Mit dem Modul Aufgaben & Zeiten organisieren Sie Ihre Aufgaben, erfassen erbrachte Leistungen direkt im Vorgang und rechnen Projektzeiten exakt gegenüber Ihren Kunden ab.
Als Zeiterfassung Software für Leistungen unterstützt Sie die Funktion dabei, Projektzeiten zu erfassen und Zeiten effizient abzurechnen – inklusive integrierter Stoppuhr für eine präzise und direkte Zeiterfassung während der Arbeit.
Alle Aufgaben, Zeiten und Leistungen sind miteinander verknüpft. Dadurch behalten Sie jederzeit den Überblick über offene Aufgaben, bereits erbrachte Arbeiten und abrechenbare Zeiten.
Aufgaben & Zeiten bilden die Grundlage für die Planung, Steuerung und Abrechnung Ihrer Leistungen.
Sie erfassen:
Alle Daten fließen direkt in Ihre kaufmännischen Abläufe ein – ohne doppelte Erfassung.
Aufgaben legen Sie direkt in Angeboten, Aufträgen, Projekten, Bestellungen oder beim Kunden an.
Sie können Aufgaben auch frei erfassen und später zuordnen. Dazu tragen Sie Zuständigkeit, Termin und Beschreibung ein. Dabei halten Sie fest, worum es bei der Aufgabe geht.
Eine Aufgabe enthält die wichtigsten Angaben zur Planung und Steuerung:
Eine Zeiterfassung dokumentiert die erbrachte Leistung eindeutig:
Sie verwalten alle Aufgaben zentral in einer vollständigen Aufgabenliste.
Sie überwachen Fortschritte, werten Zeiten aus und analysieren Abweichungen.
Sie planen Aufgaben und kontrollieren den Fortschritt.
Beim Start der Software sehen Sie in der Zentrale sofort Ihre anstehenden Aufgaben, To-dos und Termine. So erkennen Sie direkt, was zu erledigen ist, und können ohne Umwege mit der Bearbeitung beginnen.
Neue und überfällige Aufgaben werden automatisch angezeigt, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten und nichts übersehen.
Sie sehen beim Start in der Zentrale alle offenen Aufgaben, Termine und den Chat.
Zugewiesene Aufgaben werden den jeweiligen Mitarbeitern direkt nach der Anmeldung angezeigt, sodass jeder sofort weiß, was zu erledigen ist.
Über die Auswahl steuern Sie gezielt Aufgaben des Tages, der Woche, neue oder überfällige Aufgaben. Erledigte Aufgaben verschwinden aus der Zentrale, bleiben jedoch vollständig dokumentiert.
So planen Sie gezielt Ihre Aufgaben, behalten den Überblick über den Fortschritt und steuern Ihre Arbeit zuverlässig im Alltag.
Zu jeder Aufgabe gehört ein eigener Chat. Damit halten Sie alle Rückfragen, Abstimmungen und Hinweise direkt in der Aufgabe fest und behalten den vollständigen Zusammenhang jederzeit nachvollziehbar.
Im Gegensatz zu vielen externen Tools bleiben alle Chat-Inhalte direkt im System. Sie sind fest mit Aufgaben, Kunden und Vorgängen verknüpft. Keine Informationen gelangen nach außen.
Dadurch gehen keine Informationen verloren, und alle Abstimmungen bleiben zentral, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche dokumentiert.
Zu Aufgaben und Zeiten können zusätzlich Dokumente und Dateien hinterlegt werden. Dadurch bleiben alle Unterlagen direkt mit der Aufgabe verknüpft und jederzeit im Zusammenhang nachvollziehbar verfügbar.
Dazu gehören in der Praxis insbesondere:
So bleiben alle Unterlagen zentral im System gespeichert und jederzeit im direkten Zusammenhang mit Aufgabe, Zeit und Leistung verfügbar.
Erbrachte Zeiten erfassen Sie für die Planung und Abrechnung Ihrer Leistungen. Damit dokumentieren Sie den tatsächlichen Aufwand zu Aufgaben und Leistungen und schaffen die Grundlage für Zeitbudget, Controlling und spätere Abrechnung.
Zeiten direkt während der Arbeit erfassen
Zeiten können direkt während der Arbeit erfasst werden – entweder manuell oder mit der integrierten Stoppuhr. So werden Arbeitszeiten unmittelbar aufgenommen und müssen nicht nachträglich geschätzt oder ergänzt werden.
Zeiten nachträglich erfassen
Erbrachte Zeiten können zusätzlich auch nachträglich erfasst werden. Dadurch lassen sich bereits ausgeführte Leistungen vollständig dokumentieren, wenn die Zeiterfassung nicht direkt während der Arbeit erfolgt ist.
Erfasste Zeiten weiterverarbeiten und abrechnen
Alle erfassten Zeiten stehen anschließend für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Sie können für Planung, Kontrolle und Abrechnung genutzt und direkt in den weiteren Ablauf bis zur Rechnung übernommen werden.
Ordnen Sie erbrachte Leistungen unmittelbar der entsprechenden Aufgabe, dem Kunden oder dem Projekt zu. Diese direkte Buchung sorgt für eine glasklare Zuordnung und bildet die Basis für Ihre Kontrolle und Abrechnung.
Nutzen Sie die integrierte Stoppuhr in jedem Modul, um Dienstleistungen während der Ausführung präzise zu messen. So erfassen Sie Honorarzeiten auf die Sekunde genau und vermeiden Umsatzverluste durch ungenaues Schätzen.
Erfassen Sie Zeiten bei Bedarf auch nachträglich, um Ihren Leistungsnachweis zu vervollständigen. Dadurch stellen Sie sicher, dass jede erbrachte Stunde lückenlos dokumentiert ist und rechtssicher abgerechnet werden kann.
Kunden- und lieferantenbezogene Aufgaben sind im CRM zentral verfügbar. Unabhängig davon können Aufgaben auch ohne direkten Kundenbezug oder Lieferantenbezug erfasst werden.
Aufgaben, Zeiten und Leistungen lassen sich einzeln oder miteinander verknüpft bearbeiten.
Ein Zeitbudget ist ein festgelegtes Stundenkontingent für einen Kunden, ein Projekt oder eine Leistung. Es definiert, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben zur Verfügung steht und dient als Grundlage für Planung, Controlling und Abrechnung.
Sie sehen jederzeit, wie viele Stunden geplant, bereits verbraucht und noch verfügbar sind.
Erfasste Zeiten werden automatisch vom Zeitbudget abgezogen, sodass Sie den aktuellen Stand jederzeit nachvollziehen können. Gleichzeitig können Zeitbudgets bei Bedarf jederzeit angepasst oder erweitert werden, wenn sich Anforderungen oder Projektumfänge ändern.
Sie übernehmen Zeiten in Angebote, Aufträge und Rechnungen.
Sie rechnen Leistungen minutengenau exakt auf Stundenbasis ab.
Erbrachte Zeiten werden in der Rechnung nicht einfach nur übernommen, sondern gezielt zur Abrechnung vorgeschlagen. Dazu erfassen Sie zunächst eine Leistung als Rechnungsposition und ordnen dieser anschließend eine oder mehrere erfasste Zeiten des betreffenden Kunden zu.
Danach wählen Sie die passende Leistung aus dem Leistungsverzeichnis aus, weil unterschiedliche Stundensätze gelten können. Die Software übernimmt die ausgewählten Zeiten, führt sie in der Beschreibung als Einzelnachweis auf und errechnet die abzurechnende Gesamtzeit automatisch als Menge.
Bereits abgerechnete Zeiten oder Zeiten, die auf 'Wird nicht abgerechnet' gesetzt sind, werden dabei nicht mehr vorgeschlagen. So entsteht eine vollständige, nachvollziehbare und korrekte Abrechnung der erbrachten Leistungen.
Ausführliche Informationen zum Modul Aufgaben & Zeiten finden Sie in den Programmhandbüchern der msuSoftware. Dort wird Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie Aufgaben anlegen, Zeiten erfassen und Leistungen abrechnen.
Die Handbücher enthalten praxisnahe Beispiele, Abbildungen der Programmoberfläche sowie Hinweise für die effiziente Arbeit im Alltag.
Die detaillierten Beschreibungen zum Modul ‚Aufgaben & Zeiten‘ finden Sie in den jeweiligen Programmhandbüchern in den Kapiteln ‚Aufgaben & Zeiten‘ sowie ‚Rechnung‘.
Passende Programmhandbücher zur Lieferscheinfunktion:
In der msuAcademy, unserem Portal für Fachwissen und Weiterbildung, unterstützen wir Sie mit Hintergrundwissen zur Selbstorganisation, für optimale Abläufe und gezielten Trainings. So schöpfen Sie das volle Potenzial Ihrer Aufgabenverwaltung aus.
Auf der Themenseite Task Management finden Sie weiterführende Informationen zu Aufgabenverwaltung, Kanban-Board, Chat in der Aufgabe, Dokumenten, Zeiten, Stoppuhr, Zeitbudgets und Teams.
Aufgaben und Projekte zuverlässig erledigen
Dieses Webinar zeigt praxisnah, wie Sie Aufgaben planen, delegieren und zuverlässig erledigen. Zusätzlich erfahren Sie, wie die Software Ihre Planung und das Controlling im Arbeitsalltag unterstützt.
Ergänzend zu unseren Trainings finden Sie auf unserem YouTube-Kanal msuBerlin kurze Klick-Anleitungen und Mitschnitte. Wir zeigen Ihnen Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Abrechnung direkt im Praxiseinsatz.
In diesem Video sehen Sie, wie Aufgaben geplant, gesteuert und im Alltag zuverlässig erledigt werden. Behandelt werden unter anderem Aufgabenorganisation, Delegation sowie Planung und Controlling.
Dieses Video zeigt, wie Sie Zeiten erfassen, kontrollieren und direkt für die Abrechnung nutzen, damit keine erbrachten Leistungen verloren gehen.
Erbrachte Zeiten korrekt abrechnen und in Rechnung übernehmen
Hier sehen Sie, wie erfasste Zeiten vollständig abgerechnet und in die Rechnung übernommen werden – inklusive monatlicher Abrechnung auf Basis erbrachter Leistungen.
Aufgaben beschreiben, was für einen Kunden, einen Vorgang oder ein Projekt zu erledigen ist. Zeiten dokumentieren, wie viel Arbeitszeit für diese Aufgabe tatsächlich erbracht wurde.
Ja. Im Modul können Sie Aufgaben erstellen, sie gezielt Mitarbeitern zuweisen und Fristen setzen. Über die Aufgabenliste oder das Kanban-Board behalten Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Status ('To-do', 'In Arbeit', 'Erledigt') und sehen sofort, wo Unterstützung benötigt wird.
Ja. Zeiten können direkt auf Aufgaben erfasst werden. Dadurch bleiben Aufgabe, Leistung und Zeitaufwand unmittelbar miteinander verknüpft.
Ja. Die Zeiterfassung mit integrierter Stoppuhr ist im Modul Aufgaben & Zeiten enthalten.
Mit der integrierten Stoppuhr erfassen Sie Projektzeiten punktgenau während der Arbeit, ohne später schätzen zu müssen. Diese Zeiten fließen direkt in den Kunden-Vorgang ein und können mit einem Klick in eine Rechnung übernommen werden. Das verhindert, dass Ihnen abrechenbare Leistungen verloren gehen.
Absolut. Da Aufgaben, Zeiten miteinander verknüpft sind, wählen Sie beim Erstellen einer Rechnung einfach die erbrachten Leistungen aus. Die Software übernimmt Stundenanzahl und hinterlegte Stundensätze automatisch.
Ja. Erfasste Zeiten können in Angebote, Aufträge und Rechnungen übernommen und direkt für die Abrechnung genutzt werden.
Ein Zeitbudget ist ein festgelegtes Stundenkontingent für einen Kunden, ein Projekt oder eine Leistung. Erfasste Zeiten vermindern das verfügbare Zeitbudget automatisch. Bei Bedarf kann das Zeitbudget angepasst oder erhöht werden.
Ja, das Modul bietet ein integriertes Controlling. Sie sehen auf einen Blick, wie viele Stunden eines Budgets bereits verbraucht sind und wie viel Restkontingent noch zur Verfügung steht. So vermeiden Sie unbezahlte Mehrarbeit und können Kunden rechtzeitig informieren.
Das Modul eignet sich insbesondere für Dienstleister, Agenturen, Handwerksbetriebe und Unternehmen, die Aufgaben, Leistungen und abrechenbare Zeiten in einem durchgängigen Ablauf verwalten möchten.
Je nach Schwerpunkt Ihres Unternehmens ist die Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung in unterschiedliche msuSoftware-Lösungen integriert.
Hier finden Sie die Übersicht der passenden Programme:
Vergleichen Sie die Programme und finden Sie die passende Lösung für Ihre Anforderungen:
👉 Funktionen im Detail: Module & Funktionen der msuSoftware
👉 Die Entscheidungshilfe: Programme vergleichen
