Dokumente kommen und gehen – Immer ALLE Unterlagen jederzeit im Zugriff
Dokumentenmanagement bezeichnet die zentrale Verwaltung all Ihrer digitalen Dokumente, Belege und Unterlagen innerhalb der msuSoftware. Statt wertvolle Zeit mit der Suche in verteilten Ordnern, E-Mail-Postfächern oder auf verschiedenen Rechnern zu verlieren, führen Sie alle Informationen an einer nachvollziehbaren Stelle zusammen.
Was Sie zentral speichern und verwalten:
Warum ein integriertes Dokumentenmanagement System (DMS) wichtig ist
Das Modul fungiert als Ihr digitales Belegarchiv und verbindet Dokumente direkt mit Ihren Geschäftsvorgänge in der Warenwirtschaft, dem CRM, der Projektverwaltung und der Buchhaltung.
Belege bleiben dadurch nicht isoliert, sondern sind immer im kaufmännischen Zusammenhang (z. B. direkt beim Kunden oder im Projekt) sofort auffindbar.
Ihr klarer Nutzen im Arbeitsalltag:
Hinweis zur Datensicherheit: Ihre sensiblen Dokumente liegen nicht in einer anonymen Cloud, sondern bleiben durch die lokale Speicherung in Ihrer eigenen Kontrolle.
Zentral organisieren statt mühsam suchen
Das Dokumentenmanagement speichert, organisiert und archiviert Ihre Belege, Verträge und digitalen Unterlagen direkt im System. Anstatt Dokumente isoliert abzulegen, werden sie intelligent verknüpft. So finden Sie Informationen auch nach Jahren genau dort wieder, wo sie hingehören: beim Kunden, beim Projekt oder direkt an der Buchung.
Vollautomatische Archivierung Ihrer Ausgangsdokumente
Ein Kernvorteil ist die automatische Archivierung: Sobald Sie Ausgangsdokumente wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder E-Rechnungen erstellen, werden diese vom System selbstständig im Dokumentenmanagement hinterlegt.
Transparenz für Eingangs- und Ausgangsdokumente
Nicht nur Eigendokumente, sondern auch externe Dateien (Eingangsrechnungen, PDFs, Scans) werden zentral verwaltet. Die integrierte Chronik unterstützt dabei die vollständige Nachvollziehbarkeit:
Mehr als eine einfache Dateiablage
Das Dokumentenmanagement der msuSoftware ist ein vollumfängliches System für Ihren Büroalltag. Es kombiniert:
Belege und Dateien zentral speichern statt dauernd suchen
Das Dokumentenmanagement speichert, organisiert und archiviert Ihre Belege, Verträge und digitalen Unterlagen direkt im System.
Damit dient die Funktion zugleich als Dokumentenablage für Unternehmen, die Belege speichern, Dokumente verwalten und Unterlagen dauerhaft im passenden Vorgang wiederfinden möchten.
Schluss mit verstreuten Einzelablagen und Zettelwirtschaft: Alle Dokumente, Verträge, PDFs, Scans, Bilder und E-Rechnungen werden an einer zentralen Stelle abgelegt.
So entsteht ein übersichtliches Archiv für Belege, Verträge und weitere Dateien, das die tägliche Arbeit in Verwaltung, Buchhaltung, Projektverwaltung und Faktura unterstützt.
So entsteht eine einheitliche und saubere Datenbasis für Ihr gesamtes Unternehmen.
Dokumente direkt an kaufmännische Vorgänge anhängen
Nutzen Sie die intelligente Zuordnung, um Unterlagen direkt dort zu hinterlegen, wo sie hingehören. Sie verbinden Dateien einfach mit dem passenden Vorgang:
Automatische Archivierung im Dokumentenarchiv
Das System denkt mit: Ausgangsdokumente werden vollautomatisch im Archiv hinterlegt.
Sobald Sie Dokumente wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Bestellungen, Rechnungskorrekturen oder E-Rechnungen erstellen, sind diese im Hintergrund archiviert und jederzeit wiederfindbar.
Schnelles Wiederfinden über die fachliche Zuordnung
Suchen Sie nicht länger nach kryptischen Dateinamen. Durch die Verknüpfung finden Sie Unterlagen direkt beim Kunden, Beleg oder Projekt immer auf der Seite ‚Dokumente‘.
Das sorgt für Ordnung und spart wertvolle Zeit im Arbeitsalltag.
Dokumente jederzeit und überall verfügbar machen
Immer ALLE Dokumente jederzeit im Zugriff haben: Je nach Ihrer Installation stehen die Dokumente lokal, im Netzwerk oder in Ihrer Private-Cloud-Umgebung bereit. Das integrierte Rechte-Management schützt dabei sensible Daten vor unbefugtem Zugriff.
Vielfältige Dateitypen und Unterlagen verwalten
Neben Rechnungen und Lieferscheinen verwalten Sie im Belegarchiv mühelos alle weiteren geschäftsrelevanten Dateien:
Das Dokumentenmanagement unterstützt Sie an jeder Stelle Ihres kaufmännischen Arbeitsablaufs:
Das Dokumentenmanagement ist fester Bestandteil von Programmen mit Beleg- und Vorgangsverwaltung. Die Funktion arbeitet modulübergreifend und verbindet Angebote, Aufträge, Rechnungen, Projekte, Buchhaltung und CRM zu einer Einheit.
Diese Funktion finden Sie in Programmen mit Archiv, Dokumentenverwaltung, Dokumentenablage, CRM, Faktura, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Aufgaben, Terminen oder digitaler Personalakte.
Fachliche Zuordnung der Funktion (nach Wichtigkeit):
Wählen Sie aus unserem Software-Portfolio die passende Lösung für Ihr Unternehmen – jede dieser Anwendungen verfügt über ein integriertes System zur zentralen Dokumentenverwaltung und Archivierung.
Diese leistungsstarken Business-Lösungen bündeln Warenwirtschaft, Projektsteuerung und Auftragsverwaltung in einem System. Die tief integrierte Dokumentenverwaltung unterstützt dabei selbst anspruchsvolle Arbeitsabläufe.
msuProjekt - Projektsoftware
Projektorientierte ERP-Software für Dienstleister und Projektunternehmen mit Auftragsverwaltung, Projektzuordnung, Projektabrechnung und mit integriertem Dokumentenmanagement.
msuFAKT! - Warenwirtschaftssystem
Professionelle Warenwirtschaft mit umfassender Auftragsverwaltung für Handel, Vertrieb und Unternehmen mit Dokumentenverwaltung.
DerFreiberufler - Rechnungssoftware
Rechnungssoftware mit Artikeln und Leistungen sowie Dokumenten
Diese spezialisierten Lösungen passen exakt zu den Anforderungen von Dienstleistern, Kreativen oder Handwerkern. Das Dokumentenmanagement ist hier direkt in die branchenspezifischen Abläufe eingebettet.
DerDienstleister Auftragssoftware
Software speziell für Dienstleistungsunternehmen zur Verwaltung von Angeboten, Aufträgen, Leistungen und Rechnungen mit integriertem DMS.
DerCreative - Agentursoftware
Software für Agenturen und kreative Dienstleister zur Verwaltung von Projekten, Jobs, Kundenaufträgen und Leistungsabrechnung mit integriertem Dokumentenmanagement.
DerHandwerker - Handwerkersoftware
Branchenlösung für Handwerksbetriebe zur Organisation von Kundenaufträgen, Leistungen, Material und Rechnungsstellung sowie integriertem DMS.
Diese Programme konzentrieren sich voll auf das Rechnungswesen, die EÜR oder die Bilanz. Die Dokumentenverwaltung sorgt dabei für die rechtssichere Zuordnung der Belege direkt zu den Buchungssätzen.
MacKonto - Buchhaltungssoftware
Professionelle Buchhaltungslösung für Unternehmen und Freiberufler mit EÜR, Bilanz, Umsatzsteuervoranmeldung sowie integriertem Dokumentenmanagement für die Belegarchivierung.
msuFinanz - Finanzsoftware
Zentrale Finanzverwaltung und Buchhaltung mit umfassenden Funktionen für das Rechnungswesen und integriertem DMS zur rechtssicheren Belegablage.
Die kompakte Lösung für kleinere Unternehmen und Einsteiger. Sie erledigen Ihre täglichen Aufgaben übersichtlich und nutzen dabei von Anfang an ein professionelles Dokumentenmanagement.
activeDienstleister - Dienstleisterprogramm
Kompakte Auftragssoftware für kleinere Dienstleistungsunternehmen mit einfacher Auftragsbearbeitung sowie integriertem Dokumentenmanagement..
activeHandwerker - Handwerkerprogramm
Praxisorientierte Softwarelösung für Handwerksbetriebe zur Verwaltung von Kundenaufträgen und Leistungen.
activeHandel - Warenwirtschaftsprogramm
Warenwirtschaft für Handelsunternehmen mit Funktionen zur Auftragsverwaltung, Artikelverwaltung und Faktura sowie integriertem DMS
activeProjekt - Projektprogramm
Kompakte Projektsoftware zur Verwaltung von Projekten, Kundenaufträgen und späterer Abrechnung innerhalb der active-Linie mit integriertem Dokumentenmanagement.
Der Speicherort für Dokumente und Belege wird in den Programmeinstellungen festgelegt. Dort definieren Sie, in welchem Ordner Unterlagen abgelegt werden. Die Dokumente werden in einer eigenen Struktur verwaltet und bleiben dadurch nicht als unkontrollierte Einzeldateien verstreut.
Sicherer Ablageort – Schutz Ihrer Privatsphäre durch lokale Speicherung - Datentresor statt Massencloud
Belege und Dokumente enthalten häufig sensible Daten. Um diese zu schützen, nutzt die msuSoftware keine anonyme Massencloud für eine unkontrollierte Ablage.
Der Standard-Pfad für Ihre Dokumentenablage lautet: Dokumente / msuBerlin / Dokumentenablage
Durch diese lokale Speicherung behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Verträge, Belege und Rechnungen. Ihre Dokumente bleiben in Ihren eigenen Händen und unter Ihrer eigenen Kontrolle.
So erledigen Sie Ihre Geschäfte mit dem sicheren Gefühl, dass Daten nicht auf fremden Servern verteilt werden, sondern im vorgesehenen Speicherbereich Ihrer Installation verbleiben.
Gezielter Schutz durch Rechte-Management – Türsteher inklusive
Für sensible Unterlagen ist das Rechte-Management entscheidend. Je nach Einrichtung schützen Sie Bereiche wie Buchhaltung, Stammdaten, Mitarbeiterdaten oder interne Dokumente gezielt vor unbefugtem Zugriff.
So stehen Informationen genau dort bereit, wo sie benötigt werden, ohne unkontrolliert im Unternehmen verteilt zu sein.
Das Dokumentenmanagement umfasst auch die professionelle Erstellung Ihrer Unterlagen. Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Lieferscheine lassen sich flexibel erstellen, anpassen und im passenden Vorgang jederzeit wiederverwenden.
Individuelle Drucklayouts und riesige Vorlagen-Auswahl
Für den perfekten Auftritt steht Ihnen eine umfangreiche Layout-Bibliothek mit hunderten von Vorlagen zur Verfügung. Sie können bequem Ihr passendes Muster auswählen und als Basis nutzen.
Mit dem Werkzeug Spezialberichte passen Sie diese Layouts anschließend komplett individuell an Ihr eigenes Corporate Identity (CI) und Corporate Design (CD) an.
Je nach Dokumenttyp lassen sich Unterlagen zudem jederzeit bearbeiten, ergänzen oder ersetzen – und das direkt im jeweiligen Zusammenhang beim Kunden, im Projekt oder im Beleg.
Details zur Gestaltung finden Sie im Handbuch:
‚Geschäftspapier gestalten – (Drucklayouts für Spezialberichte), Musterlayouts, Textverarbeitung‘
Dort im Teil 1: ‚Geschäftspapiere individuell Gestalten‘
In diesem Kapitel führen wir Sie Schritt für Schritt durch die Bedienung und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Vorlagen mühelos an Ihre Wünsche anpassen.
Dokumente kommen und gehen – Immer ALLE Dokumente jederzeit im Zugriff haben:
Dokumente, Belege, Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Projektunterlagen werden digital abgelegt und bleiben im System verfügbar.
Die zentrale Ablage verhindert verstreute Dateien und unterstützt die Arbeit mit Kunden, Lieferanten, Projekten, Buchhaltung und Faktura.
Anwender finden Unterlagen schneller, weil Dokumente direkt mit dem jeweiligen Vorgang verbunden sind.
Dokumente bleiben mit Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Buchungen, Projekten, Kunden, Lieferanten und Stammdaten verbunden.
Das Dokumentenmanagement ist weit mehr als eine reine Ablage – es ist Ihr smarter Begleiter in jeder Situation:
Diese Beispiele zeigen, wie Sie Dokumente und Belege in verschiedenen Situationen zentral verwalten und direkt im Arbeitsalltag nutzen.
Kundenunterlagen zentral sammeln – Die Basis für jedes Angebot
Ein Kunde sendet eine Anfrage, Bilder und eine PDF-Spezifikation. Diese Unterlagen werden direkt im Kundenstamm und im späteren Angebot hinterlegt.
Bei jedem Folgeschritt – vom Auftrag über den Lieferschein bis zur Rechnung – bleibt lückenlos nachvollziehbar, auf welcher Grundlage gearbeitet wurde.
Eingangsrechnungen für die Buchhaltung – Schnelle Prüfung und Zahlung
Eine Lieferantenrechnung wird als PDF hinterlegt und dem Lieferanten sowie der Buchung zugeordnet. Die Buchhaltung findet den Beleg sofort wieder, kann Rückfragen zum Einkaufsvorgang klären und die Zahlung ohne langes Suchen einleiten.
Projektunterlagen dokumentieren – Alles an einem Ort
In einem Projekt entstehen Skizzen, Fotos, Besprechungsnotizen und Leistungsnachweise. Diese Dokumente werden dem Projekt oder dem Kunden zugeordnet. So stehen alle Informationen für die Projektabrechnung und spätere Rückfragen gesammelt bereit.
E-Rechnung und digitale Archivierung – Fit für die Zukunft
E-Rechnungen und die dazugehörigen Belege werden digital abgelegt. Dadurch bleiben Rechnung, Beleg, Kunde und Buchhaltung fest miteinander verbunden und erfüllen gleichzeitig die Anforderungen an eine moderne, revisionssichere Aufbewahrung.
Im Dokumentenmanagement verwalten Sie weit mehr als nur klassische Rechnungen. Das System unterstützt eine breite Palette an Formaten, damit alle geschäftsrelevanten Informationen sicher und nachvollziehbar abgelegt werden können:
Diese Vielfalt ist im modernen Unternehmensalltag unverzichtbar. Neben der reinen Faktura müssen auch Korrespondenz, Nachweise, technische Skizzen und ergänzende Dateien jederzeit griffbereit und fest mit dem jeweiligen Vorgang verknüpft sein.
Dokumentenmanagement ist eine modulübergreifende Funktion.
Als Dokumentenmanagement System verbindet es die digitale Dokumentenablage mit Belegarchiv, Dokumentenarchiv sowie der Dokumentenverknüpfung und sorgt dafür, dass Sie Unterlagen sofort wiederfinden.
Die Funktion ist nicht auf einen einzelnen Bereich beschränkt, sondern greift direkt in Faktura, Projekte, Buchhaltung, CRM, Warenwirtschaft und E-Rechnung ein.
Das macht das System unverzichtbar für alle Programme, die auf Belegverwaltung, integrierte Buchhaltung, Projektsteuerung oder ein sicheres Dokumentenarchiv setzen.
Ausführliche Informationen zur Arbeit mit Dokumenten, Belegen, Archiv und Dokumentenablage finden Sie in den Programmhandbüchern und im Handbuch zur digitalen Dokumentenverwaltung der msuSoftware.
Dort wird Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie Dokumente hinterlegen, Belege archivieren, Unterlagen mit Vorgängen verbinden und Dokumente später wiederfinden.
Die Handbücher enthalten praxisnahe Beispiele, Abbildungen der Programmoberfläche sowie Hinweise für die effiziente Arbeit mit Dokumenten, Belegen, Archiv, Chronik und Vorgangszuordnung im Alltag.
Die detaillierten Beschreibungen zum Dokumentenmanagement finden Sie insbesondere im Handbuch ‚Digitale Dokumentenverwaltung - Archiv - Dokumente - Belege‘ sowie in den jeweiligen Programmhandbüchern der eingesetzten Software. Das Kapitel heißt dort: ‚Dokumente im Dokumentenmanagement speichern‘.
Diese Handbücher erläutern die Dokumentenverwaltung anhand von praktischen Beispielen und zeigen, wie Sie Dokumente, Belege, Rechnungen, E-Rechnungen, Verträge und weitere Unterlagen erfassen, archivieren, mit Vorgängen verknüpfen und im Arbeitsalltag wiederfinden.
Dokumentenmanagement wird verwendet, wenn Dokumente, Belege, Verträge, PDFs, Scans, Bilder, Rechnungen, Lieferscheine oder E-Rechnungen zentral abgelegt und später schnell wiedergefunden werden sollen. Besonders wichtig ist die Funktion bei Kunden, Lieferanten, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Buchungen, Artikeln, Aufgaben, Terminen und Projekten.
Dokumentenmanagement verbindet Unterlagen mit CRM, Faktura, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Lager, E-Rechnung, Aufgaben, Terminen und Projektverwaltung. Dadurch stehen Dokumente dort bereit, wo sie im Arbeitsablauf benötigt werden: beim Kunden, im Angebot, im Auftrag, im Lieferschein, in der Rechnung, bei der Buchung, beim Artikel, in der Aufgabe oder im Projekt.
Dokumentenmanagement ist in passenden Programmen und Lizenzstufen der msuSoftware vorgesehen. Besonders relevant ist die Funktion in Programmen mit Beleg- und Vorgangsverwaltung, Buchhaltung, Projektverwaltung und Dokumentenarchiv. Die konkrete Verfügbarkeit hängt von Programm, Programmlinie und Lizenzumfang ab.
Dokumentenmanagement beschreibt die zentrale Ablage, Organisation, Archivierung und Verwaltung digitaler Dokumente. Dokumentenverknüpfung beschreibt enger die direkte Zuordnung eines Dokuments zu einem Vorgang, zum Beispiel Angebot, Auftrag, Rechnung, Projekt, Kunde oder Buchung.
Das Belegarchiv ist ein wichtiger Teil des Dokumentenmanagements. Es hält Belege, Rechnungen, Eingangsrechnungen, E-Rechnungen und andere Unterlagen im kaufmännischen Zusammenhang verfügbar.
Die Chronik als Historie zeigt, welche Dokumente und Vorgänge zu Kunden, Lieferanten oder Geschäftsvorgängen gehören. Dadurch lassen sich Rückfragen schneller beantworten und bereits erzeugte Dokumente leichter wiederfinden.
Belege werden dort abgelegt, wo sie fachlich hingehören: beim Kunden, Lieferanten, Vorgang, Beleg, Projekt oder in der vorgesehenen Dokumentenablage. Durch die Zuordnung lassen sich Belege später auch nach Jahren schneller wiederfinden.
Ein Dokument wird im passenden Bereich der Rechnung oder des Vorgangs hinterlegt. Je nach Programm erfolgt die Ablage über die Seite Dokumente, das Archiv oder den zugehörigen Belegbereich.
Eingangsrechnungen können als Dokument oder Beleg abgelegt und mit Lieferanten, Buchungen oder Zahlungsvorgängen verbunden werden.
Dokumente lassen sich über ihre Zuordnung zu Kunden, Lieferanten, Belegen, Projekten oder Vorgängen im Eintrag Dokumente wiederfinden. Die klare Ablage im Dokumentenmanagement reduziert Suchzeiten.
Eine Software zum Speichern von Belegen hilft dabei, Eingangsrechnungen, Ausgangsdokumente, Verträge, PDFs, Scans und weitere Unterlagen zentral abzulegen.
In der Software bleiben diese Dokumente nicht lose in Ordnern verteilt, sondern werden direkt Kunden, Lieferanten, Rechnungen, Buchungen, Projekten oder anderen Vorgängen zugeordnet. Das spart Zeit bei der Suche und sorgt für eine rechtssichere Organisation Ihrer Unterlagen.
Ja. Für diese Funktionsseite werden Videos zum Dokumentenmanagement, zur Ablage von Dokumenten, zur Übersicht über die msuSoftware und zum Datenkonzept vorgesehen.
Video: Dokumentenmanagement mit dem Mac und PC – Dokumente automatisch speichern und schnell finden
Kernvideo zum Dokumentenmanagement. Das Video passt zu Archiv, Belege speichern und Dokumente schnell finden.
Video: Wie hinterlege ich Dokumente, Schreiben, PDF oder Belege in meinem Archiv?
Dieses Video passt als praktische Ergänzung, weil es die Ablage von Dokumenten, Schreiben, PDFs und Belegen im System erklärt.
Video: Übersicht über die msuSoftware | Praxistipps | Step by Step-Anleitungen<
Dieses Video eignet sich als allgemeiner Einstieg. Es enthält einen Abschnitt zu Dokumentenmanagement und Dokumenten im Vorgang.
Video: Meine Daten gehören mir | Alles nur einmal anfassen
Erklärung: Dieses Video ist indirekt relevant, weil es zentrale Dokumentenablage, Datenkonzept und den Grundsatz unterstützt, Daten und Dokumente nur einmal zu erfassen.
Das Dokumentenmanagement ist der zentrale Knotenpunkt Ihrer kaufmännischen Organisation. Es verbindet alle Bereiche der Software zu einer intelligenten Einheit.
Dokumente entstehen überall – und bleiben im Kontext:
Die drei zentralen Dokumenten-Ströme:
Durch diese klare Aufteilung sehen sofort, dass Dokumente nicht nur bei Rechnungen, sondern auch bei der täglichen Zeiterfassung oder im Projektmanagement sicher im Archiv landen.
Weiterführende Informationen zu vernetzten Funktionen:
Programm-Vergleich & Funktionsübersicht
Welches Programm mit integriertem Dokumentenmanagement passt am besten zu Ihren Anforderungen? Hier finden Sie die detaillierten Vergleiche:
msuLinie (ERP & Warenwirtschaft)
Branchenprogramme
Buchhaltung & Finanzen
activeLinie (Kompakte Lösungen)
Einfache Tools verwalten oft nur lose Dateien ohne Zusammenhang. Komplexe DMS-Systeme hingegen sind meist überdimensioniert, extrem teuer in der Anschaffung und durch ständige Wartungsintervalle unnötig kompliziert.
Die msuSoftware bietet den goldenen Mittelweg: Sie steuert den gesamten kaufmännischen Vorgang und integriert das Dokumentenmanagement direkt dort, wo es gebraucht wird – ohne externe Schnittstellen oder versteckte Zusatzkosten.
Sie sparen Zeit durch das Ein-Mal-Prinzip, behalten die volle Kontrolle über Ihre Daten und sichern Ihren Gewinn durch eine lückenlose, rechtssichere Dokumentation.
So meistern Sie Ihren Arbeitsalltag mit Ihren Belegen und Dokumenten souverän – effizient, sicher und ohne unnötigen Ballast.
Welche Software passt zu Ihrem Unternehmen?
Die beschriebenen Funktionen und Module stehen abhängig von der jeweiligen Lizenzstufe und dem eingesetzten Programm zur Verfügung. Je nach Programm, Programmlinie und Lizenzumfang können einzelne Funktionen eingeschränkt oder nicht enthalten sein.
Vergleichen Sie die Programme und finden Sie die passende Lösung für Ihre Anforderungen:
→ Funktionen im Detail: Module & Funktionen https://www.msu.de/funktionen der msuSoftware
→ Die Entscheidungshilfe: Programme vergleichen: https://www.msu.de/Programme
