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Knowing your customers |
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Kontaktmanagement
Je mehr Sie über Ihre Kunden wissen, umso besser werden Ihre Chancen, einen Auftrag zu gewinnen. Gerade wenn
mehrere Mitarbeiter mit einem Interessenten oder Kunden kommunizieren, ist es wichtig, dass alle Informationen
zentral gesammelt werden. Im Kontaktmanagement behalten Sie den Überblick über Ihre Kunden, Lieferanten und
Geschäftspartner mit Chroniken, Terminen, Aufgaben u.v.m.
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CRM
Doch das Kontaktmanagement ist nur ein kleiner Teil der Informationen, die Ihnen msuProjekt über Ihre Kunden
zur Verfügung stellt. Darüber hinaus bereitet das CRM (Customer Relation Management) automatisch und ohne
Zeitverzug alle kaufmännischen und projektbezogenen Informationen zu Ihren Kunden auf. Fragen wie "Wie viel
Umsatz haben wir im letzten Jahr mit dem Kunden gemacht?", "Hat er alle Rechnungen bezahlt?" oder "Welche
Projekte haben wir mit ihm durchgeführt?" sind mit einem Mausklick beantwortet.
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Projekte akquirieren und kalkulieren |
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Profitabel kalkulieren
Ob Sie ein Projekt gewinnbringend abschließen, entscheidet sich schon bei der Kalkulation der Angebote.
Daher können Sie Ihren geplanten Einnahmen auch den internen Aufwand für Ihre eigenen Leistungen sowie
die Kosten für Ihre Subunternehmer gegenüber stellen. msuProjekt zeigt Ihnen übersichtlich die zugehörige
Kalkulation an, wobei Ihre Margen für Eigen- und Fremdleistungen getrennt ausgewiesen werden. So sehen Sie im
harten Konkurrenzkampf, ob und wo Sie ggfs. noch Preiszugeständnisse machen können. |
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Leistungsverzeichnis
Das Leistungsverzeichnis erleichtert die Kalkulation und Akquise, da hier neben den Beschreibungen Ihrer
Leistungen auch die internen Kosten und Stundensätze hinterlegt sind.
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Angebote
Mit wenigen Handgriffen erzeugen Sie aus Ihrer Projektkalkulation repräsentative Angebote. Die Beschreibungen
werden dabei aus dem Leistungsverzeichnis übernommen und können an die konkrete Kundenanfrage angepasst
werden, so dass sich Ihr Kunde bei Ihnen immer optimal aufgehoben fühlt.
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Projekte planen |
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Auftragsbestätigung
Nachdem Sie den Zuschlag erhalten haben, erzeugen Sie mit wenigen Klicks aus dem Angebot die
Auftragsbestätigung. So fixieren Sie, welche Leistungen zu welchem Preis erbracht werden.
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Nun beginnt die Planungsphase. Bei komplexen Projekten legen Sie mit den Meilensteinen die Etappen fest,
in denen das Projekt fertig gestellt wird. |
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Die Aufgaben für die Eigenleistungen werden von msuProjekt automatisch aus der Auftragsbestätigung heraus erzeugt.
Sie weisen die Aufgaben nur noch den Mitarbeitern und Meilensteinen zu. |
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Beauftragung von Fremdleistungen
Da Sie die zu erbringenden Fremdleistungen bereits bei der Kalkulation des Projektes erfasst haben, genügen wenige Klicks für jede Fremdleistung,
um sie bei einem Subunternehmer zu bestellen. |
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Projekte durchführen |
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Controlling von Projekten
In der Projektphase entscheiden die Überwachung des Fortschritts und die Entwicklung der Kosten über den Erfolg,
denn wenn die Planwerte überschritten werden, geraten nicht nur die Meilensteine in Gefahr, sondern durch den erhöhten
Aufwand sinkt Ihre Marge und damit die Profitabilität. Durch die leistungsfähigen Auswertungen von msuProjekt behalten Sie jederzeit
mit wenigen Mausklicks den Überblick und können so rechtzeitig gegensteuern. |
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Erfassung der Zeiten
Grundlage jedes Projektcontrollings ist die Zeiterfassung, da hier Ihre Mitarbeiter eingeben, wie viel Zeit wirklich für eine Aufgabe benötigt wurde.
Durch die Gegenüberstellung der Soll- mit den Ist-Werten sind Sie jederzeit über den Status Ihres Projektes informiert.
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Terminkalender
Meetings, Schulungen, Präsentationen ... diese unproduktive Zeit hält Ihre Mitarbeiter von der Bearbeitung der Jobs ab.
Wichtig für die Planung eines Projektes ist daher der Überblick über die freien Ressourcen Ihrer Mitarbeiter.
Die Antwort auf die Frage "Wie viel Zeit steht einem Mitarbeiter wirklich zur Verfügung?" finden Sie im Kalender. |
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Fremdleistungen
Genau genommen stellt die Beauftragung eines Subunternehmers ein kleines Projekt in sich dar. Dies beginnt bei der Kalkulation
und Beauftragung des Subunternehmers, wobei die zu erledigenden Jobs und der Preis vereinbart werden, geht über die Abnahme der
erbrachten Leistung bis hin zur Bezahlung und Übergabe an die Buchhaltung. Durch msuProjekt werden diese Schritte weitestgehend
automatisiert, so dass Sie sich auf die Kalkulation und das Monitoring konzentrieren können.
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Projekte abnehmen und abrechnen |
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Lieferscheine
Bevor Sie eine Leistung abrechnen können, wird sie von Ihrem Auftraggeber abgenommen. Dies dokumentieren Sie mit Hilfe der Lieferscheine.
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Lagerverwaltung
Falls Sie selber Produkte herstellen oder in Ihrer Firma zwischenlagern, sehen Sie in der Lagerverwaltung die Bestände auf
einen Blick. Lagerbewegungen halten die Ein- und Ausgänge fest, so dass Sie immer wissen, wann Sie was an wen ausgeliefert haben.
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Abrechnung
Endlich ist es geschafft und Sie können Ihrem Auftraggeber die erbrachten Leistungen in Rechnung stellen.
Pauschal oder auf Basis der erfassten Zeiten: Mit wenigen Handgriffen wählen Sie die erbrachten Leistungen aus,
während msuProjekt daraus die (Teil-)Rechnung erzeugt. Automatisch erledigt msuProjekt die damit verbundene Buchhaltung.
So sparen Sie viel Zeit und unnötige Arbeit. |
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Mahnwesen und Gutschriften
Leider zahlen nicht alle Kunden fristgerecht. Zur Sicherstellung Ihrer Liquidität hilft nur ein zeitnahes Mahnwesen.
Die 4-stufige Mahnverwaltung unterstützt Sie hierbei vom ersten Erinnerungsschreiben bis zur hoffentlich nicht notwendigen
Einleitung eines Mahnverfahrens. Manchmal sind Reklamationen Ihrer Kunden aber auch berechtigt. Das Gutschriften-Modul von
msuProjekt hilft Ihnen bei der ordnungsgemäßen kaufmännischen Abwicklung.
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Finanzen fest im Griff |
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Buchhaltung
Mit der Buchhaltung wird der Gewinn ermittelt, den Ihr Unternehmen erwirtschaftet. Wichtig für Sie ist zu wissen,
aus welchen Quellen Ihre Liquidität sprudelt und wofür Sie diese verwenden. Für Dritte, wie z.B. das Finanzamt oder Ihre Hausbank,
ist dagegen Ihr Gewinn interessant, denn er dient z.B. als Basis für die Gewährung eines Kontokorrents oder ist Grundlage der Besteuerung.
In msuProjekt können Sie Ihre Buchhaltung verschieden "intensiv" führen, je nachdem, welche Aufgaben Sie selber übernehmen und welche Aufgaben
ggfs. Ihr Steuerberater übernimmt. Durch msuProjekt werden Sie bei Ihren Aufgaben auf einzigartige Art und Weise unterstützt und entlastet. |
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Einnahmen & Ausgaben
Wichtig für eine Projektverwaltung ist neben der Kalkulation der internen Stundensätze für Ihre Mitarbeiter das Festhalten der sonstigen
Kosten, die im Verlauf des Projektes anfallen, z.B. Reisekosten. Dabei können Sie die sonstigen Kosten sowohl dem Projekt als auch dem
Auftraggeber zuordnen. Im Projektcontrolling und im CRM behalten Sie so jederzeit den Überblick.
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Online-Banking - die Kommunikation zu Ihrer Bank
Effizienz bei Buchhaltung und Finanzen beginnt beim Online-Banking. Schnell, bequem und sicher werden Ihre Kontoumsätze
geladen und mit wenigen Klicks Offenen Rechnungen, Kunden und Projekten zugeordnet. Einfacher können Sie Ihre Buchhaltung nicht mehr organisieren.
[Details zum Online-Banking] |
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Liquidität
Mehrere Bankkonten mit unterschiedlichen Kontokorrent-Linien und Ihre Kasse - durch die einzigartige Liquiditätsübersicht
in msuProjekt sehen Sie sofort, wie viel Geld Ihnen momentan zur Verfügung steht. Darüber hinaus ist die Liquiditätsberechnung
Basis Ihrer Finanzplanung, denn sie zeigt neben Kontostand, Kontokorrent und freier Liquidität auch die erwarteten zukünftigen
Einnahmen an, so dass Sie auch zukünftige Zahlungen wie Zinsen, Leasingraten, Gehälter oder Steuern fristgerecht leisten können.
Die hierfür notwendigen Daten ermittelt das ERP-Modul für Sie automatisch.
[Details zur Liquidität] |
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Umsatzsteuer & ELSTER
Da Sie durch das Online-Banking praktisch die gesamte Erfassung Ihrer Buchungen erledigt haben, können Sie auch mit
Hilfe des ELSTER-Clients die Umsatzsteuern an Ihr Finanzamt melden und durch das integrierte Online-Banking zeitnah
anweisen. Natürlich werden alle Bewegungen von msuProjekt protokolliert, so dass Sie jederzeit auch in diesem sensiblen Bereich
den Überblick behalten, denn das Finanzamt versteht keinen Spaß.
[Details zu ELSTER] |
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Reisekosten
Das Abrechnen von Reisekosten wird mit msuProjekt durch den eingebauten Assistenten zum Kinderspiel, denn Pauschalen und
steuerliche Regelungen sind hinterlegt. Der Assistent führt Sie und Ihre Mitarbeiter schnell und sicher durch die Erfassung
der notwendigen Daten. Die Reisekostenabrechnung wird von msuProjekt automatisch an die Buchhaltung übergeben, wo sie geprüft
und die Erstattung der ausgelegten Beträge veranlasst wird. Automatisch werden dann von msuProjekt die Buchungen vorgenommen
und den Projekten und Kunden zugeordnet.
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Fahrtenbücher
Erfassen Sie einfach Ihre Fahrten mit dem Fahrrad, PKW oder LKW und führen das Fahrtenbuch. msuProjekt beherrscht für Sie Pauschalen,
Eigenanteile und steuerliche Regelungen.
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Buchen & Belege
Beim Buchen ordnen Sie die Belege den entsprechenden Konten zu, z.B. dem Konto "4210 Miete". Natürlich werden sie auch hierbei durch
die einzigartigen Assistenten unterstützt. Falls Sie z.B. nicht auswendig wissen, dass Ihre Taxi-Quittung zum Konto "4595 Fahrtkosten"
gehört, geben Sie einfach "Taxi" ein. Der Kontierungsassistent schlägt Ihnen das passende Konto vor. Nun ordnen Sie nur noch diese
Buchung dem passenden Projekt und Kunden zu. CRM und ERP bauen dann im Hintergrund Verknüpfungen und Auswertungen auf.
[Details zum Buchen] |
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Export der Buchungen - Die Verbindung zum Steuerberater
Ihre Buchungen aus der Finanzbuchhaltung können Sie für die Abschlüsse an Ihren Steuerberater mit dem DATEV-Export übergeben.
Für den individuellen Export stehen darüber hinaus umfangreiche Export-Module zur Verfügung. An das Finanzamt exportieren Sie
Ihre Buchungen mit der GDPdU-Schnittstelle, während Sie für individuelle Berichte aus jedem Modul Exporte nach ASCII (Text-Tab-getrennt)
organisieren, die dann z.B. in eine Tabellenkalkulation eingelesen werden können. |
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Anlagen und Abschreibungen (AfA)
Weil Betriebsmittel während einer längeren Zeitdauer im Betrieb genutzt werden, werden ihre Anschaffungskosten nicht im Jahr
der Anschaffung als Aufwand oder Kosten verrechnet, sondern anteilig auf die Jahre der wirtschaftlichen Nutzung als Aufwand
gebucht. Ständig ändern sich die Regeln zur steuerlichen Behandlung, so dass die Anlagenbuchhaltung zur Kunst wird. Durch
den Anlage-Assistenten von msuProjekt sind Sie jedoch immer Up-to-Date! Sie erfassen nur noch die Rahmendaten des Wirtschaftsgutes
und ordnen diesen mit Hilfe des Online-Bankings eine Zahlung zu, den Rest erledigt dann msuProjekt für Sie.
[Details zu "Anlagen und Abschreibungen (AfA)"] |
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Offene Posten
Mit dem Modul "Offene Posten" überwachen Sie die Zahlungseingänge Ihrer Kunden (Forderungen) genauso wie die Zahlungsverpflichtungen,
die Sie Ihren Lieferanten und Subunternehmern gegenüber haben (Verbindlichkeiten). Durch wiederholende Offene Posten (z.B. Miete
oder Steuervorauszahlungen) geben Sie unnötige Arbeit an msuProjekt ab. Darüber hinaus erleichtert und beschleunigt die Schnittstelle
zum Online-Banking Ihren Zahlungsverkehr.
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EÜR und Steuern
Im Steuermodul werden die Informationen für das Finanzamt aufbereitet. Lassen Sie sich mit nur einem Klick die Saldenliste,
die Anlage EÜR, die Steuerberechnung, die Steuerzahlungen und die Steuerbuchungen anzeigen.
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Finanzbuchhaltung
Für bilanzierungspflichtige Firmen können Sie optional die integrierte einfache Buchhaltung mit Ist-Versteuerung zur
doppelten Buchhaltung "msuFinanz" mit Soll-Versteuerung ausbauen. |
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Allein oder im Team |
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Einzelplatz oder Client/Server-Lösung?
In der Projekt-Verwaltung msuProjekt pflegen Sie die Kommunikation im Vertrieb zu Ihren Kunden, im Einkauf zu Ihren Lieferanten, mit der Buchhaltung zu dem Finanzamt und mit dem Online-Banking zu Ihren Banken. Mit den Mehrplatzversionen erweitern Sie diese Kommunikation und binden Ihr Team ein.
Ab zwei Mitarbeitern im Unternehmen wird msuProjekt im Netzwerk als Mehrplatzversion, die Client-Server-Lösung, gemeinsam genutzt, damit jederzeit zusammen auf den Daten des Kontaktmanagements, der Fakturierung, des Bestellwesens oder der Buchhaltung zugegriffen werden kann. Individuell können für jeden Benutzer Zugangsrechte vergeben werden, damit nur die jeweils Zuständigen in den erlaubten Bereichen lesen und schreiben können. Das Know-How wird an die Mitarbeiter weitergegeben.
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Mehrere Firmen verwalten
In einem Firmenverbund können Sie auch für jede einzelne Firma jeweils einen Server einsetzen,
so dass die Kundenstämme, Fakturierungsdaten, Nummernkreise usw. kaufmännisch korrekt voneinander getrennt werden.
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Mitarbeiter-Verwaltung - Benutzer - Rechte
Verwalten Sie die Zugriffsrechte der einzelnen Mitarbeiter in Ihrer Firma und vergeben Passworte, damit nur die Berechtigten
den Zugriff auf die einzelnen Module erhalten. |
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Online-Hilfe - Kleine Fragen schnell geklärt
Fragen und Antworten: Die einzelnen Funktionen und Fragen werden im Tutorial als Online-Hilfe auch ohne Netzverbindung
offline erklärt. Zum Lieferumfang Ihres Programmes gehören umfangreiche Dokumentationen, die Ihnen den Einstieg
erleichtern und zusätzliche Hilfen anbieten. |
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Systemvoraussetzungen |
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Sicherheit - Backup - Datensicherung
Alle Daten werden immer sofort stationär und in nur einer Datei gespeichert, damit Sie z.B. innerhalb weniger Minuten ein
Update bequem durchführen können. Automatisch werden für Ihre persönliche Sicherheit die Daten zusätzlich
in dem auswählbaren Ordner "Backup" nach dem festen Zyklus gesichert. Das Intervall für die Datensicherung
zwischen einem Tag und 365 Tagen bestimmen Sie selbst. Alte Sicherungen findet msuProjekt für Sie mit der Funktion "Benutzte
Datendateien". |
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| Systemvoraussetzungen: |
Einzelplatz und Arbeitsplatz (Client):
Minimum: OSX 10.4.11 - OSX 10.7.1 mit PPC- oder Intel-Mac; POS-Modul nur auf Intel-Mac
Empfohlen: OSX 10.6 - 10.7.1 mit Intel-Mac Server-Programm:
Minimum: OSX 10.4.11 - OSX 10.7.1 mit Intel-Mac
Empfohlen: OSX 10.6 - 10.7.1 mit Intel-Mac |
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Fact Sheet
In der tabellarischen Übersicht finden Sie Informationen als Liste zum Kontaktmanagement
und der Faktura, zur Akquise und Projekt-Verwaltung sowie zur Buchhaltung. Die einzelnen Funktionen
sind nach den Modulen zusammengefasst.
[Zum Fact Sheet] |
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Optionen |
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Finanzbuchhaltung
Für bilanzierungspflichtige Firmen können Sie optional die integrierte einfache Buchhaltung mit Ist-Versteuerung zur
doppelten Buchhaltung "msuFinanz" mit Soll-Versteuerung ausbauen. |
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Aufgaben und Zeiten
Nicht jeder Ihrer Mitarbeiter greift auf die kaufmännische Seite Ihrer Projektverwaltung zu. So genügt es z.B. für Grafiker
oder Webdesigner, dass sie nur Projekte, Aufgaben und Termine einsehen und ihre geleisteten Zeiten erfassen. Für diese
eingeschränkte Funktionalität von msuProjekt bezahlen Sie natürlich nicht den Preis für einen vollen Arbeitsplatz,
sondern nur 49,-- € (brutto) / 41,18 € (netto) pro Lizenz. So können alle Ihre Mitarbeiter msuProjekt angemessen nutzen,
CRM und ERP laufen zu voller Leistungsstärke auf. |
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