CRM – Kunden, Lieferanten und Interessenten zentral verwalten

Alles zum Kunden an einem Ort – inklusive Umsatz, offene Rechnungen und Vorgänge

Im CRM sehen Sie beim Öffnen eines Kunden sofort den kompletten Überblick:
Wer ist der Kunde, welche Angebote, Aufträge und Rechnungen wurden erstellt, welche Zahlungen sind erfolgt und welche Rechnungen sind noch offen.

Alle Informationen werden automatisch in einer zentralen Kundenakte zusammengeführt. Dokumente, Kontakte, Termine, Aufgaben und die gesamte Historie sind direkt miteinander verbunden und jederzeit nachvollziehbar.

Damit sehen Sie nicht nur den Kunden, sondern auch die komplette wirtschaftliche Entwicklung Ihrer Geschäftsbeziehung – ohne zwischen Programmen oder Bereichen wechseln zu müssen.

Das CRM sorgt dafür, dass Sie jederzeit den Überblick über Ihre Kunden, Lieferanten und Interessenten behalten. Alle Kontakte, Dokumente und Vorgänge werden zentral erfasst und automatisch miteinander verbunden.

Das Modul „CRM – Kunden und Lieferanten“ dient als zentrale Kundenverwaltung und Kontaktverwaltung für Unternehmen. Es organisiert alle Kontaktdaten und Firmendaten in einer digitalen Kundenakte.

In dieser Kundenakte werden Kunden, Lieferanten und Interessenten gemeinsam verwaltet. Zu jeder Firma können Ansprechpartner, Kontaktdaten, Kommunikationsnotizen, Dokumente und Geschäftsvorgänge hinterlegt werden.

Innerhalb der Software werden alle Informationen automatisch mit dem Kunden verknüpft. Dazu gehören Angebote, Aufträge, Rechnungen, Bestellungen, Dokumente und Buchungen.

Zusätzlich können über die Funktion „Firmen verbinden“ Beziehungen zwischen Unternehmen dargestellt werden. So lassen sich z. B. Händler und Endkunden, Hausverwaltungen und Objekte oder Vermittler und zugeordnete Kunden miteinander verknüpfen.

So entsteht ein zentrales Gesamtbild aller Geschäftsbeziehungen mit vollständiger Historie und klar nachvollziehbaren Zusammenhängen.

Das CRM sorgt dafür, dass Sie jederzeit den Überblick über Ihre Kunden, Lieferanten und Interessenten behalten. Alle Kontakte, Dokumente und Vorgänge werden zentral organisiert und automatisch miteinander verbunden. Es ermöglicht Ihnen, Kontakte und Absprachen festzuhalten und zu dokumentieren.

Das Modul ‚CRM – Kunden und Lieferanten‘ dient als zentrale Kundenverwaltung und Kontaktverwaltung für Unternehmen. Es organisiert alle Kontaktdaten und Firmendaten eines Unternehmens in einer digitalen Kundenakte.

In dieser zentralen Kundenakte werden Kunden, Lieferanten und Interessenten gemeinsam verwaltet. Zu jeder Firma können Ansprechpartner, Kontaktdaten, Kommunikationsnotizen, Dokumente und Geschäftsvorgänge hinterlegt werden.

Innerhalb der msuSoftware verbindet das CRM automatisch alle Informationen zu einem Unternehmen. Dazu gehören Angebote, Aufträge, Rechnungen, Dokumente und Buchungen.

Zusätzlich können im CRM über die Funktion ‚Firmen verbinden‘ Beziehungen zwischen Unternehmen dargestellt werden. Damit können Sie beispielsweise Händler und Endkunden, Hausverwaltungen und Objekte oder Vermittler und zugeordnete Kunden miteinander verknüpfen. Diese Verbindungen machen geschäftliche Zusammenhänge sichtbar und helfen, Zuständigkeiten, Kommunikation und Beziehungsstrukturen zwischen mehreren Firmen nachvollziehbar zu dokumentieren.

So entsteht ein kollektives Gedächtnis Ihrer Geschäftsbeziehungen, das alle wichtigen Informationen zu Kunden und Lieferanten strukturiert bereitstellt.

Die Funktion unterstützt Unternehmen dabei, ihre Kontakte zentral zu strukturieren, Vorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren und Geschäftsbeziehungen langfristig effizient zu verwalten.

Wofür Unternehmen das CRM täglich einsetzen

Das CRM unterstützt Unternehmen im täglichen Geschäft dabei, Kundenbeziehungen zu verwalten, Kontakte zu pflegen und alle Vorgänge rund um Angebote, Aufträge und Rechnungen zentral zu dokumentieren.

Typische Einsatzbereiche sind zum Beispiel:

• Kunden, Lieferanten und Interessenten erfassen und verwalten
• Kunden- und Lieferanteninformationen schnell nachschlagen und prüfen
• Dokumente, Vorgänge und Absprachen zum Kunden einsehen und nachvollziehen
• Ansprechpartner und Kontaktdaten pflegen
• Firmenverbindungen und Beziehungen zwischen Unternehmen darstellen
• Angebote, Aufträge, Rechnungen und Bestellungen dem Kunden zuordnen
• Dokumente und E-Mails in der Kundenakte speichern
• Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen planen
• Umsatzdaten und Kundenentwicklungen auswerten
• Marketingaktionen und Newsletter über Kundenlisten vorbereiten

Marketingaktionen oder Newsletter über Kundenlisten vorbereiten

So funktioniert das CRM für Kunden, Lieferanten und Interessenten

Digitale Kundenakte

Die digitale Kundenakte ist das zentrale Element des CRM. Hier werden alle Informationen zu Kunden, Lieferanten und Interessenten an einem Ort automatisch zusammengeführt.

Zu jeder Firma sind alle relevanten Daten direkt verfügbar: Ansprechpartner, Kontaktdaten, Dokumente, Vorgänge, Aufgaben, Termine und die gesamte Historie der Geschäftsbeziehung.

Alle Informationen werden automatisch miteinander verknüpft. Angebote, Aufträge, Rechnungen, Bestellungen und Zahlungen sind direkt dem Kunden zugeordnet und jederzeit einsehbar.

So sehen Sie beim Öffnen eines Kunden sofort alle wichtigen Informationen und den vollständigen Verlauf – vom ersten Kontakt bis zur aktuellen Geschäftsbeziehung.

Typische Inhalte einer CRM-Kundenakte:

• Firmenstammdaten
• Firmenverbindungen und Firmenverbund (z. B. Händler, Endkunden, Hausverwaltungen oder verbundene Unternehmen)
• Ansprechpartner und Kontaktdaten
• alternative Anschriften (Rechnungsadresse, Lieferadresse)
• Notizen und Kommunikationsverlauf
• Dokumente und Dateien
• Aufgaben und Aufgabenhistorie
• Kalender, Termine und Erinnerungen
• Dokumente und Chronik

Dokumente und Chronik

Alle Dokumente werden direkt in der Kundenakte zentral gespeichert und sind jederzeit verfügbar. Dazu gehören Verträge, Rechnungen, E-Rechnungen sowie weitere Dateien wie PDFs oder Bilder.

Ausgangsdokumente wie Angebote, Aufträge und Rechnungen werden automatisch archiviert und in der Chronik dokumentiert. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wann ein Dokument erstellt, bearbeitet oder versendet wurde.

Die Chronik zeigt den gesamten Verlauf der Geschäftsbeziehung. Sie enthält alle Vorgänge, Dokumente, Aktivitäten und Änderungen zum Kunden übersichtlich dargestellt.

So können Sie jederzeit alle Informationen einsehen, Dokumente öffnen oder bei Bedarf erneut versenden.

Aufgaben, Termine und Erinnerungen

Zu jeder Firma können Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen direkt in der Kundenakte angelegt werden. So lassen sich Kundentermine, Rückrufe und Aktivitäten übersichtlich planen.

Alle Aufgaben, Termine und Aktivitäten werden automatisch in der Chronik dokumentiert. Dadurch sehen Sie jederzeit, was bereits erledigt wurde, welche Termine anstehen und welche Aufgaben noch offen sind.

Erinnerungen und Wiedervorlagen helfen dabei, Fristen einzuhalten und keine wichtigen Termine oder Aufgaben zu verpassen.

Angebote, Aufträge, Rechnungen und Finanz-CRM

Alle Angebote, Aufträge, Rechnungen und Bestellungen sind direkt mit dem Kunden verknüpft und in der Kundenakte jederzeit einsehbar.

Sie sehen sofort, welche Vorgänge zu einem Kunden erstellt wurden, können diese öffnen, bearbeiten oder erneut versenden.

Zusätzlich werden alle Zahlungen und Buchungen automatisch dem Kunden zugeordnet. Dadurch erkennen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen offen sind, welche bereits bezahlt wurden und wie sich Umsatz und Zahlungen eines Kunden entwickelt haben.

So sehen Sie beim Öffnen eines Kunden nicht nur die Vorgänge, sondern auch die gesamte wirtschaftliche Situation der Geschäftsbeziehung.

• Angebote, Aufträge und Rechnungen
• Umsatzdaten und Auswertungsdaten

Durch diese Verknüpfung sehen Sie jederzeit den gesamten Verlauf einer Geschäftsbeziehung – vom ersten Kontakt bis zur letzten Zahlung.

Die Software speichert alle Informationen nur einmal und ordnet sie automatisch dem passenden Kunden zu. Dadurch bleiben alle Daten konsistent und jederzeit nachvollziehbar.

Typische Zusammenhänge im CRM:

• Firmenverbund → Ansprechpartner → Aktivitäten → Aufgaben → Kalendertermine → Erinnerungen
• Kunde → Ansprechpartner → Dokumente → Aufgaben → Termine → Chronik
• Lead → Interessent → Kunde → Angebot → Auftrag → Rechnung
• Kontakt → Projekt → Leistung → Abrechnung
• Das CRM bildet dabei die zentrale Grundlage für viele weitere Funktionen der Software.

Es verbindet Firmenverbund, Ansprechpartner, Dokumente, Aufgaben, Kalendertermine, Erinnerungen und Belege in einer gemeinsamen Kundenakte.

In diesen Programmen nutzen Sie das CRM

Das CRM-Modul steht in mehreren Programmen der msuSoftware zur Verfügung. Je nach Branche wird sie in Warenwirtschaft, Projektsoftware oder Auftragssoftware eingesetzt.

Das Modul ‚Kunden und Lieferanten‘ ist Bestandteil der Programme mit Faktura, Auftragsbearbeitung oder Projektverwaltung.

msu-Linie

• msuProjekt">msuProjekt – Projektsoftware mit integriertem CRM
• msuFAKT – Warenwirtschaft mit CRM-Funktion
• DerFreiberufler – Rechnungssoftware mit CRM
• DerDienstleister – Auftragssoftware mit CRM
• DerCreative – Agentursoftware mit CRM
• DerHandwerker – Handwerkersoftware mit CRM

active-Linie

• activeFaktura – Rechnungsprogramm mit CRM
• activeDienstleister – Dienstleistersoftware mit CRM
• activeHandwerker – Handwerkerprogramm mit CRM
• activeProjekt – Projektsoftware mit CRM

Vorteile eines CRM für Unternehmen

Ein CRM hilft Unternehmen dabei, ihre Kundenbeziehungen strukturiert zu organisieren und wichtige Informationen zentral verfügbar zu machen. Dadurch entstehen klare Vorteile für Vertrieb, Kundenbetreuung und Unternehmenssteuerung.

Typische Vorteile eines CRM sind zum Beispiel:

• bessere Übersicht über Kunden und Geschäftsbeziehungen
• strukturierte Kommunikation mit Kunden und Ansprechpartnern
• weniger Informationsverlust bei Mitarbeiterwechseln
• bessere Auswertungen zu Umsatz, Kundenentwicklung und Geschäftsbeziehungen

Praxisbeispiele

Beispiel – Kundenanruf

Ein Kunde ruft an. In der Kundenakte sehen Sie sofort:

• alle bisherigen Angebote
• aktuelle Aufträge
• Rechnungen und Zahlungen
• letzte Gesprächsnotizen

So können Sie sofort kompetent reagieren.

Beispiel – Terminplanung für einen Kunden

Ein Kunde bittet um einen Rückruf oder einen Beratungstermin. Direkt in der Kundenakte legen Sie eine Aufgabe oder einen Kalendertermin an.

• Termin im Kalender eintragen
• Erinnerung für den Rückruf setzen
• Aufgabe dem zuständigen Mitarbeiter zuordnen
• Alle Termine und Aufgaben werden automatisch in der Chronik des Kunden dokumentiert.

Beispiel – Firmenverbund erkennen

Ein Händler bestellt regelmäßig für mehrere Endkunden. Über die Funktion ‚Firmen verbinden‘ sehen Sie sofort, welche Kunden zu diesem Händler gehören.

• Händler und Endkunden miteinander verknüpfen
• Zuständigkeiten erkennen
• Angebote, Aufträge und Rechnungen den richtigen Firmen zuordnen
• So behalten Sie auch bei mehreren verbundenen Unternehmen den Überblick.

Programmhandbücher zur CRM-Funktion

Diese Programmhandbücher zeigen Ihnen praxisnah, wie Sie die CRM-Funktionen der msuProgramme im Alltag einsetzen.

Sie erfahren, wie Kunden, Lieferanten und Interessenten übersichtlich verwaltet, Dokumente strukturiert abgelegt und alle CRM-Vorgänge sicher organisiert werden.

> Alle Details mit den Schritt für Schritt Anleitung und Praxisbildern zum CRM mit Kunden, Lieferanten und Interessenten sind im Kapitel ‚CRM – Kunden – Anschriften & Kontakte‘ beschrieben.

• Handbuch msuFAKT – Warenwirtschaft
• Handbuch msuProjekt – Projektsoftware
• Handbuch DerFreiberufler – Rechnungssoftware
• Handbuch DerDienstleister – Auftragssoftware
• Handbuch DerCreative – Agentursoftware
• Handbuch DerHandwerker – Handwerkersoftware
• Handbuch activeFaktura – Rechnungsprogramm
• Handbuch activeDienstleister – Dienstleisterprogramm
• Handbuch activeHandwerker – Handwerkerprogramm
• Handbuch activeProjekt – Projektprogramm

CRM-Video – Funktionen und Praxis einfach erklärt

Viele Anwender möchten sehen, wie CRM-Funktionen in der Praxis genutzt werden. In den folgenden Videos sehen Sie Schritt für Schritt, wie Kunden, Kontakte und Dokumente in der msuSoftware verwaltet werden und wie Angebote, Aufträge und Rechnungen im CRM zusammenlaufen.

• CRM Software – Kunden, Lieferanten und Kontakte zentral verwalten

  In diesem Video sehen Sie, wie Kunden als Privatkunde oder Geschäftskunde angelegt werden und wie das CRM Kunden, Lieferanten und Interessenten zentral verwaltet und alle Informationen in einer digitalen Kundenakte zusammenführt.

  Es wird gezeigt, wie Kontakte, Dokumente, Vorgänge und die gesamte Historie automatisch im Kunden verbunden werden und wie Sie jederzeit den vollständigen Überblick über Ihre Geschäftsbeziehungen behalten.

FAQ zum CRM und den Funktionen

In den folgenden Fragen und Antworten finden Sie schnell verständliche Erklärungen zu den wichtigsten CRM-Funktionen. Sie zeigen, wie Unternehmen Kunden, Lieferanten und Interessenten verwalten, Kontakte dokumentieren und alle Vorgänge rund um Kommunikation, Angebote und Rechnungen übersichtlich im CRM organisieren.

Wann wird das CRM verwendet?

Das CRM wird genutzt, um Kunden, Lieferanten und Interessenten zentral zu verwalten und alle Kontakte, Dokumente und Geschäftsbeziehungen übersichtlich zu organisieren.

Wie wird ein Kunde im Programm angelegt?

Im Modul ‚Kunden & Lieferanten‘ wird eine neue Firma erfasst. Dort hinterlegen Sie Stammdaten, Ansprechpartner, Anschriften und weitere Informationen.

Kann ich mehrere Ansprechpartner zu einer Firma speichern?

Ja. Zu jeder Firma können beliebig viele Ansprechpartner mit Telefon, E-Mail und weiteren Kontaktdaten hinterlegt werden.

Können mehrere Firmen miteinander verbunden werden?

Ja. Mit der Funktion ‚Firmen verbinden‘ können Beziehungen zwischen Unternehmen abgebildet werden, z. B. Händler und Endkunden oder Hausverwaltungen und Objekte.

Wo werden Dokumente zu einem Kunden gespeichert?

Dokumente werden direkt in der Kundenakte unter dem Reiter ‚Dokumente‘ abgelegt. Dort können Verträge, Rechnungen, E-Rechnungen oder andere Dateien zentral gespeichert werden.

Werden Angebote, Aufträge und Rechnungen automatisch in der Kundenakte angezeigt?

Ja. Ausgangsdokumente wie Angebote, Aufträge oder Rechnungen werden automatisch archiviert und in der Chronik der Kundenakte dokumentiert.

Kann ich Aufgaben zu einem Kunden anlegen?

Ja. Zu jeder Firma können Aufgaben erstellt werden, zum Beispiel Rückrufe, To-dos oder interne Bearbeitungsschritte.

Wie funktionieren Termine und Erinnerungen im CRM?

Termine können direkt in der Kundenakte oder im Kalender angelegt werden. Erinnerungen helfen dabei, Fristen, Rückrufe oder Wiedervorlagen rechtzeitig wahrzunehmen.

Wo sehe ich alle Aktivitäten zu einem Kunden?

Alle Aktivitäten werden in der Chronik der Kundenakte dargestellt. Dort sehen Sie Dokumente, Aufgaben, Termine und weitere Vorgänge in zeitlicher Reihenfolge.

Kann ich Dokumente erneut versenden oder öffnen?

Ja. Alle gespeicherten Dokumente können jederzeit geöffnet oder erneut versendet werden.

Welche Dateiformate können im CRM gespeichert werden?

Es können viele Dateiformate gespeichert werden, zum Beispiel PDF-Dokumente, E-Rechnungen oder Bilddateien wie JPG oder PNG.

Kann ich Kundenlisten oder Auswertungen erstellen?

Ja. Im CRM können Kundenlisten gefiltert, ausgewertet oder für Marketingaktionen wie Newsletter genutzt werden.

Ist das CRM mit der Buchhaltung verbunden?

Ja. Im Finanz-CRM werden Buchungen automatisch Kunden zugeordnet, sodass Umsätze und Zahlungsinformationen sichtbar sind.

Verwandte CRM-Funktionen

Die folgenden Funktionen stehen in direktem Zusammenhang mit dem CRM. Über Chroniken, die Historie, Kategorisierungen sowie Angebote, Aufträge und Rechnungen werden Kundenbeziehungen dokumentiert.

Alle Vorgänge werden automatisch in der Kundenakte zusammengeführt.

Aufgaben, Termine und Firmenverbindungen ergänzen diese Informationen. Sie sorgen dafür, dass Kommunikation, Zuständigkeiten und Geschäftsbeziehungen vollständig nachvollziehbar bleiben.

• Angebot
• Auftrag
• Rechnung
• Leads – Akquise
• Aufgaben und Zeiten
• Kalender und Termine
• Firmenverbindungen – Beziehungen zwischen Unternehmen

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