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Apple Business Software - GoBD, Liquidität und Offene Posten - Finanzsoftware

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Die meisten Unternehmer begehen einen fatalen Fehler, wenn Sie eine größere Ausgabe tätigen wollen oder Entscheidungen für Investitionen treffen müssen - nämlich Sie schauen Online auf Ihren Bankkonten nach.

Doch reicht ein Blick auf Ihr Konto wirklich aus, damit Sie eine gute Entscheidung treffen können? Wahrscheinlich nicht, denn Ihr Online-Banking weiß ja zum Beispiel nicht, welche offenen Rechnungen Sie noch zu bezahlen haben!

Mac GoBD in der Buchhaltung und der Faktura (Rechnungen)

Rechnungen im Überblick - Die Offenen-Posten

Besonders spannend ist für Sie der Überblick über Ihre offenen Rechnungen:

  • Da sind zum einen Ihre Lieferanten, die Kreditoren. Die offenen Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen) sind Ihre Verbindlichkeiten.
  • Da sind zum anderen Ihre Kunden, die Debitoren. Haben diese noch nicht bezahlt, sind das Ihre Forderungen.

GANZ WICHTIG FÜR SIE: Seit dem 1. Januar 2015 stellen die neuen GoBD besondere Anforderungen an das Zusammenspiel Ihrer Buchhaltung mit Ihrer Faktura.

Unter anderem muss der Unternehmer jetzt nachweisen, wie eine Rechnung verbucht wurde. Dass heißt er muss zeigen, welche Auswirkung ein Auftrag und die daraus entstandene Rechnung auf seine Bilanz hat. Dies nennt die GoBD progressive Verfolgung.

Aber der Unternehmer muss auch den Rückweg von der Bilanz zurück zur Rechnung und dem Auftrag nachweisen. Das nennt die GoBD retrograde Verfolgung.

Früher konnten Sie unter Umständen für die progressive und retrograde Verfolgung auf Ihren Steuerberater oder einen anderen Dritten verweisen. Das ist heute nicht mehr möglich.

Aber was bedeutet das für Sie?

Kommen Sie diesen Anforderungen an die GoBD nicht nach, darf jetzt das Finanzamt Ihre gesamte Buchhaltung verwerfen und Ihren Gewinn schätzen!!! Mehr erfahren...

Hier finden Sie einige wichtige Auszüge aus den GoBD. Die Nummern vor den Absätzen (z.B. 32) sind die entsprechenden Nummern in den GoBD.

Warum sind die GoBD für Sie so wichtig? Ganz einfach: liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, kann dies zum Verwerfen Ihrer Buchführung führen. Dann können Sie ggfs. auch nicht mehr nachliefern. Sie werden gnadenlos geschätzt.

A) Retrogade und progressive Prüfbarkeit

32. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit).

33. Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, geht über die Grund(buch)aufzeichnun- gen und Journale zu den Konten, danach zur Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und schließlich zur Steueranmeldung bzw. Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt. Die progressive und retrograde Prüfung muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich sein.

64. Zur Erfüllung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zum Ord- nungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Papierbeleg erforderlich. Bei einem elektronischen Beleg kann dies auch durch die Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen. Ein Steuerpflichtiger hat andernfalls durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind.

B) Müssen Sie Aufzeichnungen führen, und wenn ja wann?

45. Das Erfordernis „zeitgerecht“ zu buchen verlangt, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht (BFH-Urteil vom 25. März 1992, BStBl II S. 1010; BFH-Urteil vom 5. März 1965, BStBl III S. 285).

46. Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen. Nach den GoB müssen die Geschäftsvorfälle grundsätzlich laufend gebucht werden (Journal). Es widerspricht dem Wesen der kaufmännischen Buchführung, sich zunächst auf die Sammlung von Belegen zu beschränken und nach Ablauf einer langen Zeit auf Grund dieser Belege die Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen oder Grundbüchern einzutragen (vgl. BFH- Urteil vom 10. Juni 1954, BStBl III S. 298). Die Funktion der Grund(buch)aufzeichnun- gen kann auf Dauer auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden (§ 239 Absatz 4 HGB; § 146 Absatz 5 AO; H 5.2 „Grundbuchaufzeichnungen“ EStH).

47. Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingte Zeitspanne zwischen dem Eintritt des Vorganges und seiner laufenden Erfas- sung in Grund(buch)aufzeichnungen ist bedenklich. Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich (vgl. BFH-Urteil vom 2. Oktober 1968, BStBl 1969 II S. 157; BFH-Urteil vom 26. März 1968, BStBl II S. 527 zu Verbindlichkeiten und zu Debitoren). Wegen der Forderung nach zeitnaher chronologischer Erfassung der Geschäftsvorfälle ist zu verhindern, dass die Geschäfts- vorfälle buchmäßig für längere Zeit in der Schwebe gehalten werden und sich hier- durch die Möglichkeit eröffnet, sie später anders darzustellen, als sie richtigerweise darzustellen gewesen wären, oder sie ganz außer Betracht zu lassen und im privaten, sich in der Buchführung nicht niederschlagenden Bereich abzuwickeln. Bei zeitlichen Abständen zwischen der Entstehung eines Geschäftsvorfalls und seiner Erfassung sind daher geeignete Maßnahmen zur Sicherung der Vollständigkeit zu treffen.

48. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden.

Doch an die Problematik der retrograden und progressiven Verknüpfung können Sie aber auch ganz entspannt einen Haken machen, wenn Sie die Buchhaltung von msuBerlin zusammen mit unserer Faktura einsetzen:

  • Sie schreiben nur noch Ihre Rechnungen und haken die Zahlungseingänge ab.
  • Ihre msuSoftware verknüpft automatisch Ihre Ausgangsrechnungen
    mit der Buchhaltung.
DAS ist heute die mit weitem Abstand wichtigste Aufgabe Ihrer Offenen-Posten-Verwaltung.

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