Rechnung schreiben – Rechnungen mit Software erstellen

Rechnung schreiben bedeutet, eine Ausgangsrechnung für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen an einen Kunden zu erstellen. Unternehmen erstellen regelmäßig Rechnungen, vergeben Rechnungsnummern, überwachen Zahlungseingänge und verwalten offene Posten.

Viele Rechnungsprogramme unterstützen nur das einfache Schreiben von Rechnungen.

Die msuSoftware geht deutlich weiter: Sie bildet den gesamten Prozess von der Auftragsbestätigung über die Abrechnung bis zur Buchhaltung vollständig ab – inklusive Auftragsverwaltung und Vertragsverwaltung.

Mit der Rechnungssoftware der msuSoftware können Sie Rechnungen schnell erstellen und automatisch mit Kunden, Aufträgen, Lieferscheinen, Warenwirtschaft und Buchhaltung verbinden. Dadurch bleibt der gesamte Verkaufsvorgang von Angebot bis Zahlung jederzeit nachvollziehbar.

Enthalten in Programmen mit den Modulen Angebote, Aufträge, Lieferscheinen und Rechnungen sowie in Programmen mit Faktura und angebundener Buchhaltung.

Warum die Funktion „Rechnung schreiben“ im Arbeitsalltag wichtig ist

Die Funktion „Rechnung schreiben“ dient der Erstellung und Verwaltung von Verkaufsrechnungen innerhalb der msuSoftware. Die Rechnungsstellung wird im kaufmännischen Bereich häufig auch als Faktura bezeichnet.

Kundendaten, Artikeldaten und Leistungsdaten können automatisch übernommen werden. Dadurch erstellen Unternehmen Rechnungen ohne doppelte Dateneingabe. Rechnungsnummern werden fortlaufend vergeben und alle Belege bleiben mit Kunden und Aufträgen verbunden.

Die Rechnungsstellung ist Teil der kaufmännischen Abrechnung innerhalb der msuSoftware und verbindet Rechnungen mit Kunden, Aufträgen und den zugehörigen Belegen sowie der automatischen Buchhaltung. Rechnungen können direkt aus bestehenden Belegen wie Angeboten, Aufträgen oder Lieferscheinen erzeugt werden. Vorhandene Belegdaten werden automatisch übernommen und in die Rechnung übertragen.

Dadurch behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über Rechnungen, Forderungen, Zahlungseingänge und den Zahlungsstatus eines Kunden.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein kaufmännischer Beleg, mit dem ein Unternehmen einem Kunden gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen berechnet. Sie dokumentiert den Verkaufsvorgang und bildet die Grundlage für Zahlung, Buchhaltung und steuerliche Erfassung.

In der msuSoftware wird eine Rechnung als Ausgangsrechnung erstellt, also als Rechnung eines Unternehmens an seine Kunden. Aus Sicht des Empfängers ist dieselbe Rechnung eine Eingangsrechnung.

Von der Auftragsbestätigung zur Rechnung

Sie erstellen aus dem Auftrag direkt die Auftragsbestätigung und führen den Vorgang nahtlos bis zur fertigen Rechnung weiter.

Während viele Lösungen nur einzelne Schritte abdecken, steuern Sie mit der msuSoftware den gesamten Prozess zentral – von der Auftragsbestätigung über die Lieferung bis zur Abrechnung und Buchhaltung.

Alle Rechnungsarten in einer Software – von Standardrechnung bis Abschlagsrechnung

Beim Rechnung schreiben benötigen Sie je nach Auftrag und Geschäftsmodell unterschiedliche Rechnungsarten.

Mit der msuSoftware erstellen Sie alle Rechnungsarten direkt in einer Software – ohne Systemwechsel und ohne Zusatzprogramme.

Wichtig: Im Unterschied zu vielen Mitbewerbern, die oft nur einfache Standardrechnungen unterstützen, bildet die msuSoftware den gesamten Abrechnungsvorgang vollständig ab.

Zu den wichtigsten Rechnungsarten gehören unter anderem:

• Standardrechnungen für Artikel und Dienstleistungen
• Teilrechnungen und Sammelrechnungen für mehrere Lieferungen oder Leistungen
• Anzahlungsrechnungen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen für mehrstufige Abrechnungen
• Rechnungen nach § 13b UStG (Reverse‑Charge‑Verfahren) bei bestimmten steuerlichen Konstellationen
• Rechnungen für haushaltsnahe Dienstleistungen, wie sie häufig im Handwerk verwendet werden
• Dauerrechnungen beispielsweise für Mieten, Wartungsverträge oder Abonnements
• Rechnungskorrekturen (früher Gutschriften) zur Berichtigung oder Stornierung einer Rechnung
• Auslandsrechnungen mit Fremdwährungen sowie im OSS‑Verfahren (One‑Stop‑Shop)
• Proformarechnungen als Vorabrechnung ohne Zahlungsaufforderung
• Kassenbons am POS für den direkten Verkauf im Ladengeschäft
• So steuern Sie Ihre gesamte Abrechnung – von der ersten Leistung bis zur finalen Rechnung – vollständig in einem System.

Alle diese Rechnungsarten können innerhalb der msuSoftware direkt erstellt oder aus bestehenden Belegen wie Angeboten, Aufträgen oder Lieferscheinen abgeleitet werden.

Bestandteile einer Rechnung – Diese Pflichtangaben müssen enthalten sein

Damit Ihre Rechnung rechtssicher und vollständig ist, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Diese Bestandteile sind gesetzlich vorgeschrieben und bilden die Grundlage für eine korrekte Buchhaltung und den Vorsteuerabzug.

Folgende Angaben gehören zwingend auf jede Rechnung:

• Vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens
• Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
• Beschreibung der gelieferten Produkte oder erbrachten Leistungen
• Menge und Einzelpreis der Positionen
• Nettobetrag der Rechnung
• Umsatzsteuersatz und ausgewiesene Umsatzsteuer
• Bruttobetrag (Gesamtbetrag der Rechnung)
• Leistungsdatum (Liefer- oder Leistungszeitpunkt)

Je nach Unternehmensform oder steuerlicher Regelung können zusätzliche Angaben erforderlich sein, zum Beispiel Hinweise zur Kleinunternehmerregelung oder spezielle Steuervermerke.

Alle msu Rechnungs-Layouts, Vorlagen und Muster enthalten die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben vollständig und korrekt.

Die Software stellt sicher, dass Ihre Rechnungen automatisch rechtssicher und GoBD-konform erstellt werden.

Die Rechnungsbearbeitung im täglichen Einsatz

Die Rechnungsstellung ist Teil des gesamten Verkaufsvorgangs eines Unternehmens. Sie bildet den Abschluss der kaufmännischen Abrechnung.

Typische Abläufe lassen sich gut in einfachen Schrittfolgen darstellen:

Der Verkaufsvorgang führt vom CRM über Angebot, Auftrag und Lieferschein zur Rechnung sowie zu den offenen Posten und anschließend in die Buchhaltung.

Alle Belege bleiben miteinander verbunden und können später jederzeit nachvollzogen werden.

Die Rechnungsfunktion steht außerdem im Zusammenhang mit:

• Artikel und Leistungen
• erbrachten Zeiten
• Zahlungsbedingungen und Zahlungsarten
• Akte
• Dokumentenarchiv
• Cockpit und Auswertungen
• Mahnwesen
• XRechnung

Programme der msuSoftware mit der Funktion Rechnung schreiben

Die Funktion Rechnung schreiben ist in mehreren Programmen der msuSoftware enthalten. Je nach Branche, Unternehmensgröße und Programmlinie unterstützt die Rechnungsfunktion unterschiedliche Arbeitsabläufe in Faktura, Warenwirtschaft und Projektabrechnung.

Programme der msuLinie

• msuFAKT! – Warenwirtschaft

  Professionelle Warenwirtschaft mit Rechnungsstellung, Auftragsbearbeitung, Lagerverwaltung und angebundener Buchhaltung.

• msuProjekt – Projektsoftware

  Projektorientierte ERP‑Software für Dienstleister und Projektunternehmen mit Angebots‑, Auftrags‑ und Rechnungsfunktion sowie Projektabrechnung.

Programme für Branchen

• DerDienstleister – Dienstleistersoftware

  Software für Dienstleistungsunternehmen zur Verwaltung von Angeboten, Aufträgen, Leistungen und Rechnungen.

• DerHandwerker – Handwerkersoftware

  Branchenlösung für Handwerksbetriebe zur Organisation von Kundenaufträgen, Leistungen, Material und Rechnungsstellung.

• DerCreative – Agentursoftware

  Software für Agenturen und kreative Dienstleister zur Verwaltung von Projekten, Jobs, Kundenaufträgen und Leistungsabrechnung.

Programme der activeLinie

• activeProjekt – Projektprogramm

  Projektprogramm zur Verwaltung von Projekten, Rechnungen und späterer Projektabrechnung.

• activeDienstleister – Dienstleisterprogramm

  Dienstleisterprogramm für kleinere Dienstleistungsunternehmen mit übersichtlicher Rechnungsstellung.

• activeHandwerker – Handwerkerprogramm

  Praxisorientiertes Handwerkerprogramm für Handwerksbetriebe zur Verwaltung von Kundenaufträgen, Leistungen und Rechnungen.

• activeHandel – Warenwirtschaftsprogramm

  Warenwirtschaftsprogramm für kleine Handelsunternehmen mit Funktionen zum Einkauf und Verkauf, zur Auftragsverwaltung, Artikelverwaltung sowie Inventur.

• activeFaktura – Rechnungsprogramm

  Rechnungsprogramm zur Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen.

Typische Anwendungsfälle beim Rechnung schreiben

Die Funktion „Rechnung schreiben“ wird häufig genutzt für:

• Erstellung einer Ausgangsrechnung für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen
• Umwandlung eines Angebots, Auftrags oder Lieferscheins in eine Rechnung
• Kontrolle des gesamten Verkaufsvorgangs über die Akte mit Zeitstempeln und Bearbeiterhistorie
• Verwaltung offener Posten, Zahlungsarten, Zahlungsziele, Skonto und Vorkasse
• Erfassung von Zahlungseingängen und Überwachung des Zahlungsstatus eines Kunden
• Nutzung von Musterrechnungen, Duplikaten, Rechnungskorrekturen und Archivfunktionen
• Abbildung besonderer Rechnungsarten wie Teilrechnungen, Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen und Sammelrechnungen
• Vorbereitung moderner Rechnungswege wie XRechnung
• Automatische Dokumentenablage aller Rechnungen und Belege in der Kundenakte sowie im Dokumentenarchiv

Praxisbeispiele zum Schreiben der Rechnung

Beispiel 1 – Angebot wird zur Rechnung

Ein Unternehmen erstellt ein Angebot für einen Kunden. Nach der Annahme wird das Angebot direkt in einen Auftrag übernommen und anschließend ohne doppelte Erfassung fakturiert.

Beispiel 2 – Handwerksbetrieb

Ein Handwerksbetrieb übernimmt einen bestehenden Auftrag in die Rechnung und dokumentiert Material, Arbeitszeit und Preise vollständig im Beleg.

Beispiel 3 – Handel

Ein Händler erstellt aus einem Auftrag zunächst einen Lieferschein und anschließend die Rechnung. Lager, Kunde und Belegkette bleiben dabei miteinander verbunden.

Beispiel 4 – Dienstleistungsunternehmen

Ein Dienstleistungsunternehmen rechnet Projektleistungen ab und ordnet spätere Zahlungseingänge automatisch den offenen Rechnungen zu.

Videoanleitungen zur Funktion „Rechnung schreiben“

Passende Videoanleitungen zur Rechnungsstellung Schritt für Schritt finden Sie im YouTube-Kanal von msuBerlin:

• Verkaufen - Rechnung schreiben mit der Rechnungssoftware | Mac und PC

  In diesem Video sehen Sie, wie Sie eine Rechnung mit der msuSoftware erstellen. Dabei wird erläutert, wie Kundendaten übernommen werden, wie Positionen hinzugefügt werden und wie eine fertige Rechnung erzeugt wird.

• Zahlungen abhaken - Wie Sie den Zahlungseingang nach dem Bezahlen der Rechnung Ihres Kunden erfassen

  Dieses Video zeigt, wie Sie Zahlungseingänge erfassen und bezahlte Rechnungen korrekt als erledigt markieren. Dabei wird erklärt, wie offene Posten automatisch aktualisiert werden.

• Offene Posten - Unbezahlte Rechnungen in der Buchhaltung buchen

  Dieses Video vermittelt, wie offene Rechnungen verwaltet und Zahlungseingänge zugeordnet werden. Dabei lernen Sie, wie Sie jederzeit den Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten behalten.

• Einfach Rechnungen schreiben mit dem Mac und PC

  Sie sehen in diesem Video, wie Sie Rechnungen erstellen und bearbeiten. Der Ablauf der Rechnungsstellung wird von der Erfassung bis zur fertigen Rechnung Schritt für Schritt dargestellt.

• Anzahlungen | Änderungsauftrag | Abschlagrechnung | Akonto Rechnung ...

  Das Video erklärt, wie Sie Abschlagsrechnungen, Anzahlungen und Änderungen im Auftrag korrekt in der Abrechnung berücksichtigen. Außerdem wird gezeigt, wie Teilbeträge und Schlussrechnungen zusammengeführt werden.

• In meiner Rechnungsliste fehlen Rechnungsnummern. Wie finde ich ...

  In diesem Beitrag wird gezeigt, wie Sie fehlende Rechnungsnummern identifizieren und nachvollziehen. Sie erfahren, wie Sie die Rechnungsübersicht prüfen und Unstimmigkeiten klären.

Handbücher und Dokumentation

Weiterführende Informationen zur Funktion „Rechnung schreiben“ finden Sie in folgenden Handbüchern und Dokumentationen:

• Programmhandbuch msuFAKT! – Warenwirtschaft
• Programmhandbuch msuProjekt – Projektsoftware
• Programmhandbuch DerDienstleister
• Programmhandbuch DerHandwerker
• Programmhandbuch DerCreative
• Programmhandbuch activeProjekt
• Programmhandbuch activeDienstleister
• Programmhandbuch activeHandwerker
• Programmhandbuch activeHandel
• Service / FAQ
• Service / Handbücher

Die Beschreibungen zum Modul Rechnungen für das Erstellen und Bearbeiten der Rechnungen finden Sie in den jeweiligen Programmhandbüchern im Kapitel „Rechnung schreiben“.

Ihre Vorteile gegenüber klassischen Rechnungsprogrammen

Viele Rechnungsprogramme sind Insellösungen.

Die msuSoftware bietet Ihnen ein durchgängiges System:

• keine doppelte Dateneingabe
• keine Schnittstellenprobleme
• keine zusätzlichen Programme notwendig

Sie arbeiten in einer zentralen Lösung – von der ersten Kundenanfrage bis zur fertigen Buchhaltung.

FAQ zur Funktion „Rechnung schreiben“

Wann wird die Funktion „Rechnung schreiben“ verwendet?

Die Funktion wird verwendet, wenn ein Unternehmen gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen abrechnen und dazu eine Ausgangsrechnung erstellen möchte.

Wofür ist die Funktion gedacht?

Die Funktion dient dazu, Rechnungen zu erstellen, Rechnungsnummern zu vergeben, Rechnungen zu drucken oder per E-Mail zu versenden, offene Posten zu überwachen und Zahlungseingänge zu erfassen.

Welche Voraussetzungen sind erforderlich?

Ein Kunde oder Interessent sollte im Firmenmodul beziehungsweise CRM angelegt sein. Artikel, Leistungen oder Zeiten können anschließend direkt in die Rechnung übernommen werden. Ebenso können bereits bestehende Angebote, Aufträge oder Lieferscheine als Grundlage dienen.

Wie wirkt sich die Funktion auf andere Module aus?

Die Rechnungsfunktion steht im Zusammenhang mit CRM, Artikel und Leistungen, Auftragsbearbeitung, Lieferschein, Dokumentenarchiv, offenen Posten, Cockpit und Buchhaltung. Rechnungen bleiben mit den zugehörigen Belegen verbunden.

In welchen Programmen ist die Rechnungsfunktion enthalten?

Die Funktion ist in mehreren Faktura-, Warenwirtschafts- und Projektprogrammen der msuSoftware enthalten, darunter msuFAKT!, msuProjekt, DerDienstleister, DerHandwerker, DerCreative sowie verschiedene active-Programme.

Werden Rechnungen nach dem Drucken automatisch gespeichert und archiviert?

Ja. In den Programmen der msuLinie werden erstellte Rechnungen automatisch im Dokumentenmanagement beziehungsweise im Dokumentenarchiv gespeichert. Sie stehen dort dauerhaft zur Verfügung.

Kann ich kumulierte Schlussrechnungen bzw. konsolidierte Schlussrechnungen erstellen?

Ja. Die msuSoftware unterstützt kumulierte beziehungsweise konsolidierte Schlussrechnungen. Bereits erstellte Abschlagsrechnungen werden automatisch berücksichtigt und in der Schlussrechnung zusammengeführt.

Werden Abschlagsrechnungen und Abschlagszahlungen bei Auftragsänderungen in der Schlussrechnung berücksichtigt?

Ja. Abschlagsrechnungen und die dazu gebuchten Zahlungen werden bei Änderungen eines Auftrags automatisch übernommen und in der weiteren Abrechnung berücksichtigt.

Werden deren Zahlungen bei Auftragsänderungen automatisch in die kumulierte Schlussrechnung übernommen?

Ja. Bereits gebuchte Zahlungen zu Abschlagsrechnungen werden in der kumulierten Schlussrechnung automatisch als Abzugsposten ausgewiesen. Dabei erscheinen Zahldatum und die zugehörigen Steuerbeträge transparent in der Schlussrechnung. Zahlungen werden außerdem automatisch als offene Posten (OP) gebucht und stehen damit direkt für die weitere Abrechnung zur Verfügung.

Einbindung der Rechnungsfunktion in den Verkaufsvorgang

Die Funktion Rechnung schreiben steht im direkten Zusammenhang mit mehreren Funktionen der kaufmännischen Organisation innerhalb der Software.

Eine Rechnung ist immer mit einem Kunden aus dem CRM verbunden. Aus dem CRM werden Kundendaten, Ansprechpartner, Anschriften und weitere Informationen in die Rechnung übernommen.

Darüber hinaus ist die Rechnung Teil des gesamten Verkaufsvorgangs. Über Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen wird der vollständige Verkaufsvorgang eines Unternehmens abgebildet.

Alle Vorgänge bleiben miteinander verbunden und können später jederzeit nachvollzogen werden.

Der Ablauf beginnt im CRM, führt über Angebot, Auftrag und Lieferschein zur Rechnung und endet anschließend in der Buchhaltung.

Dieser Ablauf entspricht dem typischen durchgängigen Arbeitsvorgang in der msuSoftware. Die Verknüpfung zeigt, wie Kundendaten aus dem CRM in Angebot, Auftrag und Rechnung übernommen werden und wie daraus anschließend Lieferschein, Rechnung und die Übergabe an die Buchhaltung entstehen.

Weitere Details zu den verbundenen Funktionen finden Sie in den entsprechenden Funktionsseiten:

• CRM – Kundenverwaltung
• Angebot erstellen
• Auftragsbearbeitung mit Auftragsbestätigung
• Lieferschein
• Erbrachte Zeiten abrechnen
• Projektabrechnung
• Buchhaltung

Die auf dieser Seite beschriebenen Funktionen stehen abhängig vom jeweils verwendeten Programm, der Programmlinie, der Lizenzstufe und den Erweiterungen der msuSoftware zur Verfügung.

Die vollständige Liste aller Funktionen des Moduls Rechnungen finden Sie auf der jeweiligen Seite Datenblatt & Funktionsübersicht der Programme. Die Rechnungsfunktion ist unter anderem in folgenden Programmen enthalten:

• msuFAKT! – Warenwirtschaft (msuLinie) – Vergleich und Funktionsübersicht

  Welche Warenwirtschaft mit Rechnungsfunktion passt zu Ihrem Unternehmen?

• msuProjekt – Projektsoftware (msuLinie) – Vergleich und Funktionsübersicht

  Welche Projektsoftware mit Rechnungsstellung passt zu Ihrem Unternehmen?

• DerDienstleister – Dienstleistersoftware (Branchenprogramm) – Vergleich und Funktionsübersicht

  Welche Dienstleistersoftware mit Faktura passt zu Ihrem Unternehmen?

• DerHandwerker – Handwerkersoftware (Branchenprogramm) – Vergleich und Funktionsübersicht

  Welche Handwerkersoftware mit Rechnungsfunktion passt zu Ihrem Betrieb?

• DerCreative – Agentursoftware (Branchenprogramm) – Vergleich und Funktionsübersicht

  Welche Agentursoftware mit Rechnungsstellung passt zu Ihrer Agentur?

• activeProjekt – Projektprogramm (activeLinie) – Vergleich und Funktionsübersicht

  Welches Projektprogramm mit Rechnungsfunktion passt zu Ihrem Unternehmen?

• activeDienstleister – Dienstleisterprogramm (activeLinie) – Vergleich und Funktionsübersicht

  Dienstleisterprogramm für Rechnungen und Faktura im Vergleich

• activeHandwerker – Handwerkerprogramm (activeLinie) – Vergleich und Funktionsübersicht

  Handwerkersoftware für Rechnungen und Aufträge im Vergleich

• activeHandel – Warenwirtschaftsprogramm (activeLinie) – Vergleich und Funktionsübersicht

  Warenwirtschaft mit Rechnungsfunktion für Handel im Vergleich

• activeFaktura – Rechnungsprogramm (activeLinie) – Vergleich und Funktionsübersicht

  Rechnungsprogramm für Faktura und Rechnungsstellung im Vergleich

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