Die richtige Lösung für Ihre Zeiterfassung
Was sollten Sie beachten?
Die für Sie optimale Zeiterfassung hängt entscheidend davon ab, wie Sie arbeiten. Hierfür gibt es grundsätzlich drei Szenarien:
Ihre Mitarbeiter arbeiten im Büro
Lösung: Ihre Mitarbeiter erfassen die Zeiten über ein Terminal am Eingang, denn Wegezeit ist Arbeitszeit.
Ihre Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice
Lösung: Ihre Mitarbeiter erfassen die Zeiten über die Verwaltungssoftware. Dabei wissen Sie zumindest, ob Ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz sind.
Ihre Mitarbeiter sind unterwegs beim Kunden
Lösung: Ihre Mitarbeiter erfassen die Zeiten manuell in einer Tabelle oder über eine Handy-App. Hier müssen Sie vollständig Ihren Mitarbeitern vertrauen.
Pro und Contra
Ihre Mitarbeiter arbeiten im Büro
Lösung: Ihre Mitarbeiter erfassen die Zeiten über ein Terminal am Eingang, denn Wegezeit ist Arbeitszeit.
Pro
- Super einfach zu bedienen.
- Geringe Anschaffungskosten: Sie nutzen dafür Geräte, die Sie sonst auch für andere Zwecke nutzen können.
- Praktisch kein personeller Aufwand und keine Verwaltung und weil die Zeiterfassung im Vorbeigehen geschieht.
Contra
- diese Lösung passt zu Ihnen wenn Ihre Mitarbeiter ins Büro kommen, wenn Sie allerdings nicht nur im Büro arbeiten, sondern z. B. im Homeoffice oder beim Kunden vor Ort, dann brauchen Sie zusätzlich eine flexible Lösung zur Arbeitszeiterfassung
- Damit es zuverlässig funktioniert, sind ggf. Wartungen, Aktualisierungen und Sicherheitsanpassungen notwendig
Ihre Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice
Lösung: Ihre Mitarbeiter erfassen die Zeiten über die Verwaltungssoftware. Dabei wissen Sie zumindest, ob Ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz sind.
Das Homeoffice ist als eine familienfreundliche und mitarbeiterfreundliche Lösung, z.B. wenn das Kind mal krank ist. Außerdem erwarten gerade männlichen Spitzenkräfte im Zuge der Gleichberechtigung heute die Möglichkeit eines familienfreundlichen Homeoffice, darum nutzen auch unsere Mitarbeiter diese Möglichkeit seit vielen Jahren.
Pro
- Ihre Mitarbeiter erfassen Ihre Arbeitszeiten von zu Hause über den Rechner im Homeoffice ordnungsgemäß und datenschutzkonform
- Die erfassten Daten werden automatisch in Ihr zentrales Verwaltungsdatenbank überspielt, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen
- Sie haben den vollen Überblick ohne extra Aufwand
- Die Erfassung der Zeiten erfolgt automatisch und kann praktisch nicht vergessen werden. Wenn sie vergessen wurde, dann wurde auch „nicht“ gearbeitet
- Die Zeiterfassung bleibt für die Mitarbeiter transparent
- Die Aktualisierung der Software erfolgt automatisch
Contra
- Damit es zuverlässig funktioniert, sind ggf. Wartungen, Aktualisierungen und Sicherheitsanpassungen notwendig
- ggf. eine Eingewöhnungszeit notwendig: Der Mitarbeiter muss sich an das Prozess erst gewöhnen und die Disziplin für das Ein- und Austragen bei den Pausen aufbringen.
Ihre Mitarbeiter sind unterwegs beim Kunden
Lösung: Ihre Mitarbeiter erfassen die Zeiten manuell in einer Tabelle oder über eine Handy-App. Hier müssen Sie vollständig Ihren Mitarbeitern vertrauen, denn Sie wissen nicht ob Ihre Mitarbeiter wirklich am Arbeitsplatz sind. Die Erfassung der GEO-Koordinaten über das Handy hilft Ihnen hierbei nicht weiter, denn
- Die Erfassung der GEO-Koordinaten stellt ein Datenschutzproblem dar.
- Der GEO-Koordinaten den Handys können einfach manipuliert werden.
Daher entsteht bei Handy-App keine Rechtssicherheit.
Erfassung manuell über ein Excel-Tabelle oder Handy-App
Pro
- Die Erfassung der Zeiten ist von überall möglich, egal wo auf der Welt Ihr Mitarbeiter gerade im Einsatz ist.
Contra
- Manuelle Erfassung und damit verbundener Aufwand.
- Hoher zusätzlicher Aufwand für die Nachbearbeitung, da die Daten aus der App oder aus der Excel-Tabelle zusätzlich vom Unternehmen erfasst und gespeichert werden müssen.
- Sie wissen nicht, ob Ihr Mitarbeiter wirklich vor Ort ist (eingeschränkte Rechtssicherheit).
- Die Ortung ist manipulierbar, Sie müssen Ihrem Mitarbeiter vertrauen.
- Ob diese Form der Zeiterfassung vor Gericht anerkannt wird, werden Gerichte entscheiden, weil mit dem Urteil die Vertrauenskonzepte abgeschafft werden.
Das Problem bei vielen Lösungen
Doch falls es Ihnen so wie uns geht, und Sie eine Mischung aus 2 oder sogar 3 dieser Anwendungsfälle haben oder Sie arbeiten mit dem Mac und dem PC, dann haben auch Sie ein Problem: Die marktüblichen Lösungen helfen in der Regel nur bei einem dieser Fälle weiter. Darum haben wir schon vor vielen Jahren eine eigene Lösung entwickelt, die uns heute in allen drei Anwendungsfällen hilft.
