Verwandeln Sie säumige Zahler in Liquidität – automatisiert, rechtssicher und ohne Medienbruch.
Das Modul Mahnung unterstützt Sie dabei, offene Rechnungen zu überwachen und Kunden bei Zahlungsverzug zur Zahlung aufzufordern.
Als integriertes Mahnwesen bildet das Modul den gesamten Ablauf vom offenen Posten bis zur Zahlung zentral im System ab. Dabei greifen OP-Verwaltung, automatisierter Kontoabgleich und schnittstellenfreies Mahnwesen direkt ineinander.
Keine Vorlagen, kein manueller Abgleich – alle Mahnungen basieren direkt auf Ihren gebuchten Rechnungen und Zahlungseingängen.
Sie sehen jederzeit:
Das ist der Unterschied zu Insellösungen:
Sie arbeiten nicht mit getrennten Listen, sondern in einem durchgängigen Ablauf – von der Rechnung über den Kontoabgleich bis zur rechtssicheren Mahnung.
Mit der Funktion ‚Mahnung‘ mahnen Sie offene Rechnungen direkt im System an. Der Mahnstatus einer Rechnung wird über Kennzeichnungen vor der Rechnungsnummer angezeigt. Dadurch erkennen Sie sofort, ob eine Rechnung nur fällig ist, bereits gemahnt wurde oder ob weitere rechtliche Schritte eingeleitet wurden.
So erstellen Sie eine Mahnung:
Die Mahnung wird anschließend direkt erzeugt und gedruckt oder als E-Mail vorbereitet.
Platzhalter setzen Anrede, Fälligkeitsdatum und weitere Werte automatisch in die Mahnung ein.
Das Mahnwesen arbeitet mit folgenden Mahnstufen:
Die 1. Mahnung ist in der Regel eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung. Die 4. und letzte Mahnung wird direkter formuliert und enthält meistens den Hinweis auf ein mögliches gerichtliches Mahnverfahren.
Die Mahnstufe wird beim Erzeugen und Drucken der Mahnung automatisch hochgesetzt:
Wichtig ist: Es ist nicht erforderlich, vier Mahnungen zu erzeugen, um ein gerichtliches Mahnverfahren anzustoßen. Dafür genügt grundsätzlich bereits eine Mahnung.
Für weitergehende Schritte stehen zusätzliche Kennzeichen vor der Rechnungsnummer zur Verfügung:
Diese Stati werden ebenfalls als Präfixe vor der Rechnungsnummer angezeigt und in der Akte dokumentiert. So erkennen Sie sofort, in welchem Stand sich die Forderung befindet.
Die Funktion Mahnung gehört in folgenden typischen Unternehmensvorgang:
Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung → Offene Posten → Mahnung → Zahlungseingang
Rechnung → Offene Posten → Kontoabgleich → Mahnung → Buchhaltung
Zusammenhang mit Buchhaltung:
Dieser Ablauf zeigt den spezifischen Mahnvorgang mit direktem Bezug zur Buchhaltung und zum Kontoabgleich. Durch die integrierte OP-Verwaltung und den automatisierten Kontoabgleich arbeiten Sie ohne separate Listen oder Schnittstellen.
Voraussetzung für eine Mahnung:
Die Mahnung baut fachlich auf einer bereits gestellten Rechnung auf. Voraussetzung ist, dass die Rechnung fällig ist oder sich der Kunde im Verzug befindet.
Gesetzlicher Verzug (30-Tage-Regel):
Wurde keine Regelung getroffen, sind Geschäftskunden gesetzlich automatisch 30 Tage nach Erbringung der Leistung oder Lieferung im Verzug. Privatpersonen sind automatisch 30 Tage nach Rechnungslegung im Verzug.
Wenn Sie nicht so lange warten möchten, sollte in der Rechnung die Zahlungsfrist, das Zahlungsziel (Fällig) eindeutig ausgewiesen sein, idealerweise mit einem konkreten Fälligkeitsdatum.
Das Mahnwesen ist mit Kunden, Rechnungen, Buchhaltung, Offenen Posten und der Akte verbunden. Dadurch behalten Sie Zahlungseingänge, Mahnstufen und weitere Schritte im Blick.
Enthalten in Programmen mit Rechnungsfunktion, Mahnwesen und Faktura.
Warenwirtschaftssystem mit Faktura, Offenen Posten und Mahnwesen. Mahnungen bauen hier direkt auf Rechnungen, Kunden, Buchhaltung und Offenen Posten auf.
Projektsoftware mit kaufmännischer Abwicklung, Faktura und Rechnungswesen. Mahnungen unterstützen hier die Verfolgung offener Forderungen aus Projekten, Leistungen und Rechnungen.
DerDienstleister – Auftragssoftware
Software für Dienstleistungsunternehmen zur Verwaltung von Aufträgen, Leistungen, Rechnungen und Mahnungen. Das Mahnwesen unterstützt die Nachverfolgung offener Forderungen und die spätere Zahlung.
DerHandwerker – Handwerkersoftware
Branchenlösung für Handwerksbetriebe zur Organisation von Material, Leistungen, Rechnungen und Mahnungen. Mahnungen unterstützen die Forderungsverfolgung zu Baustellen, Aufträgen und Schlussrechnungen.
Software für Agenturen zur Verwaltung von Projekten, Jobs, Leistungen, Rechnungen und Mahnungen. Das Mahnwesen unterstützt die Nachverfolgung offener Honorare und Projektabrechnungen.
activeProjekt – Projektprogramm
Kompakte Projektsoftware zur Verwaltung von Projekten, Leistungen, Rechnungen und Mahnungen. Mahnungen unterstützen die spätere Zahlung und die Übersicht über offene Forderungen.
activeDienstleister – Dienstleisterprogramm
Kompakte Lösung für Dienstleistungsunternehmen. Mahnungen helfen dabei, offene Rechnungen und fällige Zahlungen übersichtlich nachzuverfolgen.
activeHandwerker – Handwerkerprogramm
Praxisorientierte Software für Handwerksbetriebe. Mahnungen unterstützen die Nachverfolgung offener Rechnungen aus Kundenaufträgen und Leistungen.
activeHandel – Warenwirtschaftsprogramm
Warenwirtschaft für Handelsunternehmen mit Funktionen für Rechnung, Offene Posten und Mahnung. Mahnungen unterstützen die Forderungsverfolgung zu ausgelieferten Waren.
activeFaktura – Rechnungsprogramm
Rechnungsprogramm mit grundlegenden Funktionen für Rechnung, Offene Posten und Mahnung. Mahnungen dienen der Verfolgung offener Forderungen und der Vorbereitung weiterer Schritte.
Sie prüfen die offenen Posten, erzeugen die erste Mahnung und setzen ein neues Fälligkeitsdatum.
Sie markieren den Kunden in der Liste ‚Zu mahnende Kunden‘, prüfen die zusammengefassten Forderungen und erzeugen eine Mahnung mit dem passenden Drucklayout.
Sie erkennen anhand des Präfixes sofort, ob die Forderung auf M1, M2, M3 oder M4 steht und ob der nächste Schritt Richtung Anwalt vorbereitet werden muss.
Sie weisen die Rücklastschriftgebühren in der Mahnung mit aus.
Sie setzen die Mahnung im Kunden aus, tragen den Grund ein und bestimmen, ob die Aussetzung befristet oder unbefristet gelten soll.
Sie erzeugen aus ‚Offene Posten‘ ein OP-Schreiben als PDF und legen das Dokument anschließend manuell ab.
Für Mahnungen stehen zentrale Einstellungen zur Verfügung. Dort hinterlegen Sie:
Mahntexte richten Sie nur einmal ein. In den Texten verwenden Sie Platzhalter, damit die erzeugte Mahnung automatisch mit den korrekten Daten gefüllt wird. Für Mahnstufe 1 kann zum Beispiel eine freundliche Zahlungserinnerung mit Anrede und Fälligkeitsdatum hinterlegt werden.
Die Mahnfristen regeln, ab wann eine Rechnung zur Mahnung vorgeschlagen wird. Die Mahnungen werden nicht automatisch erzeugt.
Die Mahngebühren werden in den Einstellungen hinterlegt und beim Erstellen der Mahnung übernommen. Ihre Höhe ist gesetzlich nicht festgelegt, sie muss aber angemessen und verhältnismäßig sein und darf nur tatsächlich angefallene Kosten wie Porto, Papier oder Briefumschläge abdecken.
Zusätzlich können Sie einstellen, dass Mahngebühren in die Buchhaltung übernommen werden. Dadurch wird der entsprechende Offene Posten um die Mahngebühren erweitert, und Sie können ein Buchungskonto für die Erfassung der Zahlung festlegen.
Nach Vereinbarung mit dem Kunden, zum Beispiel bei einem neuen Zahlungsziel oder einer Ratenzahlung, können Sie Mahnungen für diesen Kunden aussetzen. Dazu aktivieren Sie im Kunden auf der Seite ‚Details‘ das Widget für Mahnungen.
Sie können dort:
Die Mahnzinsen können automatisch berechnet werden. Die Mahnzinsen sind mit der Erweiterung auf die Lizenzstufe 3 ‚Verkauf enterprise‘ und für Goldpartner verfügbar.
Bei Rücklastschriften können Sie Bankgebühren und interne Bearbeitungsgebühren in der Mahnung mit ausweisen. Dazu aktivieren Sie in den Einstellungen zu den Mahngebühren die Option für Rücklastschriftgebühren.
Mahnungen können direkt per E-Mail oder Post versendet werden. Sie werden automatisch als PDF in der Kundenakte gespeichert und zusätzlich im integrierten Dokumentenmanagementsystem archiviert.
Für die Nachvollziehbarkeit können Sie GoBD-Protokolle für Mahnungen aktivieren. Dann werden beim Erstellen, Ändern oder Drucken einer Mahnung GoBD-Datensätze erzeugt. Zusätzlich können Sie eine Änderungssperre für im Original gedruckte Mahnungen einschalten.
Um Ihren Vertrieb zu unterstützen und den Verwaltungsaufwand zu minimieren, bietet msuFAKT! spezialisierte Funktionen für komplexe Situationen im Forderungsmanagement:
Nichts hält die Buchhaltung mehr auf als die manuelle Korrektur geplatzter Lastschriften.
Die Lösung: Erfassen Sie Rücklastschriften inklusive Bankgebühren mit wenigen Klicks. Die Software setzt die Rechnung automatisch wieder auf offen und berücksichtigt sie im nächsten Mahnlauf – inklusive der entstandenen Zusatzkosten.
Nicht jeder säumige Zahler ist unwillig. Manchmal gibt es Klärungsbedarf.
Die Lösung: Setzen Sie für einzelne Rechnungen oder ganze Kundenkonten einen Mahnstopp. So verhindern Sie, dass automatisierte Mahnungen die Kundenbeziehung belasten, während Ihr Team an einer Lösung arbeitet.
Wenn die kaufmännischen Mahnstufen M1 bis M4 ausgeschöpft sind, muss es schnell gehen.
Die Lösung: msuFAKT! liefert Ihnen alle notwendigen Daten und die Historie des bisherigen Mahnwesens auf Knopfdruck. So übergeben Sie lückenlose Akten an Ihr Inkasso-Unternehmen oder den Rechtsanwalt.
Behalten Sie in Ihren Listen immer den Überblick, ohne jede Rechnung einzeln öffnen zu müssen.
Die Lösung: Durch eindeutige Kennzeichen wie M in der Rechnungsliste sehen Sie sofort, welche Posten sich bereits im Mahnprozess befinden.
Die passenden Videoanleitungen zur Arbeit mit Mahnungen finden Sie im YouTube-Kanal von msuBerlin:
https://www.youtube.com/@msuBerlin
Die Videos zeigen Ihnen praxisnah, wie Sie Ihr Mahnwesen effizient steuern und offene Forderungen sicher durchsetzen:
Das Video zeigt Ihnen, wie eine offene Rechnung erfolgreich gemahnt wird, wie das Mahnwesen im Arbeitsalltag eingesetzt wird und wie Sie den weiteren Mahngang in der Software nachvollziehen.
Nutzen Sie dieses Video, um sofort zu erkennen, wie Sie im CRM und in der Kundenakte offene, unbezahlte Rechnungen sichtbar machen und Spätzahler frühzeitig erkennen.
Ausführliche Informationen zur Arbeit mit Mahnungen finden Sie in den Programmhandbüchern der msuSoftware. Dort wird Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie Mahnungen erstellen, bearbeiten und im weiteren Verkaufsvorgang nutzen – beispielsweise von der fälligen Rechnung über Offene Posten und Mahnstufen bis zur Zahlung oder zu weiteren rechtlichen Schritten.
Die Handbücher enthalten praxisnahe Beispiele, Abbildungen der Programmoberfläche sowie Hinweise für die effiziente Arbeit mit Mahnungen im Alltag.
Die detaillierten Beschreibungen zur Mahnfunktion finden Sie in den jeweiligen Programmhandbüchern im Kapitel ‚Mahnung‘ sowie in den Kapiteln ‚Rechnungen‘. und ‚Offene Posten‘.
Passende Handbücher und Dokumentationen zum Mahnwesen:
Diese Handbücher erläutern die Mahnverwaltung und das Mahnwesen anhand von praktischen Beispielen. Sie zeigen, wie Sie Mahnungen erstellen, verwalten und in den weiteren Mahngang integrieren.
Sie verwenden die Funktion, wenn eine Rechnung fällig oder überfällig ist und Sie den Kunden an die Zahlung erinnern oder weitere Mahnstufen einleiten möchten.
Sie öffnen das Modul ‚Rechnungen‘, wechseln links in die Liste ‚MAHNUNGEN / Zu mahnende Kunden‘. Dort markieren Sie den Kunden, prüfen die offenen Forderungen, wählen das Drucklayout und entscheiden sich für Post oder E-Mail.
Die Software arbeitet mit den Stufen M, M1, M2, M3 und M4. M bedeutet, dass die Rechnung fällig ist und die erste Mahnung empfohlen wird. M1 bis M4 zeigen die bereits gestellten Mahnungen an.
Nein. Es ist grundsätzlich nicht erforderlich, vier Mahnungen zu erzeugen, um ein gerichtliches Mahnverfahren anzustoßen. Dafür genügt bereits eine Mahnung.
Diese Angaben pflegen Sie in den Einstellungen unter ‚Mahnungen‘ beziehungsweise im Bereich ‚Skonti & Mahnungen‘. Dort hinterlegen Sie Texte, Fristen, Mahngebühren, Mahnzinsen und die Mahnungsnummer.
Mahngebühren werden in den Einstellungen festgelegt und beim Erstellen der Mahnung automatisch übernommen. Die Gebühren müssen angemessen sein und dürfen nur tatsächlich entstandene Kosten wie Porto oder Bearbeitung abdecken. Optional können Mahngebühren direkt in die Buchhaltung übernommen werden.
Mahnzinsen können auf Basis der hinterlegten Einstellungen automatisch berechnet werden. Sie können festlegen, ob Mahnzinsen angewendet werden oder nicht. Die Nutzung ist abhängig von der Lizenzstufe.
Ja. Im Kunden können Sie Mahnungen befristet oder unbefristet aussetzen, einen Grund eintragen, einen Mitarbeiter informieren und festlegen, wie mit Mahnzinsen umgegangen werden soll.
Ja. Dafür aktivieren Sie die entsprechende Einstellung. Dann wird der Offene Posten um die Mahngebühren erweitert.
Sie dürfen eine Mahnung schreiben, sobald eine Rechnung fällig ist und sich der Kunde im Zahlungsverzug befindet. Ohne besondere Vereinbarung tritt der Verzug in der Regel spätestens 30 Tage nach Rechnungsdatum ein.
Wenn Sie ein konkretes Zahlungsziel angegeben haben, können Sie bereits nach Überschreiten dieses Datums mahnen.
Mahngebühren hinterlegen Sie in den Einstellungen und übernehmen diese beim Erstellen der Mahnung in die Buchhaltung.
Wichtig ist, dass die Gebühren angemessen sind und nur tatsächlich entstandene Kosten abbilden.
Für die Buchung verwenden Sie ein passendes Erlöskonto oder Gebührenkonto, sodass die Zahlung korrekt in der Buchhaltung erfasst wird.
Ja. Für Sonderfälle können Sie eine Mahnung auch manuell aus dem Modul ‚Offene Posten‘ erzeugen. Dabei werden jedoch keine Mahngebühren automatisch erzeugt und es wird kein Dokument automatisch in der Chronik hinterlegt. Das PDF müssen Sie in diesem Fall manuell ablegen.
Weitere Details zur automatischen Verknüpfung finden Sie unter:
Die beschriebenen Funktionen und Module für Mahnungen stehen abhängig von der jeweiligen Lizenzstufe und dem eingesetzten Programm zur Verfügung. Je nach Programm, Programmlinie und Lizenzumfang können einzelne Funktionen eingeschränkt oder nicht enthalten sein.
→ Zur Übersicht aller Funktionen: Module & Funktionen der msuSoftware
Vergleichen Sie die Programme und finden Sie die passende Lösung für Ihre Anforderungen:
