Der wichtigste Punkt für die richtige Arbeitszeiterfassung: Sie arbeiten rechtskonform.

Egal, ob sich ein Mitarbeiter ungerechtfertigt behandelt fühlt und Sie vor Gericht zerrt oder der Zoll mit der Maschinenpistole im Anschlag Ihr Büro stürmt und brüllt: Hände hoch und Hosen runter! Durch eine rechtskonforme und ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung sind Sie auch in diesen Extremsituationen auf der sicheren Seite und können die Lage souverän meistern.

Die gute Nachricht gleich vorneweg: Die meisten professionellen Zeiterfassungssysteme, die Sie am Markt finden, helfen Ihnen hierbei sogar weiter.

Aber wo Licht ist, ist auch Schatten. Nicht zu Unrecht macht das Wort vom „Verwaltungsmonster Zeiterfassung“ in den Medien und im Internet die Runde. Doch das gilt für die Dinosaurier, denn moderne Zeiterfassungssysteme können auch anders.

Arbeitszeiterfassung ist zunächst mehr als die Aufzeichnung, wann ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen betritt, und wann er wieder nach Hause geht. Gerade diese simple Kontrolle und Überwachung der Mitarbeiter verdeutlichen die Schattenseiten der Zeiterfassung.

Falsch eingesetzt fühlen sich Mitarbeiter dadurch schnell drangsaliert und die Motivation sinkt. Mehr dazu: Mitarbeiterstimmen zur Thema Zeiterfassung, mehr zum Thema Datenschutz

Doch falls es Ihnen, so wie uns, nicht um die Überwachung und maximale Ausbeutung Ihrer Mitarbeiter geht, wie zum abschreckenden Beispiel bei Amazon, dem schlechtesten Arbeitgeber der Welt, könnten Sie von der Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter genau so überrascht werden, wie es bei mir der Fall war.

Wenn also die modernen Zeiterfassungsysteme gut für Ihr Unternehmen und gut für Ihre Mitarbeiter sein können, bleibt trotzdem noch die wichtigste Frage: Sind sie auch gut für Ihre Kunden?

Doch falls es Ihnen so wie uns geht, und Sie eine Mischung aus 2 oder sogar 3 dieser Anwendungsfälle haben oder Sie arbeiten mit dem Mac und dem PC, dann haben auch Sie ein Problem: Die marktüblichen Lösungen helfen in der Regel nur bei einem dieser Fälle weiter. Darum haben wir schon vor vielen Jahren eine eigene Lösung entwickelt, die uns heute in allen drei Anwendungsfällen hilft.

Unsere Arbeitswelt befindet sich in konstantem Wandel. Dementsprechend verändert sich natürlich auch die Art und Weise, wie sich Arbeitnehmer organisieren und wo sie arbeiten. Darum muss auch ein System, das Sie zur Zeiterfassung nutzen, so flexibel wie Ihr Unternehmen sein.

Ihr Zeiterfassungssystem sollte daher mehr können als eine reine Zeiterfassung. Praktisch ist ein Tool, mit dem Sie alle Belange rund um Arbeitszeit organisieren, wie Fehl– und Krankheitstage, Urlaube und anderes. Arbeitszeit und Arbeitserfolge können dann in der Statistik über den Tag, den Monat oder ein ganzes Jahr nachvollzogen werden.

Doch nur, wenn Ihre Zeiterfassung die Daten automatisch in Ihre Personalverwaltung überspielt, sparen Sie sich einen enormen bürokratischen Aufwand und profitieren gleichzeitig von den Chancen, das ein solches Wissen birgt.

Nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Unternehmer stellen sich die Frage: Wie gehen Datenschutz und die Zeiterfassung zusammen? Die erfasste Zeiten der Mitarbeiter sind personenbezogene Daten und müssen besonders geschützt werden! Deshalb gilt:

„Werden personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet oder genutzt, ist die innerbehördliche oder innerbetriebliche Organisation so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird.”

Wie müssen Sie die erfassten Zeiten schützen:

Zutrittskontrolle: Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen muss begrenzt sein.

Zugangskontrolle: Datenverarbeitungssysteme sollen nicht von Unbefugten genutzt werden.

Weitergabekontrolle: Bei der Übertragung von Daten, auch denen der Arbeitszeiterfassung, muss ein unbefugtes Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten nach Möglichkeit stets verhindert werden.

Eingabekontrolle: Wenn Daten verändert wurden, muss nachvollziehbar sein, wer dies getan hat.

Auftragskontrolle: Daten werden nur entsprechend den Weisungen und nicht anderweitig verarbeitet.

Verfügbarkeitskontrolle: Daten sind vor Verlust und Zerstörung geschützt. Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, sind auch entsprechend getrennt zu verarbeiten.

Der letzte Punkt wird hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung besonders wichtig: Da diese lediglich zur Bestimmung der Arbeitszeiten dienen, dürfen Sie nicht für andere Zwecke eingesetzt werden. Somit ist gesetzlich festgelegt, dass auch die Daten der Arbeitszeiten einem Datenschutz unterliegen, welcher einen Missbrauch verhindern soll und die Rechte des Einzelnen schützt.

Besonders wichtig darum ist, dass Ihr System zur Zeiterfassung den besonderen Anforderungen des Datenschutzes entspricht.

Besonders wichtig für Sie: das System muss sich einfach verwalten lassen. Andernfalls birgt das einen weiteren großen bürokratischen Aufwand.

Der EUGH hat entschieden: Arbeitszeiterfassung muss sein!

Doch statt nach vorne zu schauen, schreibt die Presse dazu lediglich: Das ist schrecklich und der Weltuntergang naht. Doch auf Grund unserer jahrelangen Erfahrung sind wir der Meinung, dass gerade dem Selbständigen und dem kleinen Unternehmen die richtige Zeiterfassung neue Chancen bietet, sich vom Wettbewerb positiv abzuheben - ohne großen Aufwand, einfach und bequem zu nutzen. Freuen Sie sich deshalb, wenn Ihre Konkurrenten jammern statt zu handeln. Jetzt liegt es an Ihnen zu entscheiden, was für Sie der richtige Weg ist.