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EuGH hat entschieden: Arbeitszeiterfassung muss sein!

Alle Unternehmen, die noch keine Zeiten erfassen, müssen nachrüsten

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat entschieden, dass zukünftig alle Unternehmen in der EU die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten punktgenau dokumentieren müssen.

Das bedeutet: Alle Unternehmen, die noch keine Zeiten erfassen, müssen nachrüsten!

Warum wir bereits seit vielen Jahren Zeiterfassung nutzen, was wir anders machen und wie Zeiterfassung uns hilft, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Offenes Webinar Webinar „Monsterfreie Zeiterfassung

Aufzeichnung vom: Donnerstag, 05.12.2019 11:00 Uhr

  • Worin unterscheiden sich die Einsatzbereiche Büro, Homeoffice und Vorort beim Kunden bei der Zeiterfassung?

  • Welches Systeme sind für welchen Einsatzbereich geeignet?

  • Warum beschwören viele Systeme am Markt wahre Verwaltungsmonster herauf?

  • Wie erreichen Sie Rechtssicherheit?

  • Wie schaffen Sie Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern?

  • Wie minimieren Sie Ihre Verwaltung?

  • Wie sieht die Checkliste für ihre monsterfreie Lösung zur Zeiterfassung aus?

Gute Gründe für gute Zeiterfassung

Abgesehen davon, dass Sie natürlich gesetzlich verpflichtet sind, eröffnet Ihnen in der Zeit der Digitalisierung die richtige Zeiterfassung ungeahnte neue Chancen und Möglichkeiten:

  1. Für Sie als Unternehmer

  2. Für Ihre Mitarbeiter

  3. Für Ihre Kunden

1. Neue Chancen für Sie als Unternehmer

Der wichtigste Punkt für die richtige Arbeitszeiterfassung: Sie arbeiten rechtskonform.

Egal, ob sich ein Mitarbeiter ungerechtfertigt behandelt fühlt und Sie vor Gericht zerrt oder der Zoll mit der Maschinenpistole im Anschlag Ihr Büro stürmt und brüllt: Hände hoch und Hosen runter! Durch eine rechtskonforme und ordnungsgemäße Zeiterfassung sind Sie auch in diesen Extremsituationen auf der sicheren Seite und können die Lage souverän meistern.

Die gute Nachricht gleich vorneweg: Die meisten professionellen Zeiterfassungssysteme, die Sie am Markt finden, helfen Ihnen hierbei sogar weiter.

Aber wo Licht ist, ist auch Schatten. Nicht zu Unrecht macht das Wort vom „Verwaltungsmonster Zeiterfassung“ in den Medien und im Internet die Runde. Doch das gilt für die Dinosaurier, denn moderne Zeiterfassungssysteme können auch anders.

2. Neue Chancen für Ihre Mitarbeiter

Arbeitszeiterfassung ist zunächst mehr als die Aufzeichnung, wann ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen betritt, und wann er wieder nach Hause geht. Gerade diese simple Kontrolle und Überwachung der Mitarbeiter verdeutlichen die Schattenseiten der Zeiterfassung.

Falsch eingesetzt fühlen sich Mitarbeiter dadurch schnell drangsaliert und die Motivation sinkt. Mehr dazu: Mitarbeiterstimmen zur Thema Zeiterfassung, mehr zum Thema Datenschutz

Doch falls es Ihnen, so wie uns, nicht um die Überwachung und maximale Ausbeutung Ihrer Mitarbeiter geht, wie zum abschreckenden Beispiel bei Amazon, dem schlechtesten Arbeitgeber der Welt, könnten Sie von der Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter genau so überrascht werden, wie es bei mir der Fall war.

Wenn also die modernen Zeiterfassungsysteme gut für Ihr Unternehmen und gut für Ihre Mitarbeiter sein können, bleibt trotzdem noch die wichtigste Frage: Sind sie auch gut für Ihre Kunden?

3. Neue Chancen für Ihre Kunden

Ein gutes Zeiterfassungssystem ist ein wichtiges Qualitätskriterium für Ihr Unternehmen und damit ein Entscheidungskriterium, um mit Ihnen zusammenzuarbeiten oder eben auch nicht.

Überall dort wo ein Kundenkontakt stattfindet, brauchen Sie und Ihre Kunden verlässliche Informationen z.B. im Vertrieb oder Support. Und Sie müssen nicht nur wissen, wann Ihre Mitarbeiter da sind, sondern auch wann Sie in der Pause gehen usw. Damit können Sie verlässliche Aussagen über die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter treffen.

Kunden sind Menschen und fühlen Ihre gelebte Professionalität. Insofern ist eine effiziente Zeiterfassung auch ein perfektes und sogar kostenloses Marketinginstrument, das Ihnen hilft Ihre Kunden zu überzeugen.

Die richtige Lösung: Was sollten Sie beachten?

Die für Sie optimale Zeiterfassung hängt entscheidend davon ab, wie Sie arbeiten. Hierfür gibt es grundsätzlich drei Szenarien:

Ihre Mitarbeiter arbeiten im Büro

Lösung: Ihre Mitarbeiter erfassen die Zeiten über ein Terminal am Eingang, denn Wegezeit ist Arbeitszeit.

Ihre Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice

Lösung: Ihre Mitarbeiter erfassen die Zeiten über die Verwaltungssoftware. Dabei wissen Sie zumindest, ob Ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz sind.

Ihre Mitarbeiter sind unterwegs beim Kunden

Lösung: Ihre Mitarbeiter erfassen die Zeiten manuell in einer Tabelle oder über eine Handy-App. Hier müssen Sie vollständig Ihren Mitarbeitern vertrauen.

Das Problem bei vielen Lösungen

Doch falls es Ihnen so wie uns geht, und Sie eine Mischung aus 2 oder sogar 3 dieser Anwendungsfälle haben, dann haben auch Sie ein Problem: Die marktüblichen Lösungen helfen in der Regel nur bei einem dieser Fälle weiter. Darum haben wir schon vor vielen Jahren eine eigene Lösung entwickelt, die uns heute in allen drei Anwendungsfällen hilft.

Möchten Sie mehr über msuZeiterfassung erfahren?

Am Donnerstag, den 05.12.2019 um 11:00 Uhr stellt Ihnen Christian Sander persönlich im Webinar die msuStechuhr vor.

Wenn Sie Interesse haben, melden Sie sich bitte hier für das kostenfreie Webinar an.

Falls Sie an dem Termin leider nicht können, melden Sie sich bitte trotzdem an, damit wir Ihnen eine Aufzeichnung zukommen lassen können.

Sie haben Fragen
zum Webinar?

Bürokratie vermeiden

Unsere Arbeitswelt befindet sich in konstantem Wandel. Dementsprechend verändert sich natürlich auch die Art und Weise, wie sich Arbeitnehmer organisieren und wo sie arbeiten. Darum muss auch ein System, das Sie zur Zeiterfassung nutzen, so flexibel wie Ihr Unternehmen sein.

Ihr Zeiterfassungssystem sollte daher mehr können als eine reine Zeiterfassung. Praktisch ist ein Tool, mit dem Sie alle Belange rund um Arbeitszeit organisieren, wie Fehl– und Krankheitstage, Urlaube und anderes. Arbeitszeit und Arbeitserfolge können dann in der Statistik über den Tag, den Monat oder ein ganzes Jahr nachvollzogen werden.

Doch nur, wenn Ihre Zeiterfassung die Daten automatisch in Ihre Personalverwaltung überspielt, sparen Sie sich einen enormen bürokratischen Aufwand und profitieren gleichzeitig von den Chancen, das ein solches Wissen birgt.

Zeiterfassung vs. Datenschutz

Nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Unternehmer stellen sich die Frage: Wie gehen Datenschutz und die Zeiterfassung zusammen? Die erfasste Zeiten der Mitarbeiter sind personenbezogene Daten und müssen besonders geschützt werden! Deshalb gilt:

„Werden personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet oder genutzt, ist die innerbehördliche oder innerbetriebliche Organisation so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird.”

Wie müssen Sie die erfassten Zeiten schützen:

Zutrittskontrolle: Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen muss begrenzt sein.

Zugangskontrolle: Datenverarbeitungssysteme sollen nicht von Unbefugten genutzt werden.

Weitergabekontrolle: Bei der Übertragung von Daten, auch denen der Arbeitszeiterfassung, muss ein unbefugtes Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten nach Möglichkeit stets verhindert werden.

Eingabekontrolle: Wenn Daten verändert wurden, muss nachvollziehbar sein, wer dies getan hat.

Auftragskontrolle: Daten werden nur entsprechend den Weisungen und nicht anderweitig verarbeitet.

Verfügbarkeitskontrolle: Daten sind vor Verlust und Zerstörung geschützt. Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, sind auch entsprechend getrennt zu verarbeiten.

Der letzte Punkt wird hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung besonders wichtig: Da diese lediglich zur Bestimmung der Arbeitszeiten dienen, dürfen Sie nicht für andere Zwecke eingesetzt werden. Somit ist gesetzlich festgelegt, dass auch die Daten der Arbeitszeiten einem Datenschutz unterliegen, welcher einen Missbrauch verhindern soll und die Rechte des Einzelnen schützt.

Besonders wichtig darum ist, dass Ihr System zur Zeiterfassung den besonderen Anforderungen des Datenschutzes entspricht.

Besonders wichtig für Sie: das System muss sich einfach verwalten lassen. Andernfalls birgt das einen weiteren großen bürokratischen Aufwand.

Fazit

Der EUGH hat entschieden: Arbeitszeiterfassung muss sein!

Doch statt nach vorne zu schauen, schreibt die Presse dazu lediglich: Das ist schrecklich und der Weltuntergang naht. Doch auf Grund unserer jahrelangen Erfahrung sind wir der Meinung, dass gerade dem Selbständigen und dem kleinen Unternehmen die richtige Zeiterfassung neue Chancen bietet, sich vom Wettbewerb positiv abzuheben - ohne großen Aufwand, einfach und bequem zu nutzen. Freuen Sie sich deshalb, wenn Ihre Konkurrenten jammern statt zu handeln. Jetzt liegt es an Ihnen zu entscheiden, was für Sie der richtige Weg ist.

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System­voraus­setzungen für die Version 2020

Apple (Mac)

Einzelplatz und Arbeitsplatz (Client)
  • Intel-Core-2-Duo-Prozessor ab 4 GB RAM
  • Mac OS X 10.13.6, 10.14.3, 10.15
  • ELSTER: macOS 10.13, 10.14, 10.15
Server-Programm
  • Intel-Core-2-Duo-Prozessor ab 8 GB RAM
  • Mac OS X 10.13.6, 10.14.3, 10.15

Windows (PC)

Einzelplatz und Arbeitsplatz (Client)
  • Intel-Core-2-Duo-Prozessor ab 4 GB RAM
  • Windows 10
  • ELSTER: Windows 10
Server-Programm
  • Intel-Core-2-Duo-Prozessor ab 8 GB RAM
  • Windows 2012 R2, 2016, 2019
Wir empfehlen Windows 10 sowie Windows Server ab 2016.

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