Einen Auftrag erstellen bedeutet, einen verbindlichen Kundenauftrag für Waren, Leistungen oder Projekte zu erfassen und weiterzuverarbeiten.
Der Auftrag beziehungsweise die Auftragsbestätigung ist der verbindliche Verkaufsbeleg zwischen Angebot und Rechnungsstellung. Mit einer Auftragsverwaltungssoftware organisieren Sie die vollständige Abwicklung eines Kundenauftrags – von der Beauftragung über die Lieferung bis zur späteren Abrechnung.
Eine Auftragsverwaltungssoftware unterstützt Unternehmen dabei, Kundenaufträge zu erfassen, zu steuern und bis zur Rechnungsstellung weiterzuverarbeiten. Positionen, Preise und Konditionen können aus einem Angebot übernommen oder direkt im Auftrag erfasst werden.
Der Auftrag bildet die Grundlage für Lieferung, Leistungserfassung und spätere Rechnungsstellung. Alle Auftragsdaten bleiben mit Kunden, Projekten und weiteren Belegen verknüpft und dokumentieren den gesamten Verkaufsvorgang nachvollziehbar.
Ein Auftrag beschreibt die verbindlich beauftragten Produkte, Waren oder Leistungen eines Unternehmens gegenüber einem Kunden. Er enthält Positionen, Mengen, Preise, Konditionen, Lieferdaten und weitere auftragsrelevante Informationen.
Das Modul ‚Auftrag‘ ist ein zentraler Bestandteil der kaufmännischen Verkaufsabwicklung. Es ermöglicht Unternehmen, Kundenaufträge zu erfassen, zu bearbeiten und später in Lieferschein oder Rechnung zu überführen.
Die Auftragsverwaltung in der Software unterstützt Unternehmen dabei, Kundenaufträge zu erfassen, zu verwalten und abzurechnen.
Innerhalb der msuSoftware werden Aufträge mit Kunden, Artikeln, Leistungen, Projekten und weiteren Belegen verbunden. Dadurch entsteht ein durchgängiger Vorgang von der Auftragsannahme bis zur Faktura und Rechnungsstellung.
In vielen Unternehmen wird der Auftrag nach der Annahme zusätzlich als Auftragsbestätigung an den Kunden gesendet.
Viele Unternehmen unterscheiden zwischen Angebot und Auftrag. Beide Dokumente gehören zum Verkaufsvorgang, erfüllen jedoch unterschiedliche Funktionen.
Angebot: Ein Angebot ist ein Vorschlag an den Kunden mit Preisen, Leistungen und Konditionen. Der Kunde kann dieses Angebot annehmen oder ablehnen.
Auftrag: Der Auftrag entsteht, wenn ein Angebot angenommen wird oder ein Kunde eine Leistung verbindlich bestellt.
Der Auftrag ist damit der verbindliche Schritt nach dem Angebot. Erst mit dem Auftrag beginnt die tatsächliche Auftragsabwicklung, beispielsweise Lieferung, Leistungserfassung oder spätere Rechnungsstellung.
Ein Auftrag beziehungsweise eine Auftragsbestätigung enthält mehrere typische Informationen, die den Kundenauftrag eindeutig beschreiben und dokumentieren.
Zu den wichtigsten Bestandteilen gehören beispielsweise:
Diese Angaben sorgen dafür, dass der Kundenauftrag eindeutig nachvollziehbar bleibt und später problemlos in Lieferschein, Projektabrechnung oder Rechnung übernommen werden kann.
Für Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen stehen in den Programmen verschiedene Drucklayouts zur Verfügung. Die Software enthält eine Bibliothek mit Beleglayouts, aus der Sie passende Vorlagen für Ihre Ausdrucke auswählen können.
Die Drucklayouts bestimmen beispielsweise:
Je nach Programm können diese Layouts ausgewählt, angepasst oder erweitert werden. Dadurch lassen sich Aufträge und Auftragsbestätigungen an das Erscheinungsbild des Unternehmens und an individuelle Anforderungen anpassen.
Das Modul ‚Auftrag‘ unterstützt Unternehmen dabei, Kundenaufträge zu erstellen, zu verwalten und nachzuverfolgen – beispielsweise in Programmen wie msuFAKT!, msuProjekt, DerDienstleister oder DerHandwerker.
Positionen können direkt aus Artikeln, Leistungen oder aus einem bestehenden Angebot übernommen werden. Preise, Rabatte, Mengen und Konditionen lassen sich innerhalb des Auftrags pflegen und übersichtlich darstellen.
Im Auftrag werden Kundendaten, Lieferbedingungen, Termine, Statusangaben und Texte zentral dokumentiert. Neue Aufträge legen Sie im Modul ‚Aufträge‘ über die Taste ‚Neu‘ an oder übernehmen ein bestehendes Angebot in einen Auftrag.
Zusätzlich können:
Das Modul ‚Auftrag‘ unterstützt damit die Erstellung und Verwaltung verbindlicher Kundenaufträge im täglichen Arbeitsalltag.
Wenn Sie einen Auftrag erstellen, können Sie die enthaltenen Artikel direkt im Auftrag reservieren. So sichern Sie Ihren Lagerbestand, vermeiden Doppelverkäufe, Sie stellen sicher, dass die benötigten Mengen für Ihre Kunden verfügbar sind.
In der Auftragsverwaltung reservieren Sie die Artikel, die Ihr Kunde beauftragt hat, direkt im Auftrag. Die reservierten Mengen werden für diesen Vorgang „zur Seite gelegt“ und stehen für Bearbeitung und Lieferung bereit.
Die Reservierung wirkt sich direkt auf Ihren Lagerbestand aus:
So vermeiden Sie Doppelverkäufe und behalten die Kontrolle über Ihren Bestand.
Damit Artikel reserviert werden können, müssen diese als Artikel mit Lagerführung angelegt sein. Nur so kann die Software Bestände korrekt verwalten und Reservierungen berücksichtigen.
Artikel sind im Lager verfügbar und werden sofort für den Auftrag reserviert → der Lagerbestand wird direkt reduziert
Beispiel:
Auftrag über 10 Stück, Lagerbestand 15 Stück.
10 Stück werden reserviert, verfügbar bleiben 5 Stück.
Artikel sind aktuell nicht vollständig verfügbar → fehlende Mengen werden vorgemerkt und automatisch reserviert, sobald sie durch Bestellung oder Wareneingang eintreffen
Beispiel:
Auftrag über 20 Stück, Lagerbestand 10 Stück.
10 Stück werden als „zu reservieren“ vorgemerkt und bei Wareneingang automatisch reserviert.
Damit planen Sie aktuelle und zukünftige Aufträge zuverlässig.
Sie können festlegen, dass Artikel bereits während der Auftragserfassung automatisch reserviert werden. So werden Aufträge ohne zusätzlichen Aufwand korrekt eingeplant.
Wenn sich ein Auftrag ändert oder storniert wird, können Sie die Reservierung jederzeit aufheben. Die Mengen werden wieder dem frei verfügbaren Lagerbestand zugeführt.
Die Artikelreservierung ist nahtlos verbunden mit:
So steuern Sie Auftrag, Lager und Lieferung in einem durchgängigen System.
Artikel im Auftrag reservieren, Ware im Auftrag reservieren, Bestand für Auftrag reservieren, Lagerbestand reservieren Software, Auftrag Artikel reservieren Programm.
Mit der Reservierung von Artikeln im Auftrag sichern Sie Ihre Lieferfähigkeit, planen Ihren Lagerbestand zuverlässig und vermeiden Doppelverkäufe. Sie wissen jederzeit, welche Artikel für welche Aufträge vorgesehen sind.
Typische Einordnungen des Auftrags im Unternehmensvorgang:
Angebot → Auftrag → Rechnung
Ein Angebot wird vom Kunden angenommen und direkt in einen Auftrag und anschließend in eine Rechnung überführt.
Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung
Nach dem Auftrag wird zunächst ein Lieferschein erstellt und danach die Rechnung geschrieben.
Kunde → Angebot → Auftrag → Projekt → Rechnung
Ein Kunde erhält ein Angebot, daraus entsteht ein Auftrag, der einem Projekt zugeordnet und später abgerechnet wird.
Verkauf → Faktura → Buchhaltung
Die Software verbindet Verkauf, Faktura und Buchhaltung zu einem durchgängigen Vorgang.
Einen neuen Auftrag legen Sie in der Auftragsliste an und verbinden diesen mit einem Kunden. Dabei können Sie Positionen direkt aus einem Angebot übernehmen oder frei neu erfassen.
Aufträge können aus Artikeln, Leistungen oder individuellen Positionen bestehen. Mengen, Preise, Rabatte, Konditionen und Lieferangaben pflegen Sie direkt im Dokument.
Wird ein Auftrag weiterbearbeitet, bleibt der gesamte Vorgang nachvollziehbar. Aus dem Auftrag können Lieferscheine oder Rechnungen entstehen. Änderungen am Bearbeitungsstand werden über den Auftragsstatus sichtbar.
Die Auftragsverwaltung unterstützt damit die komplette Organisation laufender Kundenaufträge – von der Annahme über die Lieferung bis zur Abrechnung.
Änderungen während der Bearbeitung eines Auftrags können ebenfalls dokumentiert werden. Wird ein bestehender Auftrag angepasst, beispielsweise durch zusätzliche Leistungen, geänderte Mengen oder neue Termine, kann daraus ein Änderungsauftrag entstehen. Ein Änderungsauftrag ergänzt oder verändert den ursprünglichen Kundenauftrag und sorgt dafür, dass alle Anpassungen in der Auftragsabwicklung nachvollziehbar dokumentiert bleiben.
Der Auftragsvorlauf zeigt zukünftige Aufträge und geplante Leistungen eines Unternehmens. Er gibt einen Überblick darüber, welche Aufträge bereits vorliegen, welche Termine geplant sind und wie sich die zukünftige Auslastung entwickelt.
In der Auftragsverwaltung können Unternehmen dadurch frühzeitig erkennen:
Der Auftragsvorlauf unterstützt damit die Planung von Kapazitäten, Terminen und Ressourcen. Unternehmen erhalten eine transparente Übersicht über kommende Aufträge und können Engpässe frühzeitig erkennen oder zusätzliche Aufträge besser einplanen.
Die Auftragsverwaltung in der Software unterstützt Unternehmen dabei, Kundenaufträge zu erfassen, zu verwalten und abzurechnen. Alle Aufträge bleiben mit Kunden, Artikeln, Projekten und weiteren Belegen verbunden und können jederzeit nachvollzogen werden.
Durch die digitale Auftragsverwaltung behalten Unternehmen den Überblick über laufende Aufträge, Lieferungen und Rechnungen. Änderungen, Statusinformationen und Bearbeitungsschritte werden zentral dokumentiert und stehen allen Beteiligten transparent zur Verfügung.
Die Auftragsverwaltung ist damit ein zentraler Bestandteil moderner ERP- und Warenwirtschaftssysteme und unterstützt Unternehmen bei der effizienten Organisation ihres gesamten Verkaufsvorgangs.
Das Modul ‚Auftrag‘ ist in mehreren Programmen der msuSoftware enthalten. Je nach Branche, Unternehmensgröße und Programmlinie unterstützt die Auftragsverwaltung unterschiedliche Arbeitsabläufe in Verkauf, Warenwirtschaft, Projektverwaltung und Faktura.
Enthalten in Programmen mit:
Professionelle Warenwirtschaft mit umfassender Auftragsverwaltung für Handel, Vertrieb und Unternehmen mit Artikelverwaltung.
Projektorientierte ERP-Software für Dienstleister und Projektunternehmen mit Auftragsverwaltung, Projektzuordnung und späterer Projektabrechnung.
Software speziell für Dienstleistungsunternehmen zur Verwaltung von Angeboten, Aufträgen, Leistungen und Rechnungen.
Branchenlösung für Handwerksbetriebe zur Organisation von Kundenaufträgen, Leistungen, Material und Rechnungsstellung.
Software für Agenturen und kreative Dienstleister zur Verwaltung von Projekten, Jobs, Kundenaufträgen und Leistungsabrechnung.
Kompakte Projektsoftware zur Verwaltung von Projekten, Kundenaufträgen und späterer Abrechnung innerhalb der active-Linie.
Kompakte Auftragssoftware für kleinere Dienstleistungsunternehmen mit einfacher Auftragsbearbeitung.
Praxisorientierte Softwarelösung für Handwerksbetriebe zur Verwaltung von Kundenaufträgen und Leistungen.
Warenwirtschaft für Handelsunternehmen mit Funktionen zur Auftragsverwaltung, Artikelverwaltung und Faktura.
Rechnungsprogramm mit Funktionen für Auftrag, Rechnungsstellung und Faktura.
Die Auftragsverwaltung wird im Unternehmensalltag in vielen Situationen eingesetzt. Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise:
Diese Praxisbeispiele zeigen, wie Sie Aufträge in verschiedenen Branchen erstellen, verwalten und direkt weiterverarbeiten.
Ein Unternehmen erstellt zunächst ein Angebot für einen Kunden. Nach der Annahme wird das Angebot direkt in einen Auftrag übernommen – ohne doppelte Dateneingabe.
Der Auftrag wird dabei automatisch erstellt und übernimmt alle Positionen, Preise und Kundendaten. Der Auftrag bildet die verbindliche Grundlage für die weitere Abwicklung und Planung bis hin zur Rechnung.
Ein Handwerksbetrieb erstellt einen Auftrag mit mehreren Leistungen und Materialien und verwaltet den Auftrag zentral. Während der Ausführung werden alle Positionen im Auftrag dokumentiert und angepasst. Aus dem Auftrag wird anschließend ein Lieferschein erzeugt, der die erbrachten Leistungen eindeutig nachweist und als Grundlage für die spätere Rechnungsstellung dient.
Eine Agentur nutzt den Auftrag, um Projektleistungen zentral zu erfassen und daraus die korrekte Abrechnung zu erstellen. Zeiten, Leistungen und Positionen werden im Auftrag gesammelt und fortlaufend ergänzt. Auf dieser Basis erfolgt später die Abrechnung gegenüber dem Kunden – transparent, nachvollziehbar und vollständig dokumentiert.
Ein Handelsunternehmen erstellt einen Auftrag für einen Kunden und wickelt den gesamten Auftrag bis zur Rechnung vollständig und automatisiert ab. Aus dem Auftrag wird ein Lieferschein generiert, der die Auslieferung dokumentiert. Anschließend wird direkt die Rechnung erstellt. Der gesamte Ablauf – Auftrag, Lieferung und Rechnung – bleibt dabei vollständig miteinander verknüpft.
Der Auftrag ist dabei die zentrale Grundlage für die gesamte Auftragsabwicklung – von der Angebotserstellung über die Lieferung bis zur Rechnung. Er bildet das verbindliche Kernstück Ihres Verkaufsvorgangs.
Ausführliche Informationen zur Arbeit mit Aufträgen finden Sie in den Programmhandbüchern der msuSoftware. Dort wird Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie Kundenaufträge anlegen, bearbeiten und im weiteren Verkaufsvorgang nutzen – beispielsweise von der Angebotsübernahme über den Lieferschein bis zur Rechnungsstellung.
Die Handbücher enthalten praxisnahe Beispiele, Abbildungen der Programmoberfläche sowie Hinweise für die effiziente Arbeit mit der Auftragsverwaltung im Alltag.
Die detaillierten Beschreibungen zur Auftragsfunktion finden Sie in den jeweiligen Programmhandbüchern im Kapitel ‚Auftragsverwaltung‘.
Passende Programmhandbücher zur Auftragsfunktion:
Diese Handbücher erläutern die Auftragsverwaltung anhand von praktischen Beispielen und zeigen, wie Sie Kundenaufträge erfassen, verwalten und bis zur Abrechnung weiterverarbeiten.
Passende Videoanleitungen zur Auftragsverwaltung im Modul ‚Auftrag‘ finden Sie im YouTube-Kanal von msuBerlin.
Dieses Video zeigt, wie Sie ein bestehendes Angebot im Programm öffnen und direkt in einen Auftrag übernehmen. Dabei wird erklärt, wie Positionen, Preise und Kundendaten automatisch übernommen werden und wie aus einem angenommenen Angebot ein verbindlicher Kundenauftrag entsteht.
In diesem Video sehen Sie, wie ein Auftrag im Programm bearbeitet wird. Es wird gezeigt, wie Positionen ergänzt oder geändert werden, wie Preise und Mengen angepasst werden können und wie der Bearbeitungsstand eines Kundenauftrags verwaltet wird.
Dieses Video erklärt, wie Sie aus einem bestehenden Auftrag eine Rechnung erstellen. Dabei wird der typische Ablauf der Faktura dargestellt – vom Auftrag über den Belegvorgang bis zur fertigen Rechnung.
Zusätzlich sehen Sie, wie Änderungen im Auftrag über einen Änderungsauftrag abgebildet werden und wie diese korrekt in die weitere Abrechnung einfließen.
Dieses Video zeigt, wie Sie einen Auftrag erstellen und den Faktura-Ablauf vom Angebot bis zur Rechnung verstehen.
Ein Auftrag wird verwendet, wenn ein Kunde ein Angebot annimmt oder eine Lieferung beziehungsweise Leistung verbindlich beauftragt.
Im Modul ‚Aufträge‘ wird über die Taste ‚Neu‘ ein neuer Auftrag angelegt. Anschließend werden Kunde, Positionen, Preise, Konditionen und weitere Angaben eingetragen. Alternativ kann ein bestehendes Angebot direkt in einen Auftrag übernommen werden.
Ein Auftrag ist der einzelne verbindliche Kundenbeleg. Die Auftragsbearbeitung umfasst den gesamten Vorgang rund um die Verwaltung und Abwicklung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen.
Ein Kunde sollte im Firmenmodul beziehungsweise CRM angelegt sein. Artikel oder Leistungen können anschließend direkt in den Auftrag übernommen oder frei erfasst werden.
Ein Auftrag steht im Zusammenhang mit CRM, Artikel und Leistungen, Auftragsbearbeitung, Lieferschein, Faktura und Rechnung. Er bleibt mit Kunden, Projekten und weiteren Vorgängen verbunden und kann in nachfolgende Belege übernommen werden.
Die Funktion ist in den Faktura-, Auftrags-, Warenwirtschafts- und Projektprogrammen der msuSoftware enthalten.
Ja. Wird ein Angebot vom Kunden angenommen, kann es direkt in einen Auftrag übernommen werden. Dabei werden Positionen, Preise, Konditionen und Kundendaten automatisch in den Auftrag übertragen.
Ja. Aus einem Auftrag kann eine Auftragsbestätigung erzeugt und an den Kunden gesendet werden. Dadurch erhält der Kunde eine verbindliche Bestätigung über die beauftragten Leistungen oder Lieferungen.
Der Bearbeitungsstand eines Auftrags wird über den Auftragsstatus sichtbar. Dort können Sie erkennen, ob ein Auftrag neu erstellt, in Bearbeitung, bereits geliefert oder fakturiert wurde.
Die Auftragsnummer wird automatisch vom Programm vergeben und fortlaufend geführt. Dadurch erhält jeder Auftrag eine eindeutige Nummer, über die der Kundenauftrag jederzeit eindeutig identifiziert werden kann.
Beim Umwandeln eines Angebots in einen Auftrag werden in der Regel alle relevanten Informationen automatisch übernommen. Dazu gehören Kundendaten, Artikel oder Leistungen mit Mengen und Preisen, Rabatte und Konditionen sowie Texte wie Betreff oder Fußtexte. Dadurch entsteht ohne doppelte Dateneingabe ein vollständiger Auftrag.
Ein Auftrag kann während der Bearbeitung verschiedene Status annehmen. Typische Status sind beispielsweise Auftrag neu erstellt, Auftrag in Bearbeitung, teilweise geliefert, vollständig geliefert, teilweise fakturiert oder vollständig fakturiert. Der Auftragsstatus zeigt jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand eines Kundenauftrags.
Ja. Der Auftrag ist Teil des durchgängigen Verkaufsvorgangs. Aus einem Auftrag können nachfolgende Belege wie Lieferschein oder Rechnung erzeugt werden.
Ändern sich während der Durchführung eines Auftrags Mengen, Leistungen oder einzelne Positionen, kann ein Änderungsauftrag erstellt werden. Der Änderungsauftrag ergänzt oder korrigiert den ursprünglichen Kundenauftrag und dokumentiert alle Anpassungen nachvollziehbar.
Dabei können zusätzliche Positionen, geänderte Mengen oder neue Leistungen erfasst werden. Bereits vorhandene Abschläge oder Teilabrechnungen bleiben erhalten und werden später in die Schlussrechnung übernommen.
Hier finden Sie weitere FAQs und Handbücher. In den Programmhandbüchern finden Sie alle Beschreibungen im Kapitel ‚Auftrag & Auftragsverwaltung‘.
Der Auftrag steht im direkten Zusammenhang mit mehreren Funktionen der kaufmännischen Organisation innerhalb der Software.
Ein Auftrag ist immer mit einem Kunden aus dem CRM verbunden. Aus dem CRM werden Kundendaten, Ansprechpartner, Anschriften und weitere Informationen in den Auftrag übernommen.
Darüber hinaus ist der Auftrag Teil des gesamten Verkaufsvorgangs. Über Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen wird der vollständige Verkaufsvorgang eines Unternehmens abgebildet.
Alle Vorgänge bleiben miteinander verbunden und können später jederzeit nachvollzogen werden.
CRM → Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung → Buchhaltung
Dieser Ablauf entspricht dem typischen durchgängigen Arbeitsvorgang in der msuSoftware. Die Verknüpfung zeigt, wie Kundendaten aus dem CRM in Angebot und Auftrag übernommen werden und wie daraus anschließend Lieferschein, Rechnung und die Übergabe an die Buchhaltung entstehen.
Weitere Informationen zu den verbundenen Funktionen der Auftragsverwaltung finden Sie in den folgenden Funktionsseiten:
Die auf dieser Seite beschriebenen Funktionen stehen abhängig vom jeweils verwendeten Programm, der Programmlinie, der Lizenzstufe und den Erweiterungen der msuSoftware zur Verfügung.
Die vollständige Liste aller Funktionen des Moduls Aufträge finden Sie auf der jeweiligen Seite Datenblatt & Funktionsübersicht der Programme. Die Auftragsfunktion ist unter anderem in folgenden Programmen enthalten:
Welche Warenwirtschaft mit Rechnungsfunktion passt zu Ihrem Unternehmen?
Welche Projektsoftware mit Rechnungsstellung passt zu Ihrem Unternehmen?
Welche Dienstleistersoftware mit Faktura passt zu Ihrem Unternehmen?
Welche Handwerkersoftware mit Rechnungsfunktion passt zu Ihrem Betrieb?
Welche Agentursoftware mit Rechnungsstellung passt zu Ihrer Agentur?
Welches Projektprogramm mit Rechnungsfunktion passt zu Ihrem Unternehmen?
Welches Dienstleisterprogramm mit Auftragsverwaltung passt zu Ihrem Unternehmen?
Welche Handwerkersoftware mit Auftragsverwaltung passt zu Ihrem Unternehmen?
Welche Warenwirtschaft mit Auftragsverwaltung passt zu Ihrem Handelsunternehmen?
Welches Rechnungsprogramm mit Auftragsverwaltung passt zu Ihrem Unternehmen?
