichtung und täglicher Nutzung der Programme und dienen als Nachschlagewerke für Funktionen, Module und Arbeitsvorgänge.

→ Weitere Details finden Sie unter Handbücher und Leitfäden

Handel – Warenverkauf und Vertriebsorganisation im Einzel-, Groß- und Fachhandel

Der Handel umfasst den Einkauf, die Verwaltung und den Verkauf von Waren im Einzelhandel, Großhandel und Fachhandel. Dabei werden Artikel erfasst, Lagerbestände verwaltet, Einkaufs- und Verkaufsvorgänge organisiert sowie Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellt.

Handelssoftware unterstützt Unternehmen dabei, Warenbewegungen transparent zu dokumentieren, Preise und Lieferanten zu verwalten und Verkaufsvorgänge effizient abzuwickeln.

→ Weitere Details finden Sie unter Handel

Handwerker – Software für Handwerksbetriebe

Handwerker sind selbstständige Unternehmer oder Betriebe aus handwerklichen Branchen. Sie erstellen Angebote, führen Aufträge aus und stellen Rechnungen für ihre Leistungen.

Zur Organisation dieser Abläufe nutzen viele Handwerksbetriebe Software für Angebote, Aufträge, Rechnungen und Kundenverwaltung.

Das Programm DerHandwerker unterstützt Handwerksbetriebe bei der Verwaltung ihrer Aufträge, Kunden und Projekte.

→ Weitere Details finden Sie im Programmhandbuch DerHandwerker

Hashtag-Funktion – Schlagwortbasierte CRM- und Projektstrukturierung in Business-Software

Hashtags ermöglichen die thematische Kennzeichnung von Kunden, Projekten, Belegen oder Vorgängen. Sie unterstützen das schnelle Filtern, die Organisation und gezielte Auswertung von Daten innerhalb der msuSoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Hashtag-Funktion

Haushaltsnahe Dienstleistungen – Steuerbegünstigte Leistungen ausweisen

Haushaltsnahe Dienstleistungen ermöglichen den separaten Ausweis von Lohnanteilen in der Rechnungssoftware für private Endkunden. Diese Funktion hilft Ihnen die rechtssichere Dokumentation steuerlich abzugsfähiger Leistungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben für Handwerksbetriebe und Dienstleister im Handwerkerbereich auszuweisen.

→ Weitere Details finden Sie unter Haushaltsnahe Dienstleistungen

Herstellerverwaltung – Artikelzuordnung und Einkaufsmanagement

Die Herstellerverwaltung ordnet Artikel eindeutig einem Hersteller zu. Sie unterstützt Artikelpflege, Nachbestellungen und auswertbare Lieferanten- bzw. Herstellerbeziehungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Herstellerverwaltung

Historie (CRM-Chronik) – Kontakt-, Beleg- und Vorgangshistorie je Kunde

Die Historie wird in den Chroniken geführt. Sie dokumentiert alle Kontakte und Vorgänge zur Firma und zum jeweiligen Ansprechpartner (z. B. E-Mail-Verkehr, Telefonate oder Besprechungsprotokolle). Angebote, Aufträge und Rechnungen werden automatisch mit den zugehörigen Dokumenten beim Kunden hinterlegt.

→ Weitere Details finden Sie unter Historie

Honorar – Vergütung für Dienstleistungen und projektbezogene Leistungen

Das Honorar ist die vereinbarte Vergütung für erbrachte Dienstleistungen, Beratungsleistungen oder projektbezogene Arbeiten. Es bildet die Grundlage für die Honorarabrechnung und wird in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen ausgewiesen.

Die Software unterstützt die Erfassung, Kalkulation und Abrechnung von Honoraren für Freelancer, Dienstleister und projektorientierte Unternehmen.

→ Weitere Details finden Sie unter Honorar

Honorarabrechnung – Leistungsabrechnung für Projekte, Freelancer und Dienstleister

Die Honorarabrechnung erstellt abrechenbare Leistungen auf Basis erfasster Zeiten oder vereinbarter Pauschalen. Projekt-, Auftrags- und Buchhaltungsdaten werden direkt verknüpft und weiterverarbeitet.

→ Weitere Details finden Sie unter Honorarabrechnung

HR (Personalverwaltung) – HR-Software für digitale Mitarbeiterverwaltung und Personalakte

Das HR-Modul verwaltet Mitarbeiterdaten zentral innerhalb der Software. Es führt digitale Personalakten, organisiert Zuständigkeiten und unterstützt die Erfassung von Arbeitszeiten sowie die Verwaltung personalbezogener Informationen.

→ Weitere Details finden Sie unter HR-Mitarbeiter

HTML-Export – Datenexport im HTML-Format für Berichte und Auswertungen

Der HTML-Export erstellt Ausgaben aus Listen, Auswertungen oder Berichten als HTML-Datei. Die exportierten Daten können im Webbrowser angezeigt und zur Weitergabe oder Veröffentlichung in einer Webseite verwendet werden.

→ Weitere Details finden Sie unter HTML-Export

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Inaktive und aktive Konten

Aktive Konten sind die in der Buchhaltungssoftware angezeigten Konten, auf denen direkt gebucht werden kann.

Es werden standardmäßig nur aktive Konten angezeigt, damit die Kontenliste übersichtlich bleibt. Dadurch finden Anwender schneller das passende Konto.

Inaktive Konten bleiben im Kontenrahmen vorhanden. Diese können bei Bedarf über Filter eingeblendet und wieder aktiviert werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Inaktive und aktive Konten

Import – CSV Datei importieren in die Unternehmenssoftware

Der Import übernimmt Daten in das System, z. B. Kunden, Artikel, Buchungen oder Belege. CSV- und definierte Schnittstellenformate werden unterstützt. Importdefinitionen sichern eine saubere Feldzuordnung und wiederholbare Datenübernahmen.

→ Weitere Details finden Sie unter Import

Importdefinition – CSV Feldzuordnung für wiederkehrende Datenimporte

Die Importdefinition ermöglicht die präzise und dauerhaft speicherbare Zuordnung externer Datenfelder zu internen Systemfeldern der Unternehmenssoftware. Kunden-, Artikel- oder Buchhaltungsdaten können dadurch wiederkehrend und ohne manuelle Neuzuordnung importiert werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Importdefinition

Integrierte Buchhaltung – Rechnungen automatisch verbuchen

Die integrierte Buchhaltung verarbeitet Geschäftsvorfälle direkt aus Verkauf, Einkauf oder Projekt. Rechnungen, Zahlungen und Lagerbewegungen werden automatisch verbucht. Doppelerfassungen entfallen.

→ Weitere Details finden Sie unter Integrierte Buchhaltung

Installation Client-Server-Lösung – Client Server Software im Netzwerk installieren

Die Installation Client-Server richtet die Software für mehrere Arbeitsplätze im Netzwerk ein. Die zentrale Datendatei liegt auf einem Server, während Clients von verschiedenen Arbeitsplätzen darauf zugreifen. Diese Struktur ermöglicht paralleles Arbeiten und eine skalierbare Unternehmensorganisation.

→ Weitere Details finden Sie unter Installation Client-Server-Lösung

Installation Cloud – Software in der Private-Cloud betreiben

Die Installation der Private-Cloud ermöglicht den Betrieb der Software in einer sicheren Cloud-Umgebung. Je nach Modell (oneClick oder Insight IT) erfolgt die Bereitstellung über eine vorkonfigurierte und betreute IT-Infrastruktur. Der Zugriff ist standortunabhängig möglich und unterstützt flexible Arbeitsmodelle bei gleichzeitig zentraler Datenhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Installation Cloud

Installation Einzelplatz – Software auf Apple Mac oder Windows PC installieren

Die Installation Einzelplatz ermöglicht die Einrichtung der Software auf einem einzelnen Mac- oder Windows-PC. Programm, Datendatei und Dokumentenarchiv werden lokal installiert und verwaltet. Die Lösung eignet sich für Einzelunternehmer, Freiberufler und kleine Betriebe ohne Netzwerkstruktur.

→ Weitere Details finden Sie unter Installation Einzelplatz

Insight IT Cloud – Cloud Server im Rechenzentrum nutzen

Die Insight-IT-Cloud im Rechenzentrum ermöglicht das Arbeiten in einer gehosteten Serverumgebung. Programme und Daten werden zentral betrieben. Der Zugriff erfolgt standortunabhängig über eine gesicherte Verbindung.

→ Weitere Details finden Sie unter Insight IT Cloud https://www.msu.de/downloads/manuals/faq/Arbeiten-Inbetriebnahme-Insight-IT-Cloud-msuCloud.pdf

Inventur – Lagerbestände prüfen und Differenzen verbuchen

Die Inventur erfasst und überprüft Lagerbestände stichtagsbezogen. Differenzen zwischen Soll-Bestand und Ist-Bestand werden dokumentiert. Sie werden automatisch im Lager und in der Buchhaltung berücksichtigt.

→ Weitere Details finden Sie unter Inventur

Inventurliste – Inventurliste für Soll-Ist-Vergleich im Lager

Die Inventurliste stellt alle Artikel und Lagerbestände stichtagsbezogen dar und dient als Grundlage für die körperliche Bestandsaufnahme zum Zählen der vorhandenen Artikel. Sie ermöglicht den Soll-Ist-Vergleich, dokumentiert Abweichungen und unterstützt eine ordnungsgemäße Lagerbewertung sowie die Vorbereitung der Inventurbuchung.

→ Weitere Details finden Sie unter Inventurliste

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Jahresabschluss – Jahresabschluss in der Buchhaltungssoftware durchführen

Der Jahresabschluss wird in der Buchhaltungssoftware über den integrierten Assistenten durchgeführt. Der Assistent führt die Abschreibung der Anlagen durch, bucht den Saldovortrag der Finanzkonten (Kasse, Banken, Kreditkarten, PayPal) zum 01.01. des neuen Jahres und erstellt ein detailliertes Abschlussprotokoll. Vor Beginn wird eine Datensicherung durchgeführt.

→ Weitere Details finden Sie unter Jahresabschluss

Jahresfilter – Geschäftsjahr in der Datumsauswahl schnell auswählen

Der Jahresfilter in der Datumsauswahl ermöglicht die direkte Auswahl eines kompletten Geschäftsjahres mit einem Klick. Statt Startdatum und Enddatum manuell einzugeben, wird automatisch der Zeitraum vom 01.01. bis 31.12. des gewählten Jahres gesetzt. Dadurch lassen sich Auswertungen, Buchungen und Berichte schneller und fehlerfrei auf Jahresbasis filtern.

→ Weitere Details finden Sie unter Jahresfilter

Jahreswechsel – Neues Geschäftsjahr eröffnen und Salden übertragen

Der Jahreswechsel überträgt Bestände und Salden in das neue Geschäftsjahr. Er erzeugt Eröffnungsbuchungen und sichert die Trennung der Perioden. Vorjahresdaten bleiben revisionssicher erhalten.

→ Weitere Details finden Sie unter Jahreswechsel

Jobverwaltung (Aufgabenverwaltung) – Aufgaben und Zeiten projektbezogen verwalten

Die Jobverwaltung organisiert Aufgaben und Tätigkeiten innerhalb von Projekten, Aufträgen oder Agenturvorgängen. Jobs können geplant, bearbeitet und ausgewertet werden. Zeiten und Leistungen werden direkt Projekten oder Kunden zugeordnet, weiterverarbeitet. Sie werden bei Bedarf abgerechnet. So behalten Agenturen und Projektteams jederzeit den Überblick über Aufgaben, Ressourcen und abrechenbare Leistungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Jobverwaltung

Journal – Buchungsjournal der Finanzbuchhaltung einsehen und prüfen

Das Journal zeigt alle Buchungen chronologisch in zeitlicher Reihenfolge mit Konto, Gegenkonto und Betrag. Es dient der Kontrolle, Nachvollziehbarkeit und Prüfung einzelner Geschäftsvorfälle. Über Filter prüfen Sie Buchungssätze.

→ Weitere Details finden Sie unter Journal

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Kalender – Termine, Aufgaben und Fristen zentral verwalten

Der Kalender organisiert Termine, Aufgaben und Fristen zentral im System. Termine lassen sich Kunden, Projekten oder Mitarbeitern zuordnen und übersichtlich planen. Erinnerungsfunktionen unterstützen die Organisation und sorgen dafür, dass keine wichtigen Fristen oder Aufgaben übersehen werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Kalender

Kalkulation – Preise und Margen automatisch berechnen

Die Kalkulation berechnet Verkaufspreise, Deckungsbeiträge und Margen auf Basis von Einstandspreisen und Verkaufspreisen. Aufschläge, Rabatte und Preisregeln werden automatisch berücksichtigt – für wirtschaftlich fundierte Angebote und Projekte.

→ Weitere Details finden Sie unter Kalkulation

Kanban-Board – Projektmanagement-Software für Aufgabenverwaltung

Das Kanban-Board ist Bestandteil der Projektmanagement-Software und ermöglicht eine visuelle Aufgabenverwaltung mit Status-Spalten wie „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Projektaufgaben werden geplant, priorisiert und in Echtzeit gesteuert. Teams koordinieren Arbeitsvorgänge transparent und behalten Fortschritt sowie Zuständigkeiten jederzeit im Blick.

→ Weitere Details finden Sie unter Kanban-Board

Kassenbon – Verkaufsbeleg im Ladengeschäft automatisch erstellen

Der Kassenbon dokumentiert jeden Verkauf im stationären Einzelhandel und wird direkt am Point of Sale (POS) mit msuKasse erstellt. Artikel, Preise, Steuersätze und Zahlungsarten werden automatisch erfasst und revisionssicher gespeichert. Der Kassenbon aktualisiert Lagerbestand und Buchhaltung in Echtzeit und dient als rechtskonformer Verkaufsnachweis.

→ Weitere Details finden Sie unter Kassenbon

Kassenbuch – GoBD-konformes Kassenbuch führen und Barzahlungen buchen

Das Kassenbuch erfasst Bargeldbewegungen chronologisch. Einnahmen und Ausgaben werden verbucht. Sie werden automatisch in die Buchhaltung übernommen. Der Kassenbestand bleibt jederzeit nachvollziehbar.

→ Weitere Details finden Sie unter Kassenbuch

KassenSichV – Kassensicherungsverordnung für elektronische Kassensysteme

Die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) regelt in Deutschland die manipulationssichere Aufzeichnung von Kassenvorgängen. Elektronische Kassensysteme müssen dafür eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen, die jeden Verkaufsvorgang revisionssicher protokolliert und für Betriebsprüfungen nachvollziehbar speichert.

→ Weitere Details finden Sie unter KassenSichV.

Kassensoftware (POS) – Verkauf mit Lager- und Buchhaltungsanbindung

Das Kassenmodul msuKasse ermöglicht den Verkauf am Point of Sale mit Barcode-Erfassung und schneller Belegausgabe. Verkäufe an der Ladenkasse werden automatisch im Lagerbestand aktualisiert und direkt in die Buchhaltung verbucht. So verbindet die Kassensoftware Verkauf, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung in einem System.

→ Weitere Details finden Sie unter Kassensoftware POS.

Kein Abo – Software ohne monatliche Gebühren

Die msuSoftware wird ohne verpflichtendes Abonnement („Kein Abo“) angeboten. Statt monatlicher Gebühren erwerben Sie eine dauerhafte Lizenz und nutzen die Software lokal auf Ihrem Mac oder Windows-PC.

Dieses Softwaremodell ohne Abo ermöglicht langfristig planbare Kosten, da keine laufenden Nutzungsgebühren anfallen. Updates oder Wartungsverträge können optional hinzugebucht werden. Das Konzept Software ohne Abo eignet sich besonders für Unternehmen, die unabhängig von monatlichen Softwarekosten arbeiten möchten.

→ Weitere Details finden Sie unter Kein Abo.

Kleinunternehmer – Buchhaltung und Rechnungsstellung für kleine Unternehmen

Kleinunternehmer sind Selbstständige oder Unternehmen, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Sie weisen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen aus. Die Software unterstützt Kleinunternehmer bei der einfachen Erstellung von Angeboten und Rechnungen ohne Umsatzsteuer, bei der Verwaltung von Kunden und Aufträgen sowie bei der übersichtlichen Organisation der Buchhaltung.

Sie eignet sich besonders für Freiberufler, Selbstständige, Gründer und kleine Unternehmen, die eine einfache und übersichtliche Unternehmenssoftware ohne komplexe Buchhaltungsstrukturen benötigen.

→ Weitere Details finden Sie unter Kleinunternehmer

Kennzahlen (KPI) – Unternehmenskennzahlen analysieren

Kennzahlen (KPI) sind messbare betriebswirtschaftliche Werte zur Steuerung des Unternehmens. Sie analysieren Umsätze, Kosten, Margen, Liquidität oder Projektfortschritt auf Basis systemseitig erfasster Daten.

→ Weitere Details finden Sie unter Kennzahlen.

Kleiner schwarzer Punkt – Dokument kann noch bearbeitet und verändert werden

Der kleine schwarze Punkt zeigt an, dass ein Dokument noch offen ist und weiter bearbeitet werden kann. Solange der Punkt sichtbar ist, kann der Beleg geändert, ergänzt oder korrigiert werden.

Diese einfache Anzeige ist eine charakteristische und in dieser Form einzigartige Bedienhilfe der msuSoftware. Sie ermöglicht es, in Listen sofort zu erkennen, welche Dokumente noch bearbeitet werden können.

→ Weitere Details finden Sie unter Kleiner schwarzer Punkt.

KMU – Kleine und mittlere Unternehmen

In Deutschland bilden KMU den größten Teil der Wirtschaft und umfassen Handwerksbetriebe, Dienstleister, Agenturen, Händler, Freiberufler sowie viele Familienunternehmen.

Für KMU sind übersichtliche und integrierte Softwarelösungen besonders wichtig. Typische Aufgaben sind Kundenverwaltung (CRM), Angebote und Rechnungen, Projektverwaltung, Warenwirtschaft, Buchhaltung und betriebswirtschaftliche Auswertungen.

Die Programme der msuSoftware unterstützen KMU bei der Organisation dieser kaufmännischen Aufgaben.

→ Weitere Details finden Sie unter KMU.

Knowledgebase / Expertensystem – Wissensdatenbank-Software zur Verwaltung von Unternehmenswissen

Die Knowledgebase ist die zentrale interne Wissensdatenbank zur Verwaltung von Unternehmenswissen. Anleitungen, Fachinformationen und dokumentiertes Know-how sind thematisch gegliedert und direkt im Arbeitskontext abrufbar. Als integriertes Expertensystem unterstützt sie Mitarbeiter bei fachlichen Entscheidungen und sorgt für eine nachhaltige Sicherung von Wissen im Unternehmen.

→ Weitere Details finden Sie unter Knowledgebase.

Kontenrahmen (Kontenplan) – Struktur der Buchhaltung mit DATEV SKR03 oder SKR04

Der Kontenrahmen bildet die Grundlage der Finanzbuchhaltung und definiert alle verwendeten Sachkonten, Personenkonten, Finanzkonten sowie Umsatzsteuerkonten. Als Kontenplan stellt er die systematische Basis aller Buchungen dar. Standardkontenrahmen wie DATEV SKR03, SKR04 oder SKR07 können verwendet und individuell angepasst werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Kontenrahmen.

Kontenverwaltung – Verwaltung und Strukturierung von Buchhaltungskonten

Die Kontenverwaltung dient der Anlage, Pflege und Strukturierung von Sachkonten im Rahmen des hinterlegten Kontenrahmens. Sie bildet die Grundlage für Buchungen, Auswertungen und Jahresabschlüsse.

→ Weitere Details finden Sie unter Kontenverwaltung.

Kontierungsassistent – Konten richtig zuordnen und Buchungsfehler vermeiden

Der Kontierungsassistent unterstützt bei der korrekten Kontenzuordnung während der Buchungserfassung. Er schlägt passende Sachkonten vor, erleichtert die richtige Kontierung und reduziert Fehlbuchungen in der Finanzbuchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Kontierungsassistent.

Kontoauszug – Bankkontoauszug importieren und automatisch verbuchen

Der Kontoauszug ermöglicht den Import von Bankumsätzen in die Buchhaltungssoftware. Zahlungseingänge und Ausgänge werden Konten zugeordnet, mit offenen Posten abgeglichen und direkt verbucht. So wird der Zahlungsabgleich effizient und revisionssicher durchgeführt.

→ Weitere Details finden Sie unter Kontoauszug.

Korrekturrechnung – Rechnung nachträglich ändern und berichtigen

Eine Korrekturrechnung wird erstellt, wenn eine bereits ausgestellte Rechnung inhaltlich oder betragsmäßig geändert werden muss. Sie dient der Rechnungsberichtigung von Positionen, Preisen oder Mengen und stellt eine nachvollziehbare Anpassung der ursprünglichen Rechnung sicher. Die Korrektur erfolgt dokumentiert, buchhalterisch korrekt und revisionssicher.

→ Weitere Details finden Sie unter Korrekturrechnung.

Kostenstelle – Kosten verursachungsgerecht zuordnen

Eine Kostenstelle ist ein organisatorischer Bereich oder ein Projekt, dem Kosten und Erlöse zugeordnet werden. Sie bildet die Grundlage der Kostenstellenrechnung und ermöglicht eine verursachungsgerechte betriebswirtschaftliche Auswertung.

→ Weitere Details finden Sie unter Kostenstelle.

Kostenstellenverwaltung – Kostenstellen in der Buchhaltungssoftware anlegen und steuern

Die Kostenstellenverwaltung ist die Systemfunktion zur Einrichtung und Verwaltung von Kostenstellen und Sammelkostenstellen. Buchungen werden gezielt zugeordnet und im Controlling ausgewertet. So wird eine transparente interne Erfolgsrechnung unterstützt.

→ Weitere Details finden Sie unter Kostenstellenverwaltung.

Kreditkarte – Kreditkartenumsätze und PayPal-Zahlungen verbuchen und abstimmen

Kreditkarten- und PayPal-Umsätze werden in der Buchhaltungssoftware erfasst, abgestimmt und den entsprechenden Buchungskonten zugeordnet. Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge lassen sich mit offenen Posten abgleichen und revisionssicher verbuchen. So wird der Zahlungsverkehr transparent in der Finanzbuchhaltung dokumentiert.

→ Weitere Details finden Sie unter Kreditkarte.

Kreditor – Lieferantenkonto in der Finanzbuchhaltung führen

Ein Kreditor ist ein Lieferant, dessen Eingangsrechnungen und offene Verbindlichkeiten in der Finanzbuchhaltung verwaltet werden. Kreditorenkonten ermöglichen die Überwachung Offener Posten, Zahlungsfristen und Verbindlichkeiten.

→ Weitere Details finden Sie unter Kreditor.

Kreditorenverwaltung – Lieferanten, Eingangsrechnungen und offene Posten verwalten

Die Kreditorenverwaltung steuert Lieferantenkonten, Eingangsrechnungen und offene Verbindlichkeiten in der Finanzbuchhaltung. Offene Posten, Zahlungsfristen und Fälligkeiten werden systematisch überwacht und Zahlungen transparent nachverfolgt.

→ Weitere Details finden Sie unter Kreditorenverwaltung.

Kundenbeziehungen bewerten – Sternbewertung in der CRM-Chronik

Die Sternbewertung in der CRM-Chronik ermöglicht die Beurteilung jedes Kundenkontakts mit 1 bis 5 Sternen. Sie dokumentiert die Qualität der Zusammenarbeit und unterstützt Vertrieb und Service bei der Einschätzung von Kundenbeziehungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Kundenbeziehungen bewerten.

Kundenverwaltung – Kundenstammdaten im CRM digital verwalten

Die Kundenverwaltung organisiert Kundenstammdaten, Ansprechpartner, CRM-Historie und sämtliche Vorgänge zentral im System. Angebote, Aufträge, Rechnungen, Projekte und Zahlungen sind direkt mit dem Kundenkonto verknüpft. So werden Vertriebsvorgänge, Projektabläufe und die Kundenkommunikation gesteuert und die Bonität überwacht.

→ Weitere Details finden Sie unter Kundenverwaltung.

Kumulierte Schlussrechnung – Bauabrechnung und Projektabrechnung mit Abschlagsverrechnung

Die kumulierte Schlussrechnung dient der finalen Bau- oder Projektabrechnung nach Änderungsaufträgen. Bereits erstellte Abschlagsrechnungen und gebuchte Abschlagszahlungen werden automatisch übernommen und vollständig verrechnet. So entsteht eine transparente, prüffähige Endabrechnung mit korrekter Gesamtdarstellung aller Leistungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Kumulierte Schlussrechnung.

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Ladengeschäft – Kassensoftware für stationären Einzelhandel mit POS-Anbindung

Das Ladengeschäft unterstützt den stationären Verkauf mit direkter Belegerstellung am Point of Sale (POS). Verkäufe werden in Echtzeit im Lagerbestand aktualisiert und automatisch in der Buchhaltung verbucht. Barcode-Erfassung, Kassenvorgänge und Warenwirtschaft sind integriert. So verbindet das System Einzelhandel, Lagerverwaltung und Finanzbuchhaltung im täglichen Verkaufsbetrieb.

→ Weitere Details finden Sie unter Ladengeschäft.

Lager – Lagerbestand verwalten und Bestände überwachen

Das Lager verwaltet Artikelbestände, Zugänge und Abgänge sowie Umbuchungen. Bestände werden automatisch bei Wareneingang, Lieferschein oder Rechnung angepasst. Das System ermöglicht eine permanente Bestandskontrolle.

→ Weitere Details finden Sie unter Lager.

Lagerbestand – Artikelmengen und Bestandsveränderungen überwachen

Der Lagerbestand zeigt aktuelle Mengen pro Artikel, Lagerort oder Filiale. Mindestbestände und Verfügbarkeiten werden transparent dargestellt.

→ Weitere Details finden Sie unter Lagerbestand.

Lagerbewegung – Unveränderliches Protokoll aller Bestandsveränderungen

Lagerbewegungen dokumentieren alle Zugänge und Abgänge eines Artikels unveränderlich im System. Sie entstehen automatisch durch Wareneingänge, Rechnungen, Lieferscheine oder manuelle Bestandskorrekturen. Jede Lagerbewegung wird chronologisch protokolliert und ermöglicht eine vollständige Nachvollziehbarkeit der Bestandsentwicklung.

→ Weitere Details finden Sie unter Lagerbewegung.

Lagerbewertung – Lagerwerte berechnen und ausweisen

Die Lagerbewertung ermittelt den finanziellen Wert des Warenbestands. Bewertungsverfahren und Bestandsveränderungen fließen in die Buchhaltung ein.

→ Weitere Details finden Sie unter Lagerbewertung.

Lagerkorrektur – Bestände manuell anpassen

Die Lagerkorrektur ermöglicht die manuelle Anpassung von Lagerbeständen bei Differenzen, Inventurabweichungen oder Fehlbuchungen. Die Korrektur erzeugt eine neue Lagerbewegung und wird revisionssicher dokumentiert.

→ Weitere Details finden Sie unter Lagerkorrektur.

Lagerort – Filialen, Lager und Zwischenlager verwalten

Ein Lagerort ist eine organisatorische Lagereinheit wie Hauptlager, Filiale, Außenlager oder Zwischenlager. Artikelbestände werden je Lagerort getrennt geführt und ausgewertet. Innerhalb eines Lagerortes können Lagerplätze oder Stellplätze definiert werden, um die physische Position eines Artikels exakt abzubilden. So wird eine mehrstufige Lagerstruktur transparent verwaltet.

→ Weitere Details finden Sie unter Lagerort.

Lagerplatz – Stellplatz innerhalb eines Lagerortes definieren

Ein Lagerplatz beschreibt die konkrete Position eines Artikels innerhalb eines Lagerortes, z. B. Regal, Fach oder Stellfläche. Dadurch wird die physische Lagerorganisation präzise abgebildet.

→ Weitere Details finden Sie unter Lagerplatz.

Lagerverwaltung – Mehrlagerverwaltung und Bestandsführung in der Warenwirtschaft

Die Lagerverwaltung steuert sämtliche Lagervorgänge in der Warenwirtschaft – von der Verwaltung mehrerer Lagerorte und Filialen bis zur Bestandsführung einzelner Artikel. Wareneingänge, Verkäufe, Lagerumbuchungen und Bestandskorrekturen werden automatisch als Lagerbewegungen dokumentiert. So ermöglicht das System eine transparente Mehrlagerverwaltung, präzise Bestandskontrolle und eine durchgängige Integration mit Verkauf und Buchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Lagerverwaltung.

Lastschrift – SEPA-Lastschriften erstellen und verbuchen

Die Lastschrift ermöglicht den Einzug offener Forderungen. Zahlungsbewegungen werden automatisch in der Buchhaltung verarbeitet.

→ Weitere Details finden Sie unter Lastschrift.

Laufende Buchungen – Geschäftsvorfälle fortlaufend erfassen und verbuchen

Laufende Buchungen erfassen alle täglichen Geschäftsvorfälle wie Einnahmen, Ausgaben, Eingangs- und Ausgangsrechnungen in der Finanzbuchhaltung. Jede Buchung wird chronologisch dokumentiert und den entsprechenden Konten zugeordnet. So bleibt Ihre Buchführung aktuell, nachvollziehbar und jederzeit auswertbar.

→ Weitere Details finden Sie unter Laufende Buchungen.

Leads (Leadverwaltung) – Vertriebschancen im CRM erfassen und qualifizieren

In der Leadverwaltung werden Interessenten im CRM-System erfasst, um neue Kunden zu gewinnen. Vertriebschancen werden bewertet, priorisiert und systematisch weiterentwickelt. Leads lassen sich in Angebote, Aufträge oder Kunden überführen. Aktivitäten, Notizen und Wiedervorlagen sind direkt verknüpft und unterstützen eine transparente und effiziente Vertriebssteuerung.

→ Weitere Details finden Sie unter Leads.

Leistungsabrechnung – Erbrachte Leistungen in Rechnung stellen

Die Leistungsabrechnung übernimmt erfasste Leistungen aus Projekten, Serviceaufträgen oder Dienstleistungsverträgen und wandelt sie in Rechnungspositionen um. Zeiten, Mengen oder Positionen werden geprüft und fakturiert. Jetzt entsteht eine prüffähige und nachvollziehbare Abrechnung von Dienstleistungen und Projektleistungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Leistungsabrechnung.

Leistungsverwaltung – Dienstleistungen kalkulieren und für die Abrechnung vorbereiten

Die Leistungsverwaltung verwaltet Dienstleistungen und macht sie kalkulierbar sowie abrechenbar. Leistungen können mit Zeiteinheiten wie Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen geführt werden. Erfasste Zeiten werden einer Leistung (z. B. mit hinterlegtem Stundensatz) zugeordnet und für die spätere Abrechnung bereitgestellt.

→ Weitere Details finden Sie unter Leistungsverwaltung.

Leitweg-ID – Eindeutige Identifikationsnummer für XRechnungen an Behörden

Die Leitweg-ID ist eine verpflichtende Identifikationsnummer für den Versand von XRechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie dient der eindeutigen elektronischen Zuordnung einer Rechnung innerhalb der Behördenstruktur.

Die Leitweg-ID wird im Kundenstamm hinterlegt und bei Erstellung einer XRechnung automatisch in die XML-Datei übernommen. Ohne gültige Leitweg-ID kann eine elektronische Rechnung von einer Behörde nicht verarbeitet werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Leitweg-ID.

Lieferschein – Lieferung von Waren oder Leistungen dokumentieren

Der Lieferschein dokumentiert die Auslieferung von Waren oder die Übergabe vereinbarter Leistungen an einen Kunden. Er wird typischerweise auf Basis eines Auftrags erstellt und enthält Artikel, Mengen, Lieferdatum sowie die zugehörigen Empfängerdaten.

Im Verkaufsvorgang verbindet der Lieferschein Auftrag, Warenausgang und spätere Rechnungsstellung miteinander. Dadurch bleibt die Lieferung nachvollziehbar dokumentiert und kann mit Kunden, Belegen, Lagerbewegungen und Rechnungen eindeutig verknüpft werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Lieferschein.

Lieferantenverwaltung – Lieferanten und Einkaufsvorgänge steuern

Die Lieferantenverwaltung organisiert Stammdaten, Ansprechpartner, Historie und Bestellungen. Eingangsrechnungen und offene Posten sind direkt verknüpft.

→ Weitere Details finden Sie unter Lieferantenverwaltung.

Lieferstatus – Bestellungen und Lieferungen transparent verfolgen

Der Lieferstatus zeigt den aktuellen Stand von Bestellungen, Aufträgen oder Lieferscheinen. Unternehmen erkennen sofort, ob eine Lieferung offen, teilweise geliefert oder vollständig abgeschlossen ist. So lassen sich Liefervorgänge überwachen, Verzögerungen frühzeitig erkennen und Kunden transparent informieren.

→ Weitere Details finden Sie unter Lieferstatus.

Liquidität – Aktuelle Zahlungsfähigkeit des Unternehmens

Die Liquidität beschreibt die aktuelle Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens auf Basis verfügbarer Mittel, offener Forderungen und bestehender Verbindlichkeiten. Sie zeigt, ob finanzielle Verpflichtungen fristgerecht erfüllt werden können. Sie dient als betriebswirtschaftliche Kennzahl zur Beurteilung der finanziellen Stabilität.

→ Weitere Details finden Sie unter Liquidität.

Liquiditätsmanagement – Zahlungsströme aktiv steuern und überwachen

Das Liquiditätsmanagement steuert aktiv Ein- und Auszahlungen im Unternehmen. Offene Posten, Verbindlichkeiten und Kontostände werden kontinuierlich überwacht, um Zahlungsfähigkeit sicherzustellen und finanzielle Spielräume gezielt zu nutzen.

→ Weitere Details finden Sie unter Liquiditätsmanagement.

Liquiditätsplanung – Zahlungsfähigkeit und zukünftige Zahlungsströme planen

Die Liquiditätsplanung dient der vorausschauenden Steuerung der Liquidität eines Unternehmens. Die Liquiditätsplanung prognostiziert zukünftige Zahlungsströme auf Basis offener Forderungen, fälliger Rechnungen und geplanter Ausgaben. Dadurch lässt sich frühzeitig erkennen, ob ausreichend liquide Mittel vorhanden sind oder ein Liquiditätsengpass entstehen kann.

Eine Liquiditätsplanung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Zahlungsfähigkeit dauerhaft sicherzustellen und fundierte Entscheidungen in der Finanzplanung zu treffen. Sie bildet damit eine wichtige Grundlage für das betriebliche Controlling und die wirtschaftliche Steuerung eines Unternehmens.

→ Weitere Details finden Sie unter Liquiditätsplanung.

Lizenzverwaltung – Softwarelizenzen und Erweiterungen verwalten

Die Lizenzverwaltung steuert Lizenzstufen, Module und Erweiterungen innerhalb der Programmfamilie. Funktionen können je nach Lizenz freigeschaltet, erweitert oder angepasst werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Lizenzverwaltung.

Logdateien (Protokolldateien) – Systemvorgänge und Benutzeraktionen nachvollziehen

Logdateien sind automatisch erstellte Protokolldateien, die Systemvorgänge, Benutzeraktionen und Fehlermeldungen innerhalb der Software dokumentieren. Sie dienen der technischen Analyse, der Nachvollziehbarkeit von Abläufen sowie der gezielten Fehlerdiagnose durch den Support. Die Protokollierung erfolgt im Hintergrund und unterstützt die systematische Auswertung bei Störungen oder Rückfragen. Logdateien sind in allen Programmen der msuSoftware enthalten.

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MagicalTask – Aufgabenmanagement und Projektmanagement App

MagicalTask ist eine Taskmanagement-App für Aufgabenverwaltung und Projektmanagement für die msuSoftware. Die App organisiert Aufgaben, Projekte und To-dos, unterstützt Prioritäten, Kanban-Workflow, Team Task Management und Aufgabenplanung. Sie verbindet Aufgabenverwaltung mit Projekten, CRM, Faktura und Unternehmensvorgängen. Die App kann direkt auf den Unternehmensserver zugreifen und mit der msuSoftware synchronisieren – ohne Cloud-Infrastruktur.

→ Weitere Details finden Sie unter MagicalTask.

magical-Interface – Benutzeroberfläche der msu-Programme mit Farbleitsystem

Das magical-Interface ist die zentrale Benutzeroberfläche der msu-Programme. Es gliedert die Software in farblich getrennte Hauptbereiche wie Verkauf, Einkauf, Lager, Projekte und Buchhaltung. Die Anordnung der Funktionsmodule sowie das Farbleitsystem sorgen für eine klare Orientierung und eine einheitliche Bedienlogik über alle Programme hinweg.

→ Weitere Details finden Sie unter magical-Interface.

Mahngebühren – Gebühren bei verspäteter Zahlung einer Rechnung

Mahngebühren entstehen bei Zahlungsverzug, wenn eine Rechnung nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist nicht beglichen wird. Sie dienen als Ausgleich für den zusätzlichen Verwaltungsaufwand, der durch Mahnungen und die Nachverfolgung offener Forderungen entsteht.

Im Mahnwesen können Mahngebühren hinterlegt werden, sodass sie bei der Erstellung von Mahnungen automatisch berücksichtigt und dem offenen Rechnungsbetrag hinzugefügt werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Mahngebühren.

Mahnung – Zahlungserinnerung bei überfälligen Rechnungen erstellen

Eine Mahnung wird erstellt, wenn eine Rechnung nach Ablauf der Zahlungsfrist nicht beglichen wurde. Sie informiert den Kunden über den Zahlungsverzug und fordert zur Zahlung auf. Mahnungen können auf Basis definierter Mahnstufen automatisch erzeugt und mit offenen Posten verknüpft werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Mahnung.

Mahnwesen – Verwaltung überfälliger Forderungen

Das Mahnwesen dient der aktiven Bearbeitung überfälliger Forderungen. Es erstellt Zahlungserinnerungen und Mahnungen für bereits überfällige Rechnungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Mahnwesen.

Mandantenserver – Serverlösung zur getrennten Verwaltung mehrerer Firmen

Der Mandantenserver, auch Mehrmandantenserver, ermöglicht den Zugriff auf mehrere getrennte Firmen (Mandanten) innerhalb der msuSoftware. Jeder Mandant besitzt eine eigene Datendatei und wird unabhängig von den anderen Firmen verwaltet.

In einer Client-Server- oder Mehrplatzinstallation greifen die Arbeitsplätze (Clients) über das Netzwerk auf den jeweiligen Mandantenserver zu und arbeiten mit den Daten der entsprechenden Firma.

→ Weitere Details finden Sie unter Mandantenserver.

Mandantenverwaltung – Mehrere Firmen verwalten (mandantenfähige Software)

Die Mandantenverwaltung ermöglicht die parallele Führung mehrerer Firmen innerhalb einer Software. Jeder Mandant besitzt eine eigene, vollständig getrennte Datendatei mit separater Buchhaltung, Belegen und Auswertungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Mandantenverwaltung.

Marge – Deckungsbeitrag berechnen und Wirtschaftlichkeit analysieren

Die Marge ist die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis eines Artikels oder einer Leistung. Sie zeigt den erzielten Aufschlag beziehungsweise Deckungsbeitrag und dient der Bewertung der Wirtschaftlichkeit.

→ Weitere Details finden Sie unter Marge.

Marketing – CRM-Marketing und Leadverwaltung auswerten

Das Marketing-Modul unterstützt die Gewinnung und Auswertung von Interessenten. Leads, Zielgruppen und Vertriebserfolge können in der Leadverwaltung erfasst und analysiert werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Marketing.

Maximalbestand – Höchstmenge eines Artikels am Lagerstandort

Der Maximalbestand ist der Zielbestand eines Artikels am jeweiligen Standort. Er legt fest, bis zu welcher Menge ein Artikel im Lager geführt werden soll, und unterstützt die Bestandsplanung sowie die Erstellung von Bestelllisten in der Warenwirtschaft.

→ Weitere Details finden Sie unter Maximalbestand

Mehrlagerverwaltung – Mehrere Standorte und Lagerorte verwalten

Die Mehrlagerverwaltung ermöglicht die getrennte Führung von Beständen über mehrere Lagerorte, Filialen oder Standorte hinweg. Lagerbewegungen und Umbuchungen werden je Lagerort dokumentiert.

→ Weitere Details finden Sie unter Mehrlagerverwaltung.

Mehrplatzversion – Mehrere Arbeitsplätze gleichzeitig im Netzwerk nutzen

Die Mehrplatzversion ermöglicht die gleichzeitige Nutzung der Software durch mehrere Arbeitsplätze. Sie basiert auf einer Client-Server-Lösung für effektive Teamarbeit.

→ Weitere Details finden Sie unter Mehrplatzversion.

Mehrstufiger Rabatt – Mehrfachrabatt automatisch berechnen

Der mehrstufige Rabatt berechnet mehrere Rabattstufen automatisch pro Position. Prozentuale oder feste Rabatte werden nacheinander angewendet und reduzieren den Verkaufspreis systemseitig korrekt in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Mehrstufiger Rabatt .

Mehrwertsteuer (MwSt.) – Umsatzsteuer korrekt berechnen und verbuchen

Die Mehrwertsteuer wird automatisch auf Basis hinterlegter Steuersätze berechnet. Sie steuert die korrekte Verbuchung von Umsatzsteuer und Vorsteuer in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und der Finanzbuchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Mehrwertsteuer.

Mehrwertsteuersatz – Umsatzsteuersatz festlegen

Der Mehrwertsteuersatz definiert die Höhe der Umsatzsteuer für Artikel und Leistungen. Als Umsatzsteuersatz wird er in Kalkulation, Faktura und Buchhaltung automatisch angewendet.

→ Weitere Details finden Sie unter Mehrwertsteuersatz.

Meilensteine – Projekt-Meilensteine und Meilensteinplanung steuern

Meilensteine strukturieren Projekte in definierte Phasen. Als Projekt-Meilensteine unterstützen sie die Meilensteinplanung, machen Fortschritt, Status und Zieltermine transparent und steuerbar.

→ Weitere Details finden Sie unter Meilensteine.

Mengeneinheit – Maßeinheiten in Angebot, Auftrag und Rechnung verwalten

Mengeneinheiten wie Stück, Stunde, Meter oder Kilogramm definieren die Abrechnung und Lagerführung eines Artikels oder einer Leistung. Sie steuern als Maßeinheiten in Angebot, Auftrag und Rechnung die Preisberechnung und Bestandsführung.

→ Weitere Details finden Sie unter Mengeneinheit.

Meine Listen – Listenansichten speichern und individuell anpassen

‚Meine Listen‘ ermöglicht die Erstellung und dauerhafte Speicherung individueller Listenansichten. Spalten, Reihenfolge, Breite sowie Filterkriterien und Suchkriterien werden benutzerspezifisch definiert und gespeichert.

→ Weitere Details finden Sie unter Meine Listen.

Mitarbeiterverwaltung – Personal und Ressourcen steuern

Die Mitarbeiterverwaltung organisiert Stammdaten, Rollen und Arbeitszeiten zentral. Sie unterstützt Projektzuordnung, Ressourcenplanung und eine effiziente interne Organisation.

→ Weitere Details finden Sie unter Mitarbeiterverwaltung.

Mitarbeiterzeiten – Zeiterfassung für Arbeitszeiten, Urlaub und Krankheit

Mitarbeiterzeiten erfassen Arbeitsstunden, Urlaubszeiten und Krankmeldungen zentral. Die Zeiterfassung ermöglicht Auswertungen sowie die Übergabe an das Lohnbüro und die Kontrolle der Erstattungen der Krankenkasse.

→ Weitere Details finden Sie unter Mitarbeiterzeiten.

Mindestbestand – Untere Lagergrenze zur automatischen Nachbestellung

Der Mindestbestand im Artikel definiert die untere Bestandsgrenze eines Artikels innerhalb der Lager- und Warenwirtschaftsfunktionen. Wird diese Menge unterschritten, weist das System automatisch auf Nachbestellbedarf hin. Die Funktion unterstützt die Bestandskontrolle.

→ Weitere Details finden Sie unter Mindestbestand.

Mindestbestellwert / Mindestauftragswert – Mindestumsatz im Verkauf steuern

Der Mindestbestellwert bzw. Mindestauftragswert definiert einen festen Betrag, der bei einem Angebot, Auftrag oder einer Bestellung mindestens erreicht werden muss.

→ Weitere Details finden Sie unter Mindestbestellwert.

Mobile Nutzung – msuSoftware mobil arbeiten mit sicherer msuCloud

Die mobile Nutzung ermöglicht den sicheren Zugriff auf Ihre ERP-Software über mobile Endgeräte sowie über die msuCloud als sichere private Cloud-Lösung. So arbeiten Sie standortunabhängig, greifen geschützt auf Unternehmensdaten zu und verbinden Büro, Homeoffice und Außendienst in einer zentralen, cloudbasierten Systemumgebung.

→ Weitere Details finden Sie unter Mobile Nutzung.

Modulauswahl – Schnell zwischen Modulen wechseln (magical-Interface)

Die Modulauswahl ist Bestandteil des magical-Interface und ermöglicht den direkten Wechsel zwischen den Hauptbereichen wie CRM, Verkauf, Einkauf, Artikel, Projekte und Buchhaltung. Sie unterstützt die Navigation innerhalb der Programmoberfläche. Sie sorgt für effiziente Arbeitsabläufe.

→ Weitere Details finden Sie unter Modulauswahl.

Modulverwaltung – Zusatzmodule aktivieren und steuern

Die Modulverwaltung steuert Zusatzmodule und Erweiterungen innerhalb der Programmfamilie. Funktionserweiterungen werden über die jeweilige Lizenzstufe geregelt. Sie bestimmen den erweiterten Funktionsumfang der Software.

→ Weitere Details finden Sie unter Modulverwaltung.

Monatsabschluss – Buchhaltung monatlich abschließen

Der Monatsabschluss ist die periodische Kontrolle und Abstimmung der Buchhaltung. Buchungen werden geprüft, ausgewertet und können mit der UStVA fristgerecht an das Finanzamt übermittelt werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Monatsabschluss.

Monatsübersicht – Monatsauswertung mit Datumsfilter

Die Monatsübersicht zeigt Umsätze, Kosten und Buchungen eines ausgewählten Monats. Über den Datumsfilter lassen sich Zeiträume gezielt eingrenzen und betriebswirtschaftliche Auswertungen periodenbezogen analysieren.

→ Weitere Details finden Sie unter Monatsübersicht.

msuAcademy – Schulungen, Webinare und Lernangebote zur msuSoftware

Die msuAcademy bietet Schulungen, Webinare und Lernvideos zur Nutzung der msuSoftware. In praxisnahen Trainings lernen Anwender Schritt für Schritt den Einsatz der Software für Angebote, Rechnungen, Buchhaltung, Organisation und Unternehmenssteuerung. Die Inhalte richten sich an Unternehmer, Mitarbeiter und neue Anwender, die ihre Arbeitsabläufe effizient mit der Software organisieren möchten.

→ Weitere Details finden Sie unter msuAcademy.

msuBerlin – Software für durchgängige kaufmännische Abläufe und automatisierte kaufmännische Tätigkeiten

msuBerlin entwickelt Software für Unternehmen, die kaufmännische Abläufe wie CRM, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Warenwirtschaft mit ERP und Buchhaltung in einer zentralen Lösung zusammenführt. Ziel ist es, Insellösungen zu vermeiden und alle Daten und Vorgänge systemweit miteinander zu verbinden.

Die Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre kaufmännischen Tätigkeiten zu automatisieren, doppelte Datenerfassung zu vermeiden und ihre Abläufe effizient und durchgängig zu organisieren.

→ Weitere Details finden Sie unter msuBerlin.

msuKI – lokale, fest eingebaute künstliche Intelligenz

msuKI ist eine lokale, fest in die Software integrierte künstliche Intelligenz. Sie arbeitet ausschließlich innerhalb Ihrer Software vor Ort. Es gibt keine Verbindung zu externen Diensten und keine Datenübertragung ins Internet. Zweck ist „intelligente Unterstützung und kaufmännische Analyse“ auf Basis der Strukturen, Historien und Zusammenhänge Ihrer eigenen Datendatei.

→ Weitere Details finden Sie unter msuKI.

msuTimer – Mobile Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Krankmeldungen per App

Die msuTimer-App erfasst Arbeitszeiten, Urlaube, Krankmeldungen sowie Soll- und Ist-Zeiten von Mitarbeitern mobil über iOS- und Android-Geräte. Die erfassten Zeiten werden direkt und verschlüsselt mit dem msuServer-System verbunden und ohne Cloud-Zwischenspeicherung in die Digitale Mitarbeiterakte der msuSoftware übertragen.

Mitarbeiter buchen Arbeitszeiten per Klick über msuTimer oder die msuStechuhr. Anwesenheit, Pausen, Urlaub und Kranktage werden DSGVO-konform dokumentiert. Die Daten stehen unmittelbar für Planung, Überstundenkontrolle, Personalverwaltung und Berichte für das Lohnbüro zur Verfügung.

Die Verbindung erfolgt direkt mit Ihrem Server – ohne Cloud-Zwischenspeicherung.

→ Weitere Details finden Sie unter msuTimer.

MT940-Format – Nachrichtentyp für Banktransaktionen zu Kontoauszugsdaten

Das MT940-Format ist ein Nachrichtentyp für Banktransaktionen zu Kontoauszugsdaten. Innerhalb der Finanzbuchhaltung ermöglicht es den Import elektronischer Bankbelege in die msuSoftware. Dieses standardisierte Format automatisiert den Bankabgleich. Es unterstützt die effiziente Zuordnung von Zahlungsvorgängen zu offenen Posten.

→ Weitere Details finden Sie unter MT940-Format.

Musterangebot – Angebotsvorlage im Vertriebsvorgang

Ein Musterangebot dient als Vorlage für standardisierte und wiederkehrende Angebote vor Vertragsabschluss. Positionen und Konditionen werden für die Angebotserstellung im Vertrieb übernommen.

→ Weitere Details finden Sie unter Musterangebot.

Musterauftrag – Auftragsvorlage nach Angebotsannahme

Ein Musterauftrag dient als Auftragsvorlage für verbindliche Kundenaufträge nach Angebotsbestätigung. Er steuert die operative Auftragsabwicklung im Verkaufsvorgang.

→ Weitere Details finden Sie unter Musterauftrag.

Musterrechnung – Rechnungsvorlage für die Abrechnung

Eine Musterrechnung ist eine Rechnungsvorlage für wiederkehrende Abrechnungen. Sie wird in der Rechnungsstellung eingesetzt und bildet die Zahlungsforderung ab.

→ Weitere Details finden Sie unter Musterrechnung.

MwSt.-Schlüssel – Steuerschlüssel zur Umsatzsteuer korrekt zuordnen

Der MwSt.-Schlüssel, auch Steuerschlüssel, definiert die steuerliche Zuordnung eines Buchungs- oder Belegvorgangs. Er steuert, mit welchem Mehrwertsteuersatz Umsätze verbucht und auf die entsprechenden Steuerkonten übertragen werden.

→ Weitere Details finden Sie unter MwSt.-Schlüssel.

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Nachhaltigkeit – Langfristige Kundenbeziehung und integriertes Unternehmenswissen

Nachhaltigkeit steht für die langfristige Nutzung der msuSoftware und stabile Kundenbeziehungen. Unternehmenswissen bleibt zentral gespeichert und ist systemweit verknüpft – vom ersten Kontakt über Angebot, Auftrag und Rechnung bis zur Buchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Nachhaltigkeit.

Nachlass – Preisnachlass in Angebot, Auftrag und Rechnung berücksichtigen

Ein Nachlass reduziert den ursprünglichen Preis eines Artikels oder einer Leistung. Er kann positionsbezogen oder auf den Gesamtbeleg angewendet werden und wird bei der Berechnung von Netto-, Mehrwertsteuer- und Bruttobeträgen automatisch berücksichtigt.

→ Weitere Details finden Sie unter Nachlass.

Nachbestellung – Bestellvorschlag bei Mindestbestand auslösen

Nachbestellung unterstützt die rechtzeitige Beschaffung, sobald der Mindestbestand unterschritten wird. So bleiben Lagerbestände verfügbar und Bestellvorgänge planbar.

→ Weitere Details finden Sie unter Nachbestellung.

Nettokalkulation – Verkaufspreise netto kalkulieren

Bei der Nettokalkulation geben Sie Nettobeträge ein; die Umsatzsteuer wird zur Bruttoberechnung automatisch berücksichtigt. Das schafft eine konsistente Netto / Brutto-Preislogik in der Belegerstellung.

→ Weitere Details finden Sie unter Nettokalkulation.

Neues Jahr (Saldenvortrag) – Salden ins neue Geschäftsjahr übernehmen

Den Saldenvortrag buchen Sie mit den Endsalden des vergangenen Geschäftsjahres als Anfangssalden in das neue Jahr.

→ Weitere Details finden Sie unter Neues Jahr.

Netzwerk – IT-Infrastruktur des Anwenders für Mehrplatzbetrieb und Client-Server-Betrieb

Ein Netzwerk verbindet mehrere Computer innerhalb eines Unternehmens miteinander. Es ermöglicht den Datenaustausch und den Zugriff auf gemeinsame Ressourcen wie Server, Datenspeicher oder Drucker. Für den Betrieb von Mehrplatzversionen oder Client-Server-Installationen der msuSoftware stellt das Netzwerk die technische Infrastruktur auf Anwenderseite bereit.

Das Netzwerk selbst ist Bestandteil der IT-Umgebung des Anwenders. Die Software nutzt lediglich die vorhandene Netzwerkverbindung, um mehreren Arbeitsplätzen den gleichzeitigen Zugriff auf eine zentrale Datendatei zu ermöglichen.

Typische Einsatzszenarien sind lokale Unternehmensnetzwerke (LAN), gemischte Netzwerke mit Apple Mac und Windows PC oder standortübergreifende Verbindungen über gesicherte Internetzugänge wie VPN.

→ Weitere Details finden Sie unter Netzwerk.

Notizen – Notizen direkt im Vorgang und Kontakt dokumentieren

Notizen ermöglichen die Dokumentation von Informationen zu Kunden, Projekten, Angeboten oder Aufträgen. Sie sind direkt mit Aktivitäten und Vorgängen verknüpft und unterstützen eine nachvollziehbare Kommunikation sowie lückenlose Dokumentation.

→ Weitere Details finden Sie unter Notizen.

Nummernkreis – Fortlaufende Belegnummern verwalten

Der Nummernkreis steuert die automatische Vergabe fortlaufender Belegnummern für Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen und Buchungen.

Getrennte Nummernkreise je Belegart gewährleisten eine eindeutige Identifikation und eine klare Belegstruktur in der gesamten msuProgramme-Familie – vom Angebot über Auftrag, Lieferschein und Rechnung bis zur Buchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Nummernkreis.

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Offene-Posten-Verwaltung – Offene Forderungen und Verbindlichkeiten steuern

Die Offene-Posten-Verwaltung verwaltet den gesamten Bestand offener Forderungen und Verbindlichkeiten in der Finanzbuchhaltung. Zahlungseingänge, Zahlungsziele und Zahlungsabgleiche werden automatisch aktualisiert. Sie unterstützt Mahnwesen, Liquiditätsplanung und Zahlungsabgleich, sodass offene Posten bis zum vollständigen Ausgleich nachvollziehbar dokumentiert bleiben.

→ Weitere Details finden Sie unter Offene-Posten-Verwaltung.

Online-Banking – Bankkonten anbinden und Zahlungen automatisch abgleichen

Online-Banking ermöglicht die direkte Abwicklung von Überweisungen aus der Finanzbuchhaltung. Kontoauszüge werden elektronisch eingebunden und Zahlungsbewegungen automatisch mit offenen Posten abgeglichen.

So automatisieren Sie den Zahlungsabgleich, überwachen Zahlungseingänge und integrieren Ihre Bankkonten direkt in die Buchhaltungssoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Online-Banking.

Online-Hilfe – Digitale Dokumentation und Anleitungen zur Software

Die Online-Hilfe stellt Anleitungen und Erklärungen zu Funktionen der msuSoftware bereit. Sie unterstützt Anwender bei der Einrichtung, Bedienung und Nutzung einzelner Module. Über die digitale Dokumentation können Funktionen schnell nachgeschlagen und Arbeitsabläufe nachvollzogen werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Online-Hilfe.

OSS (One-Stop-Shop) – EU-Umsatzsteuer korrekt melden

Der OSS (One-Stop-Shop) unterstützt die umsatzsteuerliche Meldung grenzüberschreitender B2C-Umsätze innerhalb der EU. Umsätze mit ausländischer Umsatzsteuer werden getrennt erfasst und für die OSS-Meldung vorbereitet.

So erfüllen Unternehmen die EU-OSS-Pflichten korrekt und behalten internationale Umsätze steuerlich transparent im Blick.

→ Weitere Details finden Sie unter OSS.

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Pauschalen – Reisekosten und Verpflegungspauschalen korrekt buchen

Pauschalen sind gesetzlich oder unternehmensintern festgelegte Beträge, die insbesondere im Rahmen von Reisekosten angesetzt werden. Dazu zählen vor allem Verpflegungspauschalen, die abhängig von der Dauer der beruflichen Abwesenheit berücksichtigt werden.

Die Software unterstützt die korrekte Erfassung und Buchung von Pauschalen und gewährleistet eine steuerlich nachvollziehbare und systemkonforme Reisekostenabrechnung.

→ Weitere Details finden Sie unter Pauschalen.

Personalisierung Ihrer msuSoftware – Unternehmensdaten zentral verwalten

Die Personalisierung hinterlegt Ihre Unternehmensdaten zentral in den Einstellungen der Software. Anschrift, Bankverbindung, Mandantenname, Finanzamt, Steuernummer, USt-IdNr. sowie Ihr Logo werden erfasst und automatisch in Drucklayouts wie Angeboten, Aufträgen und Rechnungen verwendet.

Durch die zentrale Pflege bleiben Ihre Firmendaten einheitlich, aktuell und rechtssicher in allen kaufmännischen Belegen integriert.

→ Weitere Details finden Sie unter Personalisierung.

Personalverwaltung (HR) – Mitarbeiter, Arbeitszeiten und Ressourcen steuern

Die Personalverwaltung organisiert Mitarbeiterstammdaten, Rollen und Zuständigkeiten zentral im System. Arbeitszeiten, Projekte und Aufgaben können verknüpft werden.

Sie unterstützt die interne Teamplanung, Ressourcenplanung und Einsatzplanung und schafft Transparenz über verfügbare Kapazitäten und projektbezogene Zuordnungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Personalverwaltung.

Personenkonten für Debitoren und Kreditoren anlegen – Forderungen und Verbindlichkeiten verwalten

Personenkonten erfassen Forderungen gegenüber Kunden (Debitoren) und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (Kreditoren) getrennt. Für jeden Geschäftspartner wird ein eigenes Konto angelegt.

So werden offene Posten, Zahlungseingänge und Zahlungsziele verwaltet und eindeutig der Finanzbuchhaltung zugeordnet.

→ Weitere Details finden Sie unter Personenkonten.

Poolbildung und Sammelposten – Abschreibung von GWG

Die Poolbildung ermöglicht die Zusammenfassung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG) zwischen 250,01 € und 1.000 € zu einem Sammelposten innerhalb der Anlagenbuchhaltung. Dieser wird über fünf Jahre linear abgeschrieben, was die steuerliche Gewinnermittlung in der Buchhaltungssoftware vereinfacht und GoBD-konform dokumentiert.

Enthalten in Programmen mit integrierter Finanzbuchhaltung und Anlagenverwaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Poolbildung und Sammelposten.

POS (Point of Sale) – Kassensystem mit Lager- und Buchhaltungsanbindung

Das POS (Point of Sale) ermöglicht den direkten Verkauf am Verkaufsplatz mit Barcode-Erfassung und sofortiger Verbuchung. Verkäufe aktualisieren automatisch Lagerbestand und Finanzbuchhaltung.

Das POS-Modul unterstützt schnelle Belegerstellung und transparente Kassenvorgänge in der Warenwirtschaft.

→ Weitere Details finden Sie unter POS.

Postleitzahlenverzeichnis – PLZ-Datenbank für automatische Adresserfassung

Das Postleitzahlenverzeichnis verwaltet hinterlegte Postleitzahlen und Ortsdaten innerhalb der Stammdaten. Bei Eingabe einer PLZ werden passende Orte automatisch vorgeschlagen oder ergänzt.

Die integrierte PLZ-Datenbank unterstützt die korrekte Erfassung von Kunden-, Lieferanten- und Adressdaten, reduziert Fehleingaben und ermöglicht die automatische Ergänzung von Postleitzahl und Ort bei der Adresserfassung.

→ Weitere Details finden Sie unter Postleitzahlenverzeichnis.

Präfix im Nummernkreis – Jahrespräfix für neue und laufende Geschäftsjahre

Das Präfix ist eine vorangestellte Zeichenfolge innerhalb der Nummernkreise. Es wird Belegnummern, Projektnummern oder anderen fortlaufenden Kennungen automatisch vorangestellt.

Das Präfix dient insbesondere der jahresbezogenen Strukturierung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und weiteren Belegen. Für ein neues Geschäftsjahr kann ein eigenes Jahrespräfix definiert werden, sodass Belegnummern eindeutig dem jeweiligen Jahr zugeordnet sind. Alternativ kann ein laufendes Jahrespräfix verwendet werden, um die aktuelle Periode klar zu kennzeichnen.

→ Weitere Details finden Sie unter Präfix im Nummernkreis.

Preisampel – Marge und Wirtschaftlichkeit in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen prüfen

Die Preisampel visualisiert die Wirtschaftlichkeit einer Position direkt in der Kalkulation. Auf Basis von Einstandspreis, Verkaufspreis und Marge zeigt die Farblogik, ob ein Preis betriebswirtschaftlich kritisch, neutral oder profitabel ist.

Sie ermöglicht schnelle Preisentscheidungen und Transparenz bei Preisgestaltung, Marge und Kalkulation in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Preisampel.

Preisfindung – Preisvergabe – Verkaufspreise automatisch berechnen

Die Preisfindung ermittelt automatisch den passenden Verkaufspreis für Artikel und Leistungen. Dabei werden Kundenpreise, Preisgruppen, Staffelpreise, Rabatte und Standardpreise in definierter Reihenfolge berücksichtigt.

→ Weitere Details finden Sie unter Preisfindung.

Preisgruppen – Verkaufspreise je Kunde automatisch steuern

Preisgruppen ermöglichen kundenspezifische Verkaufspreise für Artikel und Leistungen. Im Rahmen der automatischen Preisfindung wird die hinterlegte Preisgruppe bei der Berechnung des Verkaufspreises berücksichtigt, sofern kein individueller Kundenpreis greift.

So unterstützt das System eine flexible Preisgestaltung in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Preisgruppen.

Preislisten – Artikel als Preisliste drucken und exportieren

Preislisten können Sie direkt aus der Artikelverwaltung und Leistungsverwaltung erstellen. Über die umfangreiche Bibliothek an Drucklayouts stehen verschiedene Preislistenformate zur Verfügung, die Artikel mit Preisen ausgeben.

Je nach Bedarf lassen sich unterschiedliche Preislisten für Kunden, Warengruppen oder Sortimente erzeugen und als Druck oder PDF ausgeben. So unterstützt die Software eine flexible und professionelle Preislisten-Erstellung direkt aus den Artikeldaten.

→ Weitere Details finden Sie unter Preislisten.

Privatentnahme – Private Entnahmen korrekt buchen

Die Privatentnahme erfasst Geld- oder Sachentnahmen des Unternehmers aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke. Sie mindert nicht den Gewinn, sondern reduziert das Eigenkapital.

Privatentnahmen werden auf speziellen Privatkonten gebucht und sorgen für eine klare Trennung zwischen betrieblichen und privaten Vorgängen in der Buchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Privatentnahme.

Produktionsauftrag – Herstellung und Materialeinsatz steuern

Der Produktionsauftrag steuert die interne Erstellung eines Produkts oder einer Baugruppe. Materialien, Stücklisten, Arbeitszeiten und Produktionsschritte werden dem Auftrag zugeordnet und wirtschaftlich erfasst.

Durch die Verknüpfung mit Lager, Kalkulation und Buchhaltung ermöglicht der Produktionsauftrag eine transparente Steuerung von Kosten, Materialeinsatz und Beständen im Unternehmen.

→ Weitere Details finden Sie unter Produktionsauftrag.

Proformarechnung – Vorabrechnung für Zoll und Vorkasse

Die Proformarechnung ist eine vorläufige Rechnung ohne steuerliche Verpflichtung zur Information des Kunden. Sie dient als Zahlungsaufforderung für Vorkasse oder zur Erleichterung von Zollformalitäten im internationalen Handel. Sie dokumentiert transparent den voraussichtlichen Wert einer Lieferung oder Dienstleistung.

→ Weitere Details finden Sie unter Proformarechnung.

Projektakte – Alle Projektinformationen zentral bündeln

Die Projektakte bündelt alle projektbezogenen Informationen an einem Ort. Belege, Aufgaben, Zeiten, Dokumente und Notizen sind zentral einsehbar.

So entsteht eine vollständige und nachvollziehbare Projektdokumentation.

→ Weitere Details finden Sie unter Projektakte.

Projektcontrolling – Soll-Ist-Vergleich und Projektkosten überwachen

Das Projektcontrolling überwacht Soll- und Ist-Werte eines Projekts. Kosten, Erlöse, Zeiten und Fortschritt werden ausgewertet und Abweichungen transparent dargestellt.

Damit behalten Sie Projektkosten, Deckungsbeitrag und Wirtschaftlichkeit jederzeit im Blick.

→ Weitere Details finden Sie unter Projektcontrolling.

Projektübersicht – Projekte zentral verwalten und wirtschaftlich auswerten

Die Projektübersicht dient der zentralen Verwaltung, Steuerung und kaufmännischen Verknüpfung von Projekten. Sie fasst Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Artikel, Zeiten und Kosten zusammen.

Statusanzeige, Umsatzübersicht, Nachkalkulation und Zahlungsüberwachung ermöglichen eine transparente Projektsteuerung über alle Projektphasen hinweg.

→ Weitere Details finden Sie unter Projektübersicht.

Projektverwaltung – Projektmanagement mit Angebot, Auftrag und Abrechnung

Die Projektverwaltung ermöglicht die vollständige Planung, Durchführung und Abrechnung von Projekten. Angebote, Aufträge, Leistungen, Zeiten, Kosten und Erlöse sind direkt miteinander verknüpft.

Sie steuern Projektkosten, Budgets und Projektabrechnungen transparent – inklusive Angebots-, Auftrags- und Rechnungsintegration. Ideal für Unternehmen, die Projektmanagement und Buchhaltung in einer Software verbinden.

→ Weitere Details finden Sie unter Projektverwaltung.

Programmfamilie – Softwarelösungen für unterschiedliche Unternehmensanforderungen

Die Programmfamilie umfasst alle Softwarelösungen der msuSoftware in verschiedenen Ausbaustufen und Programmlinien. Unternehmen wählen je nach Bedarf zwischen einer einfachen und einer leistungsstärkeren Lösung. Alle Programme arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis und ermöglichen durchgängige Abläufe.

Bei steigenden Anforderungen kann jederzeit auf eine erweiterte Lösung mit einem Upgrade gewechselt werden. Bestehende Daten und Funktionen bleiben dabei vollständig erhalten und werden komplett übernommen.

→ Weitere Details finden Sie unter Programmfamilie.

Provisionsabrechnung – Provisionen mit dem Bericht berechnen und auswerten

Die Provisionsabrechnung ermittelt Provisionsansprüche auf Basis von Umsätzen oder definierten Kriterien. Provisionen werden nachvollziehbar berechnet und dokumentiert.

Auswertungen schaffen Transparenz über Provisionsmodelle, Vertriebsleistungen und abrechnungsrelevante Umsätze.

→ Weitere Details finden Sie unter Provisionsabrechnung.

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QR-Code – Zweidimensionaler Code zur schnellen Datenerfassung

Der QR-Code ist ein zweidimensionaler Code zur schnellen digitalen Erfassung von Informationen. Er kann beispielsweise URLs, Dokumentnummern, Zahlungsinformationen oder andere Daten enthalten und wird über Kamera oder Scanner gelesen.

In der Software kann ein QR-Code verwendet werden, um Informationen zu Vorgängen, Dokumenten oder Zahlungsdaten schnell zu übertragen und automatisiert weiterzuverarbeiten.

→ Weitere Details finden Sie unter QR-Code.

Quartalsabschluss – Buchhaltung zum Quartal korrekt auswerten

Der Quartalsabschluss dient der Auswertung Ihrer Buchhaltung zum Ende eines Quartals. Umsätze, Kosten sowie Umsatzsteuer werden geprüft und wirtschaftlich analysiert.

Er unterstützt die Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung und schafft Transparenz über Erträge, Aufwendungen und Geschäftsentwicklung pro Quartal.

→ Weitere Details finden Sie unter Quartalsabschluss.

Quittung – Quittungen erstellen und verbuchen

Quittungen für Barzahlungen und Zahlungseingänge lassen sich direkt erstellen und dokumentieren. Sie können gedruckt oder digital ausgegeben und automatisch mit Kasse und Buchhaltung verknüpft werden.

So erfassen Sie Einnahmen korrekt und verbuchen Bargeschäfte nachvollziehbar im System.

→ Weitere Details finden Sie unter Quittung.

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Rabatt – Einzelrabatt pro Position oder Beleg berechnen

Der Rabatt reduziert den Verkaufspreis pro Position oder für den gesamten Beleg prozentual oder als Festbetrag. Die Berechnung erfolgt automatisch innerhalb der Kalkulation in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Rabatt.

Ratenzahlung – Teilzahlungen und Zahlungspläne verwalten

Die Ratenzahlung ermöglicht die Vereinbarung und Verwaltung von Teilzahlungen für Rechnungen. Zahlungspläne, Fälligkeiten und offene Restbeträge werden transparent dargestellt und automatisch in der Offene-Posten-Verwaltung berücksichtigt.

So steuern Sie Zahlungsvereinbarungen und behalten offene Beträge sowie Zahlungseingänge jederzeit im Überblick.

→ Weitere Details finden Sie unter Ratenzahlung.

Rechnerwechsel – Programm und Daten auf neuen Rechner umziehen

Ein Rechnerwechsel ist jederzeit möglich. Sie können Ihre Software sowie alle vorhandenen Daten von einem bestehenden Computer auf einen neuen Rechner übertragen. Dadurch arbeiten Sie auch nach einem Computerwechsel weiterhin mit Ihren bisherigen Daten und Einstellungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Rechnerwechsel

Rechnung schreiben – Rechnungen mit Software erstellen

Rechnung schreiben ist die Erstellung einer rechtskonformen Rechnung innerhalb der msuSoftware. Mit der Rechnungssoftware übernehmen Sie Kunden-, Artikel- und Leistungsdaten automatisch, berücksichtigen Steuervorgaben und vergeben Rechnungsnummern fortlaufend. Die Funktion unterstützt das Erstellen von Rechnungen sowie die Verwaltung offener Posten und die Zahlungsüberwachung.

→ Weitere Details finden Sie unter Rechnung schreiben.

Rechnungsvorlagen – Musterrechnungen und Layoutbibliothek nutzen

Die msuSoftware stellt Musterrechnungen und eine umfangreiche Layoutbibliothek für individuelle Rechnungsvorlagen bereit. Drucklayouts können angepasst, erweitert oder unternehmensspezifisch gestaltet werden. Logos, Zahlungsbedingungen, Textelemente und Positionsdarstellungen lassen sich flexibel konfigurieren, sodass Rechnungen rechtssicher und im eigenen Corporate Design erstellt werden können.

→ Weitere Details finden Sie unter Rechnungsvorlagen.

Rechnungsarchiv – Ausgangsrechnungen und systemübergreifend verwalten

Das Rechnungsarchiv speichert alle erstellten Ausgangsrechnungen automatisch und systemintern. Jede Rechnung bleibt dauerhaft mit dem zugehörigen Kunden, Projekt sowie den verbundenen Buchungen verknüpft.

Rechnungen können zentral aufgerufen, gezielt gefiltert und erneut als PDF ausgegeben werden. Durch die Integration in das Dokumentenmanagement sowie in die Buchhaltung entsteht eine durchgängige und nachvollziehbare digitale Belegkette.

Das Rechnungsarchiv ist Bestandteil der Faktura-Module der msuSoftware und unterstützt die transparente und gesetzeskonforme Dokumentation.

→ Weitere Details finden Sie unter Rechnungsarchiv.

Rechnungskorrektur – Erstellte Rechnungen rechtssicher berichtigen

Mit der Funktion Rechnungskorrektur können fehlerhafte, bereits verbuchte oder versendete Ausgangsrechnungen innerhalb der msuSoftware durch Korrekturbelege oder Stornobelege ersetzt oder angepasst werden. Dabei bleiben ursprüngliche Belege nachvollziehbar erhalten und werden lückenlos dokumentiert, sodass steuerliche Vorgaben und Nachweispflichten eingehalten werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Rechnungskorrektur.

Rechnungsnummer automatisch vergeben – Fortlaufende Rechnungsnummer sicherstellen

Rechnungsnummern werden automatisch und fortlaufend gemäß Nummernkreis vergeben. Jahrespräfixe und individuelle Nummernkreise sorgen für eine eindeutige, gesetzeskonforme Rechnungsnummerierung.

So erfüllen Sie die Anforderungen an eine lückenlose Rechnungsnummer und gewährleisten eine revisionssichere Belegstruktur.

→ Weitere Details finden Sie unter Rechnungsnummer.

Rechnungssoftware (Rechnungsprogramm) – Rechtssichere Software zur professionellen Rechnungsstellung

Rechnungssoftware – auch als Rechnungsprogramm bezeichnet – unterstützt Unternehmen bei der rechtssicheren Erstellung und Verwaltung von Ausgangsrechnungen. Sie ermöglicht das einfache Schreiben von Rechnungen, gewährleistet fortlaufende Rechnungsnummern und berücksichtigt steuerliche Vorgaben.

Zahlungseingänge werden automatisch zugeordnet, sodass jederzeit sichtbar ist, welche Rechnungen noch offen sind. Die Verbindung zur Finanzbuchhaltung sorgt für eine nachvollziehbare und ordnungsgemäße Abbildung aller Rechnungsbewegungen.

Die Rechnungssoftware ist Bestandteil mehrerer msuProgramme und kann auch eigenständig eingesetzt werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Rechnungssoftware.

Rechnungsstatus prüfen – Offen, Bezahlt, Mahnung, Anwalt

Der Rechnungsstatus zeigt das aktuelle Stadium einer Rechnung im gesamten Verkaufsvorgang und Forderungsvorgang. Eine Rechnung durchläuft verschiedene Status wie erstellt, offen, teilweise bezahlt, bezahlt, angemahnt oder Übergabe an Inkasso bzw. Anwalt.

Der Status wird automatisch durch Zahlungseingänge, Mahnläufe und Buchungen aktualisiert und ist im Kundenbereich sowie in der Offene-Posten-Verwaltung sichtbar. Dadurch bleibt der vollständige Lebenszyklus jeder Rechnung transparent und nachvollziehbar.

→ Weitere Details finden Sie unter Rechnungsstatus prüfen.

Rechteverwaltung – Benutzerrechte und Zugriffsberechtigungen steuern

Die Rechteverwaltung steuert Benutzerrollen und Zugriffsrechte innerhalb der Software. Berechtigungen können differenziert vergeben werden, um Datenzugriff und Funktionen kontrolliert freizugeben.

So sichern Sie sensible Unternehmensdaten und strukturieren Verantwortlichkeiten im System.

→ Weitere Details finden Sie unter Rechteverwaltung

Referenzen – Kundenstimmen und Praxisbeispiele

Referenzen zeigen reale Kundenprojekte, Praxisbeispiele und Kundenstimmen aus der Anwendung der Software im Unternehmensalltag. Sie veranschaulichen, wie Unternehmen und Selbstständige die Lösung in Bereichen wie Buchhaltung, Warenwirtschaft, Projektmanagement oder Auftragsbearbeitung einsetzen und welche Ergebnisse damit erzielt werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Referenzen

Reisekostenabrechnung – Reisekosten erfassen und steuerlich korrekt abrechnen

Die Reisekostenabrechnung ermöglicht die Erfassung und Abrechnung dienstlicher Reisen.

Erfasst werden Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten sowie sonstige Auslagen von Unternehmern und Mitarbeitern. Reisekosten können Projekten oder Kostenstellen zugeordnet und automatisch in die Buchhaltung übernommen werden.

Die Reisekostenabrechnung berücksichtigt dabei gesetzliche Reisekostenpauschalen (z. B. Verpflegungspauschalen) und sorgt für eine steuerlich korrekte Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Reisekostenabrechnung.

Reservierung – Bestände für Aufträge vormerken

Die Reservierung kennzeichnet einen verfügbaren Artikelbestand für einen konkreten Auftrag oder Kunden, ohne eine sofortige Lagerabbuchung vorzunehmen. Die reservierte Menge bleibt im Bestand sichtbar, ist jedoch für weitere Vorgänge gesperrt.

So wird die Lieferfähigkeit abgesichert und eine doppelte Verwendung von Lagerbeständen verhindert.

→ Weitere Details finden Sie unter Reservierung.

Ressourcenplanung – Mitarbeiter, Maschinen, Räume und Kapazitäten effizient planen

Die Ressourcenplanung ermöglicht die Zuordnung von Mitarbeitern, Maschinen, Fahrzeugen, Räumen und weiteren Kapazitäten zu Projekten oder Aufträgen. Verfügbare Ressourcen werden transparent dargestellt und wirtschaftlich eingeplant.

So optimieren Sie Einsatzplanung, Kapazitätsauslastung und Projektsteuerung und vermeiden Überlastungen, Engpässe oder Leerlaufzeiten.

→ Weitere Details finden Sie unter Ressourcenplanung.

REST-API – Schnittstelle zur Systemintegration und Datenanbindung

Die REST-API ist eine standardisierte Programmierschnittstelle zur Anbindung externer Systeme. Über definierte Endpunkte können Daten zwischen der msuSoftware und Drittsystemen ausgetauscht werden.

Sie ermöglicht Integrationen, Automatisierungen und individuelle Erweiterungen innerhalb der bestehenden Systemarchitektur.

→ Weitere Details finden Sie unter REST-API.

Retoure – Warenrücknahme von verkauften Artikeln oder Leistungen dokumentieren

Eine Retoure beschreibt die Rücknahme von zuvor verkauften Waren oder Leistungen durch ein Unternehmen. Sie entsteht beispielsweise bei Reklamationen, Fehl­lieferungen oder Rückgaben und wird in der Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft oder Faktura dokumentiert.

In der Unternehmenssoftware wird eine Retoure genutzt, um Rückgaben korrekt zu erfassen, Bestände anzupassen und eine Rechnungskorrektur auszulösen. Dabei können Positionen aus einer bestehenden Rechnung oder Lieferung übernommen werden, sodass die Warenrücknahme nachvollziehbar dokumentiert und buchhalterisch korrekt verarbeitet wird.

→ Weitere Details finden Sie unter Retoure.

Reverse-Charge (§13b UStG) – Umkehr der Steuerschuld korrekt buchen

Reverse-Charge nach §13b UStG regelt die Umkehr der Steuerschuldnerschaft bei bestimmten Leistungen. Die Umsatzsteuer wird nicht vom leistenden Unternehmer, sondern vom Leistungsempfänger geschuldet.

Die Software unterstützt die korrekte Kennzeichnung, Verbuchung und steuerliche Auswertung von Reverse-Charge-Rechnungen in der Finanzbuchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Reverse-Charge.

RKSV – Registrierkassensicherheitsverordnung

Die RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) ist eine gesetzliche Regelung in Österreich zur Sicherung elektronischer Kassensysteme. Sie verpflichtet Unternehmen dazu, Kassenvorgänge manipulationssicher zu erfassen und zu speichern.

Die Verordnung betrifft alle Unternehmen in Österreich, die elektronische Registrierkassen oder Kassensoftware zur Abwicklung von Barumsätzen einsetzen.

→ Weitere Details finden Sie unter RKSV

Rückstandsverwaltung – Offene Liefer- und Abrechnungsrückstände überwachen

Die Rückstandsverwaltung zeigt nicht vollständig gelieferte oder abgerechnete Positionen an. Offene Mengen und Lieferstände werden transparent dargestellt.

So behalten Sie Rückstände im Verkaufsvorgang im Blick und sichern eine vollständige Lieferung und Abrechnung.

→ Weitere Details finden Sie unter Rückstandsverwaltung.

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Sachkonten – Grundlage der Finanzbuchhaltung und Kontenstruktur

Sachkonten bilden die zentrale Grundlage der Finanzbuchhaltung. Jeder Geschäftsvorfall wird einem passenden Sachkonto zugeordnet und systematisch verbucht. Über Sachkonten werden Einnahmen, Ausgaben, Bestände und Aufwendungen erfasst.

Sachkonten sind Bestandteil der betriebswirtschaftlichen Auswertungen wie Summen- und Saldenliste (SuSa), Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie Bilanz. Sie ermöglichen eine transparente Kontenführung und bilden die Basis für eine ordnungsgemäße Buchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Sachkonten.

Saldoanzeige – Kontostand von Sachkonto oder Personenkonto prüfen

Die Saldoanzeige zeigt den aktuellen Kontostand eines Sachkontos oder Personenkontos innerhalb einer gewählten Periode. Sie ermöglicht die schnelle Prüfung von Forderungen, Verbindlichkeiten, Bestandskonten und offenen Posten.

Durch die Saldoanzeige können Kontobewegungen kontrolliert, Differenzen erkannt und Buchungen nachvollzogen werden. Sie dient der laufenden Überwachung der Finanzbuchhaltung und unterstützt eine transparente Kontenprüfung.

→ Weitere Details finden Sie unter Saldoanzeige.

Saldenvortrag (Neues Jahr) – Endsalden korrekt ins neue Geschäftsjahr übernehmen

Der Saldenvortrag übernimmt die Endsalden eines Geschäftsjahres als Anfangssalden in das neue Jahr. Bestandskonten werden automatisch fortgeführt, sodass die Buchhaltung nahtlos weitergeführt werden kann.

Durch den Saldenvortrag wird die periodengerechte Trennung der Geschäftsjahre sichergestellt. Er gewährleistet die korrekte Übernahme von Anfangsbeständen und bildet die Grundlage für eine ordnungsgemäße Jahreseröffnung in der Finanzbuchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Saldenvortrag.

Sales Funnel – Struktur der Verkaufsphasen

Der Sales Funnel beschreibt die einzelnen Stufen eines Verkaufs – vom ersten Interesse über Angebot und Verhandlung bis zum Auftrag.

Die Darstellung im Sales Funnel hilft dabei, den Stand von Verkaufschancen zu analysieren und erwartete Umsätze besser einzuschätzen.

→ Weitere Details finden Sie unter Sales Funnel

Sammelkostenstelle – Gemeinkosten zentral sammeln und weiterverrechnen

Eine Sammelkostenstelle dient der Bündelung von Gemeinkosten, die nicht direkt einer einzelnen Abteilung oder einem Projekt zugeordnet werden können. Die gesammelten Kosten können später verursachungsgerecht verteilt oder ausgewertet werden. So wird eine transparente Kostenstruktur im Controlling sichergestellt.

→ Weitere Details finden Sie unter Sammelkostenstelle

Sammellieferschein – Mehrere Lieferungen in einem Lieferschein bündeln

Ein Sammellieferschein fasst mehrere Aufträge oder Rechnungen eines Kunden in einem gemeinsamen Lieferschein zusammen. Statt einzelne Lieferscheine zu erzeugen, werden mehrere Lieferpositionen gebündelt und dokumentiert.

Der Sammellieferschein ermöglicht eine effiziente Warenabwicklung, reduziert Dokumentenaufwand und sorgt für eine klare Zuordnung zwischen Auftrag, Lieferung und Fakturierung. Lagerbewegungen und Lieferstatus bleiben dabei transparent nachvollziehbar.

→ Weitere Details finden Sie unter Sammellieferschein.

Sammelrechnung – Mehrere Leistungen in einer Rechnung bündeln

Eine Sammelrechnung fasst mehrere Leistungen, Lieferscheine oder einzelne Vorgänge eines Kunden in einer gemeinsamen Rechnung zusammen. Statt mehrere Einzelrechnungen zu erstellen, werden alle abrechnungsfähigen Positionen gesammelt und übersichtlich in einer Rechnung ausgewiesen.

Die Sammelrechnung reduziert den administrativen Aufwand, vereinfacht die Abrechnung wiederkehrender Leistungen und sorgt für eine Rechnungsstellung. Sie ist vollständig mit der Offene-Posten-Verwaltung und der Finanzbuchhaltung verknüpft, sodass Zahlungseingänge automatisch korrekt zugeordnet werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Sammelrechnung.

Sammelüberweisung – Mehrere Zahlungen in einem Vorgang ausführen

Die Sammelüberweisung ermöglicht es, mehrere Zahlungen in einem einzigen Zahlungsauftrag zu bündeln. Offene Posten können gesammelt ausgewählt, gemeinsam verarbeitet und direkt an das Online-Banking übergeben werden.

Durch die Sammelüberweisung wird die Zahlungsabwicklung effizienter, Überweisungen werden zentral gesteuert und der Verwaltungsaufwand reduziert. Die Funktion unterstützt eine Liquiditätsplanung und eine sichere Verarbeitung mehrerer Verbindlichkeiten in einem Schritt.

→ Weitere Details finden Sie unter Sammelüberweisung.

Schlussrechnung – Finale Abrechnung nach Auftrag oder Projekt

Die Schlussrechnung bildet den abschließenden Rechnungsvorgang eines Auftrags oder Projekts. Bereits erstellte Abschlagsrechnungen werden automatisch berücksichtigt und korrekt verrechnet.

Mit der Schlussrechnung wird der gesamte Leistungsumfang endgültig abgerechnet. Teilzahlungen und Abschläge werden transparent ausgewiesen, sodass eine vollständige und rechtssichere Endabrechnung entsteht. Die Schlussrechnung ist direkt mit Auftragsverwaltung, Offenen Posten und Buchhaltung verbunden.

→ Weitere Details finden Sie unter Schlussrechnung.

Schulungsvideos (YouTube-Kanal) – Lernvideos und Softwareanleitungen

Schulungsvideos erklären Funktionen und Arbeitsabläufe der msuSoftware anhand praxisnaher Beispiele. Über den offiziellen YouTube-Kanal stehen Anwendern Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Funktionsvorstellungen und Schulungsvideos zur Verfügung. Dadurch können Funktionen schnell erlernt und Arbeitsvorgänge effizient umgesetzt werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Schulungsvideos.

Selbstständige – Personen mit eigenverantwortlicher beruflicher Tätigkeit

Selbstständige sind Personen, die ihre berufliche oder gewerbliche Tätigkeit eigenverantwortlich ausüben. Dazu zählen beispielsweise Freiberufler, Dienstleister, Gründer sowie Einzelunternehmer.

Selbstständige erstellen eigene Angebote und Rechnungen, betreuen ihre Kunden selbst und organisieren ihre betrieblichen Abläufe eigenständig. Dazu gehören unter anderem Buchhaltung, Auftragsabwicklung und die Verwaltung von Unternehmensdaten.

→ Weitere Details finden Sie unter Selbstständige

SEPA – Einheitlicher Zahlungsstandard im europäischen Zahlungsraum

SEPA ermöglicht standardisierte Überweisungen und Lastschriften im europäischen Zahlungsraum. Zahlungsdaten werden verarbeitet und in der Finanzbuchhaltung berücksichtigt.

→ Weitere Details finden Sie unter SEPA.

Schnittstelle – Standardisierte Datenaustausch-Verbindung

Schnittstellen ermöglichen den Datenaustausch mit externen Systemen. Dazu gehören z. B. REST-API, DATEV-Export oder Import-/Exportformate.

→ Weitere Details finden Sie unter Schnittstelle.

Serverlösung (Mehrplatzversion) – Zentrale Software für mehrere Benutzer

Die Serverlösung (Mehrplatzversion) ermöglicht mehreren Benutzern den gleichzeitigen Zugriff auf eine zentrale Datenbank. Alle Arbeitsplätze arbeiten in Echtzeit mit derselben Datenbasis, wodurch Daten konsistent und aktuell bleiben.

Zugriffsrechte, Datensicherheit und Benutzerverwaltung werden zentral über den Server gesteuert. Die Serverlösung ist ideal für Unternehmen, die ihre Software im Netzwerk einsetzen und eine sichere, Teamarbeit gewährleisten möchten.

→ Weitere Details finden Sie unter Serverlösung.

Spezialbericht – Individuelles Drucklayout für Belege und Geschäftspapiere

Ein Spezialbericht ist ein individuell gestaltetes Drucklayout für Belege wie Angebote, Aufträge oder Rechnungen. Er ermöglicht die Anpassung von Layout, Logo und Struktur an das Corporate Design.

Im Gegensatz zum Report (4D-Bericht), der Daten tabellarisch auswertet, dient der Spezialbericht der professionellen Gestaltung von Druck- und PDF-Dokumenten.

→ Weitere Details finden Sie unter Spezialbericht.

Serienbriefe – Personalisierte Schreiben an mehrere Empfänger erstellen

Serienbriefe ermöglichen die automatisierte Erstellung personalisierter Schreiben an mehrere Kunden oder Interessenten gleichzeitig. Adressdaten, Anreden und individuelle Felder werden direkt aus den hinterlegten Kundendaten übernommen.

Die Funktion unterstützt eine effiziente Kundenkommunikation im CRM und kann gezielt mit Auswahlfiltern oder Zielgruppenfiltern kombiniert werden. Serienbriefe eignen sich für Anschreiben, Informationen, Angebote oder Marketingaktionen.

→ Weitere Details finden Sie unter Serienbriefe.

Seriennummer – Produkte eindeutig kennzeichnen und nachverfolgen

Die Seriennummer ermöglicht die eindeutige Identifikation einzelner Produkte oder Geräte. Jede Seriennummer wird einem konkreten Artikel zugeordnet und kann bei Verkauf, Lieferung oder Service nachverfolgt werden.

Die Verwaltung von Seriennummern unterstützt Lagerkontrolle, Garantieabwicklung, Rückverfolgung und Servicevorgänge. Seriennummern sorgen für Transparenz und Sicherheit in Warenwirtschaft und Handel.

→ Weitere Details finden Sie unter Seriennummer.

Skontoverwaltung – Skonto korrekt berechnen und verbuchen

Die Skontoverwaltung steuert Zahlungsbedingungen mit Skontofristen und Skontosätzen direkt in der Rechnungsstellung. Bei fristgerechter Zahlung wird der Skontobetrag automatisch berechnet, berücksichtigt und korrekt verbucht.

Offene Posten, Umsätze und Sachkonten werden entsprechend angepasst, sodass eine transparente und saubere Zahlungsabwicklung gewährleistet ist. Die Skontoverwaltung unterstützt eine korrekte Verbuchung in der Finanzbuchhaltung und sorgt für eine automatisierte Verarbeitung von Skontoabzügen.

→ Weitere Details finden Sie unter Skontoverwaltung.

SKR03 / SKR04 / SKR07 – Standardkontenrahmen der Finanzbuchhaltung

SKR03 und SKR04 sind die in Deutschland am häufigsten verwendeten Standardkontenrahmen für die Finanzbuchhaltung. Sie strukturieren Sachkonten, Personenkonten und Steuerkonten systematisch und bilden die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung. Der gewählte Kontenrahmen kann in der Software eingerichtet und individuell angepasst werden.

→ Weitere Details finden Sie unter SKR03 / SKR04 / SKR07.

Software ohne Abo

Die msuSoftware wird ohne verpflichtendes Abonnement-Modell angeboten. Unternehmen erwerben eine dauerhafte Lizenz und können die Software langfristig ohne monatliche Nutzungsgebühren einsetzen.

Viele moderne Softwarelösungen werden heute ausschließlich als SaaS-Software im Abonnement angeboten. Unternehmen zahlen dabei dauerhaft monatliche Gebühren für die Nutzung der Programme.

Die msuSoftware verfolgt bewusst ein anderes Lizenzmodell. Nach dem Kauf der Lizenz kann die Software dauerhaft genutzt werden, ohne verpflichtende monatliche Abo-Kosten.

Dieses Modell ermöglicht Unternehmen planbare Softwarekosten, langfristige Investitionssicherheit und Unabhängigkeit von laufenden SaaS-Abonnements.

In Verbindung mit der lokalen Installation der Software ohne Cloud-Zwang behalten Unternehmen außerdem die volle Kontrolle über ihre Daten und ihre IT-Struktur.

→ Weitere Details finden Sie unter Software ohne Abo.

Software ohne Cloud

Die msuSoftware kann vollständig als lokale Software auf Ihrem eigenen Rechner oder Server betrieben werden. Eine sichere Cloud-Anbindung ist möglich, aber nicht verpflichtend.

Viele moderne Softwarelösungen sind ausschließlich als Cloud-Software (SaaS) verfügbar. Unternehmen müssen ihre Daten dabei dauerhaft auf externen Servern speichern. Sie sind an eine Cloud-Plattform gebunden.

Die msuSoftware ermöglicht dagegen die lokale Installation der Software im eigenen Unternehmen. Dadurch behalten Unternehmen die vollständige Kontrolle über ihre Daten und ihre IT-Struktur.

Die Software kann flexibel eingesetzt werden – lokal auf einem Apple Mac oder Windows-PC, im Firmennetzwerk mit eigenem Server oder optional über eine Private-Cloud-Anbindung.

Ein verpflichtender Cloud-Betrieb besteht nicht.

→ Weitere Details finden Sie unter Software ohne Cloud.

Soll-Ist-Vergleich – geplante und tatsächliche Werte

Der Soll-Ist-Vergleich stellt geplante Werte (Soll) den tatsächlich erreichten Ergebnissen (Ist) gegenüber. Er dient der Kontrolle von Budgets, Projekten, Kostenstellen oder Umsätzen.

Durch den Soll-Ist-Vergleich lassen sich Abweichungen frühzeitig erkennen und wirtschaftliche Entscheidungen fundiert treffen. Er ist ein zentrales Instrument im Controlling und in der betriebswirtschaftlichen Auswertung.

→ Weitere Details finden Sie unter Soll-Ist-Vergleich.

Soll und Haben – Grundlagen der doppelten Buchführung

Soll und Haben sind die Grundprinzipien der doppelten Buchführung. Jeder Geschäftsvorfall wird auf mindestens zwei Konten verbucht – einmal im Soll und einmal im Haben.

Durch das Buchen von Soll und Haben bleiben Buchungen ausgeglichen und nachvollziehbar. Die korrekte Zuordnung von Soll-Seiten und Haben-Seiten bildet die Grundlage für Finanzbuchhaltung, GuV und Bilanz.

→ Weitere Details finden Sie unter Soll und Haben.

Splitbuchungen – Buchungen auf mehrere Konten oder Kostenstellen

Splitbuchungen ermöglichen beim Buchen die Aufteilung eines Geschäftsvorfalls auf mehrere Sachkonten oder Kostenstellen innerhalb einer einzigen Buchung. Ein Betrag kann dabei anteilig verschiedenen Konten zugeordnet und differenziert verbucht werden.

Die Splitbuchung unterstützt eine präzise Kostenverteilung und Erlösverteilung in der Buchhaltung. Dadurch lassen sich Ausgaben, Einnahmen und Projekte transparent analysieren und betriebswirtschaftlich korrekt auswerten.

→ Weitere Details finden Sie unter Splitbuchungen.

Stammdaten – Kunden-, Artikel- und Lieferantendaten zentral verwalten

Stammdaten sind dauerhaft gespeicherte Grunddaten wie Kundenstammdaten, Artikelstammdaten oder Lieferantendaten. Sie bilden die Basis für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Buchungen und Auswertungen.

Durch die zentrale Verwaltung von Stammdaten werden Vorgänge standardisiert, Fehler reduziert und Abläufe in Faktura, Warenwirtschaft und Buchhaltung automatisiert gesteuert.

→ Weitere Details finden Sie unter Stammdaten.

Stapelbuchhaltung – Buchungsvorgänge gesammelt erfassen und prüfen

Durch die Stapelbuchhaltung werden Fehler reduziert, Buchungsvorgänge nachvollziehbar dokumentiert und Freigabevorgänge unterstützt. Sie eignet sich besonders für Unternehmen mit höherem Buchungsvolumen oder internen Prüfabläufen.

→ Weitere Details finden Sie unter Stapelbuchhaltung.

Steuer-ID – Steueridentifikationsnummer korrekt verwalten

Die Steuer-ID (Steueridentifikationsnummer) ist eine eindeutige persönliche Identifikationsnummer für steuerliche Zwecke in Deutschland. Sie wird dauerhaft vergeben und dient der eindeutigen Zuordnung von steuerlichen Vorgängen.

In der Software kann die Steuer-ID in den Stammdaten hinterlegt und für steuerliche Auswertungen oder Dokumente berücksichtigt werden. Die korrekte Verwaltung der Steuer-ID unterstützt eine saubere steuerliche Zuordnung und Datenstruktur.

→ Weitere Details finden Sie unter Steuer-ID.

Steuerprognose – Steuerbelastung berechnen und Steuervorauszahlungen planen

Die Steuerprognose berechnet auf Basis Ihrer aktuellen Buchhaltungsdaten die voraussichtliche Steuerbelastung. Einnahmen, Ausgaben und das laufende Ergebnis werden automatisch ausgewertet, um Einkommensteuer, Gewerbesteuer oder Umsatzsteuer realistisch zu prognostizieren.

Mit der Steuerprognose können Sie Ihre Steuer frühzeitig berechnen, Steuervorauszahlungen planen und Rücklagen bilden. So behalten Sie Ihre Liquidität im Blick und vermeiden unerwartete Steuerzahlungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Steuerprognose.

Steuersätze – Umsatzsteuer korrekt berechnen und anwenden

Die Verwaltung der Steuersätze steuert die korrekte Berechnung von Umsatzsteuer und Vorsteuer in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Buchungen. Auch steuerfreie Umsätze sowie besondere Verfahren wie Reverse-Charge (§13b UStG) oder OSS werden automatisch richtig angewendet und gekennzeichnet.

Steuersätze werden zentral verwaltet und systemweit einheitlich übernommen. Änderungen wirken sich direkt auf Faktura und Buchhaltung aus, sodass Steuerbeträge automatisch korrekt berechnet, verbucht und in Auswertungen wie der Umsatzsteuer-Voranmeldung berücksichtigt werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Steuersätze.

Stichworte – Freie Schlagwortkennzeichnung zur Organisation

Stichworte (z. B. Tags, Themenbegriffe, Marker, Merkmale, Kennzeichen) ermöglichen die individuelle Kennzeichnung und thematische Zuordnung sowie Markieren und Gruppieren von Datensätzen wie Kunden, Projekten, Belegen oder Artikeln. Sie unterstützen die thematische Ordnung, eine schnelle Suche und das schnelle Auffinden passender Datensätze.

→ Weitere Details finden Sie unter Stichworte.

Storno – Rechnung oder Auftrag korrekt stornieren und rückgängig machen

Storno ermöglicht die vollständige Rückgängigmachung eines Belegs wie Rechnung, Auftrag oder Gutschrift. Beim Stornieren erzeugt das System automatisch eine entsprechende Gegenbuchung oder Stornobewegung.

Offene Posten, Umsätze und Buchhaltung werden dabei automatisch korrigiert und nachvollziehbar dokumentiert. Das Storno sorgt für eine rechtssichere Belegkorrektur und eine transparente Nachverfolgung aller Änderungen im Verkaufs- und Buchungsvorgang.

→ Weitere Details finden Sie unter Storno.

Streckengeschäft – Ware direkt vom Lieferanten an den Kunden liefern

Das Streckengeschäft bezeichnet eine Verkaufsform, bei der die Ware direkt vom Lieferanten an den Endkunden geliefert wird, ohne dass der Händler sie selbst lagert. Der Verkauf wird vom Händler fakturiert, während Versand und Logistik durch den Lieferanten erfolgen.

Bestellung, Lieferung und Abrechnung sind systemseitig miteinander verknüpft. Das Streckengeschäft eignet sich besonders für Handelsunternehmen, die Lagerkosten reduzieren und Liefervorgänge effizient steuern möchten.

→ Weitere Details finden Sie unter Streckengeschäft.

Stücklisten – Materialbedarf, Fertigung und Kalkulation präzise steuern

Eine Stückliste definiert die Zusammenstellung aller Materialien, Komponenten und Mengen, die zur Herstellung eines Produkts oder einer Baugruppe benötigt werden. Sie bildet die Grundlage für Produktion, Fertigungsaufträge und eine exakte Materialbedarfsermittlung.

Über die Stückliste werden Lagerbestände automatisch berücksichtigt, Materialabgänge gebucht und Herstellkosten kalkuliert. Änderungen an der Stückliste wirken sich unmittelbar auf Kostenberechnung, Einkaufsplanung, Bestellwesen und Produktionssteuerung aus.

Stücklisten sind enthalten in den Programmen mit Warenwirtschaft und Fertigungsfunktion. Sie ermöglichen eine transparente Produktionsplanung und Lagerplanung.

→ Weitere Details finden Sie unter Stücklisten.

Sucheditor – Erweiterte Suche und Filtern von Datensätzen

Der Sucheditor ist ein Werkzeug zur gezielten Suche und Auswahl von Datensätzen. Mit dem Sucheditor können Suchkriterien definiert und kombiniert werden, um Datensätze wie Kunden, Artikel, Belege oder Projekte schnell zu finden.

Dabei lassen sich mehrere Suchbedingungen festlegen und miteinander verknüpfen, sodass auch komplexe Abfragen möglich sind. Der Sucheditor unterstützt die strukturierte Auswertung und das schnelle Auffinden von Informationen in großen Datenbeständen.

→ Weitere Details finden Sie unter Sucheditor.

Summen- und Saldenliste (SuSa) – Sachkonten, Salden und Buchhaltung prüfen

Die Summen- und Saldenliste (SuSa) zeigt für alle Sachkonten die gebuchten Summen sowie die aktuellen Salden einer gewählten Periode. Sie ermöglicht eine schnelle Übersicht und Kontrolle der Finanzbuchhaltung.

Mit der SuSa können Buchungssummen, Soll- und Haben-Werte sowie Kontensalden transparent geprüft werden. Sie bildet die zentrale Grundlage für betriebswirtschaftliche Auswertungen wie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Bilanz.

→ Weitere Details finden Sie unter Summen- und Saldenliste.

Support – Technische Unterstützung und Anwenderhilfe

Der Service-Support unterstützt Anwender bei technischen Fragen, Einrichtung der Software und bei der Lösung von Problemen im täglichen Betrieb. Über Support-Kanäle erhalten Nutzer Hilfe zu Funktionen, Updates und zur Anwendung der msuSoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Support.

Systemeinstellungen – Zentrale Softwarekonfiguration und Grundeinstellungen in der msuSoftware

Die Systemeinstellungen steuern die grundlegende Konfiguration der msuSoftware und bilden die Basis für alle kaufmännischen und organisatorischen Vorgänge. Hier werden zentrale Parameter wie Firmendaten, Nummernkreise, Steuerlogiken, Dokumentenvorgaben, Benutzeroptionen und Programmanpassungen festgelegt.

Über die Systemeinstellungen passen Sie die Software individuell an Ihr Unternehmen an – von Belegnummern und Präfixen über Standardkonten bis hin zu Drucklayout, Schnittstellen und Programmoptionen. Änderungen wirken sich direkt auf Angebote, Aufträge, Rechnungen, Buchhaltung und weitere Module aus.

→ Weitere Details finden Sie unter Systemeinstellungen.

Systemvoraussetzungen – Technische Anforderungen für den Softwareeinsatz

Die Systemvoraussetzungen beschreiben die technischen Anforderungen für den Betrieb der Software. Dazu gehören Betriebssystem, Hardware, Speicherbedarf, Netzwerkumgebung sowie gegebenenfalls Server- oder Mehrplatzanforderungen.

Die Einhaltung der Systemvoraussetzungen stellt sicher, dass die Software stabil, performant und zuverlässig eingesetzt werden kann und Ihre Datendatei einwandfrei läuft. Sie bilden die Grundlage für eine reibungslose Installation und den sicheren Betrieb im Unternehmen.

→ Weitere Details finden Sie unter Systemvoraussetzungen

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Tabellenexport

Der Tabellenexport überträgt Daten aus Listen und Auswertungen in ein tabellarisches Format, beispielsweise für die Weiterverarbeitung in einer Tabellenkalkulation. Exportiert werden definierte Felder und Datensätze aus Bereichen wie Kunden, Artikel, Rechnungen oder Buchhaltung zur Analyse, Archivierung oder externen Auswertung.

→ Weitere Details finden Sie unter Tabellenexport.

Tagesabschluss – Kassen- und Verkaufsdaten täglich abschließen

Der Tagesabschluss Ihrer Kasse dient der täglichen Kontrolle und Verbuchung aller Verkaufs- und Kassenbewegungen. Umsätze, Zahlungen und Buchungen werden zusammengeführt und revisionssicher abgeschlossen. Der Tagesabschluss sorgt für Transparenz, korrekte Bestände und eine Finanzübersicht.

→ Weitere Details finden Sie unter Tagesabschluss.

Tagesjournal – Alle Buchungen eines Tages in der Tagesliste übersichtlich auswerten

Das Tagesjournal zeigt sämtliche Buchungen eines bestimmten Tages in chronologischer Reihenfolge. Es dient der schnellen Kontrolle von Geschäftsvorfällen, Zahlungsbewegungen und Kontenänderungen.

Im Tagesjournal werden Soll-Buchungen und Haben-Buchungen transparent dargestellt und können zur Abstimmung, Prüfung oder internen Kontrolle herangezogen werden. Es unterstützt die tägliche Überwachung der Finanzdaten und sorgt für eine nachvollziehbare Dokumentation aller Buchungsvorgänge.

→ Weitere Details finden Sie unter Tagesjournal.

TAN-Verfahren – Sicheres Online-Banking autorisieren

Das TAN-Verfahren dient der sicheren Freigabe von Online-Banking-Transaktionen. Es unterstützt die sichere Übermittlung von Zahlungsaufträgen im elektronischen Zahlungsverkehr.

→ Weitere Details finden Sie unter TAN-Verfahren.

Taskmanagement

Das Taskmanagement organisiert Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen in Ihrem Unternehmen. Aufgaben können delegiert, priorisiert, überwacht und dokumentiert werden. In Verbindung mit Zeiten, Projekten und Kunden entsteht Transparenz über Arbeitsfortschritt, Auslastung und offene To-dos – für planbare Abläufe und verlässliche Termintreue.

→ Weitere Details finden Sie unter Taskmanagement.

Tätigkeitsnachweis – Arbeitszeiten dokumentieren und abrechnen

Ein Tätigkeitsnachweis dokumentiert geleistete Arbeitsstunden pro Projekt, Kunde oder Mitarbeiter. Er dient als Grundlage für Projektabrechnung, Zeiterfassung und Controlling.

→ Weitere Details finden Sie unter Tätigkeitsnachweis.

Transferbuchung – Beträge zwischen Konten umbuchen

Eine Transferbuchung ermöglicht die Umbuchung von Beträgen zwischen Konten oder Kostenstellen. Sie wird genutzt, um Buchungskorrekturen oder interne Verrechnungen abzubilden.

→ Weitere Details finden Sie unter Transferbuchung.

Transaktionen – Zahlungsbewegungen importieren und abgleichen

Transaktionen umfassen alle Zahlungsbewegungen auf Bankkonten oder Finanzkonten. Sie können importiert, abgeglichen und verbucht werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Transaktionen.

Teamverwaltung – Benutzer und Rollen im Unternehmen steuern

Die Teamverwaltung ermöglicht die Verwaltung von Benutzern, Rollen und Zugriffsrechten innerhalb der Software. Sie sorgt für Zusammenarbeit und Datensicherheit.

→ Weitere Details finden Sie unter Teamverwaltung.

Teillieferung – Aufträge in mehreren Lieferungen abwickeln

Eine Teillieferung ermöglicht die Auslieferung einzelner Positionen eines Auftrags zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Lagerbestände und Lieferstatus werden automatisch angepasst. Teillieferungen sorgen für flexible Warenlogistik und transparente Auftragsabwicklung.

→ Weitere Details finden Sie unter Teillieferung.

Teilrechnung – Leistungen anteilig abrechnen

Eine Teilrechnung wird erstellt, wenn ein Auftrag oder Projekt in mehreren Abschnitten fakturiert wird. Bereits erbrachte Leistungen werden anteilig abgerechnet. Teilrechnungen sind vollständig mit Offenen Posten und Schlussrechnung verknüpft.

→ Weitere Details finden Sie unter Teilrechnung.

Telefonnotiz (CRM) – Gesprächsdokumentation direkt in der Kundenakte

Die Telefonnotiz dokumentiert Gesprächsinhalte direkt in der digitalen Kundenakte im CRM. Gesprächspartner, Datum, Uhrzeit, Inhalte und vereinbarte Maßnahmen werden zentral erfasst.

Durch die Telefonnotiz bleiben Kundenkommunikation, Absprachen und Folgeaufgaben jederzeit nachvollziehbar. Alle Kontakte werden dauerhaft gespeichert und unterstützen eine transparente, professionelle Kundenbetreuung im CRM-System.

→ Weitere Details finden Sie unter Telefonnotiz.

Terminverwaltung – Termine und Fristen systematisch organisieren

Die Terminverwaltung ermöglicht die Planung, Überwachung und Steuerung von Fristen, Projekten und Kundenaktivitäten im Kalender. Erinnerungen und Statusanzeigen unterstützen eine Organisation im Unternehmen.

→ Weitere Details finden Sie unter Terminverwaltung.

Textbausteine – Standardtexte für Angebote, Rechnungen und Geschäftsdokumente wiederverwenden

Textbausteine speichern häufig verwendete Formulierungen wie Zahlungsbedingungen, Lieferhinweise oder Projektbeschreibungen und ermöglichen deren automatisches Einfügen in Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Serienbriefe. Die Funktion unterstützt eine einheitliche Geschäftskommunikation und beschleunigt die Dokumentenerstellung innerhalb von Faktura, CRM und ERP-Software.

Enthalten in Programmen mit Angebots-, Auftrags- und Rechnungsfunktion sowie integrierter Textverarbeitung.

→ Weitere Details finden Sie unter Textbausteine.

Textverarbeitung – Briefe und Geschäftsdokumente direkt im System erstellen

Die integrierte Textverarbeitung ermöglicht das Erstellen und Bearbeiten von Briefen, Dokumenten und individuellen Schriftstücken direkt in der Software. Inhalte können automatisch mit Kundendaten, Projekten oder Belegen verknüpft und zentral gespeichert werden.

So entsteht eine Geschäftskorrespondenz mit wiederverwendbaren Textbausteinen und einer lückenlosen Dokumentation in der digitalen Kundenakte. Die Textverarbeitung unterstützt eine professionelle Kommunikation innerhalb des gesamten Systems.

→ Weitere Details finden Sie unter Textverarbeitung.

Transferticket – Ihr ELSTER-Zustellnachweis vom Finanzamt

Kurzdefinition: Das Transferticket ist der offizielle elektronische Zustellnachweis des Finanzamts nach der erfolgreichen Übermittlung von Steuermeldungen via ELSTER. Es dokumentiert Datum, Uhrzeit, sowie die eindeutige Übertragungskennung und dient innerhalb der msuSoftware als Beleg für die Abgabe der UStVA oder Anlage EÜR.

→ Weitere Details finden Sie unter Transferticket.

Transportkosten – Versandkosten und Frachtkosten korrekt berechnen und verbuchen

Transportkosten umfassen Versand-, Liefer- und Frachtkosten, die beim Warenversand anfallen. Sie können in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen separat ausgewiesen oder automatisch in die Kalkulation einbezogen werden.

Die Software ermöglicht die Erfassung und Zuordnung von Transportkosten zu Artikeln, Lieferungen oder Projekten. Transportkosten werden korrekt verbucht und fließen in Kostenrechnung, Marge und Auswertungen ein.

→ Weitere Details finden Sie unter Transportkosten.

TSE – Technische Sicherheitseinrichtung für Kassensysteme

Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist eine gesetzlich vorgeschriebene Sicherheitstechnologie für elektronische Kassensysteme in Deutschland. Sie dient dazu, Kassenvorgänge manipulationssicher zu protokollieren und erfüllt die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

Elektronische Kassensysteme und Kassensoftware müssen daher eine TSE integrieren oder anbinden, um gesetzeskonform betrieben werden zu können.

→ Weitere Details finden Sie unter TSE.

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Umbuchung – Beträge innerhalb der Buchhaltung korrekt verschieben

Eine Umbuchung dient der Korrektur oder internen Verlagerung von Beträgen zwischen Konten. Sie wird eingesetzt, um Buchungsfehler zu berichtigen oder Geschäftsvorfälle neu zuzuordnen. Umbuchungen werden nachvollziehbar dokumentiert und wirken sich direkt auf Salden und Auswertungen aus.

→ Weitere Details finden Sie unter Umbuchung.

Umlagerung – Waren zwischen Lagern oder Standorten umbuchen

Die Umlagerung ermöglicht die interne Umbuchung von Artikeln zwischen verschiedenen Lagern oder Standorten und Filialen. Bestände werden automatisch angepasst und Bewegungen transparent mit Lagerbewegung dokumentiert. Umlagerungen unterstützen eine Lagerverwaltung und sorgen für korrekte Bestandsführung.

→ Weitere Details finden Sie unter Umlagerung.

Umsatz – Einnahmen erfassen, berechnen und betriebswirtschaftlich auswerten

Der Umsatz beschreibt die gesamten Einnahmen aus Verkäufen oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Umsätze werden automatisch erfasst und können nach Zeitraum, Kunde, Projekt oder Artikel ausgewertet werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Umsatz.

Umsatzstatistik – Umsätze analysieren und Geschäftsentwicklung auswerten

Die Umsatzstatistik bietet eine Auswertung aller erzielten Umsätze nach Zeitraum, Kunde, Artikel, Projekt oder Vertriebsbereich. Sie ermöglicht die detaillierte Analyse von Erlösen und unterstützt fundierte unternehmerische Entscheidungen.

Mit der Umsatzstatistik lassen sich Umsatzentwicklungen erkennen, Trends auswerten und Wachstums- oder Rückgangsphasen frühzeitig identifizieren. Die Daten basieren auf den gebuchten Verkaufs- und Rechnungsinformationen und stehen für betriebswirtschaftliche Auswertungen zur Verfügung.

→ Weitere Details finden Sie unter Umsatzstatistik.

Umsatzsteuer – Mehrwertsteuer korrekt berechnen, buchen und ausweisen

Die Umsatzsteuer wird bei steuerpflichtigen Leistungen automatisch berechnet und in Faktura sowie Buchhaltung berücksichtigt. Steuersätze, Vorsteuer und besondere Verfahren wie Reverse-Charge werden systemseitig korrekt angewendet.

→ Weitere Details finden Sie unter Umsatzsteuer.

Umsatzsteuer-Jahreserklärung – Umsatzsteuer für das gesamte Wirtschaftsjahr auswerten

Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung fasst alle steuerpflichtigen Umsätze und Vorsteuerbeträge eines gesamten Wirtschaftsjahres zusammen. Sie basiert auf den gebuchten Umsätzen, Steuerkennzeichen und Umsatzsteuerkonten der Finanzbuchhaltung.

Im Gegensatz zur Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA), die periodisch (monatlich oder vierteljährlich) erfolgt, bildet die Umsatzsteuer-Jahreserklärung die abschließende Gesamtauswertung eines Jahres. Sie dient der endgültigen steuerlichen Abrechnung gegenüber dem Finanzamt.

→ Weitere Details finden Sie unter Umsatzsteuer-Jahreserklärung.

Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) – Umsatzsteuer elektronisch vorbereiten und melden

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) fasst steuerrelevante Umsätze und Vorsteuerbeträge zusammen. Die Daten werden aufbereitet und können für die elektronische Übermittlung an das Finanzamt vorbereitet werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA).

Umsatzsteuer-Verprobung – Kontrolle der Steuerberechnung

Die Umsatzsteuer-Verprobung ist ein Kontrollverfahren zur Prüfung der korrekten Erfassung und Berechnung der Umsatzsteuer innerhalb der Finanzbuchhaltung. Sie gleicht gebuchte Umsätze mit den ELSTER-Meldungen ab, um Abweichungen, fehlerhafte Steuersätze oder nicht erfasste Geschäftsvorfälle im Buchhaltungssystem frühzeitig aufzudecken und die gesetzliche Genauigkeit sicherzustellen.

→ Weitere Details finden Sie unter Umsatzsteuer-Verprobung.

Umsatzsteuerkonten – Verbuchung von Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast

Umsatzsteuerkonten erfassen vereinnahmte Umsatzsteuer und gezahlte Vorsteuer in der Finanzbuchhaltung. Übersteigt die Umsatzsteuer die Vorsteuer, entsteht eine Zahllast gegenüber dem Finanzamt. Ist die Vorsteuer höher, ergibt sich ein Vorsteuerüberhang mit Erstattungsanspruch.

→ Weitere Details finden Sie unter Umsatzsteuerkonten.

Unternehmer – Unternehmerdaten, Steuernummer und Firmendaten zentral verwalten

Der Unternehmer ist die rechtliche Einheit hinter der Softwareanwendung. In den Unternehmerdaten werden grundlegende Angaben wie Name, Anschrift, Steuernummer, USt-ID und Bankverbindungen hinterlegt.

Diese Informationen werden automatisch in Angeboten, Rechnungen, Verträgen und steuerlichen Auswertungen verwendet. Die zentrale Verwaltung der Unternehmerdaten sorgt für korrekte Belegdaten und eine rechtskonforme Darstellung nach außen.

→ Weitere Details finden Sie unter Unternehmer.

Unternehmenssoftware umfasst Funktionen für CRM, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Projekte.

Die msuSoftware verbindet diese Bereiche in einer zentralen Lösung. Alle Daten und Vorgänge werden systemweit verknüpft, sodass Abläufe durchgängig organisiert und doppelte Datenerfassung vermieden werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Unternehmenssoftware.

Update – Software aktualisieren ohne Datenverlust

Ein Update aktualisiert die bestehende Programmversion unter Beibehaltung der vorhandenen Datendatei. Dabei werden Systemanpassungen, gesetzliche Änderungen, Sicherheitsverbesserungen und neue Funktionen in die Software integriert.

Durch ein Update bleibt das System technisch aktuell, gesetzeskonform und leistungsfähig, ohne dass bestehende Unternehmensdaten verloren gehen. Updates sichern die langfristige Stabilität und Weiterentwicklung der Software.

→ Weitere Details finden Sie unter Update.

Update-Flatrate – Immer auf dem neuesten Stand Ihrer Software

Die Update-Flatrate (UF) stellt sicher, dass Sie jederzeit mit der aktuellen Version Ihrer msuSoftware arbeiten. Sie erhalten alle Programmupdates, gesetzlichen Anpassungen und technischen Weiterentwicklungen innerhalb Ihrer Programmlinie ohne separate Einzelbestellung. Dadurch bleiben Ihre Software, Ihre Buchhaltung und Ihre Schnittstellen dauerhaft auf dem neuesten Stand.

→ Weitere Details finden Sie unter Update-Flatrate.

Upgrade – Software erweitern und auf eine leistungsstärkere Lösung wechseln

Ein Upgrade erweitert eine bestehende Software auf eine größere oder funktionsreichere Programmlösung innerhalb derselben Softwarefamilie. Dabei werden alle vorhandenen Daten vollständig übernommen, sodass ohne Unterbrechung weitergearbeitet werden kann.

Ein Upgrade ermöglicht Unternehmen, ihre Software flexibel an wachsende Anforderungen anzupassen, zusätzliche Module zu nutzen und bestehende Funktionen zu erweitern.

→ Weitere Details finden Sie unter Upgrade.

USt-IdNr.-Verwaltung – Umsatzsteuer-Identifikationsnummern korrekt verwalten

Die USt-IdNr.-Verwaltung ermöglicht die Speicherung und Verarbeitung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) von Kunden und Lieferanten innerhalb der Stammdaten.

Sie ist insbesondere relevant für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU sowie für Reverse-Charge-Sachverhalte. Die USt-IdNr. wird automatisch auf Rechnungen ausgewiesen und in steuerlichen Auswertungen sowie Meldungen berücksichtigt.

Eine korrekte Verwaltung der USt-IdNr. unterstützt die rechtskonforme Abwicklung von EU-Geschäften und sorgt für eine saubere steuerliche Dokumentation.

→ Weitere Details finden Sie unter USt-IdNr.-Verwaltung.

UVP (Unverbindliche Preisempfehlung) – Herstellerpreis hinterlegen und Verkaufspreise vergleichen

Die UVP (Unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers) ist ein im Artikelstamm hinterlegter Referenzpreis oder Listenpreis. Sie dient als Vergleichswert für eigene Verkaufspreise und unterstützt die transparente Preisgestaltung im Vertrieb.

Durch die Hinterlegung der UVP können Rabatte berechnet, Preisnachlässe dargestellt und Margen analysiert werden. Die Gegenüberstellung von UVP und tatsächlichem Angebotspreis stärkt die Preisargumentation gegenüber Kunden und ermöglicht eine Kalkulation im Verkaufsvorgang.

→ Weitere Details finden Sie unter UVP.

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Variable – Platzhalter für automatisch eingefügte Daten in Dokumenten

Variablen sind Platzhalter innerhalb von Texten oder Dokumentvorlagen, die beim Erstellen von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen oder Serienbriefen automatisch durch konkrete Daten ersetzt werden. Typische Variablen sind Kundenname, Datum, Rechnungsnummer oder Projektbezeichnung.

Durch Variablen können standardisierte Dokumente erstellt werden, ohne dass Inhalte jedes Mal manuell angepasst werden müssen. Die Funktion unterstützt automatisierte Dokumentenerstellung, Serienbriefe und eine konsistente Geschäftskommunikation innerhalb von CRM-, Faktura- und ERP-Software.

Enthalten in Programmen mit Textverarbeitung, Textbausteinen und Formular-Editor.

→ Weitere Details finden Sie unter Variable.

Verbindlichkeiten – Offene Lieferantenrechnungen und Zahlungsverpflichtungen verwalten

Verbindlichkeiten sind offene Zahlungsverpflichtungen gegenüber Lieferanten und Dienstleistern. Sie entstehen durch Eingangsrechnungen und werden in der Kreditorenbuchhaltung als offene Posten geführt.

Die Verwaltung der Verbindlichkeiten ermöglicht eine Übersicht über fällige Rechnungen, Zahlungsfristen und Skontomöglichkeiten. Offene Lieferantenrechnungen werden automatisch in Auswertungen, Zahlungslisten und Liquiditätsübersichten berücksichtigt.

→ Weitere Details finden Sie unter Verbindlichkeiten.

Verdeckte Kalkulation – Schütze dein Know-how – Schutz vor Beratungsklau

Die verdeckte Kalkulation ermöglicht es, Einstandspreise, Zuschläge, Kalkulationsfaktoren und Gewinnmargen intern zu führen, ohne diese im Angebot oder in der Rechnung offenzulegen. Interne Kosten- und Preisstrukturen bleiben ausschließlich systemintern sichtbar.

So schützen Sie Ihr unternehmerisches Know-how wirksam vor Beratungsklau. Kunden erhalten einen professionell kalkulierten Verkaufspreis, ohne Einblick in Ihre interne Preisbildung oder Kalkulationsgrundlagen. Die verdeckte Kalkulation sichert Margen, stärkt Ihre Verhandlungsposition und verhindert die ungewollte Weitergabe sensibler Unternehmensdaten.

→ Weitere Details finden Sie unter Verdeckte Kalkulation.

Verfahrensdokumentation – GoBD-konforme Abläufe dokumentieren

Die Verfahrensdokumentation beschreibt die organisatorischen und technischen Vorgänge rund um Buchhaltung, Belegwesen und Archivierung gemäß GoBD. Sie dient als Nachweis bei Betriebsprüfungen und unterstützt eine revisionssichere Unternehmensorganisation.

Die Verfahrensdokumentation kann zentral in der Knowledgebase hinterlegt und gepflegt werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Verfahrensdokumentation.

Verkauf – Von Angebot über Auftrag bis zur Rechnung professionell steuern

Der Verkauf bildet den gesamten Vertriebsprozess von der Angebotserstellung über den Auftrag bis zur Rechnungsstellung systematisch ab. Alle Verkaufsbelege sind miteinander verknüpft und werden automatisch in Lagerverwaltung und Buchhaltung übernommen.

Im Verkaufsbereich werden Erlöse, Kundenbeziehungen, Zahlungsbedingungen und Liefervorgänge zentral gesteuert. Durch die durchgängige Belegkette entsteht eine transparente, nachvollziehbare Abwicklung vom ersten Kundenkontakt bis zum Zahlungseingang.

→ Weitere Details finden Sie unter Verkauf.

Verkaufschancen bewerten – potenzielle Aufträge im CRM einschätzen

Verkaufschancen sind konkrete Möglichkeiten im Vertrieb, aus Interessenten oder bestehenden Kunden einen Auftrag zu gewinnen. Sie entstehen häufig aus qualifizierten Leads oder Kundenanfragen. Sie werden im CRM erfasst, bewertet und nach ihrer Bedeutung gewichtet.

Die Bewertung einer Verkaufschance berücksichtigt Kriterien wie Auftragsvolumen, Abschlusswahrscheinlichkeit und Entscheidungsstatus. Dadurch können Unternehmen Umsatzpotenziale besser einschätzen und Vertriebsaktivitäten gezielt steuern.

→ Weitere Details finden Sie unter Verkaufschancen.

Verkaufspreis (VK 1–3) – Preisstrategien für unterschiedliche Kundengruppen steuern

Die Verkaufspreise VK 1, VK 2 und VK 3 ermöglichen die Umsetzung verschiedener Preisstrategien innerhalb eines Artikels. Sie dienen der Differenzierung nach Kundengruppen, Vertriebswegen, Handelsstufen oder Marktsegmenten.

Durch das Mehrpreis-System können Unternehmen gezielt unterschiedliche Verkaufspreise steuern, ohne die Kalkulationsgrundlage zu verändern. VK 1–3 unterstützen eine flexible Marktpreisgestaltung und eine Vertriebsstrategie im Verkaufsvorgang.

→ Weitere Details finden Sie unter Verkaufspreis (VK 1–3).

Verkaufte Artikel eines Kunden anzeigen

Die Funktion zeigt alle Artikel, die ein Kunde in der Vergangenheit gekauft hat. Verkaufsdatum, Menge, Artikelnummer und zugehörige Rechnungen werden automatisch aus Verkaufsbelegen, Rechnungspositionen und Lagerbewegungen übernommen.

Unternehmen können damit nachvollziehen, welche Artikel ein Kunde bestellt hat – zum Beispiel bei Nachbestellungen, Rückfragen zu Rechnungen, Reklamationen oder Verkaufsanalysen.

Die Funktion gehört zur CRM-, ERP- und Warenwirtschaftssoftware der msuSoftware und ist direkt mit Kundenverwaltung, Artikelverwaltung, Verkaufsbelegen und Lagerbewegungen verbunden.

Die Anzeige basiert auf Daten aus Verkaufsbelegen, Rechnungspositionen und Lagerbewegungen. Dadurch entsteht eine vollständige Artikelhistorie eines Kunden und eine transparente Auswertung der Artikelverkäufe pro Kunde.

Enthalten in Programmen mit CRM-Kundenverwaltung, Angebots-, Auftrags- und Rechnungsfunktion sowie Warenwirtschaft mit Artikelverwaltung und Lagerbewegungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Verkaufte Artikel eines Kunden anzeigen.

Verkaufspreis individuell – Kundenspezifische Preise automatisch anwenden

Der individuelle Verkaufspreis ist ein kundenspezifisch hinterlegter Preis für einen Artikel oder eine Leistung. Er wird im Rahmen der automatischen Preisfindung vorrangig geprüft und angewendet, sofern für den Kunden ein individueller Preis definiert ist.

Der individuelle Verkaufspreis übersteuert allgemeine Preisgruppen, Staffelpreise und Standardpreise. Dadurch können Sonderkonditionen, Rahmenvereinbarungen oder langfristige Preisabsprachen gezielt und systematisch berücksichtigt werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Verkaufspreis individuell.

Verrechnung – Offene Posten mit Zahlungen korrekt abgleichen und ausbuchen

Die Verrechnung gleicht offene Posten mit Zahlungseingängen oder Zahlungsausgängen ab. Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen werden miteinander verknüpft und buchhalterisch korrekt abgeschlossen.

Durch die Verrechnung werden Forderungen und Verbindlichkeiten ausgeglichen, Restbeträge automatisch berücksichtigt und Offene-Posten-Listen aktualisiert.

→ Weitere Details finden Sie unter Verrechnung.

Verrechnungskonto – Zwischenbuchungen und interne Ausgleiche korrekt verbuchen

Ein Verrechnungskonto dient als Ausgleichs- oder Zwischenkonto für interne Buchungen innerhalb der Finanzbuchhaltung. Es wird eingesetzt, um Differenzen, Übergangsbuchungen oder Zahlungsabgleiche abzuwickeln.

Über das Verrechnungskonto können Beträge temporär erfasst und später korrekt zugeordnet werden. Es unterstützt den sauberen Abschluss von Buchungsvorgängen, erleichtert den Zahlungsabgleich und sorgt für eine transparente Kontenführung.

→ Weitere Details finden Sie unter Verrechnungskonto.

Verpackungsfaktor – Einheiten und Verpackungen automatisch umrechnen

Der Verpackungsfaktor definiert, wie viele Einheiten in einer Verpackung enthalten sind. Er steuert die automatische Umrechnung von Einzelmengen in Verpackungseinheiten in Angebot, Auftrag und Rechnung.

→ Weitere Details finden Sie unter Verpackungsfaktor.

Versandkosten – Lieferkosten korrekt berechnen und ausweisen

Versandkosten entstehen beim Versand von Waren und können separat ausgewiesen oder in die Kalkulation integriert werden. Sie werden in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen automatisch berücksichtigt.

→ Weitere Details finden Sie unter Versandkosten.

Vertragsverwaltung – Verträge systematisch verwalten und abrechnen

Die Vertragsverwaltung organisiert wiederkehrende Leistungen, Laufzeiten und Abrechnungszyklen. Vertragsdaten werden automatisch in Rechnungen übernommen und sorgen für eine Verwaltung langfristiger Kundenbeziehungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Vertragsverwaltung.

Vertrieb – Steuerung von Leads, Kundenkontakten, Angeboten und Aufträgen

Der Vertrieb umfasst die Gewinnung und Betreuung von Interessenten, Leads und Kunden sowie die Erstellung, Nachverfolgung und Weiterverarbeitung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen. In der msuSoftware greifen dafür CRM, Leadverwaltung, Kunden- und Lieferantenverwaltung, Angebote, Auftragsverwaltung, Rechnungen und Lieferscheine ineinander.

Der gesamte Vertriebsvorgang wird dadurch zentral gesteuert – von der ersten Anfrage über die Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung bis zur Rechnungsstellung und Kundenbetreuung.

→ Weitere Details finden Sie unter Vertrieb.

Vertriebsaktivitäten – Aufgaben und Kontakte im Verkauf

Vertriebsaktivitäten umfassen alle Maßnahmen zur Gewinnung und Betreuung von Kunden. Dazu gehören Telefonate, Termine, E-Mails, Angebotsbesprechungen und Nachfassaktionen.

Die Dokumentation dieser Aktivitäten im CRM ermöglicht eine transparente Übersicht über Kundenkontakte und Vertriebsfortschritte.

→ Weitere Details finden Sie unter Vertriebsaktivitäten.

Vertriebserfolgsanalyse (VErA) – Vertriebserfolg auswerten und Kaufgründe analysieren

Die Vertriebserfolgsanalyse (VErA) ist ein Instrument zur Bewertung und Optimierung von Vertriebsaktivitäten anhand von Leistungskennzahlen (KPI). Sie unterstützt die Auswertung, woher Kunden kommen, wie sie aufmerksam wurden und warum sie gekauft haben.

Die Analyse hilft dabei, erfolgreiche Vertriebsmaßnahmen zu erkennen, Kaufentscheidungen besser zu verstehen und Vertriebsaktivitäten gezielt zu verbessern.

→ Weitere Details finden Sie unter Vertriebserfolgsanalyse.

Vertriebspipeline – Übersicht aller Verkaufschancen im Vertrieb

Die Vertriebspipeline stellt alle aktuellen Verkaufschancen und Vertriebsaktivitäten übersichtlich dar. Sie zeigt den Fortschritt von Leads und Interessenten durch die einzelnen Vertriebsphasen – von der ersten Anfrage über Angebot und Verhandlung bis zum Auftrag.

Durch die Darstellung behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über offene Verkaufschancen, erwartete Umsätze und den aktuellen Stand der Vertriebsaktivitäten.

→ Weitere Details finden Sie unter Vertriebspipeline.

Verwendungszweck – Zahlungsinformationen eindeutig zuordnen und automatisch verbuchen

Der Verwendungszweck ist die textliche Angabe bei einer Überweisung, mit der eine Zahlung eindeutig einem Auftrag, einer Rechnung oder einem Kunden zugeordnet wird. Er enthält häufig Rechnungsnummern, Kundennummern oder Referenzangaben.

Die Software nutzt den Verwendungszweck zur automatischen Zuordnung von Zahlungseingängen zu offenen Posten. Dadurch werden Rechnungen schneller abgeglichen, Buchungen korrekt verbucht und manuelle Nachbearbeitungen reduziert.

→ Weitere Details finden Sie unter Verwendungszweck.

Vereinbarter Kaufpreis – Automatische Preisfindung nach definierter Prüfungsreihenfolge

Der vereinbarte Kaufpreis ist das Ergebnis der integrierten automatischen Preisfindung. Das System prüft in einer festgelegten Reihenfolge Kundenpreis, Preisgruppe, Staffelpreis, Warengruppenrabatt und Standardpreis und ermittelt daraus den gültigen Verkaufspreis.

Bei Mengenänderungen oder Positionsanpassungen wird die Preisprüfung automatisch erneut ausgeführt. So stellt die automatische Preisermittlung sicher, dass stets der korrekte Preis gemäß hinterlegter Preisstruktur angewendet wird.

→ Weitere Details finden Sie unter Vereinbarter Kaufpreis.

Vorkasse – Zahlung vor Lieferung oder Leistung sicher abwickeln

Vorkasse bedeutet, dass der Kunde den Rechnungsbetrag vollständig bezahlt, bevor die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wird. Die Zahlung wird als Zahlungseingang verbucht und mit dem zugehörigen Auftrag oder der Rechnung verknüpft.

Die Abwicklung per Vorkasse reduziert Zahlungsausfälle, verbessert die Liquiditätsplanung und sorgt für finanzielle Sicherheit im Verkauf. Zahlungseingänge können Sie automatisch offenen Posten zuordnen.

→ Weitere Details finden Sie unter Vorkasse.

Vorlage – Belegvorlagen und Dokumentvorlagen flexibel erstellen und verwenden

Eine Vorlage ist ein vordefiniertes Muster für Belege oder Dokumente wie Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Briefe. Sie enthält Layout, Struktur und feste Inhalte, die bei der Erstellung neuer Dokumente automatisch übernommen werden.

Durch Vorlagen wird die Dokumentenerstellung standardisiert, beschleunigt und optisch vereinheitlicht. Anpassungen an Layout oder Pflichtangaben können zentral vorgenommen werden und wirken sich auf neu erstellte Belege aus.

→ Weitere Details finden Sie unter Vorlage.

Vorschau / Belegvorschau – Belege vor Druck oder Versand prüfen

Die Belegvorschau zeigt Angebote, Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen vor dem Druck oder Versand in der finalen Layoutdarstellung an. Sie ermöglicht die vollständige inhaltliche und formale Kontrolle des Dokuments einschließlich Layout, Positionen, Preisen und Pflichtangaben.

Nach der Vorschau kann der Beleg jederzeit angepasst und erneut geprüft werden. Die Belegvorschau erhöht die Sicherheit im Dokumentenvorgang und verhindert fehlerhafte Ausdrucke oder falsche Versandversionen.

→ Weitere Details finden Sie unter Vorschau.

Vorsteuer – Vorsteuerbeträge korrekt erfassen und auswerten

Die Vorsteuer ist die bei Eingangsrechnungen gezahlte Umsatzsteuer. Sie wird in der Buchhaltung separat erfasst und mit der Umsatzsteuer verrechnet.

→ Weitere Details finden Sie unter Vorsteuer.

Vorsteuerabzug – Vorsteuer steuerlich geltend machen

Der Vorsteuerabzug ermöglicht die Anrechnung gezahlter Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer.

→ Weitere Details finden Sie unter Vorsteuerabzug.

Vorgangsnummer – Belege eindeutig identifizieren

Die Vorgangsnummer dient der eindeutigen Identifikation von Angeboten, Aufträgen oder Rechnungen. Sie ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung im gesamten Verkaufsvorgang.

→ Weitere Details finden Sie unter Vorgangsnummer.

Vorzeichen bei AG, AU und Rechnung – Belegkennzeichnung eindeutig definieren

Vorzeichen vor Angeboten (AG), Aufträgen (AU) und Rechnungen dienen der eindeutigen Kennzeichnung von Belegen im System. Sie werden automatisch vor die jeweilige Belegnummer gesetzt und ermöglichen eine klare Unterscheidung zwischen verschiedenen Belegarten.

Durch definierte Vorzeichen bleibt die Belegstruktur übersichtlich, nachvollziehbar und systematisch aufgebaut. Die Kennzeichnung unterstützt eine Belegverwaltung, erleichtert die Suche und sorgt für eine eindeutige Zuordnung im gesamten Verkaufsvorgang.

→ Weitere Details finden Sie unter Vorzeichen.

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Wareneingang – Bestellung erfassen, Lagerbestand automatisch buchen und Einkauf verbuchen

Der Wareneingang erfasst gelieferte Artikel aus Bestellungen innerhalb der Warenwirtschaft. Mengen, Einkaufspreise und Lieferdaten werden geprüft und automatisch in den Lagerbestand übernommen. Die Funktion verbindet Einkauf und Lagerverwaltung in dem Warenwirtschaftssystem.

→ Weitere Details finden Sie unter Wareneingang.

Warenausgang – Auslieferung erfassen, Lagerbestand reduzieren und Belege verknüpfen

Der Warenausgang dokumentiert die Auslieferung von Waren an Kunden im Verkaufsvorgang. Mit der Erfassung werden Lagerbestände automatisch reduziert und die Lieferung mit Lieferschein, Auftrag oder Rechnung verknüpft. Enthalten in Programmen mit Angebots-, Auftrags- und Rechnungsfunktion sowie Lagerverwaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Warenausgang.

Warengruppe – Artikel kategorisieren, Preislogik steuern und Auswertungen optimieren

Die Warengruppe ordnet Artikel und Leistungen nach definierten Kategorien innerhalb der Warenwirtschaft und Auftragsbearbeitung. Sie bildet die Grundlage für Rabattstrukturen, Preissteuerung, Warengruppenrabatte und differenzierte Verkaufsstrategien. Gleichzeitig ermöglicht sie gezielte Auswertungen nach Produktbereichen, Umsatzgruppen oder Deckungsbeiträgen im ERP- und Buchhaltungssystem.

→ Weitere Details finden Sie unter Warengruppe.

Warenwirtschaft – Einkauf und Verkauf steuern, Lager verwalten und Bestände mit Faktura und Buchhaltung verknüpfen

Die Warenwirtschaft steuert Einkauf und Verkauf inklusive Bestellungen, Wareneingang, Warenausgang, Lagerverwaltung und Bestandsführung in einer zentralen ERP-Software. Artikelbewegungen als Lagerbewegungen werden systemseitig verarbeitet und automatisch mit Faktura und Buchhaltung verbunden, sodass Belege, Bestände und Buchungen konsistent zusammenlaufen. Dadurch entstehen durchgängige Vorgänge vom Einkauf über den Verkauf bis zur Rechnungsstellung und Verbuchung ohne doppelte Datenerfassung.

→ Weitere Details finden Sie unter Warenwirtschaft.

Wartung der Datendatei – Datenbank prüfen, reparieren und Systemstabilität sichern

Die Wartung der Datendatei überprüft und repariert die zentrale Unternehmensdatenbank Ihrer Software. Datenstrukturen werden optimiert, Defekte behoben und Primärschlüssel geprüft. Regelmäßige Wartung erhöht Datensicherheit, Performance und Systemstabilität – besonders vor und nach Updates oder bei Fehlermeldungen.

→ Weitere Details finden Sie unter Wartung der Datendatei.

Wartungsvertrag / Wartungsabrechnung – Serviceverträge verwalten und automatisch abrechnen

Der Wartungsvertrag bildet die Vertragsverwaltung für wiederkehrende Service-, Wartungs- oder Supportleistungen. Laufzeiten, Kündigungsfristen, Abrechnungsintervalle und Vertragsbedingungen werden zentral hinterlegt. Die Wartungsabrechnung erzeugt daraus automatisch periodische Rechnungen und verknüpft diese direkt mit Kunde, Faktura, Offenen Posten und Buchhaltung.

Die Funktion eignet sich für Serviceverträge, IT-Wartung, Maschinenwartung, Supportpauschalen oder langfristige Dienstleistungsverträge mit klarer Vertragsstruktur.

→ Weitere Details finden Sie unter Wartungsvertrag.

Währungsverwaltung – Arbeiten mit Fremdwährungen in Angeboten und Buchhaltung

Die Währungsverwaltung ermöglicht die Verarbeitung von Belegen und Buchungen in Fremdwährungen. Wechselkurse können hinterlegt und automatisch in die Basiswährung umgerechnet werden. Die Funktion unterstützt internationale Geschäftsbeziehungen im ERP- und Buchhaltungssystem.

→ Weitere Details finden Sie unter Währungsverwaltung.

Wiederkehrende Rechnung – Dauerrechnung und Abo-Rechnung automatisch erstellen

Die wiederkehrende Rechnung automatisiert die regelmäßige Rechnungsstellung ohne komplexe Vertragsverwaltung. Intervall, Betrag und Startdatum werden definiert, die Software erzeugt daraus termingerecht Serienrechnungen.

Ideal für Abo-Rechnungen, Mietabrechnungen, Mitgliedsbeiträge oder regelmäßige Servicepauschalen mit fester Intervalllogik. Die erzeugten Rechnungen werden direkt in Offene Posten und Buchhaltung übernommen.

→ Weitere Details finden Sie unter Wiederkehrende Rechnung.

Webshop-Schnittstelle – Onlineshop mit ERP, Warenwirtschaft und Buchhaltung synchronisieren

Die Webshop-Schnittstelle verbindet das ERP- und Warenwirtschaftssystem mit einem externen Onlineshop und ermöglicht den automatisierten Datenaustausch in Echtzeit. Artikel, Preise, Bestände und Kundendaten werden synchronisiert, während Bestellungen direkt in Auftragsbearbeitung, Lagerverwaltung und Faktura übernommen werden.

Die Integration reduziert manuelle Doppelerfassungen, vermeidet Bestandsabweichungen und sorgt für durchgängige Vorgänge zwischen Webshop, Lager, Verkauf und Finanzbuchhaltung innerhalb der Unternehmenssoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Webshop-Schnittstelle.

Wiedervorlage – Termine, Fristen und Nachfassaktionen systematisch steuern

Die Wiedervorlage organisiert offene Vorgänge, Termine und Aufgaben im Verkaufs-, Projekt- und Buchhaltungsvorgang. Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Kundenkontakte können mit einem konkreten Wiedervorlagedatum versehen und automatisch erinnert werden.

Die Funktion unterstützt Nachfassaktionen, Rückrufe, Fristenkontrolle und Aufgabenmanagement und verknüpft Kunden, Belege und Projekte. Dadurch bleiben Verkaufschancen, Zahlungsziele und operative Aufgaben transparent und werden aktiv gesteuert.

→ Weitere Details finden Sie unter Wiedervorlage.

Wirtschaftsidentifikationsnummer – Steuerliche Unternehmenskennnummer korrekt verwalten und ausweisen

Die Wirtschaftsidentifikationsnummer (W-IdNr.) ist eine eindeutige steuerliche Unternehmenskennnummer zur Identifikation im Geschäfts- und Behördenverkehr. Sie wird in den Unternehmensstammdaten hinterlegt und kann automatisch auf Angeboten, Aufträgen und Rechnungen ausgewiesen werden.

Die Verwaltung der W-IdNr. unterstützt die rechtskonforme Belegausstellung, eindeutige Unternehmenszuordnung und Datenführung innerhalb von Faktura und Buchhaltung im ERP-System.

→ Weitere Details finden Sie unter Wirtschaftsidentifikationsnummer.

Workflow – Automatisierte Geschäftsvorgänge und Abläufe

Ein Workflow, der Arbeitsablauf, beschreibt einen Ablauf von Arbeitsschritten innerhalb eines Geschäftsvorgangs. In der Software werden Vorgänge wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Aufgaben oder Freigaben automatisch entlang definierter Vorgangsschritte verarbeitet.

Durch automatisierte Abläufe werden Vorgänge standardisiert, Aufgaben automatisch weitergegeben und Bearbeitungsstände transparent dokumentiert. Dies reduziert manuelle Arbeitsschritte und erhöht die Effizienz innerhalb der Unternehmensorganisation.

→ Weitere Details finden Sie unter Workflow.

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XML-Schnittstelle für den Datenaustausch mit externen Systemen

Die XML-Schnittstelle ermöglicht den Datenaustausch mit externen Systemen auf Basis des XML-Formats. Belege, Stammdaten oder Buchungsinformationen können exportiert oder importiert und systemübergreifend weiterverarbeitet werden. Die Schnittstelle unterstützt eine standardisierte, maschinenlesbare Integration zwischen ERP, Webshop, Finanzsystemen oder Drittanwendungen.

→ Weitere Details finden Sie unter XML-Schnittstelle.

XRechnung – Elektronische Rechnung im XML-Standard für öffentliche Auftraggeber (B2G)

Die XRechnung ist das verpflichtende elektronische Rechnungsformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie basiert auf dem XML-Standard gemäß EU-Norm EN 16931 und wird ohne PDF als führendes Rechnungsdokument übermittelt.

Pflichtangaben wie Leitweg-ID, Steuerschlüssel, Zahlungsbedingungen und Positionsdaten werden validierbar ausgegeben.

→ Weitere Details finden Sie unter XRechnung.

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Zahlungsabgleich – Offene Posten automatisch mit Bankumsätzen abgleichen

Der Zahlungsabgleich ordnet Bankumsätze, Kreditkarten- und PayPal-Zahlungen den entsprechenden offenen Posten zu. Eingehende und ausgehende Zahlungen werden automatisch erkannt, zugeordnet und verbucht. So wird der Abgleich von Forderungen und Verbindlichkeiten in der Finanzbuchhaltung effizient und revisionssicher durchgeführt.

→ Weitere Details finden Sie unter Zahlungsabgleich.

Zahlungsart (Zahlart) – Zahlungsweisen festlegen und steuern

Die Zahlungsart definiert, wie eine Rechnung beglichen wird, z. B. per Überweisung, SEPA-Lastschrift, Barzahlung, EC- oder Kreditkartenzahlung. In der msuSoftware können Zahlungsarten im Kundenstamm hinterlegt und automatisch in Angebote, Aufträge und Rechnungen übernommen werden.

Die gewählte Zahlungsart beeinflusst die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung, etwa beim Zahlungsabgleich, im Online-Banking oder im Mahnwesen. Dadurch werden Zahlungsvorgänge gesteuert und Bankbewegungen korrekt zugeordnet.

→ Weitere Details finden Sie unter Zahlungsart.

Zahlungsbedingungen – Skonto, Ratenzahlung und individuelle Zahlungskonditionen festlegen

Zahlungsbedingungen regeln die vertraglichen Konditionen einer Rechnung, etwa Skontosätze, Skontofristen, Ratenzahlungen, Vorkasse oder individuelle Zahlungsvereinbarungen. In der msuSoftware können Zahlungsbedingungen zentral definiert und Kunden dauerhaft zugeordnet werden.

Sie steuern die Berechnung von Skonto, Teilzahlungen und Zahlungsmodalitäten und werden automatisch in Angebote, Aufträge und Rechnungen übernommen.

→ Weitere Details finden Sie unter Zahlungsbedingungen.

Zahlungseingang – Kundenzahlungen erfassen und offene Rechnungen automatisch ausgleichen

Der Zahlungseingang erfasst eingehende Kundenzahlungen und gleicht diese mit offenen Rechnungen ab. In der msuSoftware werden Bankumsätze über das Online-Banking eingelesen oder manuell erfasst und automatisch den entsprechenden offenen Posten zugeordnet.

Teilzahlungen, Skontoabzüge oder Überzahlungen werden korrekt berücksichtigt und buchhalterisch verarbeitet. Der Zahlungseingang reduziert Forderungen, aktualisiert die Offene-Posten-Liste und sorgt für eine revisionssichere Verbuchung in der integrierten Buchhaltung.

→ Weitere Details finden Sie unter Zahlungseingang.

Zahlungsverkehr – Online-Banking und SEPA direkt in der msuSoftware

Der Zahlungsverkehr verarbeitet Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge direkt in der integrierten Buchhaltung. Bankumsätze werden per Online-Banking eingelesen, offenen Posten automatisch zugeordnet und revisionssicher verbucht.

→ Weitere Details finden Sie unter Zahlungsverkehr.

SEPA-Überweisungen und Lastschriften werden unmittelbar aus der Buchhaltung erzeugt – ohne Drittprogramm, ohne DATEV-Übergabe und ohne Medienbruch zwischen Rechnung, Offene-Posten-Verwaltung und Bank.

→ Weitere Details finden Sie unter SEPA.

Zahlungsziele – Fälligkeit von Rechnungen automatisch berechnen

Zahlungsziele definieren ausschließlich die Frist, innerhalb der eine Rechnung fällig ist, z. B. 14 Tage oder 30 Tage netto. In der msuSoftware wird das Zahlungsziel automatisch zur Berechnung des Fälligkeitsdatums verwendet.

Das Zahlungsziel steuert Mahnwesen, Fälligkeit und Offene-Posten-Überwachung.

→ Weitere Details finden Sie unter Zahlungsziele.

Zeiterfassung – Erbrachte Zeiten als Leistung abrechnen und projektbezogen auswerten

Erbrachte Zeiten dokumentieren abrechenbare Leistungsstunden zu Projekt, Auftrag oder Kunde innerhalb der msuSoftware. Sie bilden die Grundlage für Rechnungsstellung, Nachkalkulation und Projektcontrolling.

→ Weitere Details finden Sie unter Zeiterfassung.

Die erfassten Zeiten können direkt als Leistungen in Angebote, Aufträge oder Rechnungen übernommen und betriebswirtschaftlich ausgewertet werden. Dadurch entsteht eine transparente Verbindung zwischen Leistungserbringung, Abrechnung und Wirtschaftlichkeitsanalyse.

→ Weitere Details finden Sie unter Zeiterfassung - Erbrachte Zeiten.

Zentrale – Startseite und zentrales Navigationszentrum der msuSoftware

Die Zentrale ist die Startseite der msuSoftware und bündelt zentrale Funktionen, Auswertungen und Schnellzugriffe in einer klaren Übersicht. Von hier aus steuern Sie Verkauf, Einkauf, Projekte, Lager und Buchhaltung direkt und effizient.

Die Zentrale dient als Navigationszentrum für alle Hauptbereiche und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf operative und kaufmännische Module innerhalb der msuSoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Zentrale.

Zielbestand – erforderliche Lagerbestandsmenge eines Artikels

Der Zielbestand ist die erforderliche Menge eines Artikels, die dauerhaft im Lager verfügbar sein soll. Er dient als Planungswert für Lagerhaltung, Einkauf und Nachbestellungen und unterstützt die Steuerung des Artikelbestands.

Sinkt der Lagerbestand unter den definierten Zielbestand, kann rechtzeitig eine Nachbestellung ausgelöst werden, um den Bestand wieder auf die festgelegte Lagermenge zu erhöhen. Dadurch bleibt die Lieferfähigkeit erhalten und der Lagerbestand kann wirtschaftlich gesteuert werden.

→ Weitere Details finden Sie unter Zielbestand

Zolltarifnummer (HS-Code) – Warenkennzeichnung für den Export

Kurzdefinition: Die Zolltarifnummer identifiziert Waren für den Zoll im internationalen Handel eindeutig. Innerhalb der Warenwirtschaft und ERP-Software ermöglicht sie die rechtssichere Abwicklung von Exportvorgängen, indem sie in den Artikelstammdaten hinterlegt und automatisch in Rechnungen, Lieferscheinen sowie Bestellungen für den grenzüberschreitenden Warenverkehr ausgewiesen wird.

→ Weitere Details finden Sie unter Zolltarifnummer.

Zwischenkonto (Geldtransit) – Verbuchung von Zahlungsbewegungen

Der Geldtransit dient der Verbuchung von Zahlungsbewegungen zwischen Kasse, Bank und internen Geldwegen. Er wird genutzt, wenn Einzahlungen oder Umbuchungen zeitversetzt erfolgen. Zahlungsflüsse werden nachvollziehbar und buchhalterisch abgebildet.

→ Weitere Details finden Sie unter Zwischenkonto.

Zugriffsrechte (Benutzerrechte / Rechteverwaltung) – Benutzerrollen und Berechtigungen sicher steuern

Zugriffsrechte regeln, welche Benutzer innerhalb der msuSoftware auf bestimmte Bereiche, Funktionen und Daten zugreifen dürfen. Über die Rechteverwaltung werden individuelle Benutzerrechte oder Rollen definiert, um sensible Bereiche wie Buchhaltung, Stammdaten oder Auswertungen gezielt zu schützen.

Durch die Vergabe von Benutzerrechten wird sichergestellt, dass Mitarbeiter nur die Funktionen sehen und bearbeiten können, die für ihre Aufgaben vorgesehen sind. Dies erhöht Datensicherheit, Transparenz und interne Kontrolle innerhalb der msuSoftware.

→ Weitere Details finden Sie unter Zugriffsrechte.

Zuschlag (Preiszuschlag, Aufpreis) – Verkaufspreise kalkulieren und Margen gezielt steuern

Ein Zuschlag erhöht den Grundpreis eines Artikels oder einer Leistung um einen festen Betrag oder einen prozentualen Wert und ist Bestandteil der Verkaufskalkulation in der msuSoftware. Zuschläge können für Zusatzleistungen, Sonderausführungen, Materialaufschläge oder projektbezogene Mehrkosten definiert werden.

Der Zuschlag fließt automatisch in die Preisberechnung ein und wird in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen korrekt ausgewiesen. Dadurch ermöglicht die msuSoftware eine transparente Kalkulation, gezielte Margensteuerung und differenzierte Preisgestaltung – über einfache Aufpreise hinaus.

→ Weitere Details finden Sie unter Zuschlag.

Zuschreibung (Anlagen) – Wertaufholung von Anlagegütern korrekt buchen

Die Zuschreibung erhöht den Buchwert eines Anlageguts, wenn der Grund für eine zuvor vorgenommene außerplanmäßige Abschreibung weggefallen ist. Sie dient der gesetzeskonformen Wertaufholung im Anlagevermögen gemäß handelsrechtlichen Vorgaben.

Die Zuschreibung erfolgt maximal bis zur Höhe der ursprünglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten und wird im Anlagenverzeichnis dokumentiert. Die Buchung wird automatisch in der Finanzbuchhaltung berücksichtigt und wirkt sich entsprechend auf Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aus.

→ Weitere Details finden Sie unter Zuschreibung.

Zuständigkeit – Aufgaben von Anwender und Softwarehersteller

Die Zuständigkeit beschreibt die Aufteilung der Verantwortungsbereiche zwischen Anwender und Softwarehersteller.

Der Anwender ist für Installation, Systemumgebung, Datensicherung sowie die Pflege der eigenen Unternehmensdaten verantwortlich. msuBerlin ist für Entwicklung, Updates, Wartung und Weiterentwicklung der Software zuständig.

→ Weitere Details finden Sie unter Zuständigkeit