Apple im Ladengeschäft - Kasse machen mit dem Mac

Ein iMac oder ein smartes MacBook Air machen auf jeder Ladentheke eine gute Figur. Ihr schickes Design komplettiert ansprechende Ladengeschäfte, zeigen Erfahrungen. Kundenanfragen und Rechnungen lassen sich mit den Rechnern schreiben. Doch für die Kassenfunktion wird der Mac noch immer unter Windows gestartet. Dabei ist das heutzutage gar nicht mehr nötig.

Seien wir doch einmal ehrlich: Das Arbeiten mit einem Mac macht nicht nur Spaß, die Geräte aus dem Hause Apple verfügen auch über das gewisse Extra. Ist das eigene Geschäft offen gestaltet, verschafft ein MacBook Air beispielsweise ein „luftiges” Ambiente. Es kommt nicht nur auf den Prozessor an, der „Style” ist mindestens ebenso wichtig. Was dementsprechend nicht mehr ins Bild passt, sind Apple-Rechner mit installierten virtuellen Maschinen, auf denen Windows läuft - oder ein Start direkt unter Windows. Mit Blick auf das bislang zur Verfügung stehende Angebot an Kassensoftware war das nachvollziehbar. Inzwischen aber gibt es auch unter Mac OS X hervorragend funktionierende Programme. Die Berliner Softwareschmiede msuBerlin bietet beispielsweise zu ihren Programmen für Fakturierung und Warenwirtschaft das Modul msuKasse als Kassensoftware an, die neben der Unterstützung von Bondrucker, Handscanner und Kassenschublade auch die Buchhaltung und Lagerführung vereinfacht, Probleme vermeidet und so hilft, viel Zeit zu sparen.

WOZU KASSENSYSTEME EINSETZEN?

Registrierkassen kosten viel Geld. Warum also Kasse und Computer extra bezahlen, wenn es beides als ein System gibt? Die Software msuKasse zeigt sich dem Anwender aufgeräumt und übersichtlich. Es handelt sich dabei um ein Modul, welches beispielsweise zum Warenwirtschaftssystem msuFAKT! hinzugestellt werden kann (weitere Anwendungen siehe Infokasten). Warum eine derartige Kassensoftware sinnvoll ist und gerade Einsteigern hilft, zeigt die Frage nach dem Warum. Liegt nämlich in der Buchhaltung ein Mangel vor, kann das Finanzamt unangenehm werden. Der Fiskus darf bei Beanstandung den Gewinn schätzen und deutlich höhere Steuerzahlungen veranschlagen. Im schlimmsten Fall - sollte es um große Summen gehen und Absicht zu erkennen sein - wird sogar ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung eingeleitet. Daneben gibt es aber viele weitere gute Gründe, bei der Abrechnung der Kasse alles richtig zu machen.

In der Praxis kommt es auf die richtige Kassenaufzeichnung an. So sind Privat- und Geschäftskasse strikt zu trennen. Alle Bestandsveränderungen wie Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen müssen täglich im Kassenbuch erscheinen. Erfahrene Geschäftsleute wissen, wovon die Rede ist: keine Buchung ohne Beleg. Werden etwa 200 Euro aus der Kasse genommen, um sie auf ein Bankkonto einzuzahlen, ist ein sogenannter Eigenbeleg zu erstellen - alle Belege sind zehn Jahre aufzubewahren.

ANALOGE ZETTELWIRTSCHAFT WAR GESTERN

Eine Kassenaufzeichnung ist in der analogen Welt eine unzähmbare Zettelwirtschaft und ziemlich altmodisch. Wer auf das Modul msuKasse des Warenwirtschaftssystems msuFAKT! setzt, manövriert sich automatisch in die digitale Geschäftswelt. Und das zu Recht, denn die Abrechnung einer Kasse kann richtig kompliziert werden, wenn etwa für eine Rechnung 100 Euro angezahlt werden und der Rest per Kreditkarte beglichen wird. Zeit und Nerven spart auch hier ein professionelles Equipment. Egal, ob eine Rechnung bar, per EC- oder Kreditkarte oder auf verschiedenen Zahlarten verteilt beglichen wird: Die Rechnung wird einfach in msuKasse eingetippt, und den Rest übernehmen die Kassensoftware und der Mac.

Selbst das Führen unterschiedlicher Bücher und das notwendige Aufteilen der Beträge nach Umsatzsteuersätzen und Zahlarten im Kassenbericht übernimmt die Software. Das optionale Kassenmodul unterstützt das Kassieren in Ladengeschäften und den schnellen Verkauf im Shop. Dabei werden alle Buchungen automatisch in die Datenbank der zugrunde liegenden Software übernommen und vereinfachen somit die Buchführung. Alle notwendigen Belege werden mit dem Druck der Rechnung erzeugt und automatisch verbucht, wobei die Rechnungsvorlage frei gestaltbar ist. Mit dem integrierten Kassenbuch kann der aktuelle Kassenstand immer im Blick behalten werden, und keine Buchung kommt mehr abhanden.

KASSENSTURZ OHNE VIELES ZÄHLEN

Was besonders gefällt: Das Modul unterstützt auch das Zählprotokoll, auch als Kassensturz bekannt, denn das tägliche Zählen der Kasse ist für den Kaufmann im Einzelhandel, Fachhandel und Großhandel eine Pflicht und wird „geldmäßige Kassenführung” genannt. Die Kasse wird dabei wortwörtlich „gestürzt”, auf den Kopf gestellt. Dabei werden alle Münzen, Scheine und EC-Belege auf dem Kassentisch ausgelegt, gezählt und in das Zählprotokoll eingetragen beziehungsweise in die besagten Kassenbücher übernommen. Da das Ermitteln der Summen auch heute noch aufwendig und fehleranfällig ist, oft Probleme bereitet, bietet die Finanzsoftware auch hier elektronische Hilfe. Dabei wird nur noch die Anzahl der Münzen und Scheine eingegeben, sodass die mühselige Rechnerei entfällt. Zur Dokumentation der geldmäßigen Kassenführung wird jedes Zählprotokoll mit Datum und Uhrzeit gespeichert. Um vor den scharfen Augen des Fiskus standhalten zu können, dürfen Zählprotokoll und Rechnungen im Nachhinein nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Jeder Verstoß gegen diese harten Regeln kann als Mangel ausgelegt werden und zur besagten Schätzung führen.

VORTEILE DER MSUBERLIN-LÖSUNG

Praktisch an der msu-Lösung ist aber nicht nur, dass sie perfekt unter Mac OS X läuft, sondern auch, dass die einzelnen Module individuell bestellt werden können und ganz speziell auf das Bedürfnis des einzelnen Ladens im Einzelhandel, Fachhandel oder Großhandel zugeschnitten sind. Entscheidet man sich für das Warenwirtschaftssystem msuFAKTl, ist ein Wechsel in die einzelnen Modul-Varianten, z.B. zur Kassensoftware, kein Problem. Der Unternehmer behält zum einen durch das integrierte CRM mit der Kundenverwaltung sowohl die Kontakte als auch die Faktura mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen für die Kunden und Lieferanten ganzheitlich im Überblick. Zum andern verschmelzen das Koordinieren der Bestellungen, des Einkaufs sowie die Buchhaltung mit Ausgaben und Einnahmen, eben weil die Masken der einzelnen Aufgaben genau angepasst sind.

BACKUP LEICHT GEMACHT

Ein Modul ist besonders wichtig: Mit der Backup-Datensicherung werden nämlich alle gespeicherten Daten stationär und in nur einer Datei gespeichert. Ähnlich wie bei Apples Time Machine werden dabei automatisch die Daten zusätzlich nach einem festen Zyklus in den auszuwählenden Ordner Backup gesichert. Den Intervall für die Datensicherung, zwischen einem Tag und 365 Tagen, bestimmt dabei der Anwender selbst. Alte Sicherungen werden nicht überschrieben, auch damit die Speicherungspflicht für zehn Jahre gewährt bleibt.

HILFE FÜR KASSENEINSTEIGER

Hilfreich für den Einstieg in die Materie ist das integrierte Tutorial. Die einzelnen Funktionen und Fragen werden in dieser OnlineHilfe auch offline erklärt. Zum Lieferumfang des Programms gehören umfangreiche Dokumentationen, die einen Einstieg erleichtern und von Anfang an Probleme vermeiden. Dennoch ist natürlich eine gewisse Einarbeitung vonnöten, wiki man seine Kasse mit dem Apple Computer machen. Denn letztendlich kommt es daraufan, wie der Nutzer seine Eingaben vornimmt.

Von Christian Sander

Wir werden das neue Kassengesetz unterstützen.
Die neue Registierkassenrichlinie mit der TSE für Ihr POS trat zum 01.01.2020 in Kraft, auch wenn die Umsetzung einiger Teile auf den 30.09.2020 verschoben wurden.

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Zum 1. Januar 2020 müssen ALLE Unternehmer, die Bareinnahmen haben, eine wichtige Neuerung beachten, sonst drohen Ärger mit dem Finanzamt und sehr hohe Bußgelder. Was auf Sie zukommt, wie Sie sich davor schützen können und die Details zur TSE am POS für Apple Mac und Windows PC erfahren sie hier ...

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