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KassenSichV
Die neue Kassenverordnung

msuPos mit TSE Registrierkasse Richtlinie KassenSichV msuBerlin
Achtung Fristablauf 30.09.2020
Seit 35 Jahren

Wer ist vom neuen Kassengesetz betroffen?

  1. Jeder, der bereits eine elektronische Kasse einsetzt.
  2. Ladenbesitzer oder Fachhändler, die an eine überschaubare Anzahl bekannter Personen verkaufen.
  3. Ggfs. Dienstleister, die bar bezahlt werden, z.B. Handwerker vor Ort.

ACHTUNG:
Ab dem 1. Januar 2020 gelten NEUE REGELN bei BARzahlung!

Dieser Artikel ist für alle Unternehmer wichtig, denn das Thema findet trotz hoher Brisanz wenig bis gar keine Aufmerksamkeit. Dabei drohen Ihnen Bußgelder bis zu 25.000 €.

Obwohl das Gesetz irreführend als neues Kassengesetz bzw. Kassenrichtlinie bezeichnet wird, sind grundsätzlich alle Unternehmer davon betroffen, die Bargeschäfte haben. Dies betrifft also nicht nur Ladengeschäfte mit einem Kassensystem, wie den Gemüsehändler um die Ecke.

Da es ein Zumutbarkeitsregelung gibt, steckt der Teufel hier jedoch richtig im Detail. Lassen Sie sich daher von Ihrem Steuerberater bestätigen, ob Sie unter die neue Kassensicherungsverordnung fallen oder nicht.

Themen

NEU 26.08.2020:
Fristverlängerung bei vorliegender TSE-Beauftragung möglich

Um den Unternehmen ausreichend Zeit zu geben, ihre Kassensysteme umzustellen, gewährte das Bundesfinanzministerium (BMF) schließlich im November 2019 eine Nichtbeanstandungsregelung bis 30.09.2020. Obwohl Corona und die Mehrwertsteuerumstellung die Unternehmen extrem fordern, lehnt das BMF eine Verlängerung dieser Übergangsfrist kategorisch ab.

Zum Glück für die Unternehmer haben dagegen die Finanzminister der Länder die Brisanz der Lage verstanden. Sie laufen beim BMF Sturm und haben über eigene Härtefallregelungen die Frist bis zum 31. März 2021 verlängert. Dummerweise regelt das jedes Bundesland anders. Hier finden Sie die aktuellen Regelungen.

So kann in einigen Ländern die Verlängerung formlos beantragt werden, in anderen müssen zusätzliche Unterlagen und Bestätigungen des Anbieters eingereicht werden.

Die meisten Länder gewähren Sonderregelungen für Cloud-basierte TSE-Lösungen, weil diese zwar bereits zertifiziert, aber aufgrund der (unnötig) hohen komplexen Anforderungen im Betrieb noch nicht einsatzbereit sind. Warum und worauf sie achten müssen, erfahren Sie in diesem kurzen Video.

WICHTIG: Die zweite Verlängerung gilt nicht automatisch und nicht für alle. Voraussetzung ist in allen Bundesländern, dass ein Unternehmen die TSE termingerecht beauftragt haben muss. Hier können Sie bei msuBerlin ein Angebot anfordern.

Die Zeit drängt: Das müssen Sie jetzt tun

Die Härteregelungen der Bundesländer verschaffen allen Unternehmen, eine letzte Frist für die Umsetzung. Der Unternehmer muss aber nachweisen, dass er die Implementierung einer TSE bis zu einem bestimmten Stichtag verbindlich beauftragt hat.

Hier drängt die Zeit besonders: In Berlin, Brandenburg, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz, Sachsen muss die Beauftragung spätestens bis 31. August 2020 vorliegen, in allen anderen Ländern (außer Bremen) Ende September.

Für Sie bedeutet das:

  • Kontaktieren Sie umgehend msuBerlin und fordern Sie ein individuelles Angebot an. Falls in Ihrem Bundesland der 31. August der Stichtag für die Beauftragung ist, bleiben Ihnen nur noch wenige Tage Zeit.
  • Erkundigen Sie sich über die Rechtslage im Allgemeinen und über die spezifischen Voraussetzungen für die Nichtbeanstandung in Ihrem Bundesland.
  • Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.

Bitte bedenken Sie zusätzlich, dass es zu diesem fortgeschrittenen Zeitpunkt wegen der Corona-Krise und angesichts des notwendigen administrativen Vorlaufs zu Engpässen bei der Umsetzung kommen kann.

Aktualisiert: 26.08.2020:
Härtefallregelungen der Bundesländer über den 30.9.2020 hinaus MÖGLICH

Zur KassenSichV gibt es inzwischen von 15 Bundesländern Erlasse für eine MÖGLICHE Fristverlängerung, d.h. bis spätestens dem 31. März 2021 muss Ihre TSE integriert sein.

Was ist denn eine TSE?

Eine TSE ist eine sogenannte Technische Sicherheitseinrichtung mit der Ihre Kasse verbunden ist, um die einzelnen Umsätze chronologisch, fortlaufend, unlöschbar und manipulationssicher zu speichern.

Diese neue Frist ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft – wie beispielsweise eine verbindliche TSE-Bestellung – und variiert je nach Bundesland. Lediglich in Bremen ist noch eine gesonderte Anfrage an das Finanzamt vonnöten.

Hier finden Sie die Regelungen zu technischen Sicherheitssystemen (TSE) in Ihren Registrierkassen für Ihr Bundesland:

TSE-Anbindung bestellen

In Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2020 computergestützte Kassensysteme zusammen mit einer TSE-Anbindung betrieben werden. Die msuTSE-Anbindung erweitert daher das Software-Modul msuKasse für den Einsatz in Deutschland.

Das Modul msuKasse kann in folgenden Programmen kostenlos freigeschaltet werden.

  • DerFreiberufler (ideal für kleine Shops)
  • DerCreative
  • DerDienstleister (speziell für Einzelhandel ohne Bestellwesen)
  • DerHandwerker
  • msuFakt! (Einzelhandel mit Bestellwesen)
  • msuProjekt (Einzelhandel, der ein ERP-System benötigt)

Für die Freischaltung in Deutschland ist jedoch zusätzlich die Bestellung der Software-Erweiterung mit der msuTSE-Anbindung erforderlich.

Die Online-TSE für die Signierung von Kassentransaktionen wird dabei von der msuSoftware über eine digitale Schnittstelle (SMAERS genannt) mit der msuSoftware verbunden. SMAERS muss vom Anbieter der Online-TSE bereitgestellt werden.

Eine TSE Anbindung läuft bereits bei unseren Mac & PC Anwendern in Österreich seit Jahren zuverlässig. Dort heißt das Gesetz RKSV und wir arbeiten mit dem Marktführer A-Trust seit 2016 hervorragend zusammen.

Bisher ist die Online-TSE außer bei A-Trust nur für einen weiteren Anbieter zertifiziert. Allerdings sind beide Systeme aktuell noch nicht verfügbar, da das SMAERS (die digitale Schnittstelle zur TSE) für Windows erst in der Version 0.99 vorliegt und damit noch nicht final ist.

A-Trust hat nach unserem Kenntnisstand aktuell bei der Entwicklung einer Online-TSE auch in Deutschland die Nase vorn. Es ist jedoch noch nicht klar, wann die Version 1.0 bereitgestellt wird.

Wir erwarten die finale Version im Laufe des September 2020. Nach Verfügbarkeit der finalen Version 1.0 müssen alle ca. 20 Protokolle, die geführt werden müssen, erneut getestet werden. Erst dann können wir eine msuVersion mit TSE-Anbindung herstellen und freigeben, die in der Lage ist, Ihre Kassentransaktionen von der TSE fälschungssicher signieren zu lassen und zu speichern.

Deshalb können wir eine Lieferung zum 30.09.2020 nicht zusichern und die Beantragung der Verlängerung ist somit möglich. Für den Antrag zur Fristverlängerung ist Ihre verbindliche Bestellung der msuTSE-Anbindung erforderlich.

Zum Glück haben die Finanzminister der Länder die Brisanz der Lage verstanden und über eigene Härtefallregelungen die Einführungsfrist bis zum 31. März 2021 verlängert. Mehr erfahren ... .

Trotz möglichem Aufschub der Nichtbeanstandungsfrist in den meisten Bundesländern müssen Sie jetzt aktiv werden, da Sie bis zum 31. August bzw. 30. September 2020 (je nach Bundesland) eine TSE-Aufrüstung nachweislich verbindlich bestellt haben müssen.

Der Wermutstropfen:
Wenn das „SMAERS“ Modul für Windows-PC verfügbar ist, wird es von den TSE Anbietern höchstwahrscheinlich noch kein „SMAERS“ Modul für Mac geben.

Nach Bereitstellung der msuSoftware mit TSE Anbindung für Windows kann als Option die msuSoftware auf dem Mac weiterlaufen wie gewohnt. Allerdings läuft Ihr POS als Windows-Client auf einem Windows-PC oder virtualisiert z.B. Parallels, während alle anderen Arbeitsplätze wie gewohnt auf Ihrem Mac laufen. Dies ist als Server-Version möglich.

Die Kosten für die TSE sind bei beiden Anbietern vergleichbar und werden über msuBerlin bezogen.

Die Kosten betragen:

  • Für Kassen mit wenig Zahlungen (z.B. Friseur ohne Mitarbeiter) 50 € pro Jahr zzgl. USt.
  • Für Kassen mit hohem Zahlungsaufkommen 100 € pro Jahr zzgl. USt.

Bei den TSE-Anbietern ist der Abschluss eines 5-Jahres Vertrages notwendig, so dass auch wir ausschließlich 5-Jahresverträge anbieten, da wir die Kosten vorfinanzieren müssen. Die Übertragung der TSE-Lizenz auf einen anderen Software Hersteller wird von den TSE-Anbietern ausgeschlossen.

Sie können aufgrund der Dringlichkeit ab sofort eine TSE vorab verbindlich bestellen, um die notwendigen Anforderungen für die Fristverlängerung über den 30. September 2020 hinaus zu erfüllen.

Sie haben Fragen zur TSE oder möchten eine TSE bestellen?

Anfrage/Bestellung zur TSE mit einer E-Mail stellen

Worum geht es in dem Gesetz?

Ähnlich einem Flugschreiber, der jede Aktion der Piloten aufzeichnet, wird jeder Umsatz einzeln mit der Software elektronisch erfasst, gespeichert und manipulationssicher für 10 Jahre archiviert.

Beispiel: Ein Kunde kauft bei einem Gemüsehändler eine Gurke für 2 € und ein Kilo Tomaten für 4 €. Ab dem 1.1.2020 müssen

  • die 2 € für die Gurke (Umsatz 1)
  • die 4 € für die Tomaten (Umsatz 2)
  • die 6 € (Gesamtumsatz)

archiviert werden. Hat der Kunde nicht genug Geld dabei und die Tomaten werden nicht gekauft, dann sind außerdem

  • das Storno für die Tomaten (4 €)
  • das Storno für den Gesamtumsatz (6 €) und
  • der neue Gesamtumsatz von 2 €

zu archivieren.

Damit die Archivierung manipulationssicher ist, MUSS Ihre Kasse mit einer sogenannten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verbunden werden, um die einzelnen Umsätze chronologisch, fortlaufend und unlöschbar zu speichern.

Das bedeutet, das Finanzamt kann jeden Ihrer Verkäufe für die nächsten 10 Jahre bis in das letzte kleinste Detail perfekt nachvollziehen. Diese totale Überwachung kann das Finanzamt

  • jederzeit,
  • unangemeldet und
  • automatisiert

durchführen. George Orwell in seiner düsteren Zukunftsvision ‘1984’ oder die StaSi waren Waisenkinder dagegen.

Was MÜSSEN Sie seit dem 1. Januar 2020 tun?

Anschaffung: Sie benötigen ein elektronisches Kassensystem, das den neuen Anforderungen entspricht.

Daher müssen Sie zeitnah eine Bestandsaufnahme ihrer Kassensysteme machen und in Abstimmung mit Ihrem Kassenhersteller Maßnahmen planen und umsetzen.

Belegausgabepflicht: Sie müssen jedem Kunden zwingend einen Kassenbeleg aushändigen, den Kassenbon, - ob er will oder nicht. Der Kunde muss den Beleg jedoch nicht mitnehmen. Sie können den Beleg auch papierlos übergeben, z.B. per Mail.

AUSNAHME: Falls Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen an eine Vielzahl „nicht bekannter Personen“ verkaufen, können Sie grundsätzlich versuchen, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen.

Was MÜSSEN Sie ab dem 1. Oktober 2020 tun?

Nichtbeanstandungsregelung

Das BMF hat mit dem Schreiben vom 06.11.2019 zwar eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.09.2020 für die TSE erlassen, dabei aber gleichzeitig betont, dass die notwendigen technischen Anpassungen umgehend durchzuführen sind. Was muss geschehen?

Verbindung zur TSE: Ihr Kassensystem muss mit einer zertifizierten TSE (technische Sicherheitseinrichtung) verbunden sein.

Meldepflicht: Sie müssen alle im Unternehmen genutzten Kassensysteme innerhalb eines Monats (nach Anschaffung) ANMELDEN.

Kassensysteme, die Sie nicht mehr nutzen, müssen Sie ABMELDEN.

WAS kann das Finanzamt ab dem 1. Januar alles mit Ihnen machen?

Unangekündigte Kassenschau

Das Finanzamt darf jederzeit bei Ihnen vorbeikommen und die Kasse überprüfen. Egal ob offene Kasse (Aufzeichnung per Hand) oder elektronisches Kassensystem, die Aufzeichnungen müssen auf den Cent genau mit dem Kassenstand übereinstimmen oder Sie haben ein erhebliches Problem.

Verdeckte Ermittler

Der nette Herr mit grau melierten Haaren oder die attraktive Blondine können verdeckte Ermittler sein, die beobachten, ob Sie die Belege übergeben oder die Aufzeichnungen durchführen. Nach dem Testkauf können sie ihren Ausweis zeigen, einen Kassensturz verlangen und mit Ihren Aufzeichnungen vergleichen.

Hohe Bußgelder

Bei Unregelmäßigkeiten kann das Finanzamt hohe Bußgelder verhängen, ihre Kassenführung verwerfen und die Einnahmen schätzen. Das kann Ihre wirtschaftliche Existenz bedrohen.

Kassenführung wird zur Chefsache!

Aufgrund der unangekündigten Kassenschau und dem sofortigen Zugriff über eine standardisierte Schnittstelle, ist die ordnungsgemäße Kassenführung durch Sie und Ihre Mitarbeiter entscheidend.

Machen Sie daher als Unternehmer die Kassenführung zur Chefsache und geben sie ihr die höchste Priorität:

  • Suchen Sie unbedingt das Gespräch mit Ihrem Steuerberater
  • Schulen Sie geeignetes Personal
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Einhaltung bzw. Umsetzung

Welche Kosten entstehen?

  1. Falls Sie den Hersteller wechseln oder noch keine elektronische Kasse haben, fallen die Anschaffungskosten für das neue Kassensystem an.

  2. Wenn Sie bereits ein Kassensystem haben, könnten die Hersteller aufgrund der erheblichen Anpassung einen großzügigen Preis für das Update verlangen.

  3. Dazu kommt der Aufwand für die Anbindung der TSE.

    Da es aktuell noch keine TSE gibt, kann auch kein Hersteller diese Kosten genau beziffern. Voraussichtlich werden die Kosten 50 bis 100 € pro Jahr und Kasse betragen, abhängig davon, wie viele Belege Sie ausstellen.

  4. Die Beratung durch Ihren Steuerberater, Schulungen der Mitarbeiter und das regelmäßige innerbetriebliche Controlling nach der Einführung stellen zukünftig einen weiteren Kostenblock dar.

Worauf sollten Unternehmer beim Kauf einer Kasse jetzt achten?

Wichtig! Derzeit gibt es unseres Wissens nach noch kein einziges Kassensystem, das über eine durch das BSI (Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnologie) zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügt.

  1. Garantiert mir mein aktueller Kassenanbieter oder -hersteller, dass ich meine Kasse auch über 2020 hinaus nutzen kann?
  2. Da es noch keine TSE gibt, achten Sie beim Kauf auf eine Garantie zur Rückabwicklung, falls Ihr Hersteller eine entsprechende Anbindung zukünftig nicht anbietet oder einen unappetitlich hohen Preis dafür verlangt.

  3. Viele Fachhändler und Dienstleister haben nicht nur ein Kassensystem für Barverkäufe, sondern setzen ebenfalls eine Software für Faktura / Warenwirtschaft ein, weil Kunden z.B. auf Rechnung kaufen.

    Wichtig: Rechnungen, die mit der Faktura / Warenwirtschaft erzeugt wurden, sollten in das Kassensystem übertragbar sein, um unnötige Mehraufwände und Fehlerquellen zu vermeiden.

Erstmal abwarten oder jetzt eine neue Kasse kaufen?

Klären Sie jetzt schon jetzt mit Ihrem Anbieter, ob er Ihnen eine Rückgabe-Garantie einräumt, falls z.B. die Kosten für die TSE-Anbindung aus dem Ruder laufen, oder der Hersteller die doch sehr komplizierte Anbindung nicht schaffen sollte.

Wird msuKasse entsprechend dem neuen Kassengesetz arbeiten?

Wir arbeiten aktuell noch an msuKasse 2020, damit diese Version die Anforderungen der neuen Kassenrichtlinie erfüllt.

Da es jedoch noch keine zertifizierte TSE (Technische Sicherungseinrichtung) gibt, an die wir oder irgend ein anderer Hersteller seine Kasse anbinden kann, können wir unsere Arbeiten aktuell noch nicht abschließen. Wir arbeiten bereits mit den beiden TSE Anbietern zusammen.

100%-Sorgenfrei-Rücknahme-Garantie für alle Neukunden, die nach dem 1.10.2019 msuKasse erworben haben. Sie können bis zum 1.1.2020 vom Kauf zurücktreten und erhalten den Kaufpreis vollständig zu 100% erstattet.

Kunden mit msuKasse und einem gültigen Wartungsvertrag (z.B. einer Silber- oder Goldpartnerschaft) erhalten das Update für das neue Kassengesetz kostenfrei.

Die Anbindung an die TSE (technische Sicherungseinrichtung) ist ein separates Softwaremodul (msuTSE-Anbindung). Da es zurzeit noch keine zertifizierte TSE gibt, können wir Ihnen die Verfügbarkeit und den Preis dafür leider noch nicht nennen.

FAQs

Woran erkenne ich, ob ein Hersteller eine zertifizierte TSE angebunden hat?

Es gibt Scharlatane, die das behaupten, obwohl noch niemand über eine Zertifizierung verfügt. Die Zertifizierung erkennen Sie an der offiziellen Zertifizierungsnummer durch den BSI.

Ich habe eine offene Ladenkasse, muss ich ab dem 1.1.2020 eine elektronische Kasse einsetzen?

Offene Kassen sind weiterhin erlaubt, allerdings steigt Ihr Verwaltungsaufwand. Bitte halten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Gibt es Ausnahmeregelung von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung?

Ja. Nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO kann von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen von geringem Wert an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung Abstand genommen werden, wenn keine elektronischen Registerkassen eingesetzt werden.

Gib es Übergangsfristen für ältere Kassen?

Ja, aber nur für Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden.

Diese Registrierkassen müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010, BStBl I 2010, 1342 erfüllen, dürfen aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sein, sodass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen.

Diese Registrierkassen dürfen Sie bis zum 31.12.2022 weiterhin verwenden. Halten Sie hierfür unbedingt Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Diese Ausnahmeregelung GILT NICHT für PC-Kassensysteme.

Muss ich ab dem 1.1.2020 jedem Kunden einen Beleg aushändigen?

Ja! Sie MÜSSEN jedem Kunden einen Kassenbeleg AUSHÄNDIGEN, wobei der Kunde nicht verpflichtet ist, den Beleg auch mitzunehmen.

Können Belege digital übermittelt werden?

Ja, das ist möglich. Ein Beleg bzw. eine Rechnung kann dem Kunden elektronisch übermittelt bzw. ausgehändigt werden, WENN ER DAMIT EINVERSTANDEN IST. Es besteht keine Pflicht zur Empfangsbestätigung.

Muss das Kassensystem zukünftig angemeldet werden?

Ja, das muss es! Innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme muss jedes neue Kassensystem beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden.

Zu den Pflichtangaben gehören insbesondere der Typ, das Modell, die Seriennummer, die Zertifizierungs-ID der TSE und auch der Einsatzort.

Kassensysteme, die vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31.01.2020 dem Finanzamt gemeldet werden.

Bei Außerbetriebnahme müssen Sie das Kassensystem abmelden.

Die Anmeldung soll zukünftig auch Online möglich sein.

Was passiert, wenn ein Kassensystem oder die TSE ausfällt?

Alle Ausfallzeiten und der Grund müssen von Ihnen dokumentiert werden. Wie Sie in diesem Fall die einzelnen Vorgänge dokumentieren, besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Fällt nur die TSE aus, aber nicht Ihre Kasse, muss das auf jedem Beleg (dem Kassenbon, der Rechnung) ausgewiesen sein. Außerdem müssen Sie dafür Sorge tragen, dass die TSE wiederhergestellt wird.

Ich nutze msuKasse. Kann ich sie ab dem 1.1.2020 weiterhin einsetzen?

Die Versionen bis zur Version 2020 von msuKasse erfüllt nicht die Anforderungen ab dem 1.1.2020. Hierzu benötigen Sie die Version 2020 von msuKasse.

Da es aktuell noch keine zertifizierte TSE gibt, können weder wir, noch irgend ein anderer Hersteller eine fertige Lösung anbieten.

An wen kann ich mich richten?

Zunächst an Ihren Steuerberater. Ansprechpartner für das Gesetz ist das Bundesministerium für Finanzen: www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Home/home.html. Technische Fragen können Sie auch an das BSI stellen: registrierkassen@bsi.bund.de

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System­voraus­setzungen für die aktuelle Version 2023

Apple (Mac)

Einzelplatz und Arbeitsplatz (Client)
  • mind. 2-Kern-Prozessor ab 4 GB RAM
  • macOS 10.15.6 (Catalina), macOS 11 (Big Sur), macOS 12 (Monterey), macOS 13 (Ventura)
Server-Programm
  • mind. 4-Kern-Prozessor ab 8 GB RAM
  • macOS 10.15.6 (Catalina), macOS 11 (Big Sur), macOS 12 (Monterey), macOS 13 (Ventura)

Windows (PC)

Einzelplatz und Arbeitsplatz (Client)
  • mind. 2-Kern-Prozessor ab 4 GB RAM
  • Windows 10, 11
Server-Programm
  • mind. 4-Kern-Prozessor ab 8 GB RAM
  • Windows 2012 R2, 2016, 2019
Wir empfehlen Windows 10 sowie Windows Server ab 2016.