Schluss mit manuellem Aufwand. Verknüpfen Sie Kunden und Belege zu einer intelligenten Einheit.
Mit dem E-Mail-Versand senden Sie kaufmännische Dokumente direkt aus dem jeweiligen Vorgang. Sie speichern die Rechnung nicht erst manuell als PDF, wechseln nicht in ein externes Mailprogramm und müssen den Empfänger nicht erneut eintippen.
Der E-Mail-Versand verbindet Beleg, Empfänger, E-Mail-Vorlage und CRM-Daten in einem Arbeitsablauf. Dadurch wird der Versand zum festen Teil Ihres Belegvorgangs.
Für Ihren Arbeitsalltag heißt das:
→ Sie senden Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Rechnungskorrekturen und Bestellungen direkt an Kunden, Interessenten oder Lieferanten – ohne Medienbruch und ohne doppelte Eingaben.
Das Ergebnis für Sie:
Sie erstellen ein kaufmännisches Dokument und versenden es direkt aus der Software. Dazu gehören Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Rechnungskorrekturen und Bestellungen.
Die E-Mail-Adresse kommt aus den beim Ansprechpartner gespeicherten Kontaktdaten. Dadurch nutzen Sie die bereits erfassten CRM-Daten und vermeiden doppelte Eingaben.
Der Beleg wird aus Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Mahnung, Rechnungskorrektur oder Bestellung als PDF für den E-Mail-Versand übergeben. Sie müssen die Datei nicht erst manuell speichern und danach in einer externen E-Mail anhängen.
Für verschiedene Belegarten können passende E-Mail-Vorlagen vorbereitet werden. So erhält jede Rechnung, jedes Angebot oder jede Mahnung einen passenden Betreff und einen passenden Text.
E-Mail-Versand, CRM, Faktura, Verkauf, Einkauf und Dokumente arbeiten zusammen. Dadurch bleibt die Kommunikation direkt mit Kunde, Beleg und Vorgang verbunden.
Integrierte Versandfunktion: Der E-Mail-Versand ist die direkte Lösung für Ihre kaufmännischen Dokumente in der msuSoftware. Senden Sie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Rechnungskorrekturen oder Bestellungen ohne Umwege an den Empfänger.
Alles in einem Rutsch: Die Funktion verbindet den fertigen Beleg mit den E-Mail-Adressen aus dem CRM, dem E-Mail-Postfach und der passenden Vorlage. So werden Belegerstellung und Versand zu einem einheitlichen Arbeitsablauf.
Direkte Verbindung: Es ist viel mehr als nur eine PDF-Datei oder eine Adressliste. Das Entscheidende ist die Verknüpfung: Dokument, Empfänger, Vorlage und Versand sind fest mit dem jeweiligen Beleg verbunden.
Typische Dokumente für den E-Mail-Versand:
Der E-Mail-Versand ist der Schritt, mit dem ein fertiger Beleg den Empfänger erreicht. Ein Angebot, ein Auftrag, eine Rechnung, ein Lieferschein, eine Mahnung, eine Rechnungskorrektur oder eine Bestellung wird nicht erst außerhalb der Software gespeichert und manuell weitergeleitet, sondern direkt aus dem jeweiligen Vorgang versendet.
Dadurch bleibt der Versand mit dem Kunden, dem Ansprechpartner, dem Beleg und der passenden E-Mail-Vorlage verbunden. Die E-Mail-Adresse stammt aus den Kontaktdaten im Kunden, der Beleg aus der Faktura oder dem Einkauf. So entsteht ein durchgängiger kaufmännischer Ablauf ohne doppelte Eingaben.
Ein Angebot wird erstellt und direkt per E-Mail an den Interessenten gesendet. Nach der Rückmeldung kann daraus ein Auftrag entstehen.
Anfrage → Angebot → E-Mail-Versand → Auftrag
Ein Auftrag wird als Auftragsbestätigung an den Kunden gesendet. Danach folgen Leistung, Lieferung oder spätere Rechnungsstellung.
Auftrag → E-Mail-Versand → Lieferung oder Rechnung
Eine Rechnung wird nach der Erstellung direkt an den Kunden gesendet. Anschließend kann der Zahlungseingang überwacht werden.
Rechnung → E-Mail-Versand → Zahlungseingang
Wenn eine offene Rechnung erinnert oder gemahnt wird, kann die Mahnung direkt per E-Mail an den Kunden gesendet werden.
Offene Rechnung → Mahnung → E-Mail-Versand → Zahlung
Auch im Einkauf wird der E-Mail-Versand genutzt. Eine Bestellung wird erstellt und direkt an den Lieferanten gesendet.
Bestellung → E-Mail-Versand → Lieferant → Wareneingang
Im Verkauf verbindet der E-Mail-Versand die einzelnen Belege zu einem klaren Ablauf. Angebote, Aufträge und Rechnungen werden nicht isoliert betrachtet, sondern jeweils an den passenden Empfänger übergeben.
Angebot → Auftrag → Rechnung → E-Mail-Versand → Zahlung
Der E-Mail-Versand ist die Abschlussfunktion im Verkaufsvorgang. Ein Angebot, ein Auftrag, eine Rechnung, ein Lieferschein oder eine Mahnung ist erst dann vollständig übergeben, wenn das Dokument den Empfänger erreicht.
Dadurch verbindet der E-Mail-Versand Vertrieb, Faktura, CRM und Einkauf. Er sorgt dafür, dass der fertige Beleg nicht als isolierte Datei endet, sondern direkt aus dem jeweiligen Vorgang an Kunden, Interessenten oder Lieferanten gesendet wird.
So läuft der Verkauf:
Angebot → Auftrag → Rechnung → E-Mail-Versand → Zahlung
Sie erfassen den Kunden, Interessenten oder Lieferanten im CRM. Beim Ansprechpartner hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse.
Sie erstellen ein Angebot, einen Auftrag, eine Rechnung, einen Lieferschein, eine Mahnung, eine Rechnungskorrektur oder eine Bestellung.
Beim Versand wird die beim Ansprechpartner gespeicherte E-Mail-Adresse genutzt. Bei Bedarf legen Sie die E-Mail als Entwurf ab und wählen den Empfänger später manuell.
Sie wählen die passende Vorlage für den Belegtyp aus. Dadurch erhält die E-Mail den passenden Betreff und den passenden Text.
Sie senden die E-Mail direkt oder legen sie als Entwurf ab.
Der Versand bleibt im Vorgang sichtbar und fachlich mit dem Kunden, dem Dokument und dem jeweiligen Vorgang verbunden.
Der E-Mail-Versand unterstützt zwei typische Arbeitsweisen.
Diese Arbeitsweise passt, wenn der Empfänger feststeht und das Dokument sofort gesendet werden soll. Sie erstellen das Dokument, wählen die Vorlage und senden die E-Mail direkt aus dem Vorgang.
Beispiele:
Diese Arbeitsweise passt, wenn der Empfänger noch geprüft, ergänzt oder geändert werden soll. Sie legen die E-Mail als Entwurf ab, öffnen sie im E-Mail-Modul und passen den Empfänger oder den Text an.
Beispiele:
→ Der E-Mail-Versand ist der integrierte Versand aus dem jeweiligen Vorgang. Das Dokument entsteht in der Faktura, der Empfänger stammt aus dem CRM, die Vorlage kommt aus dem E-Mail-Modul und der Versand bleibt mit dem Beleg verbunden.
→ Das vermeidet Programmwechsel. Sie müssen keine Datei manuell speichern, keine E-Mail-Adresse kopieren und keinen Anhang händisch suchen. Sie arbeiten direkt dort weiter, wo der Beleg entstanden ist.
Kommunikation ist das verbindende Element zwischen CRM, Faktura, Einkauf, Mahnwesen, Dokumentenmanagement und Buchhaltung.
Der E-Mail-Versand sorgt dafür, dass Belege nicht aus dem Zusammenhang gelöst werden, sondern direkt mit Kunde, Ansprechpartner und Vorgang verbunden bleiben.
Im CRM erfassen Sie Kunden, Interessenten, Lieferanten und Ansprechpartner. Dort werden auch die E-Mail-Adressen gepflegt, die später beim Versand genutzt werden.
In der Faktura entstehen Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen und Rechnungskorrekturen. Der E-Mail-Versand übergibt diese Belege direkt an den Empfänger.
Bestellungen können direkt an Lieferanten gesendet werden. Dadurch wird auch der Einkaufsablauf ohne Wechsel in ein externes Mailprogramm unterstützt.
Mahnungen können aus dem Mahnwesen heraus versendet werden. So erreicht die Zahlungserinnerung oder Mahnung den Kunden direkt aus dem Forderungsvorgang.
Versendete und empfangene Unterlagen können im Zusammenhang mit Kunden, Lieferanten und Vorgängen abgelegt werden. Dadurch bleiben Belege und Kommunikation zentral auffindbar.
Rechnungen, offene Posten, Mahnungen und Zahlungseingänge stehen im fachlichen Zusammenhang. Der E-Mail-Versand unterstützt diesen Ablauf, indem Rechnungen und Mahnungen direkt an den Empfänger gehen.
Enthalten in Programmen mit CRM, Faktura, Angebotsfunktion, Auftragsfunktion, Rechnungsfunktion, Lieferschein, Mahnwesen, Bestellwesen und E-Mail-Modul.
msuFAKT! - Warenwirtschaftssystem
msuProjekt - Projektsoftware
DerCreative - Agentursoftware
DerDienstleister Auftragssoftware
DerHandwerker - Handwerkersoftware
activeDienstleister - Dienstleisterprogramm
activeHandwerker - Handwerkerprogramm
activeHandel - Warenwirtschaftsprogramm
activeProjekt - Projektprogramm
magicalOffice
→ Angebote sofort versenden: Schicken Sie Ihr Angebot direkt nach dem Gespräch raus, ohne den Vorgang zu verlassen. So bleibt der Kontakt zum Kunden frisch.
→ Aufträge direkt bestätigen: Senden Sie die Auftragsbestätigung sofort nach dem Bestelleingang. Das schafft Vertrauen und Klarheit beim Kunden, ohne Zeit zu verlieren.
→ Rechnungen zeitnah verschicken: Erledigen Sie den Rechnungsversand direkt nach Abschluss der Arbeit. Das sichert einen schnellen Zahlungseingang und spart den ‚Stapel‘ am Wochenende.
→ Lieferscheine digital übermitteln: Senden Sie Lieferscheine parallel zur Ware direkt an den Empfänger oder die Warenannahme. So sind alle Beteiligten vorab informiert.
→ Mahnwesen ohne Stress: Versenden Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen direkt aus dem Forderungsmanagement. Die E-Mail-Adresse und der Beleg sind bereits fest verknüpft.
→ Rechnungskorrekturen sofort klären: Wenn mal etwas korrigiert werden muss, senden Sie das Dokument ohne Umwege direkt aus dem Vorgang. Das sorgt für eine schnelle und saubere Buchhaltung.
→ Bestellungen reibungslos auslösen: Senden Sie Bestellungen direkt an Ihre Lieferanten. Der Einkauf wird so zum fließenden Teil Ihrer Materialwirtschaft, ohne Programmwechsel.
Ein Unternehmen erstellt eine Rechnung nach erledigter Leistung. Der Ansprechpartner ist im CRM mit E-Mail-Adresse gespeichert. Die Rechnung wird im Druckdialog für den E-Mail-Versand vorbereitet und direkt an den Kunden gesendet.
Vorgang:
Leistung → Rechnung → E-Mail-Versand → Zahlungseingang
Nach einem Kundengespräch erstellt ein Mitarbeiter ein Angebot. Die E-Mail-Vorlage für Angebote wird ausgewählt und das Angebot direkt an den Interessenten versendet.
Vorgang:
Anfrage → Angebot → E-Mail-Versand → Auftrag
Eine Rechnung ist überfällig. Das Backoffice erstellt eine Mahnung und versendet sie direkt per E-Mail an den Kunden. Dadurch bleibt der Mahnvorgang mit Rechnung und Kunde verbunden.
Vorgang:
Rechnung → Offene Posten → Mahnung → E-Mail-Versand → Zahlung
Ein Handwerksbetrieb bestätigt einen Auftrag oder sendet einen Lieferschein direkt an den Kunden. Die E-Mail-Adresse stammt aus den Kontaktdaten des Ansprechpartners.
Vorgang:
Auftrag → E-Mail-Versand → Ausführung → Lieferschein
Ein Handelsunternehmen erstellt eine Bestellung und sendet sie direkt an den Lieferanten. Dadurch bleibt die Beschaffung mit Einkauf, Artikel und Lieferant verbunden.
Vorgang:
Bestellung → E-Mail-Versand → Lieferant → Wareneingang
Der E-Mail-Versand unterstützt die Nachvollziehbarkeit kaufmännischer Kommunikation. Der Versand erfolgt aus dem jeweiligen Belegvorgang und bleibt dadurch fachlich mit Kunde, Ansprechpartner und Dokument verbunden.
Das erleichtert die spätere Kontrolle. Sie müssen Kunden, Dokumente und Versandzusammenhang nicht an verschiedenen Stellen suchen.
Für Vertrieb, Backoffice, Einkauf und Buchhaltung entsteht eine zentrale Kommunikation rund um Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Rechnungskorrekturen und Bestellungen.
Der E-Mail-Versand hängt fachlich und technisch von mehreren vorbereitenden Punkten ab. Sobald E-Mail-Server, E-Mail-Postfach, E-Mail-Vorlage, Empfängeradresse und Benutzerzuordnung eingerichtet sind, senden Sie Ihre Belege direkt aus der Software an den richtigen Empfänger.
SMTP-Daten prüfen
Der Versand erfolgt über SMTP. Wenn sich Providerdaten ändern, müssen Servername, Port, Kennwort und Verbindungseinstellungen geprüft werden.
E-Mail-Postfach prüfen
Für den Versand muss ein E-Mail-Postfach eingerichtet sein. Außerdem muss der jeweilige Benutzer diesem Postfach zugeordnet sein.
E-Mail-Vorlage vor dem ersten Versand anlegen
Vor dem ersten E-Mail-Versand legen Sie für das verwendete E-Mail-Postfach mindestens eine passende E-Mail-Vorlage an. Damit ist der Versand vorbereitet: Im Druckdialog wählen Sie die passende Vorlage aus und senden den Beleg direkt aus der Software an den Empfänger.
Sie legen die E-Mail-Vorlage im Modul E-Mail an. Öffnen Sie dazu in der Zentrale oben im Menü Module den Eintrag E-Mail. Wählen Sie oben links in der Spalte Kommunikation die E-Mail-Adresse beziehungsweise das E-Mail-Postfach aus, für das die Vorlage gelten soll.
Klicken Sie anschließend auf die Plus-Taste beziehungsweise auf Neu, tragen Sie den Betreff und den E-Mail-Text ein und fügen Sie bei Bedarf feste Anhänge hinzu, zum Beispiel ein PDF mit Ihren AGB.
Für verschiedene Belegarten sollten eigene Vorlagen angelegt werden, zum Beispiel für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen oder Bestellungen. So wählen Sie beim Versand direkt die passende Vorlage aus.
Empfängeradresse prüfen
Damit der Empfänger automatisch übernommen wird, hinterlegen Sie beim Ansprechpartner die passende E-Mail-Adresse. Bei abweichenden Empfängern bereiten Sie die E-Mail als Entwurf vor und ergänzen oder ändern den Empfänger vor dem Versand.
E-Mail-Versand dauerhaft zuverlässig nutzen
Für einen dauerhaft zuverlässigen E-Mail-Versand bleiben E-Mail-Server, E-Mail-Postfach, E-Mail-Vorlagen, Empfängeradressen und Benutzerzuordnung gut gepflegt. Wenn Ihr E-Mail-Anbieter neue Serverdaten, Ports oder Verbindungseinstellungen vorgibt, aktualisieren Sie diese Angaben in den E-Mail-Einstellungen und versenden Ihre Belege weiterhin direkt aus der Software.
Ausführliche Informationen zum E-Mail-Versand finden Sie in den Programmhandbüchern der msuSoftware. Dort wird beschrieben, wie Sie E-Mail-Server und E-Mail-Postfächer einrichten, E-Mail-Vorlagen anlegen, Empfängeradressen pflegen und Belege direkt aus der Software per E-Mail versenden.
Zentrale Handbuchstellen (Einrichtung & Grundlagen):
In diesen Kapiteln wird beschrieben, wie Sie die Funktion einmalig konfigurieren und die technischen Voraussetzungen schaffen:
Belegspezifische Hinweise (Anwendung im Alltag):
Ergänzende Informationen zum direkten Versand aus den verschiedenen Modulen finden Sie in diesen Kapiteln:
Alle Details zu den genannten Kapiteln können Sie in den Ihren Programmhandbüchern nachschlagen:
Diese Videos zeigen den direkten E-Mail-Versand:
Sie richten E-Mail-Server, E-Mail-Postfach und E-Mail-Vorlagen ein. Außerdem ordnen Sie Benutzer dem jeweiligen E-Mail-Postfach zu.
Für den Versand benötigen Sie die SMTP-Daten Ihres E-Mail-Anbieters, also Servername, Port, Benutzername, Kennwort und Verbindungseinstellungen.
Häufig liegt es an geänderten Einstellungen des E-Mail-Anbieters. Dann müssen Servername, Port, Kennwort oder Verbindungstyp geprüft und angepasst werden.
Dann fehlt häufig die Zuordnung des Benutzers zum E-Mail-Postfach. Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter für das gewünschte Postfach freigegeben ist.
Sie erstellen die Rechnung, öffnen den Druckdialog, aktivieren den E-Mail-Versand, wählen die passende Vorlage und senden die Rechnung direkt oder legen sie als Entwurf ab.
Ja. Angebote können direkt aus dem Angebotsvorgang per E-Mail versendet werden, wenn E-Mail-Server, E-Mail-Postfach, Vorlage und Empfängeradresse eingerichtet sind.
Ja. Aufträge und Lieferscheine können direkt aus dem jeweiligen Belegvorgang versendet werden.
Ja. Mahnungen können direkt aus dem Mahnwesen heraus per E-Mail versendet oder vorbereitet werden.
Die E-Mail-Adresse stammt aus den Kontaktdaten des Ansprechpartners im CRM. Deshalb müssen die E-Mail-Adressen bei den Personen und Ansprechpartnern gepflegt sein.
Dann kann kein Empfänger automatisch übernommen werden. Die E-Mail kann als Entwurf angelegt und anschließend manuell ergänzt werden.
Ja. Legen Sie die E-Mail als Entwurf ab, öffnen Sie den Entwurf im E-Mail-Modul und wählen Sie den gewünschten Empfänger aus.
Ja. Im Entwurf können weitere Empfänger ergänzt werden.
Typische Ursachen sind ein fehlendes E-Mail-Postfach, eine fehlende Vorlage oder eine fehlende Benutzerzuordnung zum Postfach.
Wenn im Druckdialog keine Vorlage auswählbar ist, wurde häufig noch keine E-Mail-Vorlage für das verwendete E-Mail-Postfach angelegt. Prüfen Sie zuerst, ob das E-Mail-Postfach eingerichtet ist.
Öffnen Sie danach das Modul E-Mail, wählen Sie in der Spalte Kommunikation das passende Postfach aus und legen Sie dort eine Vorlage mit Betreff und E-Mail-Text an.
Erst danach kann die Vorlage beim Versand aus Rechnung, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Mahnung oder Bestellung ausgewählt werden.
E-Mail-Vorlagen sorgen für einheitliche Texte, passende Betreffzeilen und wiederkehrende Formulierungen für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen und Bestellungen.
Ein Entwurf ist sinnvoll, wenn der Empfänger geändert, ein persönlicher Text ergänzt oder die E-Mail vor dem Versand geprüft werden soll.
Das Dokument wird aus dem jeweiligen Belegvorgang heraus für den Versand übergeben. Je nach Auswahl wird die E-Mail direkt versendet oder als Entwurf angelegt.
Ja. Kaufmännische Dokumente wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen oder Bestellungen können aus dem jeweiligen Vorgang heraus per E-Mail übergeben werden.
Nein. Die PDF-Übergabe ist nur ein Teil der Funktion. Entscheidend ist die Verbindung von Beleg, Empfänger, Vorlage und Versand.
Die Rechnung wird erstellt und anschließend direkt an den Kunden gesendet. Danach folgt die Überwachung des Zahlungseingangs.
Ein Angebot kann direkt nach der Erstellung an den Interessenten gesendet werden. Danach kann daraus ein Auftrag entstehen.
Ein Auftrag kann als Auftragsbestätigung an den Kunden gesendet werden. Danach folgen Lieferung, Leistung oder Rechnung.
Eine Mahnung wird aus offenen Forderungen erzeugt und direkt an den Kunden gesendet. Dadurch wird der Forderungsvorgang schneller bearbeitet.
Die beschriebenen Funktionen und Module stehen abhängig von der jeweiligen Lizenzstufe und dem eingesetzten Programm zur Verfügung. Je nach Programm, Programmlinie und Lizenzumfang können einzelne Funktionen eingeschränkt oder nicht enthalten sein.
Vergleichen Sie die Programme und finden Sie die passende Lösung für Ihre Anforderungen:
Funktionen im Detail: Module & Funktionen der msuSoftware
Die Entscheidungshilfe: Programme vergleichen
