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ACHTUNG:
Ab dem 1. Januar 2020 gelten NEUE REGELN bei BARzahlung!

Dieser Artikel ist für für alle Unternehmer wichtig, denn das Thema findet trotz hoher Brisanz wenig bis gar keine Aufmerksamkeit. Dabei drohen Ihnen Bußgelder bis zu 25.000 €.

Obwohl das Gesetz irreführend als neues Kassengesetz bzw. Kassenrichtlinie bezeichnet wird, sind grundsätzlich alle Unternehmer davon betroffen, die Bargeschäfte haben. Dies betrifft also nicht nur Ladengeschäfte mit einem Kassensystem, wie den Gemüsehändler um die Ecke.

Da es ein Zumutbarkeitsregelung gibt, steckt der Teufel hier jedoch richtig im Detail. Lassen Sie sich daher von Ihrem Steuerberater bestätigen, ob Sie unter die neue Kassensicherungsverordnung fallen oder nicht.

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Wer ist vom neuen Kassengesetz betroffen?

  1. Jeder, der bereits eine elektronische Kasse einsetzt.
  2. Ladenbesitzer oder Fachhändler, die an eine überschaubare Anzahl bekannter Personen verkaufen.
  3. Dienstleister, die gelegentlich bar bezahlt werden, z.B. Handwerker, die vor Ort gelegentlich vom Kunden bar bezahlt werden.

Worum geht es in dem Gesetz?

Ähnlich einem Flugschreiber, der jede Aktion der Piloten aufzeichnet, wird jeder Umsatz einzeln mit der Software elektronisch erfasst, gespeichert und manipulationssicher für 10 Jahre archiviert.

Beispiel: Ein Kunde kauft bei einem Gemüsehändler eine Gurke für 2 € und ein Kilo Tomaten für 4 €. Ab dem 1.1.2020 müssen

  • die 2 € für die Gurke (Umsatz 1)
  • die 4 € für die Tomaten (Umsatz 2)
  • die 6 € (Gesamtumsatz)

archiviert werden. Hat der Kunde nicht genug Geld dabei und die Tomaten werden nicht gekauft, dann sind außerdem

  • das Storno für die Tomaten (4 €)
  • das Storno für den Gesamtumsatz (6 €) und
  • der neue Gesamtumsatz von 2 €

zu archivieren.

Damit die Archivierung manipulationssicher ist, MUSS Ihre Kasse mit einer sogenannten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verbunden werden, um die einzelnen Umsätze chronologisch, fortlaufend und unlöschbar zu speichern.

Das bedeutet, das Finanzamt kann jeden Ihrer Verkäufe für die nächsten 10 Jahre bis in das letzte kleinste Detail perfekt nachvollziehen. Diese totale Überwachung kann das Finanzamt

  • jederzeit,
  • unangemeldet und
  • automatisiert

durchführen. George Orwell in seiner düsteren Zukunftsvision ‘1984’ oder die StaSi waren Waisenkinder dagegen.

Was MÜSSEN Sie seit dem 1. Januar 2020 tun?

Anschaffung: Sie benötigen ein elektronisches Kassensystem, das den neuen Anforderungen entspricht.

Daher müssen Sie zeitnah eine Bestandsaufnahme ihrer Kassensysteme machen und in Abstimmung mit Ihrem Kassenhersteller Maßnahmen planen und umsetzen.

Belegausgabepflicht: Sie müssen jedem Kunden zwingend einen Kassenbeleg aushändigen, den Kassenbon, - ob er will oder nicht. Der Kunde muss den Beleg jedoch nicht mitnehmen. Sie können den Beleg auch papierlos übergeben, z.B. per Mail.

AUSNAHME: Falls Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen an eine Vielzahl „nicht bekannter Personen“ verkaufen, können Sie grundsätzlich versuchen, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen.

Was MÜSSEN Sie ab dem 1. Oktober 2020 tun?

Nichtbeanstandungsregelung

Das BMF hat mit dem Schreiben vom 06.11.2019 zwar eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.09.2020 für die TSE erlassen, dabei aber gleichzeitig betont, dass die notwendigen technischen Anpassungen umgehend durchzuführen sind. Was muss geschehen?

Verbindung zur TSE: Ihr Kassensystem muss mit einer zertifizierten TSE (technische Sicherheitseinrichtung) verbunden sein.

Meldepflicht: Sie müssen alle im Unternehmen genutzten Kassensysteme innerhalb eines Monats (nach Anschaffung) ANMELDEN.

Kassensysteme, die Sie nicht mehr nutzen, müssen Sie ABMELDEN.

WAS kann das Finanzamt ab dem 1. Januar alles mit Ihnen machen?

Unangekündigte Kassenschau

Das Finanzamt darf jederzeit bei Ihnen vorbeikommen und die Kasse überprüfen. Egal ob offene Kasse (Aufzeichnung per Hand) oder elektronisches Kassensystem, die Aufzeichnungen müssen auf den Cent genau mit dem Kassenstand übereinstimmen oder Sie haben ein erhebliches Problem.

Verdeckte Ermittler

Der nette Herr mit grau melierten Haaren oder die attraktive Blondine können verdeckte Ermittler sein, die beobachten, ob Sie die Belege übergeben oder die Aufzeichnungen durchführen. Nach dem Testkauf können sie ihren Ausweis zeigen, einen Kassensturz verlangen und mit ihren Aufzeichnungen vergleichen.

Hohe Bußgelder

Bei Unregelmäßigkeiten kann das Finanzamt hohe Bußgelder verhängen, ihre Kassenführung verwerfen und die Einnahmen schätzen. Das kann Ihre wirtschaftliche Existenz bedrohen.

Kassenführung wird zur Chefsache!

Aufgrund der unangekündigten Kassenschau und dem sofortigen Zugriff über eine standardisierte Schnittstelle, ist die ordnungsgemäße Kassenführung durch Sie und Ihre Mitarbeiter entscheidend.

Machen Sie daher als Unternehmer die Kassenführung zur Chefsache und geben sie ihr die höchste Priorität:

  • Suchen Sie unbedingt das Gespräch mit Ihrem Steuerberater
  • Schulen Sie geeignetes Personal
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Einhaltung bzw. Umsetzung

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Welche Kosten entstehen?

  1. Falls Sie den Hersteller wechseln oder noch keine elektronische Kasse haben, fallen die Anschaffungskosten für das neue Kassensystem an.

  2. Wenn Sie bereits ein Kassensystem haben, könnten die Hersteller aufgrund der erheblichen Anpassung einen großzügigen Preis für das Update verlangen.

  3. Dazu kommt der Aufwand für die Anbindung der TSE.

    Da es aktuell noch keine TSE gibt, kann auch kein Hersteller diese Kosten genau beziffern. Voraussichtlich werden die Kosten 50 bis 100 € pro Jahr und Kasse betragen, abhängig davon, wie viele Belege Sie ausstellen.

  4. Die Beratung durch Ihren Steuerberater, Schulungen der Mitarbeiter und das regelmäßige innerbetriebliche Controlling nach der Einführung stellen zukünftig einen weiteren Kostenblock dar.

Worauf sollten Unternehmer beim Kauf einer Kasse jetzt achten?

Wichtig! Derzeit gibt es unseres Wissens nach noch kein einziges Kassensystem, das über eine durch das BSI (Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnologie) zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügt.

  1. Garantiert mir mein aktueller Kassenanbieter oder -hersteller, dass ich meine Kasse auch über 2020 hinaus nutzen kann?
  2. Da es noch keine TSE gibt, achten Sie beim Kauf auf eine Garantie zur Rückabwicklung, falls Ihr Hersteller eine entsprechende Anbindung zukünftig nicht anbietet oder einen unappetitlich hohen Preis dafür verlangt.
  3. Viele Fachhändler und Dienstleister haben nicht nur ein Kassensystem für Barverkäufe, sondern setzen ebenfalls eine Software für Faktura / Warenwirtschaft ein, weil Kunden z.B. auf Rechnung kaufen.

    Wichtig: Rechnungen, die mit der Faktura / Warenwirtschaft erzeugt wurden, sollten in das Kassensystem übertragbar sein, um unnötige Mehraufwände und Fehlerquellen zu vermeiden.

Erstmal abwarten oder jetzt eine neue Kasse kaufen?

Klären Sie jetzt schon jetzt mit Ihrem Anbieter, ob er Ihnen eine Rückgabe-Garantie einräumt, falls z.B. die Kosten für die TSE-Anbindung aus dem Ruder laufen, oder der Hersteller die doch sehr komplizierte Anbindung nicht schaffen sollte.

Wird msuKasse entsprechend dem neuen Kassengesetz arbeiten?

Wir arbeiten aktuell noch an msuKasse 2020, damit diese Version die Anforderungen der neuen Kassenrichtlinie erfüllt.

Da es jedoch noch keine zertifizierte TSE (Technische Sicherungseinrichtung) gibt, an die wir oder irgend ein anderer Hersteller seine Kasse anbinden kann, können wir unsere Arbeiten aktuell noch nicht abschließen. Wir arbeiten bereits mit den beiden TSE Anbietern zusammen.

100%-Sorgenfrei-Rücknahme-Garantie für alle Neukunden, die nach dem 1.10.2019 msuKasse erworben haben. Sie können bis zum 1.1.2020 vom Kauf zurücktreten und erhalten den Kaufpreis vollständig zu 100% erstattet.

Kunden mit msuKasse und einem gültigen Wartungsvertrag (z.B. einer Silber- oder Goldpartnerschaft) erhalten das Update für das neue Kassengesetz kostenfrei.

Die Anbindung an die TSE (technische Sicherungseinrichtung) ist ein separates Softwaremodul (msuTSE-Anbindung). Da es zur Zeit noch keine zertifizierte TSE gibt, können wir Ihnen die Verfügbarkeit und den Preis dafür leider noch nicht nennen.

FAQs

Woran erkenne ich ob ein Hersteller eine zertifizierte TSE angebunden hat?

Es gibt Scharlatane, die das behaupten, obwohl noch niemand über eine Zertifizierung verfügt. Die Zertifizierung erkennen Sie an der offiziellen Zertifizierungsnummer durch den BSI.

Ich habe eine offene Ladenkasse, muss ich ab dem 1.1.2020 eine elektronische Kasse einsetzen?

Offene Kassen sind weiterhin erlaubt, allerdings steigt Ihr Verwaltungsaufwand. Bitte halten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Gibt es Ausnahmeregelung von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung?

Ja. Nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO kann von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen von geringem Wert an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung Abstand genommen werden, wenn keine elektronischen Registerkassen eingesetzt werden.

Gib es Übergangsfristen für ältere Kassen?

Ja, aber nur nur für Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden.

Diese Registrierkassen müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010, BStBl I 2010, 1342 erfüllen, dürfen aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sein, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen.

Diese Registrierkassen dürfen Sie bis zum bis zum 31.12.2022 weiterhin verwenden. Halten Sie hierfür unbedingt Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Diese Ausnahmeregelung GILT NICHT für PC-Kassensysteme.

Muss ich ab dem 1.1.2020 jedem Kunden einen Beleg aushändigen?

Ja! Sie MÜSSEN jedem Kunden einen Kassenbeleg AUSHÄNDIGEN, wobei der Kunde nicht verpflichtet ist, den Beleg auch mitzunehmen.

Können Belege digital übermittelt werden?

Ja, das ist möglich. Ein Beleg bzw. eine Rechnung kann dem Kunden elektronisch übermittelt bzw. ausgehändigt werden, WENN ER DAMIT EINVERSTANDEN IST. Es besteht keine Pflicht zur Empfangsbestätigung.

Muss das Kassensystem zukünftig angemeldet werden?

Ja, das muss es! Innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme muss jedes neue Kassensystem beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden.

Zu den Pflichangaben gehören insbesondere der Typ, das Modell, die Seriennummer, die Zertifizierungs-ID der TSE und auch der Einsatzort.

Kassensysteme, die vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31.01.2020 dem Finanzamt gemeldet werden.

Bei Außerbetriebnahme müssen Sie das Kassensystem abmelden.

Die Anmeldung soll zukünftig auch Online möglich sein.

Was passiert, wenn ein Kassensystem oder die TSE ausfällt?

Alle Ausfallzeiten und der Grund müssen von Ihnen dokumentiert werden. Wie Sie in diesem Fall die einzelnen Vorgänge dokumentieren, besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Fällt nur die TSE aus, aber nicht Ihre Kasse, muss das auf jedem Beleg (dem Kassenbon, der Rechnung) ausgewiesen sein. Außerdem müssen Sie dafür Sorge tragen, dass die TSE wiederhergestellt wird.

Ich nutze msuKasse. Kann ich sie ab dem 1.1.2020 weiterhin einsetzen?

Die Versionen bis zur Version 2020 von msuKasse erfüllt nicht die Anforderungen ab dem 1.1.2020. Hierzu benötigen Sie die Version 2020 von msuKasse.

Da es aktuell noch keine zertifizierte TSE gibt, können weder wir, noch irgend ein anderer Hersteller eine fertige Lösung anbieten.

An wen kann ich mich richten?

Zunächst an Ihren Steuerberater. Ansprechpartner für das Gesetz ist das Bundesministerium für Finanzen: www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Home/home.html. Technische Fragen können Sie auch an das BSI stellen: registrierkassen@bsi.bund.de

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System­voraus­setzungen für die Version 2020

Apple (Mac)

Einzelplatz und Arbeitsplatz (Client)
  • Intel-Core-2-Duo-Prozessor ab 4 GB RAM
  • Mac OS X 10.12.6, 10.13.6, 10.14.3, 10.15
  • ELSTER: macOS 10.13, 10.14, 10.15
Server-Programm
  • Intel-Core-2-Duo-Prozessor ab 8 GB RAM
  • Mac OS X 10.12.6, 10.13.6, 10.14.3, 10.15

Windows (PC)

Einzelplatz und Arbeitsplatz (Client)
  • Intel-Core-2-Duo-Prozessor ab 4 GB RAM
  • Windows 8.1, 10
  • ELSTER: Windows 8.1, 10
Server-Programm
  • Intel-Core-2-Duo-Prozessor ab 8 GB RAM
  • Windows 2012 R2, 2016, 2019
Wir empfehlen Windows 10 sowie Windows Server ab 2016.

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