Effizient arbeiten am Mac - Neue Freiräume schaffen

Selbstständige, Dienstleister und Unternehmer sind Wanderer zwischen den Welten. Auf der einen Seite gilt es, lukrative Aufträge an Land zu ziehen. Aber die leidige Verwaltung und Buchhaltung macht sich schließlich nicht von selbst und bereitet oft Probleme. Das stimmt nicht ganz. Denn mit effizienter Auftragssoftware für den Mac und Rechner von Apple könenn Sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren: Ihre Projekte.

Stefan Münzer ist selbstständig - mal als Dienstleister im Auftrag anderer, mal als Kunde, der eine Dienstleistung bei anderen einfordert. Sein Geld ist ständig in Bewegung. Und weil er weiß, wie wichtig es für einen Unternehmer ist, seine Kreditlinie abzusichern pflegt er gute Beziehungen zu seiner Bank, zahlt pünktlich seine Steuern an das Finanzamt. Viel trockene Verwaltungsarbeit also. Die bringt ihn aber weder finanziell noch beruflich weiter.

Denn je mehr Zeit er in seine Verwaltung steckt, desto weniger Zeit bleibt Stefan Münzer, um lukrative Aufträge zu akquirieren. Das muss nicht sein. Denn mit msuBerlin hat der selbstständige Unternehmer eine komplette „All-in-one-Lösung” auf dem Mac, das sich seinen persönlichen Bedürfnissen anpasst und von der mitunter chaotischen Angebotsphase bis zum lukrativen Abschluss eines Projektes ohne Probleme begleitet. „Kontinuierliche Rechnungslegung” heißt die Zauberformel.

Um in der Akquisephase, der Kundengewinnung, den Überblick über die vielen Angebote zu behalten, nutzt Stefan Münzer das Angebotswesen seiner Software aus dem Hause msuBerlin. Deren Mac-Programme werden als Einzelplatzversion und auch als CIient-Server-Lösung von Freiberuflern und Selbstständigen, kleinen und mittleren Unternehmen, Dienstleistern, Handel, Agenturen sowie in vielen anderen Branchen auf Apple Computern mit besten Erfahrungen eingesetzt.

Sein Software-Paket unterstützt ihn gleich zu Beginn bei der profitablen Kalkulation und der ansprechenden Gestaltung seiner Angebote. Immerhin zählt der erste Eindruck beim Kunden. Denn wer will schon durch Berechnungsfehler im Angebot auffallen? Weil seine Software Angebote nach Rubriken wie „In Arbeit”, „Zurückgestellt” oder „Erledigt” filtert, kann sich Stefan Münzer immer auf den Kunden und sein Projekt konzentrieren.

Hat sich ein Interessent für ein Angebot entschieden, hebt Münzer es mit wenigen Klicks in die Auftragsverwaltung, um Fehler und Probleme zu vermeiden. Hier lässt sich verbindlich festhalten, welche Leistungen der Unternehmer zu welchem Preis erbringt. Nach der Unterschrift kann dann endlich der produktive Teil beginnen.

Und auch hierbei hilft ihm sein Apple Computer. Das Task-Management von msuBerlin erfasst automatisch die einzelnen Aufgaben eines Projekts und dokumentiert die verbrauchte Zeit. So kann Stefan Münzer später problemlos nach Teil-‚ Sammel- und Schlussrechnungen unterscheiden, wenn sich das Projekt mal über einen längeren Zeitraum erstreckt.

Dass der deutsche Fiskus, das liebe Finanzamt, an diese verschiedenen Varianten der Rechnungslegung auch unterschiedliche Vorschriften stellt, klang für ihn erst einmal verwirrend. Muss es aber nicht, denn auch hier denkt der Mac für ihn mit und erledigt die Buchhaltung im Hintergrund. Inzwischen richtet sich Stefan Münzer bei der Rechnungslegung nach den Wünschen seiner Kunden und wählt einfach die entsprechende Option aus.

Abnahmen und Lieferungen dokumentiert er mit Lieferscheinen, die die einzelnen msu-Programme mit wenigen Mausklicks aus dem Auftrag heraus erzeugen. Wenn er einmal einen Zahlungseingang abhakt, führt seine Software die notwendigen Buchführungsaktionen automatisch durch. Je nach Art der Geschäftstätigkeit können das bis zu 90 Prozent aller Buchungsvorgänge sein. So erledigt der Mac mit der Bürosoftware den „Papierkram”, und Stefan Münzer kann die unliebsame Büroarbeit auf ein Minimum reduzieren. Die gewonnene Zeit steckte er lieber in die Planung von neuen Projekten.

Seine Projekte hatte Münzer also im Blick. Was er aber vergaß, waren die Geldflüsse, die Finanzen. Immer größere Beträge gingen von seinem Konto auf die von Subunternehmern und Lieferanten.Trotz hoher Umsätze stand ihm dadurch immer weniger Geld zur Verfügung. Münzer merkte schnell, dass sein Gewinn vor allem von einem effizienten Einkauf abhängt.

Um auch hier den Verwaltungsaufwand minimal zu halten und gleichzeitig den Überblick zu behalten, hat der Selbstständige seine msu-Software-Suite um das Modul Lagerverwaltung und Bestellwesen erweitert, das so hilfreiche Funktionen wie Stücklisten, Bundles, verdeckte Kalkulation oder Alternative Lieferanten enthält. Damit hat er seine Lieferanten und deren Preise genauso gut im Blick wie seine eigene Marge.

Doch auf viele gute Jahre folgte trotz guter Erfahrungen, auch ein schlechtes Jahr voller Probleme. Und so erreichte Münzer schließlich einen Engpass. Bei einer Krisensitzung empfahl ihm sein Banker, seine komplette Buchhaltung doch selbst durchzuführen. Denn die Auswertungen des Steuerberaters kamen immer zu spät, um sie für die Steuerung seines Unternehmens zu nutzen. Ohne großen Aufwand konnte Stefan Münzer auch in diesem Fall seine Macsoftware erweitern und auf eine leistungsstärkere Lösung wechseln. Seine „heiligen” Daten wurden komplett übernommen und der Kaufpreis der bisherigen Software angerechnet.

Seit dem Upgrade harmoniert seine Buchhaltungssoftware auch bestens mit dem Online-Banking. Die Umsätze der Bank werden automatisch in das Programm übernommen und mit einem Klick den entsprechenden Forderungen und Verbindlichkeiten zugeordnet. Für den Jahresabschluss überträgt er dann seine Buchhaltung direkt elektronisch aus dem Mac an den Steuerberater.

Dafür bieten alle msu-Programme einen DATEV-Export an. Seine angepasste Software ermittelt neben der BWA, GuV und Bilanz auch betriebliche Kennzahlen sowie die Liquidität ersten Grades. Die gibt an, wie viel Geld Münzer auf seinen Konten für die Begleichung seiner Verbindlichkeiten, zum Beispiel an seine Lieferanten, Miete und Löhne, aufwenden muss - und wie viel für Investitionen und sonstige Anschaffungen zur Verfügung steht.

Nach dieser kleinen Durststrecke ist Stefan Münzers Firma schnell wieder gewachsen, er verfügt jetzt über drei Mitarbeiter. Natürlich musste auch seine Software dieses Wachstum mitmachen. Aus einer Einzelplatzversion wurde ein CIient-Server-System, das auch seine Kollegen im Team nutzen, um Ihre eigenen Projekte effizient abzuwickeln.

Durch die „All-in-one-Lösung” sind alle Komponenten seiner Firma optimal aufeinander abgestimmt. Verknüpfungen führen die msu-Programme DerDienstleister und msuFAKT! automatisch durch, wenn einmal mehrere Kollegen an demselben Projekt arbeiten. So lassen sich auch unnötige Doppeleingaben vermeiden. Das harmonische Zusammenspiel der einzelnen Module erleichtert den Alltag und steigert so die Produktivität von allen. So wurde dank effizienter Auftragssoftware aus dem selbstständigen Dienstleister ein erfolgreicher Unternehmer.

Von Christian Sander