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Abschlagsrechnung & Schlussrechnung: Aufträge im Handwerk sicher abrechnen | Mac & Windows

Abschlagsrechnung aus Auftrag übertragen zur Schlussrechnung

Von der ersten Abschlagsrechnung bis zur Schlussrechnung: Rechnen Sie Leistungen schrittweise ab und führen Sie alle Zahlungen korrekt in der Endabrechnung zusammen.

Mit dem Modul für Abschlagsrechnung und Schlussrechnung rechnen Sie Teilbeträge bereits während der Durchführung eines Auftrags ab.

Das sichert Ihre Liquidität bei umfangreichen Projekten oder längeren Leistungszeiträumen – eine Methode, die insbesondere in Handwerksbetrieben bei Bau- und Montageleistungen zum Standard gehört.

Nach Abschluss aller Leistungen erstellen Sie einfach die Schlussrechnung.

Dabei führt die Software alle bisherigen Abschlagszahlungen automatisch zusammen und verrechnet sie korrekt mit dem Gesamtbetrag. So erhalten Sie eine lückenlose Endabrechnung, die alle Projektphasen rechtssicher abbildet.

Egal ob Mengenänderungen oder zusätzliche Leistungen: Dank integrierter Änderungsaufträge bei Nachträgen zum Auftrag bleibt Ihre Abrechnung jederzeit widerspruchsfrei und für Ihren Kunden transparent nachvollziehbar.

Was ist eine Abschlagsrechnung und Schlussrechnung?

Abschlagsrechnungen und die Schlussrechnung bilden zusammen die vollständige Abrechnung eines Auftrags – insbesondere im Handwerk und bei projektbezogenen Dienstleistungen.

Das Prinzip hinter dem Modul:

Abschlagsrechnungen: Sie fordern Teilbeträge für bereits erbrachte Leistungen an, während das Projekt noch läuft. Das sichert Ihre Liquidität.

  • Abschlagsrechnungen: Sie fordern Teilbeträge für bereits erbrachte Leistungen an, während das Projekt noch läuft. Das deckt Ihre laufenden Kosten und sichert Ihre Liquidität.
  • Auftragsgrundlage: Als Basis dient der hinterlegte Gesamtauftrag (z. B. aus Ihrer Auftragsbestätigung). So bleibt der Bezug zum Projekt jederzeit gewahrt.
  • Nachträge & Änderungen: Kommen während der Arbeit neue Leistungen hinzu oder ändern sich Positionen, erfassen Sie diese einfach als Änderungsauftrag. Diese zusätzlichen Leistungen werden direkt in der laufenden Abrechnung berücksichtigt.
  • Schlussrechnung: Nach Abschluss aller Arbeiten erfolgt die finale Endabrechnung. Hierbei führt die Software alle zuvor gestellten Abschlagsrechnungen sowie die Änderungen automatisch zusammen und verrechnet sie mit dem Gesamtbetrag.

So funktioniert die Auftragsabrechnung in der Praxis

Abschlagsrechnungen im Vorgang erstellen

Abschlagsrechnungen erstellen Sie aus einem bestehenden Auftrag. Voraussetzung ist, dass der Auftrag bereits erfasst und im Original gedruckt und damit fixiert wurde. Dies ist insbesondere im Handwerksbetrieb relevant, wenn Leistungen in Bauabschnitten oder nach Fortschritt abgerechnet werden.

Bestandteile von Abschlags- und Schlussrechnungen

Eine Abschlagsrechnung enthält den Bezug zum Auftrag, den Abschlagsbetrag oder Prozentsatz und die Übersicht über bereits gestellte Abschläge.

Eine Schlussrechnung enthält den gesamten Auftragswert, alle bisherigen Abschlagszahlungen und den verbleibenden Restbetrag.

Abschläge als Betrag oder Prozent berechnen

Sie entscheiden flexibel, ob Sie einen festen Bruttobetrag anfordern oder einen prozentualen Anteil der Gesamtsumme (z. B. 30 % nach Rohbaufertigstellung) abrechnen möchten.

Mehrere Abschlagsrechnungen verwalten

Zu einem Auftrag können Sie beliebig viele Abschlagsrechnungen erstellen. Die Software führt im Hintergrund eine lückenlose Übersicht, sodass bereits abgerechnete Beträge fortlaufend berücksichtigt werden.

Schlussrechnung korrekt erstellen und verrechnen

Nach vollständiger Leistungserbringung erstellen Sie die Schlussrechnung. Diese zieht alle bereits gezahlten Abschläge vom Gesamtbetrag ab und weist den verbleibenden Betrag aus.

Kumulierte Schlussrechnung: Alles in einem Guss statt mühsames Zusammenrechnen

Die kumulierte Schlussrechnung ist die Endabrechnung eines Auftrags, in der alle zuvor erstellten Abschlagsrechnungen sowie alle Änderungen aus Änderungsaufträgen vollständig zusammengeführt werden.

Sie enthält den gesamten

  • Auftragswert
  • Berücksichtigt alle bereits abgerechneten Teilbeträge
  • Weist den noch offenen Restbetrag aus

Im Gegensatz zu einer einfachen Schlussrechnung werden hier alle Abschläge und Nachträge fortlaufend berücksichtigt.

Dadurch entsteht eine vollständige und nachvollziehbare Abrechnung über den gesamten Vorgang.

Warum viele Programme bei der kumulierten Schlussrechnung versagen

In der Praxis zeigt sich ein klares Bild: Viele Programme nennen es „automatisch“, liefern aber in Wirklichkeit nur eine einfache Rechenhilfe.

Abschläge werden zwar erfasst, aber nicht sauber in einen durchgängigen Vorgang integriert. Änderungen aus Nachträgen werden häufig nur als zusätzliche Positionen angelegt – ohne echte Verknüpfung zur bestehenden Abrechnung.

Was fehlt, ist das Entscheidende:

  • Die echte Verbindung zwischen Auftrag, Abschlägen und Änderungsaufträgen
  • Die automatische Fortschreibung geänderter Artikelpositionen
  • Die fortlaufende Aktualisierung der Gesamtsumme über alle Stufen hinweg

Das Ergebnis: Anwender müssen am Ende doch wieder händisch prüfen, nachrechnen und korrigieren, um sicherzugehen, dass die Schlussrechnung stimmt.

Gerade bei mehreren Nachträgen entsteht eine unübersichtliche und fehleranfällige Abrechnung, bei der schnell Beträge doppelt berücksichtigt oder vergessen werden.

Schlussrechnung aus Abschlagsrechnung einfach und sicher erzeugen

Der msu-Unterschied: Die Schlussrechnung, die sich von selbst aufbaut

Die msuSoftware bildet die kumulierte Schlussrechnung nicht als isolierte Berechnung, sondern als durchgängigen, logisch aufgebauten Vorgang ab.

Während viele Programme Abschläge, Nachträge und Änderungen nur nebeneinander verwalten und am Ende rechnerisch zusammenführen, greift in der msuSoftware alles ineinander – automatisch und ohne Bruch:

  • Der ursprüngliche Auftrag & jede Änderung über Änderungsaufträge
  • Alle Abschlagsrechnungen & die fortlaufend aktualisierte Gesamtsumme

Jede einzelne Positionsänderung wirkt sich unmittelbar auf die Abrechnung aus. Es gibt kein 'Nachrechnen', kein 'Zusammenstellen' und kein manuelles Prüfen von Zwischensummen mehr.

  • Das Ergebnis ist ein klarer Unterschied: Sie erhalten keine zusammengerechnete Schlussrechnung, sondern eine vollständig aufgebaute Endabrechnung, die sich aus dem gesamten Vorgang heraus automatisch entwickelt.
  • Gerade bei mehreren Nachträgen zeigt sich die Stärke: Während in vielen Systemen die Abrechnung spätestens hier unübersichtlich wird und händisch kontrolliert werden muss, bleibt die kumulierte Schlussrechnung jederzeit konsistent, vollständig und nachvollziehbar.
  • Für Sie bedeutet das: Volle Kontrolle, keine Rechenfehler und eine Abrechnung, die fachlich sauber steht – auch bei komplexen Aufträgen mit vielen Änderungen.

Fazit für Schnellleser:

Vergessen Sie das mühsame Nachrechnen von Hand:

Die Software vereint Auftrag, Nachträge und Abschläge automatisch in einer durchgängigen kumulierten Schlussrechnung.

Sie erhalten eine fehlerfreie Endabrechnung, die alle Projektphasen lückenlos berücksichtigt – ohne manuellen Aufwand.

Nachtrag - Änderungsauftrag – Auftragsänderungen einfach erfassen und richtig abrechnen

Wenn sich der Auftrag ändert, erstellen Sie für den Nachtrag einen Änderungsauftrag mit den geänderten Artikelpositionen. Die Gesamtsumme ändert sich entsprechend zum ursprünglichen Auftrag.

Zusätzliche Leistungen, Mengenänderungen oder Anpassungen werden damit sauber im bestehenden Vorgang erfasst und fließen direkt in die weitere Abrechnung ein. Bereits gestellte Abschläge werden automatisch übernommen und in der weiteren Abrechnung berücksichtigt.

Die Wahrheit über Abschlagsrechnungen: Warum viele Programme bei Nachträgen scheitern

Viele Programme im Markt stellen Abschlags- oder Schlussrechnungen lediglich als einfache Teilabrechnung dar.

  • Häufig werden dabei Abschläge zwar erfasst, jedoch nicht konsequent und automatisch in einer durchgängigen Endabrechnung zusammengeführt.
  • In vielen Fällen fehlt auch bereits eine saubere Abbildung von Änderungsaufträgen oder diese werden nicht vollständig mit den geänderten Artikelpositionen in die Abrechnung integriert. Dort herrscht Chaos.

Die msuSoftware geht hier deutlich weiter: Sie bildet den vollständigen Zusammenhang aus Auftrag, Änderungsauftrag, geänderten Artikelpositionen, Abschlagsrechnungen und kumulierter Schlussrechnung durchgängig ab.

Änderungen am Auftrag wirken sich direkt auf die Gesamtsumme aus und werden zusammen mit allen Abschlägen automatisch in der Endabrechnung berücksichtigt.

Dadurch entsteht eine nachvollziehbare und fachlich korrekte Abrechnung über den gesamten Vorgang – ohne manuelle Nacharbeit, ohne separate Berechnungen und ohne Informationsverlust.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Stellen Sie sich vor, Sie haben bereits drei Abschläge berechnet.

Jetzt kommen zwei Nachträge hinzu. In vielen Programmen müssten Sie nun händisch ausrechnen, wie sich die Nachträge auf die Gesamtsumme auswirken und welche Abschläge bereits abgezogen wurden.

Ein kleiner Tippfehler und die Schlussrechnung ist falsch.

Die msuSoftware räumt hier radikal auf: Statt manueller Rechnerei greifen alle Rädchen ineinander.

  • Der Auftrag
  • Jede kleine Positionsänderung
  • Alle bereits gezahlten Abschläge

werden vom System automatisch zu einer rechtssicheren, kumulierten Schlussrechnung zusammengeführt.

Für Sie bedeutet das: Volle Kontrolle über Ihre Zahlen, keine vergessenen Leistungen und eine professionelle Abrechnung, die beim Kunden (und beim Prüfer) keine Fragen offen lässt.

In 5 Schritten vom Auftrag zur Schlussrechnung

  1. Angebot erstellen: Legen Sie das Fundament für Ihren Auftrag.
  2. Auftrag erzeugen und fixieren: Wandeln Sie Ihr Angebot in einen festen Auftrag um.
  3. Abschlagsrechnungen erstellen: Sichern Sie Ihre Liquidität durch Teilabrechnungen während der Projektdurchführung.
  4. Leistungen vollständig erbringen: Schließen Sie Ihre Arbeiten termingerecht ab.
  5. Schlussrechnung erstellen: Erstellen Sie die finale Endabrechnung mit automatischer Verrechnung aller Abschläge.

Ihr Vorteil: Während Abschlagsrechnungen dafür sorgen, dass Sie immer genug Geld auf dem Konto haben, um Material und Löhne laufend zu bezahlen, garantiert die Schlussrechnung eine rechtssichere und vollständige Endabrechnung.

Passende Programme mit dem Modul Abschlagsrechnung und Schlussrechnung

Je nach Schwerpunkt Ihres Unternehmens ist die Funktion zur Abschlagsrechnung und Schlussrechnung in unterschiedliche Lösungen der msuSoftware integriert.

Die Funktion ist insbesondere im Handwerkerbereich relevant, da dort Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen zum Standard der Bau- und Projektabrechnung gehören.

Hier finden Sie die Übersicht der passenden Programme:

Typische Anwendungsfälle: So nutzen Sie das Modul

Besonders im Handwerk und bei langfristigen Projekten sind Abschlagsrechnungen unverzichtbar:

  • Baufortschritt-Abrechnung: Stellen Sie Rechnungen nach Meilensteinen (z. B. nach Rohbau, Installation oder Abnahme). So rechnen Sie einzelne Bauabschnitte nachvollziehbar ab.
  • Finanzierung sichern: Decken Sie Materialkosten und laufende Ausgaben durch rechtzeitige Abschläge. Sie sehen nicht nur in der Akte, sondern auch im Auftrag, bei den bisherigen Abschlagsrechnungen, in der Übersicht zur Schlussrechnung, bei den Zahlungen und bei den offenen Beträgen, welche Abschlagsrechnungen bereits gestellt, welche Abschlagszahlungen bereits berücksichtigt und welche Beträge noch offen sind.
  • Gewerkeübergreifende Teilabrechnung: Rechnen Sie einzelne Leistungen flexibel ab. Auftrag, Lieferscheine, Abschlagsrechnungen und Änderungsaufträge bleiben einem gemeinsamen Vorgang zugeordnet.
  • Rechtssichere Endabrechnung: Erstellen Sie finale Schlussrechnungen, in denen Abschläge, Anzahlungen, Nachträge und Änderungen nachvollziehbar verrechnet werden. Die Schlussrechnung greift auf den gemeinsamen Vorgang in der Akte zurück.

Ihre Vorteile bei Abschlags- und Schlussrechnungen

  • Liquidität sichern: Finanzieren Sie laufende Aufträge durch regelmäßige Abschlagszahlungen und decken Sie Ihre Kosten frühzeitig.
  • Maximale Transparenz: Behalten Sie über den gesamten Projektverlauf hinweg die volle Kontrolle über jeden Abrechnungsschritt.
  • Automatisierte Endabrechnung: Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie Fehler – die Software verrechnet alle Abschläge automatisch in der Schlussrechnung.
  • Alles im Blick: Erhalten Sie eine klare Übersicht über bereits bezahlte Beträge und noch offene Forderungen.
  • Planungssicherheit: Profitieren Sie von einer verlässlichen Abrechnungsstruktur, besonders bei zeitintensiven Bauvorhaben.

Handbücher und Dokumentation

Ausführliche Informationen zur Abschlagsrechnung und Schlussrechnung finden Sie in den Programmhandbüchern. Dort wird Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie Abschlagsrechnungen erstellen, Änderungen erfassen und Schlussrechnungen korrekt abrechnen.

Die Handbücher enthalten praxisnahe Beispiele, Abbildungen der Programmoberfläche sowie Hinweise für die Abrechnung im Arbeitsalltag.

Die detaillierten Beschreibungen zur Funktion 'Abschlagsrechnung und Schlussrechnung' finden Sie in den jeweiligen Programmhandbüchern im Kapitel 'Rechnung schreiben' sowie im Abschnitt 'Abschlagsrechnung & Schlussrechnung'.

Passende Programmhandbücher zum Modul Abschlagsrechnung und Schlussrechnung:

Video-Anleitungen & Praxis-Einblicke

Ergänzend zu den Handbüchern finden Sie auf unserem YouTube-Kanal von msuBerlin – https://www.youtube.com/@msuBerlin. praxisnahe Video-Anleitungen zur Abschlagsrechnung, zur Auftragsabwicklung und zur Schlussrechnung. Dort sehen Sie Schritt für Schritt, wie Sie Abschläge erstellen, Änderungen berücksichtigen und die Endabrechnung korrekt durchführen.

FAQ – Abschlagsrechnung und Schlussrechnung – Alle wichtigen Fragen einfach erklärt

Abschlagsrechnung – Häufige Fragen

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung während eines laufenden Auftrags. Sie ermöglicht es Ihnen, bereits erbrachte Leistungen oder vereinbarte Teilbeträge vor der vollständigen Fertigstellung abzurechnen.

Wann stelle ich eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung stellen Sie während der Ausführung eines Auftrags, also bevor alle Leistungen vollständig erbracht sind.

Wie erstelle ich eine Abschlagsrechnung in der Software?

Sie erstellen die Abschlagsrechnung direkt aus der Auftragsverwaltung auf Basis eines zuvor erfassten und fixierten Auftrags.

Welche Voraussetzung muss erfüllt sein?

Der Auftrag muss im Original gedruckt und damit fixiert sein. Erst danach können Abschlags- oder Schlussrechnungen erzeugt werden.

Welche Arten von Abschlagsrechnungen gibt es?

Der Abschlag kann als Betrag, als Prozentwert der Auftragssumme oder prozentual auf einzelne Positionen berechnet werden.

Kann ich Abschlagsrechnung und Schlussrechnung auf Mac und Windows nutzen?

Ja. Sie nutzen Abschlagsrechnung und Schlussrechnung je nach Programm auf Mac und Windows – als Einzelplatzversion, als Mehrplatzversion beziehungsweise Client-Server-Lösung und auch in gemischten Netzwerken mit macOS und Windows.

Kann ich mehrere Abschlagsrechnungen erstellen?

Ja, Sie können mehrere Abschlagsrechnungen zu einem Auftrag erstellen. Diese werden automatisch summiert und berücksichtigt.

Schlussrechnung – Häufige Fragen

Was ist eine Schlussrechnung?

Die Schlussrechnung ist die Endrechnung nach vollständiger Leistungserbringung. Sie enthält den Gesamtbetrag und verrechnet alle Abschlagsrechnungen.

Wie werden Abschlagsrechnungen berücksichtigt?

Alle Abschläge werden in der Schlussrechnung ausgewiesen und vom Gesamtbetrag abgezogen.

Wann wird die Schlussrechnung erstellt?

Nach vollständigem Abschluss des Auftrags, also nach Lieferung oder Leistungserbringung.

Was passiert bei Änderungen im Auftrag?

Änderungen werden über Änderungsaufträge abgebildet. Abschläge werden übernommen und korrekt verrechnet.

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung sind eng mit weiteren Modulen verbunden

Die Abrechnung mit Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung ist Teil eines durchgängigen kaufmännischen Vorgangs und steht in direktem Zusammenhang mit Auftrag, Leistungen, Faktura und Buchhaltung.

Weitere Details zur automatischen Verknüpfung finden Sie unter:

Welche Software passt zu Ihrem Unternehmen?

Vergleichen Sie die Programme und finden Sie die passende Lösung für Ihre Anforderungen:

👉 Funktionen im Detail: Module & Funktionen der Software

👉 Die Entscheidungshilfe: Programme vergleichen